Sisällysluettelo
Kahdenkeskisen kokouksen esityslistan voima
Nykypäivän työpaikoilla jatkuva viestintä johtajien ja heidän tiiminsä jäsenten välillä on tärkeämpää kuin koskaan. Viikoittaiset tai kahden viikon välein pidettävät kahdenkeskiset tapaamiset ovat osoittautuneet tehokkaaksi tavaksi ylläpitää yhteisymmärrystä ja edistää kasvua ja tuottavuutta. Ei ihme, että 94% johtajista pitää kahdenkeskisiä kokouksia, ja näistä noin 48% viikoittain.
Tässä artikkelissa opit, miten luoda tehokas kahdenkeskinen asialista ja mitkä mallit sopivat parhaiten eri tilanteisiin.
Viikoittaisen kahdenkeskisen kokouksen asialista
Miksi sinun pitäisi pitää (kaksi)viikoittaisia kahdenkeskisiä tapaamisia 💡
Kahdenkeskisten tapaamisten tiheydellä voi olla merkittävä vaikutus niiden tehokkuuteen. Säännölliset tapaamiset mahdollistavat yleensä tiimin lähellä pysymisen.
Viikoittaisten ja kahden viikon välein pidettävien kokousten välillä on kuitenkin myös tiettyjä eroja. Viikoittaiset kahdenkeskiset tapaamiset mahdollistavat nopeat muutokset ja oikea-aikaisen palautteen, kun taas kahden viikon välein pidettävät tapaamiset antavat enemmän aikaa edistymiseen ja muutoksiin tapaamisten välillä.
Siksi on tärkeää, että olet selvillä tarkasta tavoitteesta, kun suunnittelet kahdenkeskisiä tapaamisia. Tietenkin myös tiimin jäsenten mielipiteet on otettava huomioon.
Ota tiimisi työnkulut, projektisyklit ja yksilölliset mieltymykset huomioon, kun määrittelet tiheyttä. Periaatteessa, riippumatta valitsemastasi väliajasta, johdonmukaisuus on avain menestykseen!
Laadun ja määrän välinen tasapaino
- Viikoittaiset kahdenkeskiset tapaamiset: Ihanteellinen nopeatempoisiin ympäristöihin tai kriittisten projektien parissa työskentelyyn.
- Kahden viikon välein järjestettävät kahdenkeskiset tapaamiset: Sopii vakiintuneemmille tiimeille tai kun tarvitaan syvällisempiä keskusteluja.
Viikoittaisen kahdenkeskisen kokouksen asialista
Ihanteellinen esityslista (kaksi)viikoittaisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin💡
Tehokas kahdenkeskisten tapaamisten esityslista varmistaa, että nämä tapaamiset ovat tuottavia ja arvokkaita molemmille osapuolille. Katsotaanpa, miten rakennamme kahdenkeskiset tapaamiset yksittäisissä vaiheissa:
Vaihe 1: Täydellinen valmistautuminen – Kuinka järjestää tuottavia kahdenkeskisiä tapaamisia?
Ensimmäisessä vaiheessa (mahdollisesti ennen kokousta) sekä esimies että työntekijä antavat puheenvuoroja:
- Käyttää jaettua asiakirjaa tai työkalua (esimerkiksi Echometer), jossa molemmat osapuolet voivat lisätä aiheita, joista haluatte keskustella.
- Kannusta tiimisi jäseniä ottamaan vastuuta lisäämällä omat asiansa 1:1-kokouksen esityslistalle ennen 1:1-kokousta.
- Voit sitten lisätä tarvittaessa lisäpisteitä.
Tällä prosessilla varmistetaan, että työntekijä osallistuu kahdenkeskisten tapaamisten suunnitteluun, mikä lisää sitoutumista, koska painopiste on työntekijässä.
Tämän jälkeen sinun on syytä tarkistaa viimeisimmän kahdenkeskisen tapaamisen muistiinpanot:
- Ennen nykyistä kokousta molempien osapuolten olisi tarkasteltava edellisen kokouksen toimia ja keskusteluja. Tämä auttaa seuraamaan sitoumuksia ja seuraamaan edistymistä ajan mittaan.
Ennen kuin syvennyt syvemmälle kahdenkeskiseen keskusteluun, on aika järjestää asiat ja määrittää tärkeimmät keskustelunaiheet:
- Aseta tärkeimmät tai aikakriittisimmät aiheet tärkeysjärjestykseen.
- Esimerkki: Nykyiset esteet tai tulevat määräajat
- Varmistetaan, että lyhyen aikavälin taktiset kysymykset ja pidemmän aikavälin strategiset keskustelut yhdistyvät.
- Esimerkki: Prosessit nykyisessä hankkeessa (taktinen) ja omien vahvuuksien laajentaminen (strateginen).
Vaihe 2: Tehokkaat keskustelut – Miten kokouksesta saadaan paras mahdollinen hyöty irti?
Ennen kuin pääset varsinaiseen asiaan, voit aloittaa lyhyellä henkilökohtaisella tutustumisella, jota kutsutaan myös jäänmurtajaksi:
- Aloita lyhyt, epämuodollinen keskustelu hyvän ilmapiirin luomiseksi.
- Esimerkkejä:
- Miten päiväsi on tähän mennessä sujunut?
- Mikä oli suurin saavutuksesi tällä viikolla?
- Mitä olet työstänyt eniten viime viikolla?
- Esimerkkejä:
- Rajoita tämä 2-3 minuuttiin positiivisen tunnelman luomiseksi pitkittämättä kokousta tarpeettomasti.
Jäänmurtajan jälkeen on aika käsitellä tärkeitä asioita. Järkevällä priorisoinnilla varmistetaan, että kriittiset aiheet saavat tarvittavan huomion, vaikka aikaa olisi vähän:
- Käsittele tärkeimpiä aiheita ensin, kun molemmat osallistujat ovat vielä keskittyneitä.
- Esimerkkejä:
- Mikä hidastaa sinua tällä hetkellä työssäsi?
- Miten hanke, jonka on määrä valmistua ensi viikolla, etenee?
- Esimerkkejä:
Koska kahdenkeskisissä tapaamisissa ei ole kyse vain päivittäisistä tehtävistä vaan myös työntekijän pitkän aikavälin tyytyväisyydestä ja kehityksestä, on tärkeää, että taktiset ja strategiset keskustelut ovat tasapainossa:
- Taktinen: Välittömät tehtävät, nykyiset hankkeet ja lyhyen aikavälin tavoitteet.
- Strateginen: Pitkän aikavälin urakehitys, laaja-alainen ajattelu ja tulevaisuuden suunnittelu.
- Tavoittele, että taktiset ja strategiset aiheet jakautuvat 70/30 useimmissa kahdenkeskisissä tapaamisissa.
Vinkki: Käytä interaktiivisia verkkomalleja 1:1-keskusteluissa.
Seuraava arviointikeskustelumalli on yksi monista Echometer-ohjelmiston kahdenkeskisten tapaamisten kysymysmalleista. Jos pidätte säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia, esimerkiksi kahden viikon välein, voin suositella erittäin lämpimästi kahdenkeskisten tapaamisten ohjelmistoa. Voit kokeilla työkalua suoraan klikkaamalla painiketta:
Huomautus: Tässä arviointihaastattelulomakkeessa pyydetään vastaamaan Health Check-kysymyksiin (kyselylomake) asteikolla 1-7.
- Arvostus: saan tunnustusta tai kiitosta hyvästä työstä.
- Psykologinen turvallisuus: Jos kerron, että olen tehnyt virheen, minua ei tuomita siitä.
- Vahvuudet: Viime viikkojen aikana olen hyvin usein pystynyt - Vahvuudet töissä.
- Asiakaskeskeisyys: Tunnen asiakkaidemme haasteet ja ongelmat. Asiakkaat.
- Palaute: Saan rakentavaa palautetta sekä työstäni että henkilökohtaisesta kehityksestäni.
Seuraava arviointikeskustelumalli on yksi monista Echometer-ohjelmiston kahdenkeskisten tapaamisten kysymysmalleista. Jos pidätte säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia, esimerkiksi kahden viikon välein, voin suositella erittäin lämpimästi kahdenkeskisten tapaamisten ohjelmistoa. Voit kokeilla työkalua suoraan klikkaamalla painiketta:
Malli osa 1: Avoin keskustelu ja jäänmurtaja
- Jos sinun pitäisi kuvata tunnetilaasi sääksi, millainen sää on projektissasi tai tehtävissäsi tällä hetkellä?
Millainen on sää suhteessa työnantajaasi, yksityiselämääsi ja yksityiselämääsi?
Mallin osa 2: Terveystarkastus vuorovaikutteisten kysymysten avulla
- Arvostus: saan tunnustusta tai kiitosta hyvästä työstä.
- Psykologinen turvallisuus: Jos kerron, että olen tehnyt virheen, minua ei tuomita siitä.
- Vahvuudet: Viime viikkojen aikana olen hyvin usein pystynyt - Vahvuudet töissä.
- Asiakaskeskeisyys: Tunnen asiakkaidemme haasteet ja ongelmat. Asiakkaat.
- Palaute: Saan rakentavaa palautetta sekä työstäni että henkilökohtaisesta kehityksestäni.
Huomautus: Tässä arviointikeskustelun osassa kysytään suostumusta syvällisempiin Health Check-kysymyksiin (kyselylomake) asteikolla 1-7.
Seuraava arviointikeskustelumalli on yksi monista Echometer-ohjelmiston kahdenkeskisten tapaamisten kysymysmalleista. Jos pidätte säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia, esimerkiksi kahden viikon välein, voin suositella erittäin lämpimästi kahdenkeskisten tapaamisten ohjelmistoa. Voit kokeilla työkalua suoraan klikkaamalla painiketta:
Pidä keskustelu jäänmurtajan avulla
- Jos sinun pitäisi kuvata tunnetilaasi sääksi, millainen sää on projektissasi tai tehtävissäsi tällä hetkellä?
Millainen on sää suhteessa työnantajaasi, yksityiselämääsi ja yksityiselämääsi?
Vaihe 3: Kestävyyden varmistaminen – Miten kokouksen tulokset pannaan täytäntöön?
Nyt on aika päättää kokous. Tee ensin yhteenveto toimenpiteistä ja päätöksistä:
- Luetteloi selkeästi kaikki kokouksen aikana toteutetut toimet.
- Ilmoita, kuka vastaa mistäkin toimenpiteestä ja mihin mennessä se on saatettava päätökseen.
Lopuksi sinun tulisi jakaa muistiinpanot ja seuraavat vaiheet työntekijäsi kanssa.
- Lähetä työntekijälle lyhyt yhteenveto kokouksesta (esim. sähköpostitse).
- Lisää tärkeimmät keskustelukohdat, tehdyt päätökset ja toteutetut toimenpiteet.
Näin luodaan yhteinen kirjaus, jolla varmistetaan, että kaikki osapuolet ovat yhtä mieltä siitä, mistä on keskusteltu.
Kun noudatat tätä esityslistaa, luot johdonmukaiset puitteet kahdenkeskisille tapaamisille ja säilytät samalla joustavuuden, jotta voit käsitellä joka viikko tärkeimpiä aiheita.
Viikoittaisen kahdenkeskisen kokouksen asialista
(Kaksi)viikoittaisten kahdenkeskisten tapaamisten vaikutuksen mittaaminen💡
Jotta voit varmistaa, että kahdenkeskiset tapaamiset ovat todella tehokkaita, on tärkeää mitata niiden vaikutusta. Tämä ei ainoastaan auta parantamaan prosessia, vaan osoittaa myös näiden tapaamisten arvon työntekijälle ja johdolle.
Sopivat KPI:t (avainindikaattorit) kahdenkeskisiä tapaamisia varten.
- Työntekijöiden sitoutuminen: Säännöllisten kahdenkeskisten tapaamisten pitäisi lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista. Seuraa tätä säännöllisillä kyselytutkimuksilla, kuten terveystarkastuskyselyillä.
- Tavoite saavutetaan: Seuraa, miten tehokkaasti työntekijät saavuttavat kahdenkeskisissä keskusteluissa käsitellyt tavoitteensa.
- Työntekijöiden sitouttaminen: Ajan mittaan tehokkaiden kahdenkeskisten tapaamisten pitäisi lisätä työntekijöiden pysyvyyttä ja siten vähentää tiimin vaihtuvuutta.
Suora henkilökohtainen palaute:
- ROTI (Return On Time Invested): Pyydä jokaisen kahdenkeskisen tapaamisen jälkeen lyhyt palaute tapaamisen tehokkuudesta. Henkilökohtainen suosikkimme on pyytää ROTI-pistemäärää asteikolla 1-10 (Kuinka hyvin tähän kahdenkeskiseen tapaamiseen käytettiin aikaa?). Tässä voit jopa verrata ROTI-pisteitä eri tapaamisten välillä ajan mittaan.
- Neljännesvuosittaiset katsaukset: Suorita muutaman kuukauden välein perusteellisempia tarkistuksia kahdenkeskisestä prosessista.
Näiden tunnuslukujen avulla voit parhaiten osoittaa kahdenkeskisten tapaamisten tehokkuuden itsellesi, työntekijöillesi ja johdolle.
Viikoittaisen kahdenkeskisen kokouksen asialista
Yleiset sudenkuopat kahdenkeskisissä tapaamisissa ja niiden välttäminen💡
Parhaista aikomuksistakin huolimatta voit langeta tiettyihin ansoihin, kun suoritat kahdenkeskisiä tapaamisia. Seuraavassa on joitakin yleisiä sudenkuoppia ja strategioita niiden välttämiseksi:
Tee kahdenkeskisistä tapaamisista tilanneraportteja:
- Loukku: Kokouksesta tulee pelkkä luettelo suoritetuista tehtävistä.
- Ratkaisu: Keskity tulevaisuuteen suuntautuviin keskusteluihin. Kysy haasteista, tarvittavista resursseista ja tulevista prioriteeteista sen sijaan, että keskustelet vain siitä, mitä on tehty.
Pitkän aikavälin tavoitteiden laiminlyönti lyhyen aikavälin asioiden hyväksi:
- Loukku: Jokaisessa kokouksessa keskitytään yksinomaan välittömiin tehtäviin ja ongelmiin.
- Ratkaisu: Keskustele säännöllisesti pitkän aikavälin uratavoitteista ja kehityssuunnitelmista. Varaa jokaisessa kokouksessa aikaa lyhyen ja pitkän aikavälin aiheille.
Muista se: Hyvä tasapaino taktisten ja strategisten keskustelujen välillä on 70/30.
Toimenpiteiden seurannan laiminlyönti:
- Loukku: Kahdenkeskisissä keskusteluissa tehdyt sitoumukset unohdetaan tai jätetään huomiotta.
- Ratkaisu: Päätä kukin kokous nimeämällä ja merkitsemällä toimenpiteet selkeästi. Aloita seuraava kokous tarkastelemalla näitä toimenpiteitä. Käyttäkää yhteistä asiakirjaa tai työkalua (kuten Echometer) sitoumusten seuraamiseksi ajan mittaan.
Viikoittaisen kahdenkeskisen kokouksen asialista
Mallit erityyppisiä kahdenkeskisiä tapaamisia varten
Vaikka johdonmukainen rakenne on tärkeä, voit mukautua erilaisiin tilanteisiin käyttämällä erilaisia kysymysmuotoja päärakenteen sisällä. Tässä on joitakin malleja, joita voit käyttää tai mukauttaa:
Esimerkkejä tyypillisistä kahdenkeskisistä kysymyksistä
Yleisiä kysymyksiä:
- Mitä sinulla on mielessäsi tällä viikolla?
- Mitkä ovat tämän viikon prioriteettisi?
- Kuinka luottavainen olet yrityksen suunnan suhteen?
Strategia ja edistyminen:
- Onko sinulla kysyttävää strategiasta?
- Tarvitsetteko minun panostani?
- Miten edistyt tavoitteissasi?
- Mitä olet oppinut sitten viime puhelun?
- Mikä on haastanut sinua viime puhelun jälkeen?
- Mikä on mennyt hyvin sen jälkeen, kun viimeksi puhuimme?
- Mitä palautetta sinulla on minulle?
- Onko vuorovaikutustilanteita, joista haluaisit keskustella?
Usein esiintyvät ongelmat
Vaikka edellä esitetyt kysymykset ovat hyviä yleisiä kysymyksiä, olemme useiden esimiesten ja ryhmänjohtajien kanssa käydyissä keskusteluissa havainneet, että on haasteita, joissa "tavalliset" kysymykset eivät toimi niin hyvin.
Lyhyesti sanottuna olemme tunnistaneet kuusi yleistä henkilöstöjohtamiseen liittyvää ongelmaa, joiden ratkaisemiseksi tarvitaan hyviä kahdenkeskisten tapaamisten esityslistoja:
Nämä ongelmat ovat:
- Asiakkaan empatia: "Työntekijöilläni on vaikeuksia ymmärtää asiakkaan ja yrityksen näkökulmaa."
- Suhteiden rakentaminen: "Työntekijäni eivät avaudu minulle 1:1-kokouksissa."
- Henkilökohtainen kehitys: "Työntekijöilläni ei ole sisäisiä kehitystavoitteita."
- Yksilöllinen suorituskyky: "Työntekijäni eivät optimoi palautesilmukoitaan ja työprosessejaan."
- Pehmeät taidot: "Työntekijöilläni on vaikeuksia ilmaista epäilyksensä kunnioittavasti ja tuottavasti" tai "He tuntevat itsensä helposti hyökkäyksen kohteeksi, kun heitä arvostellaan".
- Vastuu ja osallistuminen tiimiin: "Työntekijäni eivät ota vastuuta tiimimme tavoitteesta."
Jos pidät kahdenkeskisiä tapaamisia tiimisi jäsenten kanssa, olet luultavasti kokenut joitakin näistä ongelmista itse. Siksi me Echometer:ssä olemme kehittäneet psykologien ja (ketterien) tapaamisten asiantuntijoiden kanssa erityisiä malleja, joiden avulla voimme puuttua niihin.
Esimerkkimallit näiden ongelmien ratkaisemiseksi
Koska olemme jo luoneet yli 25 mallia, jotka käsittelevät edellä mainittuja ongelmia, haluaisin esitellä tässä kaksi esimerkkiä:
Ongelmaesimerkki #1:
"Työntekijöilläni ei ole sisäisiä kehitystavoitteita."
Vaikka ihmisillä ei ehkä olekaan erityisiä kehitystavoitteita, on varmasti olemassa työnsä osa-alueita, jotka kiinnostavat heitä enemmän kuin toiset. Jos ongelmaa tarkastellaan tällä tavoin, kehitystavoitteet voidaan johtaa niistä kiinnostuksen kohteista, jotka myös motivoivat työntekijää. Tätä kutsutaan myös "työn muotoiluksi".
Kahdenkeskisen tapaamisen malli: Työpaikan laatiminen
Meillä kaikilla on työssämme tiettyjä puolia, joista pidämme enemmän kuin toisista. Yleensä meillä on jonkin verran liikkumavaraa muokata rooliamme mieltymystemme mukaan. On hyvä olla tietoinen näistä mieltymyksistä ja viestiä niistä, jotta on valmistautunut, kun työtehtäviä tarjoutuu. Kysymyksiä "job crafting" 1:1 -mallia varten:
Avoimet palautekysymykset
Mistä työssäsi pidät eniten?
Mistä työssäsi pidät vähiten?
Jos voisit siirtää yhden tehtäväsi jollekin toiselle, mikä se olisi?
Jos voisit lisätä rooliisi yhden vastuun tai päätösvallan, mikä se olisi?
Ongelmaesimerkki #2:
"Työntekijöilläni on vaikeuksia ilmaista epäilyksiään."
tai
"He tuntevat itsensä helposti hyökkäyksen kohteeksi, kun heitä arvostellaan."
Monet muut ongelmat johtuvat usein tästä perusongelmasta. Yksi esimerkki tästä on se, että näiden ihmisten on usein vaikeampi asettaa selkeitä rajoja, mikä puolestaan heijastuu huonosti näihin työntekijöihin.
Tätä esimerkkiä varten olemme luoneet mallin nimeltä "Ei sanominen", jota voit käyttää kahdenkeskisessä keskustelussa työntekijäsi kanssa:
Kahdenkeskisen tapaamisen malli: Ei sanominen
Jos jonkun on vaikea sanoa "ei", hänelle saatetaan antaa yhä enemmän tehtäviä, kunnes hän on vaarassa palaa loppuun. Tämä lomake auttaa henkilöitä miettimään, miten asettaa asianmukaisia odotuksia ja sanoa "ei" silloin, kun se on tarpeen.
Avoimet palautekysymykset
Pohdi: Mitkä ovat hyviä syitä sanoa "ei", kun joku pyytää sinua tekemään jotain?
Kerää esimerkkejä: Milloin viimeksi sanoit "ei", kun joku pyysi sinua tekemään jotain? Missä tilanteissa olisit halunnut sanoa "ei", mutta et tehnyt sitä?
Työkalut: Mitkä lauseet tai kysymykset voivat olla hyödyllisiä, kun joku haluaa sinun tekevän jotain?
Viikoittaisen kahdenkeskisen kokouksen asialista
Johtopäätös – Viikoittaisen kahdenkeskisen kokouksen asialista⚡
Säännölliset henkilökohtaiset tapaamiset, olivatpa ne sitten viikoittaisia tai kahden viikon välein, ovat erinomainen tapa edistää viestintää, parantaa suorituskykyä ja tukea työntekijöitä. Laatimalla jäsennellyn mutta joustavan esityslistan, perusteellisella valmistelulla ja johdonmukaisella seurannalla voit maksimoida näiden tärkeiden tapaamisten vaikutuksen.
Avaintekijät onnistuneisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin:
- Säännöllisyys: Pidä kiinni sovitusta aikataulusta, oli se sitten viikoittainen tai kahden viikon välein.
- Keskustelujen laatu: Keskity avoimeen ja rehelliseen viestintään, jotta voit keskustella sekä lyhyen että pitkän aikavälin asioista.
- Johdonmukainen seuranta: Varmistaa, että keskusteltuja tehtäviä ja tavoitteita toteutetaan johdonmukaisesti.
Lyhyt tarkistuslista tehokkaita (kaksi)viikoittaisia kahdenkeskisiä tapaamisia varten:
- Valmistelu:
- Käytä jaettuja esityslista-asiakirjoja
- Kannusta työntekijöitä laatimaan esityslista
- Tarkista aiemmat muistiinpanot ja toimintakohteet
- Kokouksen aikana:
- Henkilökohtainen lähtöselvitys
- Käsittele tärkeimmät aiheet ensin
- Taktisten ja strategisten keskustelujen välinen tasapaino (70/30).
- Seuranta:
- Yhteenveto toimista ja päätöksistä
- Jaa muistiinpanot ja seuraavat vaiheet
Käytä tässä artikkelissa esiteltyjä malleja ja strategioita lähtökohtana ja sovita ne tiimisi tarpeisiin ja kulttuuriin. Käytä lisäksi mielekkäitä suorituskykyindikaattoreita mittaamaan kahdenkeskisten tapaamisten onnistumista:
Merkitykselliset suorituskykyindikaattorit:
- Työntekijöiden sitoutuminen
- Tavoite saavutettu osuus
- Työntekijöiden sitouttaminen
- ROTI (sijoitetun ajan tuotto)
- Neljännesvuosittainen palaute
Kun aikaa ja huomiota kiinnitetään, kahdenkeskisistä tapaamisista tulee johtamistapasi kulmakivi, ja ne edistävät koko tiimisi menestystä.
Jos etsit työkalua, joka auttaa sinua valmistelemaan 1:1-kokouksia ja valitsemaan sopivia malleja, voit nyt kokeilla Echometer:tä ilmaiseksi: Echometer Luo työtila.
