Wenn du mehr Action Items aus Retrospektiven bekommen willst, musst du vor allem zwei Dinge gut machen: erstens genügend relevante Probleme sichtbar machen und zweitens den Lösungsraum im Team bewusst öffnen.
Zuerst Probleme sammeln, die es wert sind, gelöst zu werden
Wenn dein Team Schwierigkeiten hat, Probleme offen anzusprechen, dann ist das oft der erste Engpass auf dem Weg zu sinnvollen Maßnahmen aus der Retrospektive.
Folgende Ansätze helfen dir, im „Gather Data“-Schritt mehr Erkenntnisse zu bekommen:
- Führe vor der Retrospektive eine Umfrage durch: So bekommen einzelne Teammitglieder mehr Zeit, über ihre Arbeit nachzudenken.
- Erlaube anonymes Feedback: Das kann die Hürde senken, offen zu sprechen. Gleichzeitig reduziert es den Druck, jedes Feedback perfekt formulieren zu müssen.
- Nutze vielfältige und kreative Retrospektive-Formate. Wenn ihr immer nur „Was lief gut?“ und „Was lief schlecht?“ fragt, ist das oft nicht besonders anregend. Abwechslungsreiche Formate helfen, Retro-Fatigue zu vermeiden und die Beteiligung zu erhöhen (siehe auch Retro Müdigkeit ). Um diese Retro Müdigkeit zu vermeiden und das Engagement des Teams in der Retro hochzuhalten ist auch unsere Liste von Retro-Formaten hilfreich: Übersicht kreativer Retrospektive-Methoden
Wenn du die Moderation deiner Retro zusätzlich verbessern möchtest, schau dir auch unser eBook (natürlich kostenlos) an: eBook zur Retro-Moderation
In dem eBook findest du weitere Tipps, wie du bessere Gespräche und dadurch mehr gute Action Items aus Retrospektiven herausbekommst.
Dann den Lösungsraum möglicher Maßnahmen weit öffnen
Sobald die Retrospektive eine gute Auswahl an priorisierten Problemen sichtbar gemacht hat, ist der nächste Schritt: möglichst viele Ideen für mögliche Maßnahmen sammeln.
Genau wie du Feedback in der Retro nicht vorschnell bewerten solltest, solltest du auch Action-Item-Ideen nicht sofort bewerten. Als Moderator*in ist es sinnvoll, den Lösungsraum für jedes priorisierte Problem offen zu explorieren.
- Stelle hypothetische “Was wäre wenn…” Fragen, um kreative Ideen anzuregen.
- Schreibe mögliche Action Items sichtbar mit auf, damit das Team darauf aufbauen und sie kombinieren kann.
- Je mehr Ideen ihr für ein Problem sammelt, desto höher ist die Chance, dass daraus am Ende ein wirklich guter nächster Schritt entsteht.
- Hinterfrage bei jeder Idee für eine Maßnahme, was die dahinterliegende Annahme für die Kernursache des Problems ist. Häufig kannst du die Ideen für Maßnahmen visuell nach den vermuteten Kernursachen gruppieren.
Wenn du dazu noch konkrete Praxisbeispiele suchst, findest du hier weitere Lektüre: Tipps und Beispiele für gute Maßnahmen aus Retrospektiven
Die Hürde für ein Action Item bewusst senken
Wenn dein Team sich bei einem Thema nicht auf die Ursache oder die beste Lösung einigen kann, ist es oft besser, die Retro nicht mit einer halbgaren Definition für ein Action Item zu verlassen. Dann sollte aus dem Thema lieber ein klarer Follow-up-Schritt werden, zum Beispiel: „Breakout Session zu [Thema]“.
Die Breakout Session ist ein guter nächster Schritt, um ein wichtiges Problem weiterzubearbeiten, ohne sich in der Retrospektive vorschnell auf eine konkrete Lösung festzulegen. Die Diskussion in der Retro schafft dafür bereits eine gute Grundlage.
- Die Breakout-Session gibt den direkt Beteiligten mehr Zeit, ihre Perspektiven vorzubereiten.
- Das Team muss nicht die gesamte Retro-Zeit in einer unproduktiven Grundsatzdiskussion verbringen, bei der nur wenige etwas beitragen können.
- Das Ergebnis kann später im Team zurückgespielt werden, zum Beispiel in der nächsten Retro oder zu einem vereinbarten Zeitpunkt.
Wichtig ist am Ende nicht die perfekte Lösung in der Retro selbst, sondern dass ihr einen klaren nächsten Schritt habt, der euch wirklich weiterbringt.
Wenn du dich zusätzlich auf die Qualität der einzelnen Maßnahmen fokussieren willst, lies auch diesen FAQ Eintrag: Wie erhalte ich bessere Maßnahmen in Retrospektiven?