Oletko koskaan miettinyt, millaista olisi kirjoittaa ilman kynää ja paperia tai digitaalista laitetta? Todennäköisesti et, koska meidän ei tarvitse ajatella tällaisia välineitä, koska ne ovat itsestäänselvyyksiä. Vastaavasti on vaikea kuvitella menestyksekkäiden ketterien projektien johtamista ilman oikeita scrum master -työkaluja. Tai olla moderni rakennusalan yritys ilman sopivia moderneja ohjelmistoja (ks. esim: Työntekijöiden GPS-seurantasovellukset). Koska Scrum Masterille on tarjolla niin paljon työkaluja, voi olla vaikeaa valita oikeat työkalut. Siksi olen iloinen voidessani jakaa tässä blogikirjoituksessa joitakin näkemyksiä ja ohjeita tästä aiheesta.
Seuraavissa osioissa käsittelen erilaisia työkaluja, joita Scrum Masterit ja Agile-valmentajat voivat käyttää, ja annan vinkkejä ja niksejä niiden tehokkaaseen käyttöön. Toivon, että tämä artikkeli innostaa sinua kokeilemaan erilaisia Scrum Masters -työkaluja ja löytämään sinulle ja tiimillesi parhaiten sopivat työkalut, olitpa sitten uusi Scrum-kehyksen käyttäjä tai jo kokenut. Sukelletaan siis suoraan Scrum Master -työkalujen maailmaan!
Ketterässä projektinhallinnassa työkaluilla on keskeinen rooli yhteistyön, viestinnän ja visualisoinnin helpottamisessa. Mutta mitä Scrum Master -työkalut tarkalleen ottaen ovat ja miksi ne ovat niin tärkeitä?
Mitä ovat Scrum Master -työkalut?
Ketterän projektinhallinnan ytimessä ovat iteratiivinen kehittäminen, jatkuva parantaminen ja itseorganisoituva tiimi. Scrum Master -työkalut ovat yksinkertaisesti kaikki työkalut, jotka tukevat Scrum Mastereita ja Agile-valmentajia ketterän projektin ja erityisesti näiden tehtävien tehokkaassa ja tuloksellisessa hallinnassa.
Mitkä ovat Scrum Masterien ohjelmistotyökalut?
Ketterissä projekteissa käytettäviä työkaluja on useita eri luokkia, joilla kullakin on omat etunsa ja haittansa. Yleisiä luokkia ovat projektinhallintatyökalut, yhteistyövälineet, viestintätyökalut ja visualisointityökalut.
Projektinhallintatyökalut
Projektinhallintatyökaluja käytetään projektin suunnitteluun ja edistymisen seurantaan. Esimerkkejä ovat Jira, Trello ja Asana. Näillä työkaluilla voi luoda ja jakaa tehtäviä, asettaa määräaikoja ja seurata projektin yleistä edistymistä. Ne voivat kuitenkin olla myös ylivoimaisia ja aikaa vieviä, jos niitä ei käytetä tehokkaasti.
Viestintävälineet
Viestintävälineitä käytetään tiimityön ja viestinnän helpottamiseksi. Esimerkkejä ovat Slack, Microsoft Teams ja Zoom. Nämä työkalut ovat loistavia, sillä niiden avulla tiimin jäsenet voivat jakaa edistymistään ja palautettaan sekä koordinoida ponnistelujaan. Ne voivat kuitenkin joskus johtaa viestinnän ylikuormitukseen, mikä voi häiritä tiimin jäsenten työskentelyä.
Yhteistyövälineet
Yhteistyövälineitä käytetään parantamaan viestintää tiimin sisällä ja sidosryhmien kanssa. Esimerkkeinä voidaan mainita valkotaulutyökalut, kuten Mural tai Miro. Nämä työkalut voivat olla hyödyllisiä vaatimusten selventämisessä ja edistymisen jakamisessa, mutta ne voivat myös johtaa väärinkäsityksiin ja sekaannuksiin.
Visualisointityökalut
Visualisointityökaluja käytetään, jotta hankkeen edistyminen olisi näkyvämpää ja ymmärrettävämpää. Esimerkkejä ovat Kanban-taulut, burndown-kaaviot ja sprintin retrospektiivit. Nämä työkalut voivat auttaa tiimiä näkemään edistymisen ja tunnistamaan parannuskohteet, mutta ne eivät aina sovellu tai ole tarpeen kaikissa hankkeissa. Usein ne on jo integroitu muihin työkaluihin tai työkalupaketteihin.
Takautuvat välineet
Rehellisesti sanottuna on olemassa toinenkin ryhmä työkaluja, joissa yhdistyvät kaikki tai osa edellä mainituista näkökohdista: retrospektiiviset työkalut. Retrospektiivit voidaan toteuttaa joidenkin edellä mainittujen työkalujen avulla tai vain kynällä ja paperilla. Ne ovat usein päällekkäisiä edellä mainittujen työkalujen, kuten valkotaulujen, kanssa, Toimintakohteet tai ketterät mittarit. Erona on se, että niissä on kyse enemmän pehmeistä tekijöistä, kuten retrojen suorittamisesta ja tiimin terveydestä, ja vähemmän ketterien hankkeiden projektinhallintaosuudesta. Esimerkkejä tällaisista työkaluista ovat Echometer, Parabol tai Team Retro. Kattavan vertailun löydät tästä artikkelista: 7 parasta retrotyökalua ketterille tiimeille (2023).
Scrum-mestareille on kuitenkin edelleen olemassa joitakin vähemmän teknisiä työkaluja, kuten fasilitointitekniikoita, jotka puolestaan voidaan integroida joihinkin edellä mainittuihin ohjelmistoratkaisuihin. Käymme näitä tarkemmin läpi seuraavissa kappaleissa.
Mitkä ovat Scrum Mastersin fasilitointityökalut?
Fasilitointitekniikoilla on ratkaiseva rooli Scrum-tapahtumissa, ja ne ovat eräänlainen Scrum Master -työkalu, jota Scrum Masterit ja Agile-valmentajat käyttävät tiimin yhteistyön mahdollistamiseksi, ideoiden tuottamiseksi, tehtävien priorisoimiseksi ja menneiden sprinttien tarkastelemiseksi.
Yksi yleisimmin käytetyistä fasilitointitekniikoista on aivoriihi. Se on tekniikka, jossa tiimi kehittää ideoita vapaasti ja avoimesti ilman kritiikkiä tai tuomitsemista. Se kannustaa luovuuteen ja auttaa tiimejä tutkimaan uusia mahdollisuuksia. Aivoriiheä voidaan käyttää sprintin suunnittelussa tehtävien tunnistamiseen ja backlogin priorisointiin sekä sprintin retrospektiivissä parannusalueiden tunnistamiseen.
Toinen suosittu tekniikka on pisteäänestys, jossa tiimin jäsenet äänestävät pisteillä haluamiaan ideoita tai vaihtoehtoja. Pisteäänestys auttaa priorisoimaan tehtäviä ja ideoita nopeasti ja tehokkaasti. Sitä käytetään usein sprintin suunnittelussa ja retrospektiiveissä tai kun tiimi on jumissa ja sen on löydettävä yhteisymmärrys tietystä asiasta.
Retrospektiiviset tekniikat ovat myös tärkeitä fasilitointitekniikoita sprintin retrospektiivissä. On olemassa useita retrospektiivitekniikoita, kuten "Glad, Sad, Mad", jossa tiimin jäsenet keskustelevat siitä, mistä he pitivät, mistä eivät pitäneet ja mikä heitä ärsytti sprintin aikana. Toinen tekniikka on "Starfish"-tekniikka, jossa tiimin jäsenet keskustelevat siitä, mitä he haluavat aloittaa, lopettaa, jatkaa, tehdä enemmän tai vähemmän. Nämä tekniikat auttavat tunnistamaan parannusalueita ja laatimaan toimintasuunnitelmia niiden ratkaisemiseksi. Osoitteessa Echometer on laaja valikoima yli 50 erilaista hauskaa ja mukaansatempaavaa retrospektiivimuotoa, joita voit helposti kokeilla. 👇
Näiden fasilitointitekniikoiden käyttö voi parantaa merkittävästi tiimityötä ja viestintää. Näin tiimit voivat kehittää enemmän ideoita, priorisoida ne tehokkaammin ja tarkastella niitä tehokkaammin. Sen ansiosta kaikki tiimin jäsenet voivat myös osallistua tasavertaisesti ja tuntea tulleensa kuulluiksi, mikä luo osallistavamman ja avoimemman työympäristön.
Scrum Master Työkalut Wrap-Up
Nyt kun olemme tutustuneet Scrum Master -työkalujen maailmaan ja keskustelleet erilaisista työkaluista Scrum Masterille ja Agile-valmentajille, ymmärrämme, että näillä työkaluilla ja tekniikoilla on tärkeä rooli menestyksekkäiden ketterien projektien edistämisessä. Yhteenvetona olemme käsitelleet Scrum-työkaluja eri luokista, kuten projektinhallintatyökaluja, yhteistyövälineitä, viestintätyökaluja ja visualisointityökaluja, ja keskustelleet myös fasilitointitekniikoista. Puhuimme myös retrospektiivisistä työkaluista, jotka muodostavat oman luokkansa yhdistämällä useita näkökohtia kaikista muista työkaluluokista.
On tärkeää muistaa, että vaikka nämä työkalut ja tekniikat ovat hyödyllisiä, ne eivät ole taikaratkaisu. Jokaisen tiimin tarpeet ovat ainutlaatuisia, ja on tärkeää, että Scrum Masterit ja Agile-valmentajat kokeilevat erilaisia työkaluja ja tekniikoita löytääkseen itselleen ja tiimilleen parhaiten sopivan. On myös tärkeää ymmärtää, että menestyksekkäät ketterät projektit edellyttävät jatkuvaa sopeutumista ja parantamista, etenkin kun kyseessä on VUCA-ympäristö.
Toivon, että sinulla on hauskaa kokeilla seuraavaa Scrum Master -työkalua!
