L'un des défis auxquels les travailleurs à distance sont régulièrement confrontés est le maintien de leur productivité – tous ceux qui travaillent à la maison n'accomplissent pas leurs tâches et n'atteignent pas leurs objectifs. Compte tenu de la liberté qu'offre une organisation flexible du travail, certains travailleurs ont tendance à procrastiner, ce qui a évidemment un impact sur leurs performances. 

Comment encourager les équipes à distance à rester productives et engagées ?

Comprendre la procrastination

Nous connaissons tous ce phénomène. Le processus de procrastination se déroule plus ou moins de la même manière : 

 

• • Tu passes en revue ta liste de tâches pour la journée. 

• • Tu commences par la première tâche.

• • Tu te laisses distraire et tu t'occupes d'autres tâches moins pertinentes. 

• • Tu réalises que tu dois faire les points de ta liste de tâches maintenant, ou tu dois t'attendre à des conséquences, comme des retards dans le projet ou une condamnation par d'autres. 

• • A la fin, à la dernière minute, tu accomplis la tâche. 

Peut-être t'es-tu promis (comme nous tous) que la prochaine fois, tu n'attendras pas la dernière seconde. Mais malheureusement, on retombe toujours dans le même cercle. 

Pourquoi les gens procrastinent-ils ?

Étant donné que 88 % de la main-d'œuvre américaine procrastine, il est important de comprendre pourquoi les gens le font (vers la source). 

Commençons par dissiper quelques idées fausses sur la procrastination. Cependant, les recherches actuelles indiquent que la procrastination est plutôt liée à la gestion émotionnelle et à des sujets tels que le stress et la fatigue. La procrastination est définie par les chercheurs comme une forme d'autorégulation, qui comprend notamment le fait de repousser irrationnellement des tâches, même si cela peut avoir des conséquences négatives (vers la source). 

La procrastination n'est pas de la paresse, mais est souvent liée à un niveau élevé d'anxiété et de dépression (vers la source). Les gens ont tendance à reporter les tâches qui les stressent. 

Ils hésitent parce qu'ils veulent éviter les sentiments négatifs associés à la tâche reportée. Pour faire simple, si le travail stresse ta collègue, elle aura tendance à le repousser jusqu'à ce qu'elle ne puisse plus l'éviter, puis à se dépêcher de le faire sous la pression du temps. 

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La procrastination au travail, que ce soit au bureau ou ailleurs, peut causer de nombreux problèmes aux employés et aux entreprises. Il affecte le rendement des employés et leur capacité à progresser sur le plan professionnel.

Conséquences de la procrastination pour les employés

Selon des recherches menées par la publication "Good Therapy", la procrastination provoque des problèmes sur le lieu de travail comme de mauvaises performances, une irresponsabilité financière et plus encore (vers la publication). 

Des études associent également la procrastination au stress, à l'épuisement au travail et à un faible bien-être émotionnel, ce qui affecte le sentiment d'engagement et de connexion, ce qui déclenche un cycle de découragement et de mauvaises performances (vers la source). Cela a un impact sur le rendement au travail et la capacité de l'employé à évoluer professionnellement, et nuit à la motivation des employés à apprendre et à se former (vers la source).

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Les conséquences de la procrastination pour les employeurs

La procrastination fait baisser la productivité et nuit à la collaboration. Si les collaborateurs rendent leur tâche en retard, cela se répercute sur le reste du processus de travail. 

Dans un environnement de travail à distance, la procrastination des tâches est un double problème. La flexibilité peut conduire à des distractions et des retards, voire à l'évitement total de tâches désagréables. Dans la prochaine section, j'aborderai quelques stratégies qui te permettront de garder tes collaborateurs à distance engagés. 

Comment éviter la procrastination chez les employés à distance

Les collaborateurs à distance se sentent souvent déconnectés de l'entreprise et peuvent développer des sentiments négatifs vis-à-vis des tâches qu'ils doivent accomplir. Pour encourager l'engagement des collaborateurs et former des équipes efficaces, les employeurs doivent veiller à ce que les attentes et les objectifs soient clairs (En savoir plus : Les attentes dans Retros), tout en aidant les collaborateurs à se connecter et à atteindre ces objectifs. Voici cinq conseils qui t'aideront à faire en sorte que les collaborateurs se sentent plus engagés et vus, ce qui entraînera moins de procrastination :

1. effectue un check-in hebdomadaire ou des rétrospectives régulières

Comme nous l'avons déjà mentionné, les collaborateurs à distance se sentent parfois séparés de l'entreprise et ont du mal à se sentir vus. Une courte réunion hebdomadaire ou bihebdomadaire peut grandement contribuer à ce qu'ils se sentent engagés. Ils peuvent y partager leurs pensées et leurs sentiments avec la direction ou les cadres. 

Réaliser des check-ins réguliers ou des rétrospectives agiles avec un outil simple comme Echometer présente plusieurs avantages pour tes collaborateurs à distance : 

 

• • Il ouvre un canal de communication et aide à comprendre leur travail de leur point de vue. 

• • Il augmente la confiance et le soutien mutuel en améliorant la communication et en renforçant la relation avec les membres de ton équipe. 

• • Tu donnes aux collaborateurs une voix et le courage de s'adresser à toi avec des idées, des questions et des préoccupations. 

• • Tu éveilles le sens des responsabilités et tu augmentes la productivité.

2. décomposer les objectifs

Donne à tes collègues des objectifs faciles à gérer. Il est plus facile pour tout le monde d'accomplir une tâche si elle est divisée en objectifs plus petits. 

De plus, les objectifs doivent être réalisables et clairs. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed) est un cadre courant pour la définition des objectifs. Lors de l'attribution des tâches, veille à ce qu'elles soient conformes au cadre SMART (Plus d'informations à ce sujet : Se fixer de bons objectifs). 

Ne surcharge pas les collaborateurs avec trop de tâches. Une énorme liste de choses à faire est décourageante pour tout le monde. N'attribue que ce que les collaborateurs peuvent accomplir dans un délai raisonnable. 

3. célèbre les petites victoires

L'une des causes de la procrastination est le sentiment d'être sous-estimé ou de ne pas être apprécié à sa juste valeur. Une reconnaissance, même pour un petit succès, peut grandement contribuer à ce que les collègues se sentent valorisés. 

Un petit mot de remerciement ou un "bon travail" peut être une bonne motivation pour accomplir plus de tâches. Cela peut aussi se faire par exemple avec l'aide d'un outil numérique (plus d'informations à ce sujet :  Analyse de la main-d'œuvre et gestion des performances).

4. mesurer le bien-être émotionnel

Vérifier le bien-être émotionnel de ton équipe à distance est important pour maintenir la productivité et éviter la procrastination. Alors qu'il est facile pour les équipes internes de se manifester en personne, les équipes distantes ont moins de possibilités de discuter et de résoudre les problèmes sans se sentir exposées. 

L'introduction d'un sondage d'humeur peut aider ton entreprise à augmenter l'engagement. Les sondages d'humeur sont généralement courts et comprennent des questions sur les sentiments des employés par rapport à leur travail et comment ils perçoivent la charge de travail. Ils permettent également aux employés de partager leurs pensées et leurs sentiments (de manière anonyme en option) sans ajouter le stress d'un entretien personnel avec un cadre. L'outil Echometer aide à réaliser des sondages d'humeur – en combinaison avec de courtes réunions afin de déduire des actions directement à partir des résultats et d'augmenter l'auto-efficacité des collaborateurs (En savoir plus sur Echometer).

5. promouvoir la résilience ou la résistance 

Faire face aux défis quotidiens et moins quotidiens est une partie normale du travail de chaque collaborateur, ce qui fait de la résilience une caractéristique essentielle d'une équipe gagnante. Pour s'assurer que tes collègues tiennent le coup lorsque les choses deviennent difficiles, les dirigeants doivent encourager l'ingéniosité et construire des relations entre les membres de l'équipe (En savoir plus sur Sécurité psychologique). La résilience commence par la connaissance de soi, c'est-à-dire que les collaborateurs doivent d'abord reconnaître les circonstances qui les poussent à remettre à plus tard. S'il y a un domaine ou une tâche avec laquelle ils ont des difficultés, ils ont besoin d'un environnement dans lequel ils peuvent être honnêtes et recevoir du soutien sans craindre de représailles.

Comment les logiciels peuvent aider à surmonter la procrastination

La prévention de la procrastination dans les équipes à distance est facilitée par les outils technologiques qui permettent la collaboration et l'engagement avec les membres de l'équipe. 

Il existe une multitude d'outils et d'applications qui peuvent aider les collaborateurs à surmonter la procrastination. Certaines extensions, comme Pomodoro Timer, peuvent soutenir une gestion du temps efficace, mais elles ont leurs limites. Les organisations avec des effectifs mobiles et hybrides devraient avoir un système robuste à l'échelle de l'entreprise. Système de pointage Utiliser les fonctions de messagerie et de collaboration intégrées pour impliquer tous les employés dans la discussion des tâches quotidiennes. 

Avec un engagement de la part des managers* et autres dirigeants, par une reconnaissance adéquate, l'utilisation de la technologie et la construction de la résilience, tu peux aider tes collaborateurs mobiles à éviter la procrastination. 

A propos de l'auteur

Dean Mathews est le fondateur et PDG de OnTheClock, une application de Fiche de temps pour les employés, qui aide plus de 15 000 entreprises dans le monde entier à gérer les temps de présence. 

Dean Mathews a plus de 20 ans d'expérience dans la conception et le développement de logiciels d'entreprise. Il considère le développement de logiciels comme une forme d'art. Lorsque l'artiste crée un chef-d'œuvre, la vie de nombreuses personnes est changée pour le meilleur. 

Quand il n'est pas en train de perfectionner le chronométrage, Dean Mathews aime se plonger dans sa foi, passer du temps avec sa famille et ses amis et chercher des moyens de rendre le monde un peu meilleur.