4 vinkkiä hybriditiimien retrospektiiveihin

Monet tiimit työskentelivät Corona-pandemian aikana täysin etänä tai kotitoimistoissa. Pikkuhiljaa jotkin yritykset ovat siirtymässä “takaisin toimistoon” tai hybridi-työmalliin: osa on paikan päällä, osa kotitoimistossa. Koska ajoitus ja “miten” ovat usein epäselviä, myös hybriditiimien retroformaatteja on vaikea suunnitella. Miten siis Agile-valmentajat ja Scrum Masterit voivat parhaiten suunnitella retrospektiivejä hybridi-, toimipaikkakohtaisissa tai etäyhteydellä toimivissa kokoonpanoissa?

Tässä on yhteenveto tärkeimmistä eroista ja vinkkejä retromenetelmiin ja -formaatteihin.

🔮 Hybridityöskentelyn luvut ja näkymät ketterissä tiimeissä

Mutta ensin lyhyesti kysymykseen: Onko hajautettu työskentely ketterissä tiimeissä edes tulevaisuuden malli? Erityisesti “tietotyön” alalla työskennellään Gartnerin mukaan puolet maailman miljardista työntekijästä tekee jo etätyötä.. Tällöin herää luonnollisesti kysymys, miten tämä “etätyöjärjestely” kehittyy koronan jälkeen, työskentelevätkö tiimit jälleen kokonaan “paikan päällä” vai ennemminkin hybridimallissa. Ketterien tiimien keskuudessa tehdyt kyselyt ovat “Agile:n tila” -tutkimus Selvä:

• Vain 3 % ilmoittaa, että he aikovat palata toimistoon kokopäiväisesti.
• 25 % vastaajista sanoo jatkavansa etätyötä täysin etätyönä myös COVID-pandemian jälkeisessä maailmassa.
• 56 % käyttää mieluummin yhdistelmämenetelmää, jossa palataan toimistoon säännöllisesti mutta ei päivittäin.

Koska meillä on vahvat työntekijämarkkinat erityisesti tietotyön alalla, yritykset saattavat joutua vastaamaan näihin työntekijöiden toiveisiin pysyäkseen kilpailukykyisinä työmarkkinoilla eivätkä menetä lahjakkuuksia. Siksi kannattaa tutustua hajautettuihin ja hybridityömalleihin. Tässä siis vinkkimme hybridiretroihin:

Lue lisää

☝️ Vinkki 1: Selvitä retron asetukset etukäteen.

Monet eivät ole tietoisia tästä, mutta se on todistettu kerta toisensa jälkeen perinteisesti hybridimuotoisissa etäorganisaatioissa, kuten Gitlabissa: Paras asetelma “hybridityöskentelyä” varten on asettaa kaikki viestintä “etänä ensin”.

Jos sinulla on siis tiimi, jonka jäsenet työskentelevät kotona tai kentällä, kannattaa aloittaa heti kaikki viestintä ja dokumentointi. “etäältä ensin” jotka on laadittava. Tämä voi tuntua kalliilta lyhyellä aikavälillä, mutta se maksaa itsensä takaisin pitkällä aikavälillä.

Jos tiimisi siis päättää käyttää hybridimallia, sinun on sitouduttava tekemään se oikein. Ketterässä tiimissä tämä tarkoittaa, että myös retrospektiivien on täytettävä tämä “etänä ensin” -vaatimus.

Mutta mitä tapahtuu, kun osa kollegoista on paikan päällä retrossa ja osa etänä?

☝️ Vinkki 2: Yhtäläinen vuorovaikutus etä- ja paikan päällä oleville osallistujille.

Retrospektiivin tavoitteena on aina luoda kaikille osallistujille samat, mahdollisimman matalat esteet keskusteluun osallistumiselle. Kokemus on osoittanut, että hybridiretrospektiiveissä on kaksi erilaista menetelmää tämän tavoitteen saavuttamiseksi:

Retro Menetelmä 1: Kaikki osallistujat soittavat erikseen.

Tässä retromenetelmässä kaikki tiimin jäsenet osallistuvat online-kokoukseen erikseen – myös ne tiimin jäsenet, jotka ovat paikan päällä toimistossa ja jotka voisivat periaatteessa kokoontua myös yhdessä huoneessa. Näin kaikille osallistujille on sama kokoonpano. Miksi kaikkia toimistossa olevia kollegoja ei pitäisi laittaa konferenssitilaan? Koska se luo kahden kerroksen dynamiikan, jossa etäkollegat jäävät monien huoneessa tapahtuvien vuorovaikutusten ulkopuolelle. Jokainen, joka on kokeillut tätä kokoonpanoa “Osa huoneessa, osa videoneuvottelun kautta”, tietää, mistä puhumme.

Retro-menetelmä 2: Digitaalinen kanava myös paikan päällä retroissa

Vaikka menetelmä 1 on “etäältä ensin” -logiikan mukaan suositeltavin vaihtoehto, emme halua riistää sinulta ainakaan menetelmää 2: Jos osa tiimistä on yhdessä huoneessa, vuorovaikutuksen pitäisi olla vähintäänkin mahdollisimman tasavertaista kaikille. Fyysinen valkotaulu ei sovellu tähän. Parempia vaihtoehtoja ovat verkossa olevat valkotaulut (kuten Miro), live engagement -työkalut (kuten Mentimeter) tai yksinkertaisesti vain Echometer - mikä yhdistää Whiteboard- ja Live Engagement -toiminnot. Periaatteessa on tietysti myös varmistettava, että retromuoto (“Keep, Stop, Start” jne.) on mahdollinen hajautetulle tiimille. Täältä löydät lisää vastaavia, luovia retrospektiivisiä menetelmiä kuten Skribbl tai Johari-ikkuna.

☝️ Vinkki 3 hybriditiimien retrospektiiveihin: Ota tiimi mukaan suunnitteluun.

Tämä vinkki on itsestään selvä, mutta se jätetään usein huomiotta: kysy tiimiltä avoimesti, miten he kuvittelevat hybridiretrospektiivit. Scrum Masterina tai Agile-valmentajana et ole yksin vastuussa retrospektiivimenetelmästä, vaan koko tiimistä.

Tämä toimii hyvin etä-, hybridi- ja paikan päällä tapahtuvissa retrospektiiveissä: Kysy retrospektiivin tarkastuksessa “sijoitetun ajan tuottoa” (Return on Time Invest, ROTI) asteikolla 0:sta (erittäin huonosti sijoitettu aika) 10:een (erittäin hyvin sijoitettu aika) ja kysy arvosanan syytä. Näin luot puitteet, joiden avulla tiimin tuoreet vaikutelmat voidaan kirjata suoraan retrospektiivin lopussa.

☝️ Vinkki 4: Yksi alusta kaikille retroasetuksille (etä-, hybridi- ja paikan päällä tapahtuville).

Etäyhteydet etusijalle -periaatteen mukaisesti olisi oltava digitaalinen retroarkisto, johon kaikki kollegat pääsevät käsiksi.

Tämän pitäisi dokumentoida sekä paikan päällä tapahtuvat jälkikäteiskäynnit, hybridikäynnit että täydelliset etäkäynnit.

Tämä dokumentaatio on erittäin hyödyllinen, kun halutaan havainnollistaa tiimin kehitystä ajan mittaan. Usein olemme kuulleet vanhempien retrospektiivien tarkastelun jälkeen sellaisia asioita kuin “Vau, se olikin suurin haasteemme vuosi sitten?”

Vastaavilla onnistumisen hetkillä on suuri vaikutus siihen, että ketterien menetelmien tuoma lisäarvo tulee konkreettiseksi ja siten sitoutuminen ketteriin menetelmiin lisääntyy.

Echometer tarjoaa alustan, joka tukee kaikkia hybridiretroformaatteja valmistelusta, toteutuksesta seurantaan.

Echometer:n avulla voit:

• Kerää palautetta kyselyn avulla jo etukäteen ja asynkronisesti retrospektiivin kanssa 💬
• Hanki reaaliaikaista palautetta ja aloita äänestyksiä Retro Feedbackin aikana – UUTTA: osallistujat voivat nyt tehdä tämän helposti älypuhelimellaan 📲
• Saat automaattisesti ROTI:n jokaiselle retrospektiiville ja näet, miten eri formaattien laatu havaitaan 📊
• Ja mikä tärkeintä, sinulla on napin painalluksella yhtenäinen dokumentaatio kaikista retrospektiiveistäsi, mukaan lukien 😮‍💨

Yhtenäisen alustan ansiosta tiimin kehityksestä tulee läpinäkyvämpää kaikille osallistujille, ja tiimillä on erilaisten työkalujen sijaan vain yksi kokonaisvaltainen ratkaisu jatkuvaan tiimin kehittämiseen. 🚀

Voit muuten pitää retrospektiivin työkalullamme ilman, että sinun tai tiimisi tarvitsee kirjautua sisään, ja kokeilla sitä yksinkertaisesti. Tämän painikkeen avulla voit esimerkiksi pitää retrospektiivin 5 ketterästä Scrum-arvosta:

Huomautus: Tässä lomakkeessa kysytään Health Check-kohtien hyväksymistä asteikolla.

• Rohkeus: Arvostamme sitä, kun joku osoittaa rohkeutta.
• Kunnioitus: Arvostamme toistemme ajatuksia, vaikka olisimme eri mieltä.
• Sitoutuminen: Jokainen tiimin jäsen pyrkii pitämään lupauksensa.
• Keskittyminen: Emme anna itsemme häiritä itseämme sprinttitavoitteen tavoittelusta.
• Avoimuus: Olemme avoimia rakentavalle palautteelle ja voimme kasvaa siitä.

Jos haluat monipuolisempia kysymyksiä retrospektiivejäsi varten, tutustu postaukseemme osoitteesta 32 tuoretta retrospektiivistä menetelmää aloittelijoille ja ammattilaisille (muun muassa Mario Kart Retro, Marathon Retro ja Elon Musk Retro).

Yksi parhaista tavoista kehittää tiimin jäsenten ketterää ajattelutapaa kestävästi on muuten ketterän terveystarkastuksen käyttöönotto. Meidän ilmainen Team-Health Check-rakennussarja voi auttaa sinua esittämään oikeat kysymykset - klikkaa itsesi läpi.