Valtaosassa johtamista käsittelevässä kirjallisuudessa oletetaan, että tiimejä johdetaan kasvokkain eikä virtuaalisesti etänä. Tämä tulee todennäköisesti muuttumaan lähivuosina, kun etätyö ja globaalisti hajautetut tiimit, joilla on eri puolilla maailmaa sijaitsevia toimipaikkoja tai jotka työskentelevät etänä kotoa käsin, yleistyvät tietotyössä. Johtajien on siis opittava uusia tai erilaisia taitoja voidakseen johtaa tiimejä tehokkaasti etänä.
Tässä artikkelissa näytän sinulle esimiehenä, millä viidellä vinkillä voit tulla erinomaiseksi etäjohtajaksi suoralle raportillesi – riippumatta siitä, työskenteletkö Scrumin, Agile:n vai perinteisen vesiputouksen mukaan.
Johtaminen kotitoimistossa: Mikä on hajautettu tiimi?
Yhteisen ymmärryksen luomiseksi haluaisin ensin vastata kysymykseen siitä, mitä tarkoitamme etäryhmän johtamisella. Lyhyesti sanottuna kyseessä on tiimi, joka on hajautettu useisiin eri paikkoihin. Paikat voivat olla yrityksen eri toimipaikkoja tai yksittäisten työntekijöiden kotitoimistoja. Sijainnit voivat tietysti olla myös jakautuneet eri aikavyöhykkeille.
Virtuaalisesta johtajuudesta on monia nykyisiä käytännön esimerkkejä: Ohjelmistokehityksen, myynnin ja myös julkisen sektorin tiimit työskentelevät hajautetusti tai hybridi- eli vain osittain pääpaikassa. Tämä tuo mukanaan useita haasteita etäjohtamiselle, joita tarkastelemme hetken kuluttua.
Miksi yhä useammalla yrityksellä on hajautettuja tiimejä?
Hyvä kysymys: etätyön tarjoamisesta on tulossa yhä tärkeämpi peruste yrityksille olla houkutteleva työnantaja. Hajautetun työskentelyn avulla yritykset voivat myös mahdollisesti houkutella lahjakkuuksia maailmanlaajuisesti. Toinen tavoite on usein hyödyntää paikallisia kustannusetuja työvoimakustannusten osalta.
Jotta nämä edut todella toteutuisivat, tarvitaan vahvoja etäjohtajia, jotka pystyvät myös johtamaan tehokkaasti näitä hajautettuja tiimejä tai etäyhteydessä olevia suoria raportoijia: Luottamusta ja psykologista turvallisuutta tuottavuuden säilyttäen.
Etätiimin johtaminen: virtuaalijohtamisen haasteet
Ennen kuin siirrymme tälle ratkaisutasolle, kuvaillaan vielä kerran lyhyesti ongelmakenttää: Mitkä ovat virtuaalisen etäjohtamisen tyypilliset haasteet? Tässä on lyhyt luettelo suurimmista haasteista:
- Viestinnän esteetSanattomien signaalien puute vaikeuttaa suhteiden ymmärtämistä ja ylläpitämistä.
- Eristäminen ja ryhmähenkiTyöntekijät tuntevat usein vähemmän yhteyksiä ja sitoutumista
- Luottamuksen rakentaminen: Ilman suoraa vuorovaikutusta voi syntyä epäluottamusta tai epävarmuutta.
- Tuottavuuden valvonta: Vaikea tasapainoilu autonomian ja suorituskyvyn arvioinnin välillä
- Aikavyöhykkeet ja työajatKoordinointi eri aikavyöhykkeillä vaikeuttaa koordinointia
- Tekniset haasteetEpävakaat yhteydet, erilaiset välineet ja digitaalinen asiantuntemus
Olen varma, että osa tästä kuulostaa sinulle tutulta. Miten sitten vastaat näihin etäjohtamisen haasteisiin? Tästä pääsemmekin seuraavaan osioon.
Miten johdat hajautettua tiimiä etäältä?
Valitettavasti 2020-luvun alku on osoittanut, että monilla johtajilla on vaikeuksia johtaa hajautettuja tiimejä tehokkaasti etänä. Tämä johtuu usein siitä, että johtajat käyttävät vanhentuneita menetelmiä ja johtamistyylejä – riippumatta siitä, työskentelevätkö he julkisella sektorilla vai innovatiivisessa internet-käynnistysyrityksessä. Ks: Classic vs. Agile-ohjaus – 5 vinkkiä.
Tarvitsetko siis seminaarin, jossa opit johtamaan tiimejä kotitoimistossa tai hajautetuissa toimipisteissä? Siitä ei todennäköisesti ole haittaa, mutta se ei myöskään ole välttämätöntä. Ennen kaikkea tarvitaan tiimin sisällä avoimuutta, kokemusta ja iterointisilmukoita, jotta etätyön oikea tila löytyy.
Virtuaaliryhmää johtaessaan johtajat ovat riippuvaisia suuresta luottamuksesta, sillä he eivät voi valvoa tai "kontrolloida" työtä paikan päällä. Siksi yhä ketterämpi johtamistyyli on välttämätöntä. Katso myös: Agile-opas ja Palveleva johtajuus – 8 Ajattelemisen aihetta.
Vaikka et olisikaan työmaalla, se ei tarkoita, ettetkö voisi silti nähdä yksittäisten työntekijöiden työtuloksia. Erityisesti tietotyössä on yleensä mahdollista jakaa työn edistymistä ja tarvittaessa tunnuslukuja vähintään viikoittain tai jopa päivittäin.
Tekemällä tehdystä työstä läpinäkyvää ja antamalla nopeaa palautetta omasta edistymisestäsi voit johtaa tehokkaasti virtuaalitiimejä – jopa etäältä.
Johtaminen etänä: etäjohtajien tärkeimmät työkalut
Etätyön nopeat palautesilmukat voidaan toteuttaa käytännössä seuraavien menetelmien ja välineiden avulla:
💡
- ParityöskentelyYhteinen työskentely jonkin aiheen parissa. Tätä menetelmää käytetään jo laajalti ohjelmistokehityksessä "pariohjelmointina", mutta se on hyödyllinen myös kiireellisten ja erityisen tärkeiden aiheiden tietämystyössä, jotta voidaan välttää odotusaikoja palautekierroissa ja nopeuttaa tiedonvaihtoa.
- Asynkroninen palaute...käyttämällä chatissa tai työvälineessä (esim. Jira, Asana, Microsoft...) olevaa kommenttitoimintoa. Aiheissa, jotka eivät ole erityisen aikakriittisiä, asynkroniset palautesilmukat ovat usein kätevin viestintäväline. Jokainen vastaa silloin, kun hänelle parhaiten sopii – sinua ei vedetä keskittymistunnelista. Tätä varten voidaan myös määritellä työsopimuksia (esim. kommentteihin tulisi vastata kerran päivässä; lisää aiheesta: Työsopimukset: 10 esimerkkiä).
- Päivittäiset standupitLyhyt tiimipalaveri (yleensä 15 minuuttia tiimin koosta riippumatta), joka pidetään päivittäin tai vähintään useita kertoja viikossa ja jossa sovitaan edistymisestä, koordinoidaan tiimin toimintaa ja ratkaistaan esteitä.
- Tiimin retrospektiivit: Tiimipalaveri, jossa pohditte yhteistyötänne kokonaisuutena kahden viikon välein (lisää tästä): Mikä on retrospektiivi? Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää).
Jos tiimi ei ole vielä tottunut hajautettuun työskentelyyn, voi olla järkevää kokeilla näitä tiimin kehittämistyökaluja jo varhaisessa vaiheessa, jotta voidaan osoittaa, että tiimin kehittämiselle ja epäviralliselle viestinnälle on riittävästi tilaa myös etätyöskentelyssä.
Johtaminen etänä: etäjohtajien tärkeimmät työkalut
Virtuaalijohtajat tarvitsevat tiettyjä taitoja. Erinomainen etäjohtaja rakentaa luottamusta tiimiin luomalla avoimia prosesseja ja tekemällä säännöllisiä tarkastuksia – sekä tiimissä että yksilöllisesti. Tähän kuuluvat henkilökohtaiset kahdenkeskiset tapaamiset sekä tiimipalaverit (erityisesti päivittäiset stand-upit ja tiimin retrospektiivit klassisten tilapäivitysten lisäksi).
Hyvät etäjohtajat kannustavat myös henkilökohtaiseen vastuuseen, tukevat tiimin jäsenten henkilökohtaista kehitystä ja auttavat heitä löytämään terveen tasapainon työn ja yksityiselämän välillä. He hyödyntävät digitaalisia välineitä kohdennetusti asynkronisen yhteistyön vahvistamiseksi ja varmistavat, että kokouksia moderoidaan tehokkaasti.
Yhteenvetona voidaan todeta, että seuraavat taidot ovat keskeisiä virtuaalijohtamisessa:
💡
- Selkeä viestintä: avoimet odotukset ja säännöllinen vuoropuhelu
- Luottamus ja henkilökohtainen vastuu: vältä mikromanagerointia, tulokset ratkaisevat.
- Palautekulttuuri: Avoin, rakentava palaute molempiin suuntiin.
- Tiimin yhteenkuuluvuuden vahvistaminen: virtuaalisen sosiaalisen vuorovaikutuksen edistäminen
- Tehokas ajan- ja itsehallinta: tasapainoilu rakenteen ja joustavuuden välillä.
- Motivaatio ja inspiraatio: työntekijöiden tukeminen ja kehittäminen
Siirrytään nyt tärkeimpiin vinkkeihin etäjohtajille.
Vinkki 1 etäjohtajille: säännölliset tarkistukset
Hyvät, henkilökohtaiset tiimikokoukset ovat avainasemassa tiimihengen luomisessa. Seuraava rutiini on erittäin hyödyllinen, yksinkertainen käytännön esimerkki, jota myös Echometer:ssä harjoitetaan johtamistyylinä. Sen on alun perin tehnyt tunnetuksi Google:
🧠
Viikonlopun jälkeisessä ensimmäisessä tiimipalaverissa kaikki vastaavat ensin ilmoittautumiskysymykseen:
- Mikä on viime viikonlopun kohokohtasi?
Myönteiset vaikutukset:
- Positiivinen tunnelma: Jokainen voi aloittaa viikon positiivisella viestillä.
- Suhteiden luominen: Tiimin jäsenet tutustuvat toisiinsa paremmin (yksityisesti), suhteet syvenevät.
- Keskustelun aloittaja: Sekä sinulla esimiehenä että kullakin tiimin jäsenellä on lähtökohdat jatkokeskusteluille tai jatkokysymyksille seuraavien päivien aikana.
Suunnittele myös kahden viikon välein pidettävät kahdenkeskiset tapaamiset jokaisen tiimin jäsenen kanssa, joissa keskustellaan edistymisestä, haasteista ja henkilökohtaisista huolenaiheista. Viikonlopputarkistuskysymys voi muuten olla tässä hyödyllinen tapaamisen aloittamiseksi rennolla ja ei-sitovalla tavalla (esim.: Oletko ulkoiluttanut koiraasi – onko se ollut sinulla jo pitkään?).
Tässä on esimerkkimalli, jota voit käyttää muuhun kahdenkeskiseen tapaamiseen:
Ei small talkia, ei kiusallisia taukoja. 🥱 Tämä 1:1-malli yksinkertaisesti toimii aina.
- Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Tämän 1:1-mallin avulla voit rakentaa todellisen suhteen työntekijöihisi 🤝.
Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Käytä tätä 1:1-mallia saadaksesi selville, miltä työntekijöistäsi todella tuntuu 📊.
- Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Käytä tätä 1:1-mallia saadaksesi selville, miltä työntekijöistäsi todella tuntuu 📊.
Jäänmurtaja: Jos sinun pitäisi kuvata tunnetilaasi säätilana, millainen sää on tällä hetkellä projektissasi tai tehtävissäsi?
- Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Käytä tätä 1:1-mallia saadaksesi selville, miltä työntekijöistäsi todella tuntuu 📊.
- Sää Jäänmurtaja: Miten kuvailisit tunnetilaasi, projektiasi tai tehtäviänne sääksi?
❄ Jäätävä kylmä, 🌪️ Myrskyinen, ☁️ Pilvinen, ⛅️ Osittain pilvinen, ☀️ Aurinkoinen. - Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Voit tietenkin järjestää 1-to-1-kokouksen digitaalisesti tai virtuaalisesti etänä tai paikan päällä. Jos mahdollista, kasvokkain tapahtuva tapaaminen on suositeltavampaa, sillä sen avulla voit rakentaa luottamuksellisen suhteen entistä nopeammin. Jos olet kiinnostunut useammista kahdenkeskisten tapaamisten malleista, katso tästä: 15 testattua kahdenkeskistä kokousmallia.
Täydennä näitä kokouksia tiimipalavereilla, kuten päivittäisillä stand-upeilla (ks. edellä) tai retrospektiiveillä, jotta edistät vuoropuhelua ja yhteistyötä tiimin sisällä. Jos olet vielä epävarma retrospektiiveistä, tutustu blogikirjoitukseemme täällä: 6 vinkkiä retrospektiivien moderointiin. Olen listannut lisätietoja Retrosista nimenomaisesti alla.
Vinkki 2 etäjohtajille: Keskity tuloksiin aikasitoumuksen sijasta.
"Onko työntekijäni Kevin edes töissä juuri nyt?"
Tyypillistä Kevinille... hauskaa.
Jos kysyt itseltäsi edellä mainittua kysymystä usein, se on varoitusmerkki. Esimiehenä sinun ei pitäisi keskittyä siihen, työskenteleekö joku, vaan siihen, ovatko tulokset kunnossa.
Jos tulokset ovat oikeat, ei ole väliä, ottaako työntekijäsi 20 minuutin päiväunet iltapäivällä vai meneekö hän ostoksille. Kotoa käsin työskentely tarjoaa monia etuja yksityiselämän järjestämiselle ja paremmalle työ- ja yksityiselämän tasapainolle. Näiden etujen hyödyntämisen ei pitäisi olla tabu.
Luottamus on tässä avainasemassa. Kunhan voit luottaa siihen, että tiimisi tuottaa odotetut tulokset, sinun ei tarvitse huolehtia työajoista.
On kuitenkin tärkeää kertoa selkeät odotukset ja puuttua suoraan asiaan, jos odotukset eivät täyty. Vapaus järjestää työaika joustavasti perustuu näiden odotusten täyttämiseen. Jos tässä on vaikeuksia, keskustele asiasta työntekijän kanssa ja selvittäkää yhdessä, mikä on ongelma.
Jälleen kerran voi olla erittäin hyödyllistä määritellä yhdessä etätyösopimukset. Lue lisää: Työsopimukset: 10 esimerkkiä.
Vinkki 3 virtuaalitiimien johtamiseen: harjoittele asynkronista viestintää.
Epäsynkroninen työskentely ei tarkoita sitä, että tartutaan puhelimeen joka kerta, kun kysytään jotain, ja että muut irrotetaan keskittymisvaiheesta. Sen sijaan esimiehen tulisi varmistaa, että tiimissä on asynkronisia viestintäkanavia (esim. Slack-kanavia tai tiimihuoneita). Chat-huoneissa on sähköposteihin verrattuna se suuri etu, että ne ovat kaikkien nähtävillä ja yksittäisten chat-huoneiden ilmoituksia voidaan räätälöidä helpommin.
Joihinkin tilanteisiin chat-huone ei kuitenkaan ole oikea valinta asynkroniseen viestintään. Monet työkalut tarjoavat myös kommentointitoiminnon suoraan asiakirjassa (esim. Google Docs tai Microsoft Word). Nämä kommentit on tällöin paljon helpompi kohdistaa asiayhteyteen. Siksi on tärkeää jättää kommentit aina mahdollisimman lähelle varsinaista työtä.
Keskustelkaa ryhmänä, mitä asynkronisia viestintäkanavia käyttäisitte mieluiten kyseisissä skenaarioissa. Pohtikaa päätöksiä säännöllisesti tiiminne retrospektiiveissä.
"Liian usein meillä ei ole mitään mielekkäitä toimenpiteitä 1:1-kokousten jälkeen."
"1:1-palavereissani on ärsyttävää tehdä muistiinpanoja ja keskittyä työntekijään samaan aikaan."
"Kyllä, 1:1-tapaamisten työntekijöideni kanssa pitäisi olla tärkein tapaamiseni –, mutta minulla ei ole opasta sitä varten."
Vinkki 4 etäjohtamista varten: Määrittele viestintää koskevat odotukset.
Asynkroninen viestintä on käytännöllistä, mutta joskus tarvitaan nopeaa palautetta. Turhautumisen ja epävarmuuden välttämiseksi on syytä määritellä selkeät säännöt tai työsopimukset tiimin sisäistä viestintää varten.
Esimerkki:
- Milloin kollegoille saa soittaa? Milloin jokin asia on hätätilanne? Kalenteriin voidaan merkitä keskitysajat häiriöiden minimoimiseksi.
- Kuinka nopeasti viesteihin pitäisi vastata? Yhteinen sääntö, esimerkiksi 3 tunnin kuluessa työaikana, auttaa molempia osapuolia suunnittelussa.
Jos tiimi työskentelee eri aikavyöhykkeillä, ota tämä huomioon sopimuksissasi. Selkeät säännöt luovat luotettavuutta ja parantavat yhteistyötä. Tässäkin asiassa työsopimukset voivat olla avuksi (lisää: Työsopimukset): Ne tekevät odotuksistasi selkeät, jolloin niistä on helpompi keskustella ja niitä on helpompi parantaa.
Vinkki 5 virtuaalitiimien johtamiseen: Agile-retrospektiivit
Se on mainittu jo monta kertaa aiemmin, mutta tässä se tiivistetään vielä kerran: Virtuaaliset Agile-retrospektiivit ovat loistava tapa kehittää tiimihenkeä virtuaalitiimeissä hauskanpidon ja nopeiden onnistumisen hetkien avulla.
Perusajatus on yksinkertainen: kahden tai neljän viikon välein järjestetään verkossa yhteinen tiimityöpaja, jossa pohditaan muutamia kysymyksiä. Retrossa tyypillisiä kysymyksiä: Mikä meni hyvin viime viikkoina? Mikä ei mennyt niin hyvin viime viikkoina? Mitä voimme tehdä paremmin?
Näitä kysymyksiä voidaan muokata, jotta retrosta tulisi ajan mittaan luovempi ja hauskempi (ks. myös: 54 hauskat retrospektiiviset menetelmät). Aluksi edellä mainitut kysymykset ovat kuitenkin riittäviä.
Monet tiimin jäsenet ajattelevat tiimin retrospektiivien aikana vain hyvin erityisiä tosiasioihin liittyviä aiheita. Heidän on vaikea ottaa laajempaa näkökulmaa ja pohtia tiimiä kokonaisuutena. Echometer-ohjelmistomme voi auttaa retrospektiivien käyttöönotossa ja parantamisessa. Voit kokeilla sitä ilmaiseksi. Tässä on esimerkkimalli, jota voit tarkastella myös etäjohtamistyökalussamme kirjautumatta sisään:
Avoimet palautekysymykset
Pidä: Mitä meidän pitäisi pitää?
Stop: Mihin meidän pitäisi lopettaa?
Aloitus: Mitä meidän pitäisi aloittaa?
Johtaminen etänä: kenestä tahansa voi tulla hyvä etäjohtaja!
Onnistunut johtaminen virtuaalitiimeissä tai etätyössä ei ole taikuutta vaan tietoisten päätösten ja jatkuvan kehittämisen tulos. On parasta aloittaa jo tänään:
- Mitkä palautesilmukat ja viestintä olisi toteutettava asynkronisesti? Mitkä kokoukset eivät tuo meille lisäarvoa?
- Missä kohdin tiimin sisällä ei vieläkään ole avoimuutta työn edistymisestä?
- Millainen ajattelutapa minun on omaksuttava esimiehenä, jotta minusta tulisi hyvä etäjohtaja?
- Onko minulla riittävästi kahdenkeskisiä tapaamisia, jotta voin rakentaa luottamuksellisen suhteen suoriin alaisiini?
- Kuinka usein meidän pitäisi tehdä tiimikatsaus?
Jos olet vielä epävarma, digitaalinen verkko-ohjelmistotyökalu Echometer voi auttaa sinua ottamaan käyttöön tärkeimmät johtamisrutiinit, kuten ketterät retrospektiivit ja 1-to-1-palaverit työntekijöidesi kanssa. Lisätietoja Echometer-sovelluksesta saat täältä..
Jos olet kiinnostunut, voit myös leikkiä yhdellä kahdenkeskisten tapaamisten malleistamme täällä ja kokeilla sitä pian ilmaiseksi yhden tiimisi jäsenen kanssa:
Ei small talkia, ei kiusallisia taukoja. 🥱 Tämä 1:1-malli yksinkertaisesti toimii aina.
- Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Tämän 1:1-mallin avulla voit rakentaa todellisen suhteen työntekijöihisi 🤝.
Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Käytä tätä 1:1-mallia saadaksesi selville, miltä työntekijöistäsi todella tuntuu 📊.
- Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Käytä tätä 1:1-mallia saadaksesi selville, miltä työntekijöistäsi todella tuntuu 📊.
Jäänmurtaja: Jos sinun pitäisi kuvata tunnetilaasi säätilana, millainen sää on tällä hetkellä projektissasi tai tehtävissäsi?
- Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
Käytä tätä 1:1-mallia saadaksesi selville, miltä työntekijöistäsi todella tuntuu 📊.
- Sää Jäänmurtaja: Miten kuvailisit tunnetilaasi, projektiasi tai tehtäviänne sääksi?
❄ Jäätävä kylmä, 🌪️ Myrskyinen, ☁️ Pilvinen, ⛅️ Osittain pilvinen, ☀️ Aurinkoinen. - Mistä saavutuksesta olet ylpeä, jota en ehkä ole huomannut?
- Mikä pieni muutos parantaisi välittömästi työtäsi?
- Mihin haluaisit käyttää enemmän aikaa työssäsi?
...
