Miksi retrospektiivit ovat tärkeitä?

Jos haluat saada enemmän toimintaeriä retrospektiiveistä, sinun on tehtävä erityisesti kaksi asiaa hyvin: ensinnäkin tuotava riittävästi relevantteja ongelmia näkyviin ja toiseksi avattava ratkaisutila tiimissä tietoisesti.

Kerää ensin ongelmat, jotka ovat ratkaisemisen arvoisia

Jos tiimilläsi on vaikeuksia puhua ongelmista avoimesti, se on usein ensimmäinen pullonkaula matkalla mielekkäisiin toimenpiteisiin retrospektiivistä.

Seuraavat lähestymistavat auttavat sinua saamaan enemmän oivalluksia “Kerää tietoa” -vaiheessa:

• Tee kysely ennen retrospektiiviä: Näin yksittäiset tiimin jäsenet saavat enemmän aikaa pohtia työtään.
• Salli anonyymi palaute: Tämä voi madaltaa kynnystä puhua avoimesti. Samalla se vähentää painetta muotoilla jokainen palaute täydellisesti.
• Hyödynnä monipuolisia ja luovia retrospektiivimuotoja. Jos kysytte aina vain “Mikä meni hyvin?” ja “Mikä meni huonosti?”, se ei usein ole kovin innostavaa. Vaihtelevat muodot auttavat välttämään retroväsymystä ja lisäämään osallistumista (katso myös Retro-väsymys ). Jotta tätä retroväsymystä voidaan välttää ja tiimin sitoutuminen retroon pysyy korkealla, on myös luettelomme retromuodoista hyödyllinen: Yleiskatsaus luoviin retrospektiivi-menetelmiin

Jos haluat lisäksi parantaa retro-moderointiasi, tutustu myös eBookiimme (tietenkin ilmaiseksi): eBook retro-moderointiin

E-kirjasta löydät lisää vinkkejä, miten saat parempia keskusteluja ja sitä kautta enemmän hyviä toimintakohteita retrospektiiveistä.

Avaa sitten mahdollisten toimenpiteiden ratkaisutila laajasti

Heti kun retrospektiivi on tuonut näkyviin hyvän valikoiman priorisoituja ongelmia, seuraava vaihe on: kerätä mahdollisimman monta ideaa mahdollisista toimenpiteistä.

Aivan kuten palautetta ei pitäisi arvioida liian hätäisesti retrossa, ei myöskään toimintaeräideoita pitäisi arvioida heti. Moderaattorina on järkevää tutkia avoimesti ratkaisutilaa jokaiselle priorisoidulle ongelmalle.

• Esitä hypoteettisia “Mitä jos…” -kysymyksiä luovien ideoiden herättämiseksi.
• Kirjoita mahdolliset toimintaerät näkyviin, jotta tiimi voi rakentaa niiden päälle ja yhdistää niitä.
• Mitä enemmän ideoita keräät ongelmaan, sitä suurempi on mahdollisuus, että siitä syntyy lopulta todella hyvä seuraava askel.
• Kyseenalaista jokaisen toimenpideidean kohdalla, mikä on sen taustalla oleva oletus ongelman perimmäisestä syystä. Usein voit ryhmitellä toimenpideideat visuaalisesti oletettujen perimmäisten syiden mukaan.

Jos etsit lisäksi konkreettisia käytännön esimerkkejä, löydät täältä lisää luettavaa: Vinkkejä ja esimerkkejä hyvistä toimenpiteistä retrospektiiveistä

Matalda kynnystä toimintaerälle tietoisesti

Jos tiiminne ei pääse yksimielisyyteen aiheen syystä tai parhaasta ratkaisusta, on usein parempi olla jättämättä retrospektiiviä puolitiehen jätetyn toimintaohjeen kanssa. Sen sijaan aiheesta tulisi mieluummin tehdä selkeä jatkotoimenpide, esimerkiksi: “Erikoisistunto aiheesta [aihe]”.

Breakout-sessio on hyvä seuraava askel tärkeän ongelman jatkokäsittelyyn ilman, että retrospektiivissä sitoudutaan hätäisesti konkreettiseen ratkaisuun. Keskustelu retrossa luo sille jo hyvän perustan.

• Breakout-sessio antaa suoraan osallistujille enemmän aikaa valmistella näkökulmiaan.
• Tiimin ei tarvitse viettää koko retroaikaa epätuottavassa periaatekeskustelussa, johon vain harvat voivat osallistua.
• Tulos voidaan myöhemmin palauttaa tiimille, esimerkiksi seuraavassa retrossa tai sovittuna ajankohtana.

Tärkeintä lopussa ei ole täydellinen ratkaisu itse retrossa, vaan se, että teillä on selkeä seuraava askel, joka todella vie teitä eteenpäin.

Jos haluat lisäksi keskittyä yksittäisten toimenpiteiden laatuun, lue myös tämä FAQ-merkintä: Miten saan parempia toimenpiteitä retrospektiiveihin?

Retrospektiivit sopivat kaikille tiimeille, jotka haluavat parantaa yhteistyötään – riippumatta siitä, työskentelevätkö ne ketterästi vai eivät.

Retrot ovat erityisen hyödyllisiä, kun:

• säännöllistä yhteistyötä ja yhteisiä tavoitteita on
• tiimit voivat puhua avoimesti ongelmista tai haluavat työskennellä sen eteen
• on halu tehdä prosesseista näkyviä ja parantaa niitä

Myös uudet tiimit voivat suorittaa retroja. Ratkaisevaa on turvallinen kehys ja selkeä moderointi.

Retrospektiivien onnistuminen näkyy siinä, että sovitut toimenpiteet toteutetaan ja syntyy mitattavia parannuksia. Tiimit käyttävät tähän tuottavuuslukujen (joihin on suhtauduttava varoen) lisäksi esimerkiksi toimintaerien seurantaa, trendejä tiimin hyvinvoinnin tarkastus- / pulssitarkastuskyselyiden palautteissa.

Jos haluat parempia toimenpiteitä retrospektiivissä, kolme asiaa auttavat erityisesti:

Varmista, että toimenpiteet ovat tiimille relevantteja

• Suorita retrospektiivin “Tietojen kerääminen” -vaiheen jälkeen pisteytys (dot-voting) kaikista retroaiheista ja kohdista toimenpiteitä koskeva keskustelu eniten ääniä saaneisiin aiheisiin. Aiheita, joilla ei ole ääniä, tulisi yleensä jättää huomiotta mahdollisista toimenpiteistä keskusteltaessa.
• Älä puhu mahdollisista toimenpiteistä juurikaan ennen priorisointia. Jos ideoita on jo ennen pisteytystä, kirjoita ne muistiin, mutta odota varsinaisen keskustelun kanssa, kunnes priorisointi on tehty.

Katso myös: Retrospektiivin vaiheet

Keskity toimenpiteitä määritettäessä konkreettiseen seuraavaan vaiheeseen

• Retrospektiivin toimenpide voi olla myös pieni seuraava askel – vaikka se ei vielä ratkaisisikaan ongelmaa lopullisesti.
• Jos ongelman syistä tai parhaasta ratkaisusta on eriäviä mielipiteitä, on usein parempi olla lyömättä lukkoon mitään konkreettista toimenpidettä hätiköiden. Sen sijaan erillinen breakout-kokous suoraan osallistuvien henkilöiden kanssa voi olla hyödyllinen.
• Tämä antaa osallistujille enemmän aikaa valmistella argumenttinsa ja kehittää yhdessä ratkaisun ilman, että koko tiimin aikaa kuluu retrospektiivissä.
• Varmista lisäksi, että jokaisella toimenpiteellä on selkeästi tunnistettavissa oleva tulos, joka voidaan saavuttaa seuraavaan retroon mennessä.

Jos haluat parantaa retrospektiivien moderointia entisestään, kannattaa tutustua myös e-kirjaamme (tietenkin ilmaiseksi), josta löydät lisää vinkkejä siihen, miten retrospektiivit kannattaa jäsentää niin, että keskusteluista syntyy todella konkreettisia toimenpiteitä: e-kirja retro-moderointiin

Toimenpiteissä retrospektiiveissä: Vähemmän on enemmän

• Yhtä tai enintään kolmea toimenpidettä per retro on suositeltavaa. Ja vaikka toimenpiteitä olisi säännöllisesti vain yksi, se on täysin riittävää. Monien ongelmien kohdalla retrospektiivin lisäarvo on yksinkertaisesti siinä, että tiimi on yhdessä puhunut ongelmasta, eikä se välttämättä vaadi lisäksi toimenpidettä.
• Jos keräät puolestaan enemmän kuin kolme toimenpidettä, on todennäköisempää, että jokainen niistä on tiimille vähemmän relevantti ja niitä ei lopulta seurata johdonmukaisesti.
• Lisäksi pätee: Yksi erittäin hyvä toimenpide on parempi kuin kolme keskinkertaista toimenpidettä. Varaa siis riittävästi aikaa jokaiselle niistä.

Nämä 3 vinkkiä ovat erittäin hyvä alku. Edistyneille ja kiinnostuneille tässä on suositeltavaa jatkolukemista: Hyviä toimenpiteitä retrospektiiveistä .

Yhteistyön monipuolistamiseksi ja tiimin sitoutumisen lisäämiseksi kannattaa tutustua myös retrospektiivimenetelmien luetteloomme: Luovia retrospektiivimenetelmiä

Jos haluat erityisesti tietää, miten saat enemmän konkreettisia toimintakohteita retroista, lue myös tämä merkintä: Miten saan enemmän toimenpiteitä retrospektiiveistä

Retrospektiiveissä on tyypillisesti viisi vaihetta: puitteiden luominen, tiedon kerääminen, oivallusten hankkiminen, toimenpiteiden päättäminen ja lopetus. Tarkka kulku voi vaihdella, mutta sen tulisi aina johtaa konkreettisiin toimenpiteisiin. Perinteisten viiden retrospektiivivaiheen lisäksi on kuitenkin olemassa myös tuplatimantti-malli retrospektiivien vaiheille , joka antaa retrospektiivien vetäjille intuitiivisemman kuvan onnistuneesta ja tuloshakuisesta fasilitoinnista.

Ei, sinun ei tarvitse kirjautua Echometer:hen tai rekisteröityä testataksesi Retro Boardia ja Retro Toolia Echometer:ssä.

Voit kokeilla Echometer:n Retro Boardia seuraavan linkin kautta ilman kirjautumista: Aloita koeajo

Retrospektiivi on jäsennelty tiimikokous, jossa tiimi pohtii menneen ajanjakson yhteistyötä ja sopii konkreettisista parannuksista. Se järjestetään säännöllisesti (esim. sprintin tai projektiosion jälkeen), ja sen tarkoituksena on jatkuva parantaminen.

Yksi Echometer Retro Tool -työkalun suurimmista vahvuuksista ovat erilaiset retrospektiivien mallit, joita voi käyttää mallina omien retrospektiivien luovassa suunnittelussa.

Seuraavassa on lyhyt luettelo näytteistä, jotka antavat käsityksen retrospektiivisistä malleista:

• Iloinen, ihmettelevä, surullinen
• Kolme pientä possua
• Joukkueen moraali Health Check
• Pääsiäisen ja joulun retrospektiiviset mallit
• DORA Retrospektiivi
• 5 ketterää arvoa Health Check
• Spotify Squad Health Check Tutka
• Psykologinen turvallisuus Health Check
• DORA Retrospektiivi
• Ainutlaatuiset retrospektiivimallit, kuten “7 kääpiön retrospektiivi” tai “Jalkapallon retrospektiivi”.

Jos olet kiinnostunut Retrospektiiviset työkalut -malleista, tutustu nopeasti työkaluun: Echometer Retro-mallit & mallit

Jälkikäteisarviointi tapahtuu yleensä seuraavissa vaiheissa:

1. Jäänmurtaja: lyhyt kysymys- ja vastauspuheenvuoro tai aktiviteetti alkuun pääsemiseksi.
2. Palautteen kerääminen (peitelty aivoriihi)
3. Kerää havainnot: Esittele, ryhmittele ja priorisoi palaute
4. Päätä toimenpiteistä: Mahdollisimman konkreettiset parannukset, jotka voidaan toteuttaa lähiviikkoina.
5. Yhteenveto ja osallistujien lyhyt uloskirjautuminen.

Hyvä mentaalinen malli retrospektiivin vaiheille on Design Thinkingin “Double Diamond” -malli: Retrospektiivin vaiheet Double Diamondin mukaan

Retrospektiivisen prosessin erityispiirteet Echometer:ssä:

• Palautetta voidaan kerätä myös ennen retrospektiiviä kyselytutkimuksen avulla. Tämä säästää aikaa retrospektiivin aikana, ja samalla kaikki osallistujat voivat miettiä asiaa etukäteen ja muotoilla palautteensa rauhassa, mikä voi parantaa retrospektiivin laatua.
• Echometerissa on lisäksi vaihe “Toimenpiteiden tarkastelu”. Tässä tiimi tarkastelee kaikkia avoimia toimenpiteitä aiemmista retrospektiiveistä, säätää toimenpiteiden tilaa ja kommentoi niitä.
• Kun retrospektiivi päätetään Echometerissa, työkalu kerää automaattisesti “ROTI:n” (Return On Time Invested) ja antaa sinulle siten kvantitatiivisen perustan retrospektiivien tehokkuuden analysointiin ajan mittaan.

Retrospektiivi pidetään tyypillisesti tiimitasolla. Yleensä tällaisissa ketterissä tiimeissä on vähintään 3 ja enintään 10 jäsentä. Retrospektiiviin osallistuvat siis kaikki tiimin jäsenet – riippumatta heidän roolistaan tiimissä.

Se, lasketaanko ryhmän johtaja ryhmän jäseneksi, riippuu asiayhteydestä, ja viime kädessä ryhmän on itse päätettävä siitä. Mitä enemmän tiiminvetäjät osallistuvat tiimin päivittäiseen työhön, sitä järkevämpää on, että he osallistuvat myös tiimin retrospektiiveihin.

Olisi nimettävä moderaattori, joka varmistaa, että prosessi on mahdollisimman organisoitu ja tehokas. Tätä tehtävää voi hoitaa esimerkiksi Scrum Master, mutta myös joku muu tiimin jäsen. Voit myös yksinkertaisesti vuorotella moderaattorin roolia tiimin sisällä – kaikki vuorottelevat tietyssä järjestyksessä.

Erityisesti tiimeissä, joilla on vähän tai ei lainkaan kokemusta retrospektiiveistä, on varottava seuraavia virheitä:

• Virhe nro 1: Retrospektiivi keskustelukokouksena. Jokaisesta retrospektiivin palautteesta ei tarvitse keskustella. Vain yhdessä priorisoidut aiheet ansaitsevat erityistä huomiota. Kaikki yksityiskohdista ennen äänestystä käytävät keskustelut olisi siksi peruttava ja siirrettävä äänestyksen jälkeiseen aikaan.
• Virhe nro 2: Jälkikäteen katsominen syyllistämispelinä. Retrospektiivin tarkoituksena ei ole siirtää vastuuta tai syyttää muita negatiivisista tapahtumista tai kehityksestä. Tilanteen parantaminen on kaikkien tiimin jäsenten käsissä!
• Virhe nro 3: Retrospektiivi valituslaatikkona. Retrospektiivit eivät ole vain sen toteamista, mikä ei toimi hyvin. Suurin osa energiasta olisi keskitettävä tulevaisuusajatteluun ja sitovien toimenpiteiden määrittelyyn.

Ensimmäiseen retrospektiiviin on suositeltavaa käyttää siihen tarkoitettua työkalua. Echometer on intuitiivisen ja ohjatun tilansa ansiosta erittäin sopiva kokemattomille tiimeille. Tässä voit kokeilla retrospektiiviä Echometerissa: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Ketterät (tiimi)retrospektiivit (lyhyesti “retrot”) ovat säännöllisiä tiimityöpajoja, joissa tiimit pohtivat ja parantavat yhteistyötään.

Retrot tarjoavat tiimeille mahdollisuuden pohtia nykyisiä työtuloksia ja ennen kaikkea yhteistyötä, viestintää ja työmenetelmiä lyhyissä, iteratiivisissa (sprintti-) sykleissä (esim. kahden viikon välein).

Retro vastaa pohjimmiltaan seuraaviin kolmeen kysymykseen:

• Mikä on toiminut hyvin viime viikkoina? Näitä asioita olisi jatkettava tai laajennettava tiiminä.
• Mikä ei toiminut niin hyvin? Näitä asioita pitäisi parantaa tai jättää pois.
• Mitä teemme tästä lähtien toisin? Toisin sanoen, kirjatkaa konkreettiset toimenpiteet.

Echometer:n kaltaiset retrospektiivityökalut yksinkertaistavat ja jäsentävät tätä pohdinta- ja parannusprosessia.