Mitä ovat retrospektiivit ja mihin ne soveltuvat? (yksinkertaisesti selitetty)

Retrospektiivit ovat olleet laajalti käytössä jo vuosia, erityisesti ketterissä ohjelmistokehitystiimeissä. Mutta mitä retrospektiivit tarkalleen ottaen ovat ja mihin ne soveltuvat? Tässä artikkelissa selitämme retrospektiivit ja niiden tarkoituksen yksinkertaisin termein myös muille kuin ohjelmistokehittäjille.

Mitä ovat retrospektiivit? Yksinkertaistettuna

Hyvin yksinkertaisesti: Retrospektiivit ovat säännöllisiä tiimipalavereita, joissa tiimit pohtivat yhteistyötään ja johtavat toimenpiteitä yhteistyön parantamiseksi.

Scrum-tiimien ja ketteriä työtapoja noudattavien tiimien keskuudessa retrospektiivi-formaatti on erittäin laajalle levinnyt ja vakiintunut:

Agile-tiimit käyttävät keskimäärin noin 60 minuuttia retrospektiiviseen tarkasteluun, ja ne tekevät sen vähintään kahden viikon välein tai viikoittain.

– Katso: 30 000 retrospektiivin analyysi

Mihin retrospektiivit ovat hyviä?

Retrospektiivien tarkoituksena on, että tiimit oppivat kehittämään yhteistyötään itsenäisesti. Esimiehen ei pitäisi yksin ottaa vastuuta siitä, että tiimin toiminta sujuu. Retrospektiivit auttavat tiimejä ratkaisemaan ristiriitoja itsenäisemmin ja toteuttamaan tiimin sisältä tulevia parannusideoita.

Tiimit, jotka ovat ottaneet retrospektiivit rutiiniksi, hyötyvät seuraavista tehokkaista näkökohdista:

• Korkeampi itsetehokkuus – eli tunne siitä, että pystyy vaikuttamaan tiiminä.
• Tiimin parempi yhteenkuuluvuus – suurempi yhteenkuuluvuus ja luottamus tiimissä.
• Prosessien jatkuva parantaminen
• Parempi konfliktinratkaisu
• Nopeampi oppiminen ja mukauttaminen
• Joukkueen suorituskyvyn pitkäaikainen parantuminen edellisistä vaikutuksista johtuen.

Nykyaikaisille johtajille retrospektiivit ovatkin keskeinen väline, jonka avulla heidän tiiminsä voivat organisoitua ja suoriutua parhaalla mahdollisella tavalla.

If you adopt only one agile practice, let it be retrospectives. Everything else will follow.

– Woody Zuill

Miten retrospektiivien tekeminen on helppoa?

Jälkikäteen tarkasteluille on olemassa erilaisia muotoja. Erittäin yksinkertainen ja tehokas muoto on “pidä-pysäytä-käynnistä-käynnistä” -katsaus:

• Pidä: Mitä meidän pitäisi jatkaa tiiminä?
• Stop: Mitä meidän pitäisi lopettaa tiiminä?
• Aloitus: Mitä meidän pitäisi alkaa tehdä tiiminä tai ainakin kokeilla?

Näiden kolmen kysymyksen avulla tiimi voi helposti ja tehokkaasti pohtia viime viikkojen yhteistyötä.

Erityisesti ensimmäiseksi retrospektiiviksi voin suositella lämpimästi Keep-Stop-Start-Retroa sen yksinkertaisuuden vuoksi.

Täältä voit avata Keep-Stop-Start-retrospektiivin suoraan Echometer:ssä:

Jos tiimit ovat jo hyvin perehtyneet retrospektiiveihin, voit myös säännöllisesti mukauttaa retrospektiivin muotoa, jotta siihen saadaan lisää vaihtelua. Olemme valmistelleet sinulle Echometer:ssä yli 50 retrospektiivimenetelmää.

Katso: 54 Takautuvat menetelmät

Miten retrospektiivi toimii?

Klassisen mallin mukaan retrospektiivi koostuu viidestä vaiheesta:

• Saavu: Jäänmurtaja, jotta kaikki osallistujat aktivoituvat.
• Kerää tietoja: Erityisesti tiimin antama palaute
• Hanki tietoa: Palautteen ja tietojen ryhmittely kuvioiden ja niiden perimmäisten syiden tunnistamiseksi.
• Päätökset ja toimenpiteet: Konkreettisista jatkotoimista sopiminen
• Johtopäätös: Lyhyt päätöskierros, jossa annetaan palautetta ja esitetään yhteenveto seuraavista vaiheista.

Jos haluat syventyä tarkemmin retrospektiivin optimaaliseen kulkuun, suosittelen tutustumaan Design Thinkingin “Double Diamond” -malliin, jota voidaan soveltaa erinomaisesti myös retrospektiiveihin:

Johtopäätös: Retrospektiivit helppona tapana saavuttaa huippusuorituksia.

Käytännössä on jo pitkään osoitettu, että retrospektiivit ovat erittäin tärkeä menetelmä nykyaikaisen tiimin johtamisen vakiinnuttamisessa. 

Tietenkin tiimiltä vaaditaan aluksi jonkin verran sitoutumista menetelmän – käyttöönottoon, mutta se on sen arvoista. Loppujen lopuksi tuskin millään muulla menetelmällä on yhtä paljon mahdollisuuksia parantaa tiimejä pitkällä aikavälillä ja kestävästi.

Jos sinulla on vain vähän tai ei lainkaan kokemusta retrospektiiveistä, Echometer on täydellinen ohjelmisto, jolla voit helposti ottaa käyttöön ketteriä retrospektiivejä koskevat parhaat käytännöt tiimissäsi.

Kokeile siis parhaiten Keep-Stop-Start-retrospektiiviä Echometerissä:

Miten

Pidä Stop Start Retro: Näin retro etenee

1. Satunnainen jäänmurtaja (2–5 minuuttia)

   Echometer tarjoaa satunnaisten sisäänkirjautumiskysymysten luojan.

2. Avoimien toimenpiteiden tarkastelu (2–5 minuuttia)

   Ennen kuin aloitat uusia aiheita, sinun tulisi keskustella menneiden retrospektiivien toimenpiteiden tuloksista tehokkuuden tarkistamiseksi. Echometer listaa automaattisesti kaikki avoimet toimenpiteet menneistä retrospektiiveistä.

3. Retro-aiheiden käsittely

   Käytä seuraavia avoimia kysymyksiä tärkeimpien havaintojesi keräämiseen. Ensin jokainen itsenäisesti. Echometer mahdollistaa retrotaulun jokaisen sarakkeen paljastamisen erikseen, jotta palautetta voidaan sitten esitellä ja ryhmitellä.

   • Pidä: Mitä meidän pitäisi jatkaa tiiminä?
   • Stop: Mitä meidän pitäisi lopettaa tiiminä?
   • Aloitus: Mitä meidän pitäisi alkaa tehdä tiiminä tai ainakin kokeilla?

4. Yleiskysymys (suositus)

   Jotta muillakin aiheilla olisi paikkansa:

   • Mistä muusta haluaisit puhua retrospektiivissä?

5. Priorisointi / Äänestys (5 minuuttia)

   Echometerin retrotaululla voit helposti priorisoida palautteen äänestyksellä. Äänestys on luonnollisesti anonyymi.

6. Toimenpiteiden määrittely (10-20 minuuttia)

   Palautteeseen voidaan luoda linkitetty toimenpide plus-symbolin avulla. Etkö ole vielä varma, mikä toimenpide olisi oikea? Avaa sitten plus-symbolin kautta aiheeseen liittyvä Whiteboard, jossa voit ideoida perussyitä ja mahdollisia toimenpiteitä.

7. Uloskirjautuminen / Lopetus (5 minuuttia)

   Echometerin avulla voit kerätä anonyymiä palautetta tiimiltä siitä, kuinka hyödyllinen retro oli. Tästä syntyy ROTI-pistemäärä ("Return On Time Invested"), jota voit seurata ajan mittaan.

Pidä Stop Start Retro

Pidä: Mitä meidän pitäisi jatkaa tiiminä?

Stop: Mitä meidän pitäisi lopettaa tiiminä?

Aloitus: Mitä meidän pitäisi alkaa tehdä tiiminä tai ainakin kokeilla?

Avaa tämä retro nyt