Ketterä paradoksi: Ketterä suunnittelu (osa 2)

Ketteryys vaikuttaa joskus ensi silmäyksellä ristiriitaiselta. Erityisesti johtajat joutuvat kohtaamaan monia ristiriitoja. Tässä artikkelisarjassa näytän esimerkkejä tästä ketterän paradoksista ja siitä, miten kaikki lopulta sopii yhteen.

Agile Joukkueet eivät suunnittele?

Kun ketteriä menetelmiä otetaan käyttöön, monet tiimit kokevat vaikeaksi selviytyä siitä, että on edelleen olemassa reunaehtoja, jotka näyttävät estävän heitä soveltamasta ketteriä menetelmiä. Tärkein este on usein budjetin suunnitteluun liittyvä kysymys. Silloin he sanovat: “Me olemme ketteriä. Emme voi sanoa, mitä aiomme tehdä seuraavan puolen vuoden aikana!”?”

On tietysti totta, että ketterässä kontekstissa ei rakenneta vuoden alussa koko tilivuotta koskevaa selkeää etenemissuunnitelmaa, joka sitten vain pannaan sokeasti täytäntöön. Samaan aikaan on erittäin epärealistista pystyä johtamaan yrityksiä, joilla on rajalliset resurssit, täysin ilman suunnittelua. Miten tämä ristiriita ratkaistaan?

Keskity siihen, mikä on mahdollista

Talousarvion suunnittelu kuulostaa usein hyvin lopulliselta. Onnistumisen avain on kuitenkin se, että talousarviota ei pidetä niinkään rajoitteena vaan pikemminkin oppaana ja suunnannäyttäjänä.

Vuotuista suunnittelua olisi täydennettävä esimerkiksi neljännesvuosittaisilla suunnittelujaksoilla. Neljännesvuosittaisen lähestymistavan avulla tiimien on paljon helpompi arvioida, mitä asioita ne todennäköisesti käsittelevät. Näissä neljännesvuosittaisissa sykleissä on siksi tärkeää antaa tiimeille käsitys siitä, millaisia resursseja ne voivat odottaa aiheita toteuttaessaan. Näissä puitteissa on yleensä riittävästi vapautta päättää itse, miten näitä resursseja käytetään.

Jos nämä puitteet jaetaan selkeästi tiimien kanssa ja ne koetaan hyödyllisinä, se voi itse asiassa ruokkia luovuutta siinä, miten tavoite voidaan saavuttaa parhaalla mahdollisella tavalla käytettävissä olevilla resursseilla – edellytyksenä on, että suunnittelua ei pidetä kiinteänä, byrokraattisena rajoituksena, jossa luovuutta ei tarvita.

Suunnittelematon asiakashyöty

Johtajien kannalta olennainen kysymys tässä yhteydessä on priorisointi: pyrkiikö johto noudattamaan mahdollisimman tarkasti suunnitelmiaan vai luomaan mahdollisimman suuren asiakashyödyn?

Ketterässä kontekstissa toinen on tietenkin tiimien ja toivottavasti myös johdon prioriteetti. Loppujen lopuksi johto on toivottavasti jäsentänyt varainhoitovuoden budjettisuunnittelun siten, että se luo mahdollisimman suuren asiakasarvon senhetkisen tietämyksen mukaan. Jos sprinttien ja niistä johtuvien palautekierrosten aikana asiakkaiden kanssa on ilmennyt parempia mahdollisuuksia luoda asiakasarvoa, tämä olisi hyvä peruste poiketa suunnittelusta.

Esimerkki: AOletetaan, että uusi asiakasvaatimus vaatii 10 T€ enemmän kuin talousarviossa on suunniteltu. Samalla asiakkaalle luodaan kuitenkin 25 T€:n lisäarvo, josta hän on valmis maksamaan. Loogisesti tämä on siis kokonaislisäarvoa yritykselle. Päätöstä olla käyttämättä tätä mahdollisuutta “suunnitelmasta poikkeamiseen” olisi vaikea viestiä tiimeille (ja viimeistään johdolle).

Näin voi olla myös toisinpäin: Jo ensimmäinen prototyyppi paljastaa, että tuote ei saavuta “suunniteltua” asiakashyötyä. Pitäisikö tuotetta silti kehittää suunnittelun vuoksi vai pitäisikö jättää tiimin tehtäväksi löytää resursseille parempaa käyttöä?

Päätelmä

Yrityksillä on rajalliset resurssit, ja niiden on suunniteltava ne sen mukaisesti. Siksi ketterät tiimit eivät voi välttää suunnittelua. Ketteryys tarkoittaa tiimeille vapautta suunnittelukehyksessä. Mitä vähemmän byrokraattisia ja mitä lähempänä tiimiä suunnittelusyklit ovat, sitä parempi. Näin tiimit voivat hallita suunnittelua itsenäisesti.

Samalla nopeat oppimissyklit luovat aina mahdollisuuksia luoda parempia asiakashyötyjä kuin alun perin suunniteltiin. Tai jopa luopua tietyistä aiheista asiakasarvon puutteen vuoksi. Toimiva ketterä suunnittelu onnistuu ottamaan huomioon tällaiset mahdollisuudet poiketa suunnitelmasta.

PS:

Echometerin avulla kehitämme työkalua ketteriin retrospektiiveihin – keskeiseen kokoukseen tiimien jatkuvaa kehittämistä ja itseohjautuvuuden vahvistamista varten. Jos olet kiinnostunut kehittämään palautteen ja oppimisen kehää tiimeissäsi, sovi täällä ilmainen kokeilu – odotamme yhteydenottoasi!