Mikä on retrospektiivi?
Retrospektiivi on kokousrutiini, jossa pohditaan säännöllisesti tiimin yhteistyötä jatkuvien parannusten aikaansaamiseksi.
Erityisesti iteratiivisten ("ketterien") työskentelytapojen, kuten seuraavien kanssa Scrum, Kanban tai myös OKR:t retrospektiivejä (tai "scrum-retrospektiivejä") käytetään keskeisenä työkaluna tiimien jatkuvassa kehittämisessä ja parantamisessa.
Vaikka erityisesti ohjelmistokehityksessä on vakiintunut eläkkeelle siirtyminen, soveltamisalalle ei ole rajoja. Retrospektiivit myös IT:n ulkopuolellasillä jokainen tiimi voi hyötyä tästä säännöllisestä pohdintaprosessista!
Retrospektiivisen tutkimuksen tavoite ja tarkoitus
Retrospektiivin tavoitteena on hyödyntää kaikkien asianosaisten näkökulmia ja kokemuksia, jotta voidaan
- jakaa ja sovittaa yhteen erilaisia näkemyksiä,
- tuottaa uusia oivalluksia ja
- kehittää kohdennettuja toimenpiteitä tulevia parannuksia varten.
Toimenpidettä ei välttämättä tarvitse johtaa jokaisesta takautuvasta tarkastelusta. Jo pelkkä tilan luominen näkökulmien vertailemiselle tiimin sisällä on usein lisäarvoa luottamuksen ja tiimin kehittymisen kannalta.
Retrospektiivit parantavat myös Psykologinen turvallisuus ryhmissämikä on todistetusti ratkaisevaa joukkueen pitkän aikavälin menestyksen kannalta.
Retrospektiivit Scrumissa ja muut käyttötapaukset
Retrospektiivit Scrum-viitekehyksessä
Osoitteessa Scrum-kehys Retrospektiivit ovat kiinteä osa jokaista Scrum-sprinttiä. Scrum-retrospektiiveissä on kyse nimenomaan edellisen sprintin työn yhteisestä pohtimisesta.
Scrumissa retrospektiivi järjestetään aivan kunkin sprinttijakson lopussa:
Scrumissa sykli kestää yleensä viikosta kuukauteen. Vastaavasti Scrum-tiimeissä retrospektiivit pidetään viikoittain tai vähintään kuukausittain.
Retrospektiivit, jotka noudattavat Scrum-kehystä ja keskittyvät Scrum-tiimi Näitä kutsutaan scrum-retrospektiiveiksi. Näissä Scrum-retrospektiiveissä keskitytään usein Scrum-kehyksen soveltamiseen.
Retrospektiivit eivät kuitenkaan ole sidoksissa Scrumiin, kuten näemme seuraavassa jaksossa.
Retrospektiivit tiimitasolla
Analoginen Scrumin retrospektiivien kanssa on myös esimerkiksi OKR-retrospektiivit ja Kanban-retrospektiivitKussakin iteraatiossa kunkin kehyksen täytäntöönpanoa tarkastellaan kohdennetusti.
Koska tiimit eivät yleensä tee erillisiä retrospektiivejä kutakin yksittäistä kehystä varten, tiimityöskentelyyn yleisesti liittyvistä retrospektiiveistä käytetään usein nimitystä "tiimiretrospektiivi".
Retrospektiivit tiimien välisellä tasolla
Retrospektiivien ei välttämättä tarvitse aina tapahtua tiimitasolla. Ketterien työskentelymallien puitteissa on myös olemassa esimerkiksi SAFe Retrospektiivit, LeSS:n yleiset jälkikäteen tarkastellut näkymät tai "Scrum of Scrum" -retrospektiivitNämä tapahtuvat tiimien välisellä tasolla, jotta voidaan ottaa huomioon tiimien väliset rajapinnat ja keskinäiset riippuvuudet sekä organisatoriset reunaehdot.
Näissä tiimien välisissä retrospektiiveissä yksittäiset tiimit keräävät usein aiheensa etukäteen, ja kukin tiimi lähettää yksittäisiä tiimin jäseniä osallistumaan aiheiden käsittelyyn tiimien välisellä tasolla.
Jälkikäteen tarkastelun edellytys
Retrospektiivin painopiste
Retrospektiivien eri käyttötapausten mukaan on tärkeää tiedottaa etukäteen retrospektiivin painopisteestä. Näin kaikki osallistujat tietävät, mitä aiheita he voivat ottaa mukaan retrospektiiviin.
Osallistujat takautuvaan
Lisäksi on tärkeää, että retrospektiiviin osallistuu mahdollisimman moni, eli vähintään yksi edustaja tiimiä kohden, jos kyseessä on tiimien välinen retrospektiivi. Näin varmistetaan, että mahdollisimman monet vaikutelmat voidaan tuoda esiin ja keskustella mahdollisimman suodattamattomasti.
Huomio: Mitä suurempi ryhmä on, sitä vaativampaa on fasilitointi. Ryhmien ei yleensä pitäisi olla paljon suurempia kuin 10 osallistujaa. Jos tämä ei ole mahdollista, tässä on muutamia vinkkejä retrospektiivien fasilitointiin suurissa tiimeissä.
Psykologinen turvallisuus retrospektiivissä
Kaikkien näkökulmien ja käsitysten huomioon ottamisen varmistamiseksi "psykologinen turvallisuus" tiimissä / osallistujaryhmässä on erittäin tärkeää. Jos osallistujaryhmässä on rajoitetusti psykologista turvaa tuoda avoimesti esiin kriittisiä asioita, on hyvä perustaa anonyymi palautekanava. Tämä helpottaa asioiden esille ottamista. Keskustelu anonyymeistä aiheista ei silloin tietenkään ole enää anonyymiä.
Jos tämä edellytys ei ole vielä täyttynyt, opettele ensin, miten Psykologisen turvallisuuden luominen tiimiin voi.
Jälkikäteen tarkastelujen tiheys
Jälkikäteisnäkökulmille on ominaista se, että ne järjestetään säännöllisesti. Muodot, kuten "Lessons Learned Workshops" tai "Post Mortem Analyses", ovat usein pitkiä tapaamisia, joita pidetään tiettyjen virstanpylväiden tai projektin päätteeksi. Juuri tässä ne eroavat retrospektiiveistä.
Retrospektiivien tulisi olla lyhyitä ja säännöllisiä. Ketterissä tiimeissä viikoittainen tai kuukausittainen rytmi on osoittautunut onnistuneeksi. Yli 6 tai 8 viikon retrospektiivit ovat melko epätavallisia, ja niiden tehokkuuteen olisi suhtauduttava kriittisesti.
Takautuvan tarkastelun aikataulu
Tiheydestä riippuen retrospektiivit voivat kestää 45-90 minuuttia. Jos toistuvuus on pidempi, esimerkiksi kuukausittainen, käytetään yleensä 90 minuuttia. Viikoittaisissa retrospektiiveissä voidaan käyttää 45 tai 60 minuuttia.
Jälkikäteen tarkasteluihin pätee seuraava: "lyhyempi ja tiheämmin toistuva" on parempi kuin "pidempi ja harvemmin toistuva". Lyhyet aikavälit luovat nopeita oppimissilmukoita, jotta tiimit voivat pohtia aiemmissa retrospektiiveissä määriteltyjen toimenpiteiden tehokkuutta mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja tarvittaessa mukauttaa niitä (Vinkkejä hyviin toimenpiteisiin retrospektiiveistä). Etenkin formaatin harjoittelun myötä on sitten myös helpompi noudattaa paremmin aikataulua (Vinkkejä aikatauluun retrospektiiveissä) tai jopa lyhentää sitä.
Retrospektiivien toteuttaminen
Takautuva menettely
Klassisesti puhutaan retrospektiivin 5 vaiheesta:
- Näyttämön asettaminen ( sisäänkirjautuminen)
- Tietojen ja palautteen kerääminen
- Luo oivalluksia
- Toimenpiteet
- Johtopäätös (Check-out)
Jotta ymmärtäisit paremmin, miten nämä retrospektiivin vaiheet toimivat, suosittelemme tutustumaan Tuplatimantti"-malliin.
Retrospektiivisen tutkimuksen keskeiset kysymykset
Monipuolistamaan retrospektiivejä ohjaajat vaihtelevat usein muotoa ja käyttävät erilaisia metaforia. Keskeiset kysymykset ovat kuitenkin aina samat:
- Mikä meni hyvin?
- Mikä meni pieleen?
- Mitä voimme tehdä paremmin ensi kerralla?
Yksi suosituimmista metaforista näille ydinkysymyksille on esimerkiksi purjeveneen retrospektiivi.
Retrospektiivisen tutkimuksen moderointi
Takautuvan tarkastelun helpottamisen tulisi olla mahdollisimman neutraalia. Siksi on optimaalista, jos neutraali henkilö (esimerkiksi Agile-valmentaja) voi suorittaa sen.
Jos sinulla ei ole tiimin valmentajaa, voit joko antaa ulkopuolisen henkilön tehtäväksi fasilitoida tai ottaa ensimmäisenä askeleena fasilitoinnin vastuullesi tiimin vetäjänä. Johtajan olisi kuitenkin mahdollisimman nopeasti annettava tiimille mahdollisuus toteuttaa retrospektiivejä ilman johtajaa (tai ainakin ilman hänen moderointiaan).
Jos puolueetonta fasilitaattoria ei ole pitkällä aikavälillä, kannattaa fasilitaattorin roolia yksinkertaisesti vuorotella ryhmän sisällä.
Ei ole väliä, oletko vasta-alkaja vai kokenut ohjaaja: Tähän e-kirjaan olemme koonneet yhteen parhaat käytännöt retrospektiivien fasilitointiin:
Johtopäätös: Retrospektiivit eivät sovellu vain Scrum-tiimeille.
Kuten olet nähnyt, retrospektiivit ovat keskeinen väline, jonka avulla Korkean suorituskyvyn tiimitjoka voidaan myös vakiinnuttaa missä tahansa joukkueessa pienellä harjoittelulla.
Jos tiimisi ei vielä työskentele retrospektiivien parissa, kokeile sitä esimerkiksi kolmen kuukauden ajan.
Vinkki: Kysy tiimiltä jokaisen retrospektiivin jälkeen, mikä on sijoitetun ajan tuotto (Return on Time Invest, ROTI):
ROTI antaa sinulle suoran kuvan siitä, miten tiimisi on ottanut formaatin vastaan. Viimeistään kolmen iteraation jälkeen sinun pitäisi saada keskiarvoksi noin 8/10. Jos näin ei ole, tutustu eBook on facilitating retrospectives.
Pidätkö datapohjaisuudesta? Sitten suosittelen tutustumaan 30 000 retrospektiivin analyysi!
