Viikoittaisilla digitaalisilla raporteilla on epäilemättä tarkoituksensa monissa organisaatioissa, mutta erityisesti tiimeissä, jotka tekevät tietotyötä ja toimivat monimutkaisissa ympäristöissä Cynefin-kehyksen mukaisesti, on joitakin perustavanlaatuisia heikkouksia, jotka olisi syytä kyseenalaistaa.

1. henkilökohtainen kontakti on olennainen

Monimutkaisissa ja dynaamisissa työympäristöissä tiimin jäsenten ja esimiesten välinen suora vuoropuhelu on ratkaisevan tärkeää. Henkilökohtaiset kahdenkeskiset tapaamiset tai tuottavat tiimipalaverit, joissa ratkaisuja työstetään yhdessä, ovat paitsi tehokkaampia, myös tuloksellisempia:

• Kunnioittavampi työntekijöitä kohtaan: Vuoropuhelu luo tilaa yksilöllisille huolenaiheille ja mahdollistaa ongelmien tai ajatusten suoran käsittelyn.
• Suhteiden luominen: Säännöllinen henkilökohtainen vuorovaikutus vahvistaa luottamusta ja lojaalisuutta tiimin sisällä sekä työntekijöiden ja esimiesten välillä. Hyvät suhteet ovat usein ratkaisevia menestyksen kannalta monimutkaisissa tilanteissa.

Viikoittaiset digitaaliset raportit eivät sen sijaan korvaa tätä suoraa kontaktia, ja niillä on usein mekaaninen tai yksipuolinen vaikutus.

2. tietojen keskittäminen

Viikkoraporttien suurin kritiikki kohdistuu tietojen keskitettyyn käsittelyyn:

• Yleensä kaikki tiedot päätyvät yhdelle henkilölle, yleensä esimiehelle.
• Tämä henkilö ei kuitenkaan useinkaan pysty ratkaisemaan kaikkia ongelmia tai käsittelemään kaikkea asiaan liittyvää tietoa.
• On epäselvää, saavatko työntekijät todella tarvitsemaansa tukea, koska asiasta ei keskustella.

Pelkkä raportti ei voi korvata tiimin kollektiivista älykkyyttä ja luovuutta, jotka ovat niin tärkeitä monimutkaisten haasteiden ratkaisemisessa.

3. Vaihtoehto: henkilökohtaiset kokoukset ja ryhmäkeskustelut.

Parempi lähestymistapa on pitää säännöllisiä henkilökohtaisia tapaamisia suorien raportoijien kanssa (tarvittaessa virtuaalisesti tai etänä) ja järjestää myös tuottavia tiimikokouksia, kuten ketteriä retrospektiivejä.

• Yksittäisiä haasteita tai huolenaiheita voidaan käsitellä suoraan kahdenkeskisissä tapaamisissa, ja ratkaisuja voidaan kehittää yhdessä.
• Tiimikokoukset edistävät tietojen vaihtoa ja toisiltaan oppimista, jolloin koko tiimin asiantuntemusta hyödynnetään.
• Erityisesti monimutkaisissa ympäristöissä tällaiset kokoukset auttavat vahvistamaan yhteistä ongelmanratkaisua ja jakamaan vastuuta sen sijaan, että se keskitettäisiin yhteen henkilöön.

Viikkoraportit voivat siis olla hyödyllisiä joissakin tilanteissa, mutta ne eivät voi korvata henkilökohtaista kontaktia ja vuorovaikutteista yhteistyötä, joka syntyy henkilökohtaisista tapaamisista, joissa sinä olet pomo.

Ei aikaa 1-to-1 tapaamisiin? 

Luuletko, että sinulla ei ole aikaa säännöllisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin tai et voi kuvitella, että voisit johtaa niitä onnistuneesti ja tuottavasti säännöllisesti? Kyllä, se on suhteellisen helppoa: Echometer 1-to-1-kokousohjelmistomme avulla. 

Ohjelmistossamme työntekijäsi voi tallentaa muistiinpanoja yhteistä kokousta varten etänä ja asynkronisesti ilman sinua. Yhteisessä kokouksessa voitte sitten keskustella tuottavasti kohdista ja mukana on kysymysmalleja. Myös mielialaa ja työntekijän kehitystä voidaan mitata ajan mittaan. Tutustu kokeilemalla seuraavaa mallia tai muotoa: