Dlaczego retrospektywy są ważne?

Jeśli chcesz uzyskać więcej elementów działania z retrospektyw, musisz przede wszystkim dobrze robić dwie rzeczy: po pierwsze, uwidocznić wystarczająco dużo istotnych problemów, a po drugie, świadomie otworzyć przestrzeń rozwiązań w zespole.

Najpierw zbierz problemy, które warto rozwiązać

Jeśli Twój zespół ma trudności z otwartym poruszaniem problemów, często jest to pierwsze wąskie gardło na drodze do sensownych działań wynikających z retrospektywy.

Poniższe podejścia pomogą Ci uzyskać więcej informacji w kroku „Zbieranie danych”:

• Przeprowadź ankietę przed retrospektywą: w ten sposób poszczególni członkowie zespołu zyskają więcej czasu na zastanowienie się nad swoją pracą.
• Zezwól na anonimowe opinie: Może to obniżyć próg otwartego mówienia. Jednocześnie zmniejsza presję, by każda opinia była doskonale sformułowana.
• Wykorzystuj różnorodne i kreatywne formaty retrospektyw. Jeśli zawsze pytacie tylko „Co poszło dobrze?” i „Co poszło źle?”, to często nie jest to szczególnie inspirujące. Różnorodne formaty pomagają uniknąć zmęczenia retro i zwiększyć zaangażowanie (patrz także Zmęczenie retro ). Aby uniknąć tego zmęczenia retro i utrzymać wysokie zaangażowanie zespołu w retro, pomocna jest również nasza lista formatów retro: Przegląd kreatywnych metod retrospektywy

Jeśli chcesz dodatkowo ulepszyć moderację swojej retro, zapoznaj się również z naszym eBookiem (oczywiście bezpłatnym): eBook o moderacji retro

W tym e-booku znajdziesz więcej wskazówek, jak prowadzić lepsze rozmowy i dzięki temu uzyskiwać więcej dobrych elementów działania z retrospektyw.

Następnie szeroko otwórz przestrzeń rozwiązań dla możliwych działań

Gdy tylko retrospektywa uwidoczni dobry wybór priorytetowych problemów, następnym krokiem jest: zebranie jak największej liczby pomysłów na możliwe działania.

Tak jak nie powinieneś pochopnie oceniać opinii w retro, tak samo nie powinieneś od razu oceniać pomysłów na elementy działania. Jako moderator*ka warto otwarcie zbadać przestrzeń rozwiązań dla każdego priorytetowego problemu.

• Zadawaj hipotetyczne pytania „Co by było, gdyby…”, aby pobudzić kreatywne pomysły.
• Zapisuj możliwe elementy działania w widocznym miejscu, aby zespół mógł na nich budować i je łączyć.
• Im więcej pomysłów zbierzecie na dany problem, tym większa szansa, że na końcu powstanie z tego naprawdę dobry następny krok.
• Przy każdym pomyśle na działanie zadaj pytanie o założenie leżące u podstaw głównej przyczyny problemu. Często możesz wizualnie pogrupować pomysły na działania według domniemanych głównych przyczyn.

Jeśli szukasz konkretnych przykładów z życia wziętych, znajdziesz je tutaj: Wskazówki i przykłady dobrych działań z retrospektyw

Świadomie obniż próg dla elementu działania

Jeśli twój zespół nie może dojść do porozumienia co do przyczyny lub najlepszego rozwiązania jakiegoś problemu, często lepiej jest nie kończyć retrospektywy z niedopracowaną definicją elementu działania. Wtedy lepiej, aby z tematu wyniknął jasny krok uzupełniający, na przykład: „Sesja dodatkowa na temat [temat]”.

Sesja Breakout to dobry następny krok, aby kontynuować pracę nad ważnym problemem, bez pochopnego decydowania się na konkretne rozwiązanie w retrospektywie. Dyskusja w retro tworzy już dobrą podstawę do tego.

• Sesja w podgrupach daje bezpośrednio zaangażowanym osobom więcej czasu na przygotowanie swoich perspektyw.
• Zespół nie musi spędzać całego czasu retro na bezproduktywnej dyskusji zasadniczej, w której tylko nieliczni mogą coś wnieść.
• Wynik można później przekazać z powrotem zespołowi, na przykład na następnej retro lub w uzgodnionym terminie.

Ważne jest, aby na końcu nie było idealnego rozwiązania w samej retro, ale abyście mieli jasny następny krok, który naprawdę Was popchnie do przodu.

Jeśli dodatkowo chcesz skupić się na jakości poszczególnych działań, przeczytaj również ten wpis FAQ: Jak uzyskać lepsze działania w retrospektywach?

Retrospektywy są odpowiednie dla każdego zespołu, który chce poprawić swoją współpracę – niezależnie od tego, czy pracuje w sposób zwinny, czy nie.

Retrospekcje są szczególnie pomocne, gdy:

• istnieje regularna współpraca i wspólne cele
• zespoły mogą otwarcie rozmawiać o problemach lub chcą nad tym pracować
• istnieje chęć uwidocznienia i ulepszenia procesów

Również nowe zespoły mogą przeprowadzać retrospekcje. Decydujące znaczenie mają bezpieczne ramy i jasna moderacja.

Sukces retrospektyw objawia się tym, że uzgodnione działania są wdrażane i powstają wymierne ulepszenia. Oprócz wskaźników produktywności (do których należy podchodzić z ostrożnością), zespoły wykorzystują do tego np. śledzenie elementów działania, trendy na skalach opinii w ankietach sprawdzających kondycję zespołu / ankietach typu Pulse-Check.

Jeśli chcesz mieć lepsze działania w retrospektywie, pomogą Ci przede wszystkim trzy rzeczy:

Upewnij się, że działania są istotne dla zespołu

• Po kroku “Zbieranie Danych” w retrospektywie przeprowadź głosowanie kropkowe (dot-voting) na wszystkie tematy retrospektywy i skup dyskusję o działaniach na najczęściej wybieranych tematach. Tematy bez głosów zazwyczaj pomijaj w dyskusji o możliwych działaniach.
• Przed ustaleniem priorytetów mów jak najmniej o możliwych działaniach. Jeśli przed głosowaniem kropkowym pojawią się jakieś pomysły, zanotuj je, ale poczekaj z właściwą dyskusją, aż priorytety zostaną ustalone.

Zobacz także: Fazy retrospektywy

Skoncentruj się na konkretnym następnym kroku podczas definiowania działań

• Działanie retrospektywy może być również małym następnym krokiem – nawet jeśli nie rozwiązuje jeszcze problemu w sposób ostateczny.
• Jeśli istnieją różne opinie na temat przyczyn problemu lub najlepszego rozwiązania, często lepiej nie spieszyć się z ustaleniem konkretnego działania. Zamiast tego pomocne może być oddzielne spotkanie robocze z osobami bezpośrednio zaangażowanymi.
• Daje to zainteresowanym stronom więcej czasu na przygotowanie argumentów i wspólne opracowanie rozwiązania, bez angażowania czasu całego zespołu w retrospektywę.
• Upewnij się również, że każde działanie ma jasno rozpoznawalny wynik, który można osiągnąć do następnej retrospektywy.

Jeśli chcesz dodatkowo ulepszyć moderowanie retrospektyw, warto również zapoznać się z naszym ebookiem (oczywiście bezpłatnym), w którym znajdziesz więcej wskazówek, jak strukturyzować retrospektywy, aby z dyskusji rzeczywiście wynikały konkretne działania: eBook o retro-moderacji

W przypadku działań w retrospektywach: mniej znaczy więcej

• Zaleca się od jednego do maksymalnie trzech działań na retrospektywę. I nawet jeśli regularnie jest tylko jedno działanie, to jest to całkowicie wystarczające. W przypadku wielu problemów wartość dodana retrospektywy polega po prostu na tym, że wspólnie w zespole omówiono problem i niekoniecznie wymaga to dodatkowych działań.
• Z drugiej strony, jeśli zbierzesz więcej niż trzy działania, jest bardziej prawdopodobne, że każde z nich będzie mniej istotne dla zespołu i ostatecznie nie będzie konsekwentnie realizowane.
• Ponadto obowiązuje zasada: jedno bardzo dobre działanie jest lepsze niż trzy przeciętne działania. Zatem poświęć wystarczająco dużo czasu na każde z nich.

Te 3 wskazówki to bardzo dobry początek. Dla zaawansowanych i zainteresowanych czytelników polecamy następujące lektury: Dobre działania z retrospektyw .

Dla większego urozmaicenia współpracy i większego zaangażowania zespołu warto również zapoznać się z naszą listą metod retrospektywnych: Kreatywne metody retrospektywne

Jeśli chcesz przede wszystkim dowiedzieć się, jak uzyskać więcej konkretnych elementów działania z retrospektyw, przeczytaj również ten wpis: Jak uzyskać więcej działań z retrospektyw?

Zazwyczaj wyróżnia się pięć faz retrospektywy: przygotowanie gruntu, zbieranie danych, generowanie wglądów, planowanie działań i zakończenie. Dokładny przebieg może się różnić, ale zawsze powinien prowadzić do konkretnych punktów akcji. Oprócz klasycznych 5 faz retrospektywy istnieje jednak również model podwójnego diamentu dla faz retrospektywy , który daje moderatorom retrospektyw bardziej intuicyjny obraz udanej i zorientowanej na wyniki moderacji.

Nie, nie musisz logować się do Echometer ani rejestrować, aby przetestować Retro Board i Retro Tool w Echometer.

Możesz wypróbować Retro Board Echometer za pośrednictwem poniższego linku bez logowania: Rozpocznij jazdę próbną

Retrospektywa to ustrukturyzowane spotkanie zespołu, podczas którego zespół analizuje współpracę w minionym okresie i uzgadnia konkretne ulepszenia. Odbywa się regularnie (np. po sprincie lub etapie projektu) i służy ciągłemu doskonaleniu.

Jedną z największych zalet narzędzia Echometer Retro Tool są różne szablony retrospektyw, które można wykorzystać jako wzorce do kreatywnego projektowania własnych retrospektyw.

Oto krótka lista przykładów jako wgląd w szablony retrospektywne:

• Szczęśliwy, Zdziwiony, Smutny
• Trzy małe świnki
• Morale zespołu Health Check
• Wielkanocne i bożonarodzeniowe szablony retrospektywne
• Retrospektywa DORA
• 5 zwinnych wartości Health Check
• Spotify Squad Health Check Radar
• Bezpieczeństwo psychologiczne Health Check
• Retrospektywa DORA
• Unikalne szablony retrospektywne, takie jak “Retrospektywa 7 krasnoludków” lub “Retrospektywa piłki nożnej”.

Jeśli jesteś zainteresowany szablonami Retrospective Tools, zapoznaj się z tym narzędziem: Echometer Szablony i szablony retro

Retrospektywa zazwyczaj przebiega w następujących fazach:

1. Lodołamacz: krótka sesja pytań i odpowiedzi lub aktywność na dobry początek.
2. Zbieranie informacji zwrotnych (ukryta burza mózgów)
3. Zbieranie wniosków: Przedstaw, pogrupuj i ustal priorytety informacji zwrotnych.
4. Podjęcie decyzji w sprawie środków: Jak najbardziej konkretne ulepszenia, które można wdrożyć w nadchodzących tygodniach.
5. Zakończenie: Podsumowanie i krótkie wymeldowanie uczestników

Dobrym modelem mentalnym dla faz retrospektywy jest model „Double Diamond” z Design Thinking: Fazy retrospektywy według Double Diamond

Cechy szczególne procesu retrospektywnego w Echometer:

• Informacje zwrotne można również uzyskać przed retrospektywą za pośrednictwem ankiety. Z jednej strony oszczędza to czas podczas retrospektywy, a jednocześnie wszyscy uczestnicy mogą pomyśleć o tym z wyprzedzeniem i sformułować swoje opinie w wolnym czasie, co może poprawić jakość retrospektywy.
• W Echometer dodatkowo istnieje krok “Przegląd działań”. Tutaj zespół przegląda wszystkie otwarte działania z poprzednich retrospektyw, dostosowuje status działań i komentuje je.
• Podczas zakończenia retrospektywy w Echometer narzędzie automatycznie zbiera “ROTI” (Return On Time Invested) i tym samym daje Ci ilościową podstawę do analizy efektywności Twoich retrospektyw w czasie.

Retrospektywa zazwyczaj odbywa się na poziomie zespołu. Zazwyczaj takie zwinne zespoły liczą co najmniej 3 członków i do 10 członków. W związku z tym wszyscy członkowie zespołu uczestniczą w retrospektywie - niezależnie od roli poszczególnych członków zespołu w zespole.

To, czy lider zespołu liczy się jako członek zespołu, zależy od kontekstu i ostatecznie musi zostać ustalone przez sam zespół. Im bardziej liderzy zespołu są zaangażowani w codzienną pracę zespołu, tym bardziej sensowne jest, aby brali również udział w retrospektywach zespołu.

Należy wyznaczyć moderatora, aby zapewnić, że proces jest tak zorganizowany i wydajny, jak to tylko możliwe. Zadanie to może być wykonywane na przykład przez Scrum Mastera, ale także przez innego członka zespołu. Można również po prostu rotować rolę moderatora w zespole –, każdy na zmianę w określonej kolejności.

Zwłaszcza w przypadku zespołów z niewielkim lub zerowym doświadczeniem w retrospektywach należy zachować ostrożność, aby uniknąć następujących błędów:

• Błąd nr 1: Retrospektywa jako spotkanie na czacie. Nie wszystkie informacje zwrotne w retrospektywie muszą być omawiane. Tylko tematy, które zostały potraktowane priorytetowo, zasługują na dodatkową uwagę. Wszystkie dyskusje na temat szczegółów przed głosowaniem powinny zatem zostać anulowane i przełożone na czas po głosowaniu.
• Błąd nr 2: Retrospektywa jako gra w obwinianie. Retrospektywa nie służy do przerzucania odpowiedzialności lub obwiniania innych za negatywne wydarzenia lub rozwój sytuacji. Poprawa status quo leży w rękach wszystkich członków zespołu!
• Błąd nr 3: Retrospektywa jako skrzynka skarg i zażaleń. Retrospektywy to nie tylko odnotowywanie tego, co nie działa dobrze. Większość energii powinna koncentrować się na myśleniu przyszłościowym i definiowaniu wiążących środków.

Na pierwszą retrospektywę warto użyć dedykowanego narzędzia do obsługi retro. Echometer ze swoim intuicyjnym i prowadzonym trybem bardzo dobrze nadaje się dla niedoświadczonych zespołów. Tutaj możesz wypróbować retrospektywę w Echometer: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Agile (zespołowe) retrospektywy (w skrócie “Retros”) to regularne warsztaty zespołowe, podczas których zespoły analizują i doskonalą swoją współpracę.

Retrosy oferują zespołom możliwość zastanowienia się nad bieżącymi wynikami pracy, a przede wszystkim nad ich współpracą, komunikacją i metodami pracy w krótkich, iteracyjnych (sprintowych) cyklach (np. co 2 tygodnie).

Zasadniczo retro odpowiada na następujące 3 pytania:

• Co sprawdziło się w ciągu ostatnich kilku tygodni? Te rzeczy powinny być kontynuowane lub rozwijane jako zespół.
• Co nie wyszło tak dobrze? Te rzeczy powinny zostać poprawione lub pominięte.
• Co od teraz będziemy robić inaczej? Innymi słowy, zapisz konkretne działania.

Narzędzia do retrospektyw, takie jak Echometer, upraszczają i strukturyzują ten proces refleksji i doskonalenia.