Tehokas yhteistyö tiimeissä on ratkaisevan tärkeää menestyksen kannalta, erityisesti Scrumin kaltaisten ketterien menetelmien yhteydessä. Työsopimukset ovat ratkaisevassa asemassa, kun luodaan selkeät puitteet yhteistyölle. Ja tietysti mallityösopimukset voivat auttaa hyvien ideoiden keksimisessä.
Tässä artikkelissa olen tarkastellut tarkemmin työsopimusten merkitystä ketterissä ja etätiimeissä ja arvioinut myös sitä, miten säännölliset tarkistukset ja mukautukset auttavat jatkuvasti parantamaan dynaamista ja tuottavaa tiimiympäristöä. Aloitetaan esittelevällä selityksellä työsopimuksista.
Agile Näyte Työsopimukset Scrum | Esimerkkejä Malleja
Agile Työsopimukset: Mitä ne ovat?
"Työsopimuksilla tarkoitetaan sopimuksia tai sääntöjä, jotka laaditaan tiimin tai organisaation sisällä yhteistyön parantamiseksi ja myönteisen työympäristön edistämiseksi. Nämä sopimukset toimivat tiimin jäsenten käyttäytymisen ohjenuorana, ja ne voivat auttaa minimoimaan väärinkäsityksiä, lisäämään tuottavuutta ja vähentämään konflikteja.
Työsopimukset laaditaan yleensä hankkeen tai yhteistyön alussa, ja kaikki ryhmän jäsenet hyväksyvät ne. Nämä sopimukset voivat kattaa useita eri näkökohtia, kuten
Viestintä: Viestintäkanavien, -aikojen ja -tyylien määrittely tehokkaan ja avoimen viestinnän edistämiseksi.
Työaika: Työaikojen, taukojen ja tavoitettavuuden selventäminen yhtenäisen työn rakenteen varmistamiseksi.
Tehtävät: Määrittele kunkin tiimin jäsenen roolit ja tehtävät, jotta vastuualueet ovat selvät.
Kunnioitus ja yhteistyö: Sopimus kunnioittavasta käyttäytymisestä, tiimityön edistämisestä ja konfliktien ratkaisemisesta rakentavalla tavalla.
Työmenetelmä: Tiimissä käytettävien prosessien, menetelmien ja välineiden määrittely tehokkuuden ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
Palaute: Palautemekanismien ja -kulttuurin selkeyttäminen avoimen ja rakentavan palautteen antamisen edistämiseksi.
Työsopimusten tarkoituksena on luoda yhteisymmärrys ja varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet työskentelevät samalla tavalla. Nämä sopimukset voivat vaihdella tiimin ja hankkeen mukaan, ja niitä olisi tarkistettava säännöllisesti ja mukautettava tarvittaessa.
Mitkä voisivat siis olla konkreettisia esimerkkejä toimivista sopimuksista? Seuraavat esimerkit työsopimuksista auttavat sinua ymmärtämään aihetta paremmin.
Agile Näyte Työsopimukset Scrum | Esimerkkejä Malleja
Agile Työsopimukset Esimerkkejä
Seuraavassa on joitakin esimerkkejä tai esimerkkejä työsopimuksista, jotka voidaan määritellä tiimissä tai organisaatiossa:
Kunnioittava viestintä:
- Kunnioitamme kaikkien tiimin jäsenten mielipiteitä ja ideoita.
- Kritiikki on rakentavaa ja sen tavoitteena on parantaa yhteistyötä.
- Kuuntelemme tarkkaavaisesti ja annamme kaikille mahdollisuuden ilmaista itseään.
Täsmällisyys ja saatavuus:
- Noudatamme sovittuja työaikoja ja ilmoitamme poissaoloista tiimille hyvissä ajoin.
- Kiireellisissä tapauksissa ilmoitamme tiimille viivästyksistä hyvissä ajoin.
Tehtävät ja vastuualueet:
- Jokainen tiimin jäsen ymmärtää roolinsa ja vastuunsa.
- Jaamme tehtävät avoimesti ja autamme toisiamme tarvittaessa.
Tehokas viestintä:
- Käytämme selkeää ja täsmällistä kieltä.
- Jaamme tärkeitä tietoja tätä tarkoitusta varten varattua viestintäkanavaa pitkin.
Työmenetelmät ja -välineet:
- Käytämme yhteisesti määriteltyjä työkaluja ja menetelmiä projektityöskentelyyn.
- Työkaluihin tai prosesseihin tehtävistä muutoksista keskustellaan ja sovitaan tiimissä.
Palautekulttuuri:
- Annamme säännöllisesti rakentavaa palautetta ja otamme aikaa sen pohtimiseen.
- Palaute annetaan asiallisesti ja kunnioittavasti.
Henkilökohtainen vastuu:
- Jokainen tiimin jäsen ottaa vastuun tehtävistään ja tiimin tavoitteiden saavuttamisesta.
- Etsimme aktiivisesti ratkaisuja ennen kuin annamme ongelmien kärjistyä.
Luottamuksellisuus:
- Luottamukselliseksi merkittyjä tietoja kunnioitetaan, eikä niitä jaeta ilman suostumusta.
Nämä esimerkit tai näytteet toimivat lähtökohtana. On tärkeää, että työsopimukset vastaavat tiimin erityistarpeita ja -dynamiikkaa. Sopimuksista olisi keskusteltava avoimesti, ja kaikkien tiimin jäsenten olisi hyväksyttävä ne.
Voit esimerkiksi työskennellä Scrum-tiimissä. Millaisia konkreettisia esimerkkejä Scrumissa tehtävistä työsopimuksista voisi olla?
Ennen kuin menen tähän asiaan, haluaisin huomauttaa työsopimuksesta tai työpajasta ja Health Check:n retrospektiivisistä malleista: Echometer:ssä voit heijastaa Health Check:n kohteita (näennäisiä työsopimuksia) ketterissä retrospektiiveissäsi. Voit tutustua siihen suoraan (ilman kirjautumista) klikkaamalla alla olevaa painiketta:
Huomautus: Tässä lomakkeessa kysytään Health Check-kohtien hyväksymistä asteikolla.
- Arvostus: Arvostamme kollegojemme saavutuksia ja panosta.
- Tiimihenki: Tiimissämme vallitsee luottamuksellinen työilmapiiri.
- Läpinäkyvyys: Tiimissäni kaikki tietävät, kuka työskentelee minkäkin asian parissa.
- Rentoutuminen ja tauot: Minulla on riittävästi tilaa tauoille, joissa voin ottaa uutta energiaa.
- Kokouskulttuuri: Kokouksemme ovat hyvin jäsenneltyjä ja jättävät silti tilaa luovuudelle ja uusille ideoille.
- Tuki: Tiimissäni jokainen tiimin jäsen jakaa henkilökohtaista tietämystään ja kokemustaan.
Agile Näyte Työsopimukset Scrum | Esimerkkejä Malleja
Agile Esimerkkejä Scrum-tiimien työsopimuksista
Scrumin kontekstissa työsopimukset voivat auttaa edistämään tiimin sisäistä yhteistyötä ja varmistamaan, että kaikki jäsenet työskentelevät tehokkaasti ja tuloksellisesti. Seuraavassa on joitakin konkreettisia esimerkkejä tai näytteitä työsopimuksista Scrum-tiimissä:
Täsmällisyys Scrum-tapahtumissa:
- Kaikki tiimin jäsenet sitoutuvat olemaan ajoissa paikalla Scrum-tapahtumissa, mukaan lukien Sprintin suunnittelu, Daily Stand-up, Sprint Review ja Sprint Retrospective.
Aktiivinen osallistuminen Scrum-tapahtumiin:
- Jokainen tiimin jäsen osallistuu aktiivisesti Scrum-tapahtumiin, jakaa edistymistä ja esteitä sekä etsii mahdollisuuksia yhteistyöhön.
Keskeneräisen työn (WIP) rajoittaminen:
- Ryhmä sopii tehtävien enimmäismäärästä, joka voidaan suorittaa samanaikaisesti, jotta vältetään ylikuormitus ja kannustetaan tehtävien suorittamiseen.
Päivittäiset stand-up-säännöt:
- Päivittäinen tapaaminen pysyy lyhyenä ja keskittyneenä, ja jokainen jakaa vain olennaiset tiedot työstään ja mahdollisista esteistä.
- Keskustelut, jotka eivät liity suoraan päivittäiseen päivystykseen, käydään kokouksen ulkopuolella.
Määritelmä "valmis":
- Tiimillä on selkeä ja yhteisesti hyväksytty määritelmä jokaiselle tehtävälle, jotta varmistetaan, että suoritetut tehtävät ovat laadukkaita ja täydellisiä.
Vastuu esteistä:
- Tiimin jäsenet ovat sitoutuneet ilmoittamaan esteistä välittömästi ja osallistumaan aktiivisesti ratkaisuun, jos mahdollista.
Scrumin lisäksi on olemassa muitakin kehyksiä, kuten Scaled Agile Framework SAFe, jota käytetään skaalautuvissa ketterissä tiimeissä. Millaisia voisivat olla esimerkit tai esimerkkityösopimukset?
Agile Näyte Työsopimukset Scrum | Esimerkkejä Malleja
Esimerkkejä Agile-työsopimuksista SAFe:lle (Scaled Agile Framework).
Tässäkin tapauksessa on olemassa samansuuntaisia työsopimusmalleja:
PI-suunnittelu:
- Valmistaudumme hyvin SAFe Programme Increment (PI) -suunnitteluun ja tuomme mukanamme kaikki tarvittavat tiedot.
- Jokaisella on mahdollisuus kertoa näkemyksensä, ja kannustamme avoimeen keskusteluun.
Jatkuva parantaminen:
- Olemme sitoutuneet jatkuvaan parantamiseen ja osallistumme aktiivisesti SAFe- ja tiimiretrospektiiveihin.
- Parannusehdotukset dokumentoidaan ja toteutetaan seuraavissa iteraatioissa.
Valmiin ja valmiin selkeä määritelmä:
- Meillä on selkeät kriteerit "Valmis" (valmis käsiteltäväksi) ja "Valmis" (valmis) -toiminnoille julkaisujunan tasolla.
- Määritelmiä tarkistetaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa.
Tiedonvaihto ja yhteistyö:
- Edistämme osaamisen vaihtoa ARTin SAFe-tiimien välillä ja edistämme yhteistä tietopohjaa.
- Tiimit työskentelevät tiiviisti yhdessä ja tukevat toisiaan PI:n tavoitteiden saavuttamiseksi.
Roolien ja vastuiden kunnioittaminen:
- Jokaista SAFe-kehyksen roolia kunnioitetaan, ja yksittäisten roolien vastuualueet on määritelty selkeästi.
- Rooliristiriidat tai epäselvyydet ratkaistaan ennakoivasti.
Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tai esimerkkejä SAFe-työsopimuksista. On tärkeää, että tiimit muokkaavat SAFe Working Agreements -työsopimuksia omaan kontekstiinsa ja tarkistavat niitä säännöllisesti varmistaakseen, että ne ovat edelleen tehokkaita.
Nyt kun olemme puhuneet Scrumista ja SAFe:sta, entäpä työsopimusesimerkit etäryhmissä?
Agile Näyte Työsopimukset Scrum | Esimerkkejä Malleja
Esimerkkejä etäryhmien työsopimuksista
Työsopimukset ovat erityisen tärkeitä etäryhmille, sillä niiden avulla voidaan asettaa selkeät odotukset ja optimoida yhteistyö virtuaaliympäristössä. Seuraavassa on jälleen pieni luettelo ideoista ja esimerkkejä tai esimerkkejä etätyösopimuksista etäryhmissä:
Viestintäsäännöt:
- Suositeltavien viestintäkanavien määrittely (esim. chat, videopuhelut, sähköposti).
- Selkeät odotukset viestien vastausajasta.
Työajat ja saatavuus:
- Työaikojen ja saatavuuden avoin määrittely.
- Selvitetään, miten ja milloin taukoja voidaan pitää.
Tilapäivitykset:
- Sopimus säännöllisistä tilapäivityksistä, jotta tiimin jäsenet saavat käsityksen meneillään olevista tehtävistä.
- Työkalujen käyttö työn tilan päivittämiseen.
Kokousetiketti:
- Virtuaalikokouksiin osallistumista koskevat selkeät säännöt, mukaan lukien täsmällisyys ja aktiivinen osallistuminen.
- Kokousten tallentaminen niiden tukemiseksi, jotka eivät voineet osallistua kokouksiin.
Dokumentointi ja tiedonvaihto:
- Sopimus tehtyjen päätösten, keskustelujen ja toimenpiteiden dokumentoinnista.
- Yhteisten asiakirjojen tai tietämysalustojen käyttö helppoa yhteistyötä varten.
Valmius spontaaneihin keskusteluihin:
- Selkeys siitä, milloin tiimin jäsenet ovat käytettävissä spontaaneihin keskusteluihin ja milloin eivät (esim. tilannekuvien avulla).
Apua ja tukea:
- Avoin viestintä avun ja tukipalvelujen tarpeesta.
- Kysymyksiä ja apua varten luodaan kanava tiimin sisällä.
Luottamuksellisuus ja tietosuoja:
- Sopimus luottamuksellisten tietojen kunnioittavasta käsittelystä ja tietosuojaa koskevista ohjeista.
Taukoja ja rentoutumista:
- Kannusta taukoja palautumiseen ja vältä ylikuormitusta.
- Kannusta käyttämään poissaoloilmoituksia taukojen tai lomien aikana.
Nämä esimerkit tai mallit on suunniteltu vastaamaan etätyön erityishaasteisiin ja helpottamaan yhteistyötä hajautetussa tiimissä. On tärkeää, että nämä sopimukset laaditaan yhdessä, sillä vasta sitten tiimi todella ottaa ne todesta!
–:stä puheen ollen, miten omien työsopimusten määrittely itse asiassa toimisi? Siihen on olemassa malleja!
"Miksi minulta kestää joskus tunteja valmistella yksinkertainen retrospektiivi?"
Agile Näyte Työsopimukset Scrum | Esimerkkejä Malleja
Työsopimusmalli
Työsopimusmalli on ennalta määritetty muoto tai malli, joka toimii lähtökohtana työsopimusten luomiselle tiimissä tai organisaatiossa. Se auttaa jäsentämään prosesseja ja varmistamaan, että yhteistyön tärkeät näkökohdat on otettu huomioon. Seuraavassa on joitakin elementtejä, joita työsopimusmalli voisi sisältää:
Otsikko:
- Selkeä otsikko, josta käy ilmi, että kyseessä on toimiva sopimus. Esimerkiksi: "Tiimin työsopimus" tai "Scrum-tiimin työsopimus".
Johdanto:
- Lyhyt johdanto, jossa selitetään työsopimuksen tarkoitus ja korostetaan, miksi se on tärkeä.
Päivämäärä ja versio:
- Osio, johon merkitään työsopimuksen luomisen tai päivittämisen päivämäärä ja versionumero, jotta voidaan varmistaa, että kaikki ryhmän jäsenet käyttävät uusinta versiota.
Vastuulliset osapuolet:
- Luettelo vastuullisista osapuolista, mukaan lukien kaikki tiimin jäsenet ja mahdollisesti myös tiimin johtaja tai Scrum Master.
Itse työehtosopimus:
- Täältä löytyy ydin, tiimin konkreettinen toiminta.
Jatkuva parantaminen:
- Alue, joka korostaa, että työsopimusta voidaan hyvinkin mukauttaa uudelleen tulevaisuudessa – alussa, joten se voi hyvinkin olla vielä tyhjä.
Allekirjoitukset:
- Kaikkien ryhmän jäsenten on allekirjoitettava, että he ovat lukeneet ja ymmärtäneet työsopimuksen ja hyväksyneet sen.
Tällainen malli voi toimia lähtökohtana tiimin sisäisille keskusteluille ja edistää kaikkien jäsenten aktiivista osallistumista työsopimusten määrittelyyn.
Tässä mallissa keskitytään kuitenkin työsopimusten dokumentointiin. Mutta miten ne laaditaan? "Tiimin sitoumukset" -kysymykset voivat olla avoin menetelmä tähän. Tässä annetaan 3 lausetta, joiden tarkoituksena on suodattaa tiimin olemassa olevat käyttäytymismallit, jotta niiden pohjalta voidaan määritellä konkreettiset työsopimukset. Jälkimmäinen tapahtuisi todennäköisesti vasta toisessa vaiheessa.
Alla on työsopimusmallin lauseet: Tavoitteena on, että tiimi yksinkertaisesti täyttää lauseet ymmärtääkseen, mitä käyttäytymismalleja tällä hetkellä esiintyy tai mitä käyttäytymismalleja halutaan. Työpajan alussa tehdään myös yksinkertainen Health Check-kysely, jossa kysytään anonyymisti, kuinka "linjassa" tiimin käsitys hyvästä työstä todellisuudessa on.
Voit myös järjestää työpajan suoraan retrospektiivi- ja tiimin kehittämistyökalussamme Echometer painamalla painiketta.
Health Check-tutkimus
Tiimissä meillä on yhteinen käsitys siitä, mitä "hyvä työ" on.
Avoimet palautekysymykset
Ristiriitaisten prioriteettien käsittely: "Jos huomaan ristiriitaisia prioriteetteja, niin ...".
Estävistä tekijöistä tiedottaminen: "Jos jään jumiin johonkin tehtävään, jaan sen ...".
Ristiriitojen käsittely: "Jos huomaan, että tiimissämme syntyy ristiriita, niin ...".
Agile Näyte Työsopimukset Scrum | Esimerkkejä Malleja
Keskus: Jatkuva muistuttaminen ja parantaminen
Kokemus on osoittanut, että työsopimukset unohtuvat helposti johonkin asiakirjaan tai seinällä olevaan julisteeseen, kun projektista on kulunut muutama viikko. Mitä asialle voi tehdä?
Minun ehdotukseni:
- Laita Working Agreements säännöllisesti ketterien retrospektioiden asialistalle!
- Käytetään (mahdollisesti nimettömiä) kyselyitä, joilla voidaan palauttaa mieleen työsopimukset yksinkertaisella tavalla.
Tämän menetelmän etuna on se, että se luo entistäkin jännittävämpiä mittareita jatkuvaa parantamista varten –, ja siinä on entistäkin enemmän positiivisia piirteitä:
Mitattavat mittarit:
- Kyselyt voivat tarjota mitattavissa olevia mittareita, joiden avulla voidaan mitata työsopimusten ja myös Agilen-valmennuksen tehokkuutta ja tunnistaa ajan myötä tapahtuvia suuntauksia.
Integrointi työnkulkuun:
- Kyselyjen sisällyttäminen tavanomaiseen työnkulkuun antaa tiimille mahdollisuuden käsitellä työsopimuksia jatkuvasti ilman erityisiä kokouksia.
Anonymiteetti ja avoimuus:
- Kyselyt voivat olla nimettömiä, mikä voi kannustaa tiimin jäseniä antamaan rehellistä palautetta ilman huolta siitä, että heidän mielipiteensä tunnistetaan.
Itse asiassa Echometer-työkalun metodologia on täsmälleen kuvauksen mukainen: siinä yhdistyvät muun muassa ketterät Health Check-tutkimukset – työsopimuksista – ja ketterät retrospektiivit. Tämä lähestymistapa tekee ketterästä valmennuksesta paljon tehokkaampaa ja lopulta myös mitattavissa olevaa.
Echometer on digitaalinen työkalu, joka auttaa ketterien tiimien johtajia ketterissä retrospektiiveissä ja tiimin Health Check:ssä. Olipa kyseessä etä-, hybridi- tai paikan päällä tapahtuva tiimivalmennus: se tekee tiimivalmennuksesta mitattavissa olevaa ja tekee siten työstäsi ammattimaisempaa ja säästää samalla paljon työtä. Katso lisätietoja verkkosivuiltamme: www.echometerapp.com.
Haluaisin tässä vaiheessa lisätä vielä yhden asian Echometer:stä: Säännölliset 1-to-1-kokoukset tai valmennustilaisuudet kollegoiden kanssa (erityisesti yhdessä retrospektiivien kanssa) voivat vaikuttaa ratkaisevasti tiimisi suorituskykyyn. Ja ne voivat olla jopa datapohjaisia! Jos olet kiinnostunut aiheesta yksityiskohtaisemmin, katso tästä: Täältä löydät 129 kysymystä henkilökohtaiseen tapaamiseen (tai arviointikeskusteluun). ja Tässä on 3 parasta kahdenkeskisten tapaamisten työkalua vertailussa..
"Työsopimukset päätyvät liian usein tehottoman tiimin pölyttyneeseen kellariin - ota ne sieltä pois, keskellä retrospektiiviäsi!"
Agile Näyte Työsopimukset Scrum | Esimerkkejä Malleja
Johtopäätös - Agile Työsopimukset Scrumissa ja sen jälkeen
Toivon, että työsopimuksia koskevat ajatukseni ovat osoittaneet, että ne eivät ole pelkkiä suuntaviivoja, vaan ne voivat olla eläviä välineitä tiimien välisessä yhteistyössä. Jatkuva pohdinta, palautteen integrointi ja sopeutuminen muuttuviin olosuhteisiin ovat ratkaisevia työsopimusten onnistumisen kannalta.
Lopuksi vielä yksi vinkki: Jos haluat kokeilla, miltä tuntuu pohtia säännöllisesti toimivia sopimuksia jälkikäteen: Voit aloittaa alla olevan ketterän retrospektiivin kirjautumatta sisään, tässä tapauksessa "Pidä, lopeta, aloita" -työpajan.
Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti lähettää verkkosivumme eteenpäin asiasta vastaaville kollegoille: www.echometerapp.com.
