Mikä on retrospektiivi? 1 minuutin opas

Termi “retrospektiivi” tarkoittaa taaksepäin katsomista. Työyhteydessä tällä tarkoitetaan yleensä “ketterää retrospektiiviä”.

Ketterä retrospektiivi on työpajamuoto yhteistyön reflektointiin ja parantamiseen. Ketterän retrospektiivin rooli ja toteutus on määritelty erityisesti Scrum Guidessa. Katso: Scrum-opas

Jo ennen kuin retrospektiiviä alettiin soveltaa työelämässä, termi Retrospektiivi jo taidemaailmassa käytetään näyttelyissä, joissa tarkastellaan taiteilijan teoksia takautuvasti. Suuri ero taidemaailman retrospektiiveihin on se, että työyhteydessä retrospektiivit keskittyvät myös siihen, miten työtä voidaan kehittää tulevaisuudessa, sen sijaan että katsottaisiin pelkästään taaksepäin.

Katso myös: Retrospektiivien tarkoitus ja hyödyt (yksinkertaisesti selitetty)

Yksinkertaisin esimerkki retrospektiivistä (ja samalla suosittu retro-muoto) on kysyä yksinkertaisesti:

• Mikä meni hyvin?
• Mikä meni pieleen?
• Mitä voimme kokeilla tulevaisuudessa?

Koska kysymysten tarkoituksena on herättää pohdintaa, retrospektiiveihin on ajan myötä kehittynyt yhä enemmän menetelmiä. Näin ovat syntyneet esimerkiksi purjevene-, meritähti- tai Keep-Stop-Start-retrospektiivit.

Olemme koonneet kattavan yleiskatsauksen tunnetuimmista sekä erikoisemmista ja luovista retrospektiiveistä tänne: 32 Takautuvat menetelmät

The Menettely ja takautuvan tutkimuksen vaiheet tapahtuvat periaatteessa (formaatista riippumatta) koetun mallin mukaisesti:

• Sisäänkirjautuminen
• Kerää palautetta
• Priorisoi
• Analyysi ja toimenpiteet
• Sulkeminen tai uloskirjautuminen

Nämä vaiheet voidaan mukauttaa ja suunnitella yksilöllisesti. On kuitenkin aina tärkeää varmistaa, että Double Diamond -formaatti retrospektiivin suunnittelussa otetaan huomioon.

Kuulostavatko retrospektiivin vaiheet ja kulku liian muodollisilta ja pelottavilta? Älä anna sen hämmentää, vaan kokeile retrospektiiviä sopivalla retrospektiiviohjelmistolla.

Viimeistään yhden tai kahden kokeilukerran jälkeen olet perehtynyt prosessiin. Parasta on avata Keep-Stop-Start-retro Echometerissä ja tutustua siihen – oppiminen tekemällä:

Tämän jälkeen sinulla on jo hyvä tuntuma siitä, miten retrospektiivi etenee käytännössä ja miten voit fasilitoida sitä.

Monet tiimit, jotka ovat ottaneet käyttöön retrospektiivit, käyttävät Scrum-kehys niiden yhteistyön järjestämistä varten.

Scrumissa työ organisoidaan iteratiivisiin sprinttisykleihin. Näiden Scrum-syklien sisällä retrospektiivi on kiinteä osa.

Retrospektiivien avulla Scrum varmistaa, että tiimit reflektoivat yhteistyötään sprintin pituudesta riippuen viikoittain tai vähintään kuukausittain.

Retrospektiivit ja Scrum kuuluvat yhteen sen mukaisesti. Mutta myös muita työmenetelmiä, kuten OKR:t tai Kanban käyttää retrospektiiviä:

• Kanban-retrospektiivi – Kanbanissa ei työskennellä sykleissä, vaan pidetään säännöllisiä retrospektiivejä (joita kutsutaan myös jälkikäteen). Palvelujen toimittamista koskevat arviot kutsutaan), jossa pohditaan työn kulkua ja yhteistyötä.
• OKR- retrospektiivi – OKR-tavoitejohtamisessa jokaisen syklin lopussa pohditaan, kuinka hyvin tavoitteet oli asetettu, miten niiden mittaaminen auttoi tiimiä ja miten tavoitteiden asettamista ja seurantaa voitaisiin parantaa seuraavassa OKR-syklissä.

Hyvä retrospektiivi antaa kaikille tiimin jäsenille mahdollisuuden jakaa vaikutelmansa avoimesti. Kun palaute on jaettu avoimesti, on toisessa vaiheessa tietysti voitava keskustella siitä avoimesti ja tavoitteellisesti.

Tämän keskusteluilmapiirin ja avoimuuden luomiseksi on olemassa niin sanottu “päädirektiivi”, joka on ihanteellista selittää kaikille osallistujille uudelleen retrospektiivin alussa:

Riippumatta siitä, mitä saamme selville, meidän on oletettava, että jokainen on tehnyt parhaansa ottaen huomioon tietonsa, taitonsa ja kykynsä, käytettävissä olevat resurssit ja vallitsevan tilanteen.

– Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews

Vastaavasti hyville retrospektiiveille on aina ominaista suhteellisen tasaiset puheenvuorot. Erityisesti kokemattomien tiimien kohdalla on hyvä maltti ratkaisevan tärkeää retrospektiivien kannalta.

Tähän liittyen erittäin jännittävää: Olemme analysoineet yli 30 000 retrospektiiviä ja julkaisseet analyysimme tulokset blogissamme: 30 000 retrospektiivin suuri analyysi

E-kirjassamme on lisää vinkkejä ja niksejä: E-kirja: 20+ fasilitointivinkkiä hyviin retrospektiiveihin

Retrospektiivi kestää yleensä 60–90 minuuttia. Emme suosittele ylittämään 90 minuuttia merkittävästi, sillä keskittymiskyky heikkenee ajan myötä ja tiimin jäsenet väsyvät.

Katsaukset voivat kuitenkin olla myös lyhyempiä kuin 60 minuuttia. Tässä ovat meidän Vinkkejä lyhyitä retrospektiivejä varten

Tietenkin, oikealla Remote Retro Tool (kuten Echometer) Retrospektiivit voidaan toteuttaa paikan päällä, kokonaan etänä tai hybriditiimeissä.

Etenkin etätiimeissä retrospektiivit ovat avainasemassa, kun halutaan Etätiimin rakentaminen .

Kansankielessä retrospektiivit rinnastetaan usein Sprint arvostelut tai Opitun perusteella järjestettävät työpajat sekoitetaan. Siksi olemme näissä artikkeleissa käsitelleet, mitä retrospektiivi ei ole ja missä erot ovat:

• Sprint Review’n ja retrospektiivin erot : Retrospektiivi ei keskity vain tiimin työn tulokseen, vaan yhteistyön metatasoon tiimissä ja siihen, miten yhteistyö johti tulokseen.
• Lessons Learned -työpajojen ja retrospektiivin erot : Retrospektiivit pidetään jatkuvasti, ei vain kerran projektin päättyessä.

Sisällöllisesti on tietysti myös muita Jälkikäteiset antikuviot, jotka kuvaavat, mitä retrospektiivin ei pitäisi olla.

Tiimit, jotka haluavat jatkuvasti kehittää itseään ja yhteistyötään, käyttävät retrospektiivejä. Näille ketterille tiimeille retrospektiivit ovat keskeinen kokousmuoto, jossa ne pohtivat yhteistyötään, arvioivat toimenpiteitään ja johtavat niistä uusia toimia.

Jos tiimisi ei siis vielä käytä retrospektiivejä jatkuvaan kehitykseen, nyt on hyvä aika aloittaa!

Kokeile retrospektiiviä Echometer:ssä

Krediitit: Woman thinking photo created by wayhomestudio - freepik