Paras malli neljännesvuosittaisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin

Jokainen menestyvä tiimi tarvitsee säännöllisiä varikkopysähdyksiä – ei renkaiden vaihtoa varten, vaan palautteen antamista, henkilökohtaista kehitystä ja tavoitteiden mukauttamista varten. Johtajien ja työntekijöiden väliset kahdenkeskiset tapaamiset ovat juuri sitä: lyhyitä mutta erittäin merkityksellisiä pysähdyksiä, joilla varmistetaan, ettei kukaan jää jälkeen.

Parhaassa tapauksessa kyse on jopa jostain muusta kuin vain “mukana pysymisestä”: Hyvät kahdenkeskiset tapaamiset voivat antaa tiimillesi potkua.

Tästä pääsemmekin aiheeseen: Esimiesten ja työntekijöiden välisten neljännesvuosittaisten 1-to-1-kokousten malli.

Muuten, voi olla suuri merkitys sillä, järjestetäänkö ne juuri neljännesvuosittain vai jollain muulla tiheydellä – siihen palaamme myöhemmin.

Olipa kyseessä sitten digitaalinen tai virtuaalinen kahdenkeskinen kokous, kahdenkeskiset tapaamiset tarjoavat tilaa palautteelle ja siten henkilökohtaiselle kehittymiselle, mikä on nykypäivän työelämässä välttämätöntä.

Ensinnäkin: Jos olet vielä epävarma siitä, millaisia ovat hyvät kahdenkeskiset tapaamiset, tutustu oppaaseemme: Opas, jossa on 6 vinkkiä onnistuneisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Jos haluat mieluummin videoita, voit myös löytää neljännesvuosittaisen 1:1-vierailun mallin, joka on selitetty videollani. Se sisältää jopa 7 bonusvinkkiä 🙂

Play

Hyvä kysymys… Kahdenkeskisten tapaamisten tiheys riippuu tiimin koosta ja yksilöllisistä tarpeista. Jos sinulla on esimerkiksi kymmenen alaista, kuukausittainen kahdenkeskinen tapaaminen on hyvä tahti. Pienemmät tiimit tai intensiivisemmät projektit saattavat vaatia myös viikoittaisia tai kahden viikon välein pidettäviä tapaamisia.

Samaan aikaan olen myös puhunut joidenkin johtajien kanssa, joilla on 20-30, joskus jopa enemmän, suoraa alaista. Tällöin on melko tavallista, että työntekijöiden kanssa puhutaan henkilökohtaisesti vain kerran neljännesvuodessa.

Se riippuu tietenkin myös siitä, kuinka hyvin tunnet jo joukkueesi. Tutustumisvaiheessa viikoittaiset kahdenkeskiset tapaamiset ovat tarkoituksenmukaisia.

Agile- tai Scrum-tiimeissä, joissa säännöllisellä viestinnällä on joka tapauksessa keskeinen rooli, kokoukset olisi sovitettava olemassa olevaan tiedonvaihtoon. Yksilötason pohdintaa ei välttämättä tarvita, jos retrospektiivin aikana keskustellaan siitä, miten tietyt viat ovat syntyneet.

Säännölliset, esimerkiksi neljännesvuosittaiset kahdenkeskiset tapaamiset ovat tarpeen vain työntekijöiden yksilöllisen kehityksen kannalta. Tämä voi tietysti olla hyödyllistä myös digitaalisesti tai virtuaalisesti, jos tiimi työskentelee etänä.

Alla oleva kuva muuten korostaa tärkeää seikkaa: nykytilanteen tiheämpi pohdinta merkitsee yleensä myös nopeampaa muutosta ja parannuksia 🙂 .

Se, että napsautit tätä artikkelia, kertoo minulle, että etsit asiakirjamallia neljännesvuosittaisia kahdenkeskisiä tapaamisia varten. Vastaavilla malleilla voi tietysti olla erilaisia painopisteitä. 

Siksi olen tallentanut tähän dokumenttimallin, jonka pitäisi toimia hyvänä lisänä klassiselle neljännesvuosittaiselle arviointikeskustelulle. Alempana annan sinulle ideoita siitä, miten voit rikastuttaa kokousrutiinia muilla kysymyksillä. 

Aloitetaan neljännesvuosittain pidettävien kahdenkeskisten tapaamisten mallilla. Voit muuten tallentaa sen asiakirjana varsinaisen mallin alle, mutta vaihtoehtoisesti myös PDF-tiedostona, Google Sheets -taulukkona tai Word-dokumenttina. Napsauta vain “Plus”-kytkintä.

Kuten huomaat, neljännesvuosittaisen kahdenkeskisen tapaamisen päätavoitteena on zoomaus. Tämä on usein hyvin vaikeaa arkielämässä, minkä vuoksi on tarpeen varata sille oma aikalohko.

Älkää muuten antako asialistan hämätä itseänne: Periaatteessa tavoitteesi pitäisi olla, että sisäisesti motivoituneet työntekijäsi tuovat suurimman osan aiheista itse pöytään.

Seuraavaksi siirrytään malliin, jossa neljännesvuosittain käytävää kahdenkeskistä vuoropuhelua lähestytään hieman luovemmin.

Puhuttuani noin 100 johtajan kanssa viime kuukausien aikana olen huomannut tietyn kaavan. 

Monet esimiehet sisällyttävät ajoittain pieniä kyselyitä kahdenkeskisiin tapaamisiinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että he käyvät vain läpi muutaman kysymyksen rennolla tavalla ja kysyvät työntekijältä a) onko hän samaa mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi 1-7) ja sitten b) miksi hän vastasi näin.

He odottavat näiltä 1:1-mikrokyselyiltä seuraavaa:

• Monipuolisempi ja sitoutuneempi 1-to-1-vuoropuhelu
• Uusien näkökulmien omaksuminen
• (Pehmeiden) keskeisten suorituskykyindikaattoreiden, kuten tyytyväisyyden, mitattavuus ajan mittaan.

Voit tietysti käyttää tätä ideaa myös neljännesvuosittaisessa kahdenkeskisessä tapaamisessa. Olen koonnut tähän viisi lausumaa, joissa keskitytään pohtimaan onnistuneen työntekijän tärkeitä edellytyksiä.

Voit myös ladata tämän mallin asiakirjana, mutta vielä parempi on seuraava: Kahdenkeskisten tapaamisten ohjelmistossamme on integroitu työkalu, joka tekee tuloksista näkyviä mittareina ajan mittaan ja antaa sinulle vinkkejä tekoälyavustajan avulla – voit vapaasti tutustua siihen ilman sisäänkirjautumista alla olevasta painikkeesta.

Kuten huomaat, lausunnoissa käsitellään tyytyväisen työntekijän keskeisiä näkökohtia. 

Toinen edellytys terveille ja tuottaville työntekijöille on tietenkin hyvä esimies. Kyllä, puhun nyt sinusta. 

Ja tietenkin on myös lausuntoja, jotka voit ottaa mukaan kahdenkeskiseen tapaamiseen. Tässä on erityisesti 4 käyttäytymisankkuria, joita voit pohtia neljännesvuosittaisessa kahdenkeskisessä tapaamisessa työntekijäsi kanssa.

Nyt sinulla pitäisi olla hyvä perusta neljännesvuosittaista kahdenkeskistä tapaamista varten.

Ja silti minulla on vielä lisää vinkkejä sinulle. Koska yksi asia on esityslistasi – toinen asia ovat luovat kysymykset, joita esität keskellä sanasotaa. Erityisesti neljännesvuosittain pidettävissä kahdenkeskisissä keskusteluissa kannattaa ottaa lintuperspektiivi, ja seuraava kysymysluettelo auttaa sinua siinä.

Voitko tuskin odottaa, että voit esittää nämä kysymykset kahdenkeskisessä tapaamisessa? Oikein hyvä, olen iloinen. 

Jos haluat lisää luovaa panosta, voin suositella vastaavaa artikkelia: 129 Nerokkaita kysymyksiä kahdenkeskisiin tapaamisiin (psykologilta) .

Olet varmaan jo melkein arvannut sen. On tietenkin paljon muitakin kahdenkeskisiä tapaamisia koskevia malleja, joita tarvitset ennemmin tai myöhemmin. 

Puhun esimerkiksi malleista, joita voit käyttää kahdenkeskisessä palaverissa palkasta, keskustelussa vaikean työntekijän kanssa tai täysin uuden työntekijän kanssa.

Kaikille näille käyttötapauksille on olemassa muita malleja, jotka löydät tästä artikkelista: 1:1-palaverit: 15 testattua mallia muokattavaksi (ilmainen)

Ensinnäkin onnittelut: jos pidät tunnollisesti neljännesvuosittain kahdenkeskisiä tapaamisia työntekijöidesi kanssa, otat johtajan roolisi keskimääräistä vakavammin.

Tämä teksti ei saa kuitenkaan antaa sinun unohtaa yhtä viisautta: On olemassa lukemattomia kysymyksiä, joita voi esittää – mutta tärkeintä on, että räätälöit keskustelun yksilöllisesti työntekijällesi. 

Tekoälyavustajamme kahdenkeskisiä tapaamisia varten voi myös auttaa sinua vuoropuhelussa. Jos haluat lisätietoja, tutustu verkkosivuihimme: Paras 1-to-1 kokousohjelmisto .