Die effektive Zusammenarbeit in Teams ist entscheidend für den Erfolg, insbesondere im Kontext agiler Methoden wie Scrum. Working Agreements spielen eine entscheidende Rolle bei der Schaffung eines klaren Rahmens für die Zusammenarbeit. Und natürlich können Muster Working Agreements dabei helfen, hier auf gute Ideen zu kommen.
In diesem Artikel habe ich die Bedeutung von Working Agreements in agilen und remote Teams genauer angeschaut und auch evaluiert, wie regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen dazu beitragen, eine dynamische und produktive Teamumgebung kontinuierlich zu verbessern. Legen wir los mit einer einleitenden Erklärung von Working Agreements.
Agile Muster Working Agreements Scrum | Beispiele Templates
Agile Working Agreements: Was ist das?
„Working Agreements“ beziehen sich auf Vereinbarungen oder Regeln, die innerhalb eines Teams oder einer Organisation festgelegt werden, um die Zusammenarbeit zu verbessern und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern. Diese Vereinbarungen dienen als Leitfaden für das Verhalten der Teammitglieder und können dazu beitragen, Missverständnisse zu minimieren, die Produktivität zu steigern und Konflikte zu reduzieren.
Typischerweise werden Working Agreements zu Beginn eines Projekts oder einer Zusammenarbeit erstellt und von allen Teammitgliedern akzeptiert. Diese Vereinbarungen können verschiedene Aspekte abdecken, darunter:
Kommunikation: Festlegung von Kommunikationskanälen, -zeiten und -stilen, um effektive und transparente Kommunikation zu fördern.
Arbeitszeiten: Klärung von Arbeitszeiten, Pausen und Verfügbarkeiten, um eine konsistente Arbeitsstruktur zu gewährleisten.
Verantwortlichkeiten: Definition der Rollen und Aufgaben jedes Teammitglieds, um Klarheit über Zuständigkeiten zu schaffen.
Respekt und Zusammenarbeit: Vereinbarung über respektvolles Verhalten, die Förderung von Teamarbeit und die Lösung von Konflikten auf konstruktive Weise.
Arbeitsweise: Festlegung von Prozessen, Methoden und Tools, die im Team verwendet werden sollen, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.
Feedback: Klärung von Feedback-Mechanismen und -kultur, um eine offene und konstruktive Rückmeldung zu fördern.
Der Zweck von Working Agreements besteht darin, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf die gleiche Weise arbeiten. Diese Vereinbarungen können je nach Team und Projekt unterschiedlich sein und sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.
Was könnten also konkrete Beispiele sein für Working Agreements? Die folgenden Muster Working Agreements werden dir dabei helfen, die Materie besser zu verstehen.
Agile Muster Working Agreements Scrum | Beispiele Templates
Agile Working Agreements Beispiele
Hier sind einige Beispiel beziehungsweise Muster Working Agreements, die in einem Team oder einer Organisation festgelegt werden können:
Respektvolle Kommunikation:
- Wir respektieren die Meinungen und Ideen aller Teammitglieder.
- Kritik erfolgt konstruktiv und zielt darauf ab, die Zusammenarbeit zu verbessern.
- Wir hören aufmerksam zu und geben jedem die Möglichkeit, sich auszudrücken.
Pünktlichkeit und Verfügbarkeit:
- Wir halten uns an vereinbarte Arbeitszeiten und informieren das Team rechtzeitig über Abwesenheiten.
- In dringenden Fällen informieren wir das Team frühzeitig über Verzögerungen.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Jedes Teammitglied versteht seine Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Wir teilen Aufgaben transparent auf und helfen uns gegenseitig bei Bedarf.
Effektive Kommunikation:
- Wir verwenden klare und präzise Sprache.
- Wichtige Informationen teilen wir im dafür vorgesehenen Kommunikationskanal.
Arbeitsweise und Tools:
- Wir nutzen gemeinsam festgelegte Tools und Methoden für die Projektarbeit.
- Änderungen an Tools oder Prozessen werden im Team besprochen und abgestimmt.
Feedback-Kultur:
- Wir geben regelmäßig konstruktives Feedback und nehmen uns Zeit, es zu reflektieren.
- Feedback erfolgt auf der Sachebene und respektvoll.
Selbstverantwortung:
- Jedes Teammitglied übernimmt Verantwortung für seine Aufgaben und die Zielerreichung des Teams.
- Wir suchen aktiv nach Lösungen, bevor wir Probleme eskalieren lassen.
Vertraulichkeit:
- Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind, werden respektiert und nicht ohne Zustimmung geteilt.
Diese Beispiele bzw. Muster dienen als Ausgangspunkt. Es ist wichtig, dass Working Agreements den spezifischen Bedürfnissen und Dynamiken des Teams entsprechen. Die Vereinbarungen sollten offen diskutiert und von allen Teammitgliedern akzeptiert werden.
Zum Beispiel kann es sein, dass ihr in einem Scrum Team arbeitet. Wie würden dann konkrete Beispiele für Working Agreements in Scrum aussehen?
Bevor ich darauf eingehe, würde ich gerne direkt schon hinweisen auf unsere Working Agreement bzw. Workshop und Health Check Retrospektive Templates: In Echometer kannst du Health Check Items (quasi Working Agreements) in deinen agilen Retrospektiven reflektieren. Du kannst es dir hier unten über den Button gerne direkt mal (ohne Login) ansehen:
Hinweis: Bei diesem Format wird die Zustimmung zu den Health Check-Items auf einer Skala abgefragt.
- Wertschätzung: Wir wertschätzen die Leistungen und Beiträge unserer Kolleg*innen.
- Teamgeist: In unserem Team herrscht ein vertrauensvolles Arbeitsklima.
- Transparenz: In meinem Team weiß jede*r, wer gerade an was arbeitet.
- Erholung & Pausen: Ich habe genug Raum für Pausen, in denen ich neue Energie schöpfen kann.
- Meeting-Kultur: Unsere Meetings sind gut strukturiert und lassen trotzdem Raum für Kreativität und Neues.
- Unterstützung: In meinem Team gibt jedes Teammitglied sein individuelles Wissen und seine Erfahrungen weiter.
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Agile Working Agreements Beispiele für Scrum Teams
Im Scrum-Kontext können Working Agreements dazu beitragen, die Zusammenarbeit im Team zu fördern und sicherzustellen, dass alle Mitglieder effektiv und effizient arbeiten. Folgendes wären einige konkrete Beispiel bzw. Muster Working Agreements in einem Scrum-Team:
Pünktlichkeit bei Scrum-Events:
- Alle Teammitglieder verpflichten sich, pünktlich zu den Scrum-Events zu erscheinen, einschließlich Sprint Planning, Daily Stand-up, Sprint Review und Sprint Retrospective.
Aktive Beteiligung an Scrum-Events:
- Jedes Teammitglied beteiligt sich aktiv an den Scrum-Events, teilt Fortschritt, Hindernisse und sucht nach Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
Begrenzung der Work in Progress (WIP):
- Das Team vereinbart eine maximale Anzahl von Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden dürfen, um eine Überlastung zu vermeiden und die Fertigstellung von Aufgaben zu fördern.
Tägliche Stand-up-Regeln:
- Das Daily Stand-up bleibt kurz und fokussiert, jeder teilt nur relevante Informationen über seine Arbeit und eventuelle Hindernisse.
- Diskussionen, die nicht direkt mit dem Daily Stand-up zu tun haben, werden außerhalb des Meetings geführt.
Definition von „Done“:
- Das Team hat eine klare und gemeinsam akzeptierte Definition von „Done“ für jede Aufgabe, um sicherzustellen, dass abgeschlossene Aufgaben qualitativ hochwertig und vollständig sind.
Verantwortlichkeiten für Hindernisse:
- Teammitglieder verpflichten sich, Hindernisse sofort zu melden und aktiv zur Lösung beizutragen, wenn möglich.
Neben Scrum gibt es ja noch andere Frameworks, wie zum Beispiel das Scaled Agile Framework SAFe, das in skalierten agilen Teams angewendet wird. Wie könnten da Beispiel bzw. Muster Working Agreements aussehen?
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Agile Working Agreements Beispiele für SAFe (Scaled Agile Framework)
Auch hier gibt es wieder Muster Working Agreements, die in ähnliche Richtungen gehen:
PI-Planung:
- Wir bereiten uns gut auf die SAFe Program Increment (PI)-Planung vor und bringen alle relevanten Informationen mit.
- Jeder hat die Gelegenheit, seine Sichtweise zu teilen, und wir fördern eine offene Diskussion.
Kontinuierliche Verbesserung:
- Wir verpflichten uns zu kontinuierlicher Verbesserung und nehmen aktiv an SAFe bzw. Team Retrospektiven teil.
- Verbesserungsvorschläge werden dokumentiert und in den nächsten Iterationen umgesetzt.
Klare Definition von Ready und Done:
- Wir haben klare Kriterien für „Ready“ (fertig für die Bearbeitung) und „Done“ (fertiggestellt) auf Ebene des Release Trains.
- Die Definitionen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert.
Wissensaustausch und Zusammenarbeit:
- Wir fördern den Wissensaustausch zwischen den SAFe Teams innerhalb des ARTs und tragen zur gemeinsamen Wissensbasis bei.
- Teams arbeiten eng zusammen und unterstützen sich gegenseitig, um die PI-Ziele zu erreichen.
Respekt vor Rollen und Verantwortlichkeiten:
- Jede Rolle im SAFe-Framework wird respektiert, und die Verantwortlichkeiten der einzelnen Rollen sind klar definiert.
- Konflikte oder Unklarheiten in Bezug auf Rollen werden proaktiv gelöst.
Das wären ein paar Beispiel bzw. Muster Working Agreements in SAFe. Es ist wichtig, dass die Teams die SAFe Working Agreements in ihren Kontext anpassen und regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin effektiv sind.
Nachdem wir zuletzt über Scrum und SAFe gesprochen haben, wie sieht es aus mit Working Agreement Beispielen in Remote Teams?
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Working Agreement Beispiele für Remote Teams
Working Agreements sind besonders wichtig für Remote-Teams, da sie helfen, klare Erwartungen zu setzen und die Zusammenarbeit in einer virtuellen Umgebung zu optimieren. Auch hier wieder eine kleine Liste von Ideen und Beispiel bzw. Muster Working Agreements in Remote Teams:
Kommunikationsregeln:
- Festlegung von bevorzugten Kommunikationskanälen (z. B. Chat, Videoanrufe, E-Mail).
- Klare Erwartungen hinsichtlich der Reaktionszeit auf Nachrichten.
Arbeitszeiten und Verfügbarkeit:
- Transparente Festlegung von Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten.
- Klarstellung, wie und wann Pausen genommen werden können.
Status-Updates:
- Vereinbarung über regelmäßige Status-Updates, um den Teammitgliedern Einblicke in laufende Aufgaben zu geben.
- Nutzung von Tools zur Aktualisierung des Arbeitsstatus.
Meeting-Etikette:
- Klare Regeln für die Teilnahme an virtuellen Meetings, einschließlich Pünktlichkeit und aktiver Beteiligung.
- Aufnahme von Meetings, um diejenigen zu unterstützen, die nicht teilnehmen konnten.
Dokumentation und Wissensaustausch:
- Vereinbarung über die Dokumentation von Entscheidungen, Diskussionen und getroffenen Maßnahmen.
- Nutzung gemeinsamer Dokumenten- oder Wissensplattformen zur einfachen Zusammenarbeit.
Verfügbarkeit für spontane Gespräche:
- Klarheit darüber, wann Teammitglieder für spontane Gespräche verfügbar sind und wann nicht (z. B. durch Statusanzeigen).
Hilfe und Unterstützung:
- Offene Kommunikation über Hilfebedarf und Unterstützungsangebote.
- Einrichtung eines Kanals für Fragen und Hilfe innerhalb des Teams.
Vertraulichkeit und Datenschutz:
- Vereinbarung über den respektvollen Umgang mit vertraulichen Informationen und Datenschutzrichtlinien.
Pausen und Erholung:
- Förderung von Pausen zur Erholung und Vermeidung von Überarbeitung.
- Ermutigung zur Nutzung von Abwesenheitsbenachrichtigungen während Pausen oder Urlaub.
Diese Beispiele beziehungsweise Muster sind darauf ausgerichtet, die spezifischen Herausforderungen von Remote-Arbeit anzugehen und die Zusammenarbeit in einem verteilten Team zu erleichtern. Es ist wichtig, dass diese Vereinbarungen gemeinsam erstellt werden, denn nur dann werden sie auch wirklich vom Team beherzigt!
Apropos – wie würde das eigentlich gehen, eigene Working Agreements zu definieren? Dafür gibt es Templates bzw. Vorlagen!
„Wir entdecken zu viele unerwartete Probleme und Bugs zu einem späten Zeitpunkt!“
„Warum brauche ich manchmal Stunden, um eine einfache Retrospektive vorzubereiten?“
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Working Agreement Template
Ein Working Agreement Template ist ein vordefiniertes Format oder eine Vorlage, die als Ausgangspunkt für die Erstellung von Working Agreements in einem Team oder einer Organisation dient. Es hilft dabei, die Prozesse zu strukturieren und sicherzustellen, dass wichtige Aspekte der Zusammenarbeit abgedeckt sind. Hier sind einige Elemente, die in einem Working Agreement Vorlage enthalten sein könnten:
Überschrift:
- Eine klare Überschrift, die angibt, dass es sich um ein Working Agreement handelt. Zum Beispiel: „Team-Working Agreement“ oder „Scrum Team Working Agreement“.
Einleitung:
- Eine kurze Einleitung, die den Zweck des Working Agreements erklärt und betont, warum es wichtig ist.
Datum und Version:
- Ein Abschnitt für das Datum, an dem das Working Agreement erstellt oder aktualisiert wurde, sowie die Versionsnummer, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die aktuelle Version verwenden.
Verantwortliche Parteien:
- Eine Liste der verantwortlichen Parteien, einschließlich aller Teammitglieder und eventuell auch des Teamleiters oder Scrum Masters.
Das Working Agreement selber:
- Hier wäre der Kern zu finden, die konkrete Handlungsvornahme für das Team.
Fortlaufende Verbesserung:
- Ein Bereich, der unterstreicht, dass das Working Agreement in Zukunft durchaus nochmal angepasst werden könnte – am Anfang wäre er also eventuell durchaus noch leer.
Unterschriften:
- Platz für die Unterschriften aller Teammitglieder, um zu bestätigen, dass sie das Working Agreement gelesen, verstanden und akzeptiert haben.
Ein solches Template kann als Ausgangspunkt für Diskussionen innerhalb des Teams dienen und fördert die aktive Beteiligung aller Mitglieder an der Definition ihrer Working Agreements.
Der Schwerpunkt dieser Vorlage würde aber auf die Dokumentation der Working Agreements liegen. Wie entwirft man sie aber? Eine offene Methode dafür können die „Team Commitments“ Fragestellungen sein. Hier werden 3 Sätze vorgegeben, die darauf abzielen, bestehende Verhaltensweisen aus dem Team herauszufiltern um darauf basierend konkrete Working Agreements festzulegen. Letzteres würde wohl erst in einem zweiten Schritt passieren.
Im Folgenden findest du die Sätze für das Working Agreement Template: Ziel ist, dass das Team die Sätze einfach vervollständigt, um zu verstehen, welche Verhaltensweisen es aktuell gibt bzw. welche Verhaltensweisen gewünscht sind. Teil des Workshops ist am Anfang auch eine einfache Health Check Umfrage, die anonym abfragt, wie „aligned“ das Verständnis das Team von guter Arbeit aktuell eigentlich ist.
Du kannst den Workshop übrigens auch direkt in unserem Retrospektive und Teamentwicklungstool Echometer durchführen, in dem du auf den Knopf drückst.
Health Check Umfrage
Im Team teilen wir ein gemeinsames Verständnis davon, was “gute Arbeit” ist.
Open Feedback Questions
Umgang mit widersprüchlichen Prioritäten: ‘Wenn ich widersprüchliche Prioritäten bemerke, dann ...’
Kommunikation von Blockern: ‘Wenn ich bei einer Aufgabe nicht weiterkomme, teile ich das, indem ich …’
Umgang mit Konflikten: ‘Wenn ich merke, dass ein Konflikt in unserem Team entsteht, dann ...’
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Zentral: Kontinuierliches erinnern & verbessern
Erfahrungsgemäß können Working Agreements leicht in irgendeinem Dokument oder an einem Poster an der Wand vergessen werden, wenn ein paar Wochen des Projekts vergangen sind. Was kann man dagegen tun?
Mein Vorschlag:
- Bring die Working Agreements regelmäßig auf die Agenda von euren agilen Retrospektiven!
- Verwende (ggf. anonyme) Umfragen, um Working Agreements auf einfache Weise ins Gedächtnis zu rufen.
Der Vorteil dieser Methode ist, dass dabei sogar noch spannende Metriken für eure kontinuierliche Verbesserung entstehen – und es gibt sogar noch mehr Positives:
Messbare Metriken:
- Umfragen können quantifizierbare Metriken liefern, um die Wirksamkeit von Working Agreements und auch des Agilen Coachings zu messen und Trends im Laufe der Zeit zu erkennen.
Integration in den Arbeitsfluss:
- Die Integration von Umfragen in den normalen Arbeitsfluss ermöglicht es dem Team, sich kontinuierlich mit den Working Agreements auseinanderzusetzen, ohne dass spezielle Meetings erforderlich sind.
Anonymität und Offenheit:
- Umfragen können Anonymität bieten, was Teammitglieder möglicherweise ermutigt, ehrliches Feedback zu geben, ohne sich dabei sorgen zu müssen, dass ihre Meinungen identifiziert werden.
Tatsächlich ist genau der beschriebene Weg die Methodik von dem Tool Echometer: Es kombiniert agile Health Check Umfragen – unter anderem zu Working Agreements – mit agilen Retrospektiven. Über diesen Weg wird agiles Coaching wesentlich effizienter und auch endlich messbar.
Echometer ist ein digitales Tool, dass agilen Team Leads bei agilen Retrospektiven und Team Health Checks hilft. Egal ob Remote, hybrid oder vor Ort: Es macht Team-Coaching messbar und professionalisiert so deine Arbeit, während es dir nebenbei sehr viel Arbeit spart. Schau einfach mal auf unsere Website, um mehr zu erfahren: www.echometerapp.com.
Eine Sache möchte ich an dieser Stelle zum Thema Echometer noch einschieben: Regelmäßige 1 zu 1 Meetings bzw. Coachings mit deinen Kolleg*innen können (insbesondere kombiniert mit Retrospektiven) den entscheidenden Effekt auf deine Team-Performance haben. Und sie können sogar datengetrieben durchgeführt werden! Wenn dich das Thema weitergehend interessiert, schau mal hier: Hier findest du 129 Eins-zu-Eins Meeting (bzw. Mitarbeitergespräch) Fragen und hier sind die 3 besten One-on-One Meeting Tools im Vergleich.
"Working Agreements landen zu oft im staubigen Keller eines ineffizienten Teams - holt sie da raus, mitten in eure Retrospektive!"
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Fazit - Agile Working Agreements in Scrum und darüber hinaus
Ich hoffe meine Gedanken über Working Agreements haben gezeigt, dass sie nicht nur Richtlinien, sondern lebendige Instrumente der Teamzusammenarbeit sein können. Kontinuierliche Reflexion, Integration von Feedback und die Anpassung an sich ändernde Bedingungen sind entscheidend für den Erfolg von Working Agreements.
Zuletzt, nochmal der Hinweis: Falls du mal ausprobieren möchtest, wie es sich anfühlt regelmäßig Working Agreements in deinen Retrospektiven zu reflektieren: Du kannst im Folgenden ohne Login eine agile Retrospektive starten, in dem Fall den „Keep, Stop, Start“ Workshop.
Alternativ leite gerne einfach mal unsere Website an verantwortliche Kolleg*innen weiter: www.echometerapp.com.
