Mikä on retrospektiivi? Määritelmä, kulku ja esimerkkejä

Retrospektiivi on säännöllinen tiimikokous, jossa tiimit tarkastelevat edellisen iteraation, projektivaiheen tai ajanjakson yhteistyötä, oppivat siitä ja sopivat konkreettisista parannuksista. Se vastaa kysymykseen “Mikä teki yhteistyöstämme parempaa tai huonompaa?” ja luo siten perustan jatkuvalle parantamiselle.

Retrospektiivin määritelmä

Termi tulee latinan sanasta “retrospicere” (katsoa taaksepäin). Taiteessa retrospektiivi tarkoitti alun perin näyttelyä henkilön elämäntyöstä. Työkontekstissa on lisäksi kyse siitä, että taaksepäin katsomisesta johdetaan konkreettisia muutoksia tulevaisuutta varten.

Retrospektiivi on ei syyllisten etsimistä, vaan jäsennelty oppimisprosessi yhteistyölle. Tärkeää on erottaa se samankaltaisista muodoista:

• Sprinttikatselmus: Keskitytään tuotteeseen ja tulokseen, ei yhteistyöhön. Katso Sprint Review vs. Retrospektiivi .
• Lessons Learned: Yleensä kertaluonteinen projektin lopussa, retrospektiivejä pidetään säännöllisesti. Katso Lessons Learned vs. Retrospektiivi .
• Palautekierros: Usein epävirallinen; retrospektiivi noudattaa selkeää kulkua ja johtaa mitattaviin toimenpiteisiin.

Katso myös: Retrospektiivien tarkoitus ja hyödyt (yksinkertaisesti selitetty)

Retrospektiivin tavoite ja tarkoitus

Retrospektiivillä on kolme keskeistä tavoitetta:

• Oppia menneestä ja tunnistaa malleja
• Sopia konkreettisista parannustoimenpiteistä
• Vahvistaa luottamusta, läpinäkyvyyttä ja tiimikulttuuria

Retrospektiivien hyödyt ja edut

• Jatkuva parantaminen (Kaizen) pysähtyneisyyden sijaan
• Ongelmien varhainen tunnistaminen prosesseissa ja yhteistyössä
• Tiimin suurempi tyytyväisyys osallistumisen ja läpinäkyvyyden ansiosta
• Paremmat tulokset, koska todelliset syyt tulevat näkyviin

Mahdolliset haitat ja haasteet

• Alibi-retrot ilman selkeitä tuloksia tai toteutusta
• Toistot ilman edistystä (“Jälleen sama keskustelu”)
• Epävarmuus tai pelko avoimuutta kohtaan tiimissä
• Ajanhukka ilman selkeää kohdentamista

Scrumissa Sprint Retrospective on kiinteä osa jokaista sprinttisykliä. Se on empiirisen työskentelytavan ydin: tarkastus ja mukauttaminen. Hyvän johdannon löydät Scrum-opas sekä artikkelistamme Retrospektiivit ja Scrum .

Retrospektiivit eivät kuitenkaan toimi vain Scrumissa. Myös Kanban-tiimit tai OKR-syklit hyötyvät säännöllisistä katsauksista:

• Kanban: Palvelun toimituskatselmukset heijastavat virtausta ja yhteistyötä (katso Palvelujen toimittamista koskevat arviot).
• OKR: OKR-syklin lopussa OKR-retrospektiivi voi auttaa parantamaan tavoitteita ja mittausta.

Formaatista riippumatta retrospektiivi noudattaa yleensä hyväksi havaittua mallia. Yksityiskohtaisen kuvauksen löydät täältä: Menettely ja takautuvan tutkimuksen vaiheet .

1. Set the Stage - Luo puitteet, selkeytä tavoite ja luo turvallisuutta
2. Kerää tietoa - Kerää tosiasioita, vaikutelmia ja tunteita
3. Hanki oivalluksia - Tunnista malleja ja ymmärrä syitä
4. Johda toimenpiteitä - Sovi 1-2 konkreettisesta toimintaohjelmasta
5. Päätös - Varmista sitoutuminen ja pyydä palautetta retrosta

Milloin ja kuinka usein retrospektiivi pidetään?

Useimmat tiimit suorittavat retrospektiivejä säännöllisesti, esim. 1-4 viikon välein. Optimaalinen tiheys riippuu tiimin koosta, projektivaiheesta ja muutostahdista.

Kuinka kauan retrospektiivi kestää?

Nyrkkisääntönä pidetään 60-90 minuuttia. Lyhyille sprinteille tai pienille tiimeille 30-45 minuuttia on myös mahdollista. Lisää vinkkejä: lyhyet retrospektiivit .

Kuka osallistuu retrospektiiviin?

Yleensä koko tiimi sekä moderaattori (Scrum Master tai tiimissä vuorotellen). Johtajien osallistuminen riippuu kontekstista. Lisätietoja löydät täältä: Kuka osallistuu retrospektiiviin?

Tärkein sääntö on Prime Directive (Ylin ohje). Se luo psykologista turvallisuutta ja estää syyttelyn:

Riippumatta siitä, mitä saamme selville, meidän on oletettava, että jokainen on tehnyt parhaansa ottaen huomioon tietonsa, taitonsa ja kykynsä, käytettävissä olevat resurssit ja vallitsevan tilanteen.

- Norman L. Kerth, Projektiretrospetivit: Käsikirja tiimikatsauksiin

Muita periaatteita:

• Keskity parantamiseen, älä syyttämiseen
• Kaikkien äänet lasketaan (tasapainoiset puheenvuorot)
• Toimenpiteiden on oltava sitovia
• Oppiminen on tärkeämpää kuin täydellisyys

Lisää käytännön tietoa: 30 000 retrospektiivin suuri analyysi ja 20+ moderointivinkkiä .

Inhimilliset kompastuskivet

• Pelko avoimuutta tai konflikteja kohtaan
• Dominoivat henkilöt syrjäyttävät hiljaisemmat äänet
• Hiljaiset tiimin jäsenet ilman aktiivista osallistumista

Prosessuaaliset kompastuskivet

• Toimenpiteiden seurannan puute
• Aina sama formaatti ilman vaihtelua
• Liian vähän aikaa todelliseen pohdintaan

Työkalu- ja formaattikompastuskivet

• Sopimattomat työkalut tai liian monimutkaiset menetelmät
• Etäretrot ilman selkeää rakennetta ja moderointia
• Tulosten visualisoinnin puute

Erityisesti etä- tai hybriditiimeissä kannattaa panostaa selkeään prosessiin ja sopivaan työkaluun: Etäretrospektiivit . Retrospektiivit ovat myös vahva vipu Etätiimin rakentaminen .

• Aloita jokainen retro selkeällä ohjaavalla kysymyksellä
• Vaihtele menetelmiä (esim. Keep-Stop-Start, Purjevene, Meritähti )
• Keskity 1-2 todelliseen parannukseen pitkien toivelistojen sijaan
• Muotoile toimenpiteet SMART-periaatteella ja nimeä vastuuhenkilöt
• Tarkista seuraavassa retrossa, mitä on toteutettu

Jos haluat aloittaa heti, kokeile yksinkertaista menetelmää, kuten Keep-Stop-Start:

Yhden tai kahden kierroksen jälkeen sinulla on hyvä tuntuma prosessiin ja moderointiin.

Esimerkki Scrum-tiimistä

Kahden viikon sprintin jälkeen tiimi käyttää Keep-Stop-Start-retroa, kerää palautetta, priorisoi kaksi aihetta ja määrittää yhden toimenpiteen (esim. “Definition of Done -määrittelyn tarkentaminen”).

Esimerkki ei-ketterästä tiimistä

Markkinointitiimi tarkastelee kuukausittain kampanjoita, analysoi pullonkauloja koordinoinnissa ja päättää aloittaa briiffit jatkossa selkeällä tarkistuslistalla.

Esimerkki työpajasta tai projektin päättämisestä

Asiakasprojektin jälkeen tiimi pohtii yhdessä sidosryhmien kanssa, mikä viestinnässä ja luovutuksessa sujui hyvin ja mitkä kohdat pitäisi toteuttaa eri tavalla seuraavassa projektissa.

Jos etsit konkreettisia esimerkkejä retrospektiivien suunnittelusta, löydät niitä täältä: Yksinkertaisia retrospektiiviesimerkkejä

Retrospektiivit toimivat kaikkialla, missä tiimit haluavat oppia ja kehittyä:

• Markkinointi-, HR- ja johtoryhmät
• Projektitiimit tapahtumien tai julkaisujen jälkeen
• Henkilökohtaiset retrospektiivit (esim. kuukausi- tai vuosikatsaus)

• Valmistelu: Tavoitteen ja ajanjakson selventäminen, menetelmän valinta, osallistujien kutsuminen
• Toteutus: Turvallisuuden luominen, tiedon kerääminen, oivallusten johtaminen
• Jälkikäsittely: Toimenpiteiden dokumentointi, vastuuhenkilöiden nimeäminen
• Onnistumisen valvonta: Edistyksen tarkistaminen seuraavassa retrossa

Retrospektiivit ovat enemmän kuin rituaali: Ne tekevät yhteistyöstä näkyvää, luovat tilaa oppimiselle ja johtavat konkreettisiin parannuksiin. Ne, jotka moderoivat niitä tietoisesti ja seuraavat toimenpiteitä todella, käynnistävät jatkuvan muutoksen tiimissä.

Kokeile retrospektiiviä Echometer:ssä

Krediitit: Woman thinking photo created by wayhomestudio - freepik