Les soi-disant "équipes à distance", c'est-à-dire les équipes réparties qui travaillent ensemble depuis différents endroits et peut-être même différents fuseaux horaires, sont à la mode : de nombreuses entreprises veulent saisir l'opportunité d'attirer des talents pour leur entreprise dans le monde entier ou de profiter des avantages locaux en matière de coûts salariaux. actuel Études montrent également que 99% des travailleurs souhaitent avoir au moins la possibilité de travailler à distance depuis leur domicile ou depuis des espaces de co-working.

En fait, les travailleurs à distance sont apparemment en moyenne 80% moins stressée et 57% plus satisfait avec leur travail que les collègues qui travaillent toujours sur place. Cela explique pourquoi les travailleurs attachent tant d'importance à cette possibilité.

Mais cette tendance entraîne aussi de nouveaux défis pour les équipes. Alors comment gérer la coordination et la gestion des équipes réparties sur plusieurs sites ?

La bonne nouvelle pour commencer :

Google a réussi à se démarquer avec une étude interne ce que les équipes distribuées peuvent aussi faire dans Sondages Les équipes distantes réparties peuvent en principe être aussi efficaces que les équipes situées au même endroit. En même temps, Google a publié ses meilleures pratiques dans un livre en anglais. Playbook partagé. 

Pour que la communication et la productivité fonctionnent au sein de l'équipe à distance, il y a plusieurs choses à prendre en compte. Il est intéressant de noter que des facteurs psychologiques comme la La sécurité psychologique, le sens de l'équipe Confiance un rôle important.

 

Voici nos conseils pour aider ton équipe à distance à réaliser son potentiel :

Conseil 1 : Remote-first signifie surcommunication

La communication doit être repensée dans les équipes à distance. Les managers connaissent probablement déjà le concept de surcommunication, car de nombreuses lectures de management suggèrent qu'on ne peut pas communiquer trop souvent la stratégie de l'entreprise. Ce concept de surcommunication est également pertinent pour les équipes à distance.

Exemple : une équipe se trouve en principe à un seul endroit et seuls quelques membres de l'équipe travaillent à distance depuis un autre endroit. Cela risque de créer une société à deux vitesses qui peut saper l'esprit d'équipe : Une grande partie de la communication se fait en face-à-face au bureau et en tant que membre de l'équipe à distance, on reçoit régulièrement les informations en dernier. C'est-à-dire seulement lorsque le prochain appel vidéo (par exemple Daily ou Weekly) est prévu ou que quelqu'un écrit cette information (par exemple via e-mail, Slack, Confluence, Trello-/Jira-Tickets et ainsi de suite).

D'où la recommandation suivante : une grande partie de la communication formelle et informelle devrait être mise en ligne de manière proactive et visible pour tous, selon la règle "Remote-First". Même si l'on a parfois l'impression que l'information est déjà connue, il faut faire l'effort d'enregistrer chaque décision en détail sous forme numérique, afin de rendre le raisonnement compréhensible pour des tiers.

Dans les équipes à distance, une fois de plus : la surcommunication n'existe pas. Et même si c'est le cas : Cela en vaut la peine !

Conseil n°2 : des routines adaptées au quotidien

C'est surtout dans les équipes à distance que tu dois, en tant que membre de l'équipe, cadre ou scrum master, accorder une grande importance à la création d'un cadre pour un échange régulier. Il ne s'agit pas d'une mise à jour mensuelle, mais d'un échange beaucoup plus étroit qui rend possible le sentiment d'équipe. 

Une bonne pratique qui fonctionne bien selon notre expérience : Représenter simplement les journées en ligne sous forme de texte. Chaque jour, chaque membre de l'équipe commence donc par écrire dans un chat ou un canal Slack les sujets les plus importants et les disponibilités temporelles pour la journée. Ainsi, tout le monde sait qui travaille sur quoi. Cependant, tout le monde reste libre de ne pas se connecter à une vidéoconférence quotidienne à 9 heures précises. Cette forme de Daily est particulièrement avantageuse pour les fuseaux horaires différents.

Le Daily au format chat devrait par exemple être complété par un Weekly au format vidéocall. Ainsi, tous les membres de l'équipe peuvent se voir (au moins numériquement). Ce vidéocall ne doit pas devenir une mise à jour formelle de l'état de l'équipe, car il n'aurait pas d'effet sur la construction de l'équipe. Utilise peut-être même le rendez-vous pour un déjeuner commun afin de souligner le caractère informel – oui, un déjeuner commun devant l'écran est mieux que pas de déjeuner commun. Ce déjeuner peut ensuite être complété par des formats d'échange ouverts comme "Sac marron" / "Déjeuner et apprentissage".

Conseil 3 : Prévoir de l'espace pour les échanges informels avec les check-ins & Co.

Les occasions d'échanges informels, comme par exemple dans la cuisine autour de la machine à café, autour d'une table de baby-foot & Co. disparaissent dans les équipes distantes réparties. Pour créer la confiance nécessaire entre les membres de l'équipe de différents endroits, il faut donc leur offrir un espace actif. Ainsi, les membres de l'équipe peuvent apprendre à se connaître et à se rapprocher au niveau humain.

C'est pourquoi, malgré tous les efforts pour rendre les réunions efficaces, il ne faut pas oublier de réserver au moins les 5 premières minutes à un échange décontracté pour "briser la glace" avant d'aborder le sujet de la réunion proprement dite. 

Selon le tour, outre l'échange ouvert, un check-in peut être proposé comme meilleure pratique, où chacun s'exprime à tour de rôle. Le dernier arrivé à la réunion commence par le check-in. Les questions suivantes peuvent être utilisées pour le check-in :

• Sur une échelle de 1 (=mauvais) à 10 (=super) comment te sens-tu en ce moment ? Pourquoi ?
• Que devrait-il se passer pour que tu sois à 10 ce soir ?

Répondre à ces questions peut aussi concerner des choses privées – cela devrait être laissé à l'appréciation de chacun. Bien sûr, tu peux varier les questions d'enregistrement d'une réunion à l'autre. Il serait peut-être important d'indiquer que les questions ne doivent pas être trop personnelles, au cas où cela pourrait être désagréable pour certains membres de l'équipe.

Un bel exemple qui souligne l'importance : il y a quelques semaines, nous avons assisté à la rétro d'un client et il s'est avéré qu'une personne qui avait répondu 3 à l'échelle d'enregistrement n'avait pas dormi de la nuit et était en proie à des maux de tête. Cette information est bien sûr cruciale pour pouvoir classer et prendre en compte le comportement de la personne.

Conseil n°4 : construire l'équipe grâce aux rétrospectives comme meilleure pratique

C'est probablement le conseil le plus important pour tous ceux qui Rétrospectives (ou "Retros" en abrégé) ne sont pas encore utilisés dans leurs équipes à distance. En effet, lorsqu'une grande partie de la communication se fait sous forme de texte numérique, il existe un risque accru de malentendus qui peuvent mettre en péril la confiance et le sentiment d'équipe.