Was ist eine Retrospektive?
Eine Retrospektive ist eine Meeting-Routine, in der man regelmäßig die Zusammenarbeit im Team reflektiert, um daraus kontinuierlich Verbesserungen abzuleiten.
Insbesondere bei iterativen (“agilen”) Arbeitsweisen wie Scrum, Kanban oder auch OKRs werden Retrospektiven (bzw. „scrum retrospectives“) als zentrales Werkzeug für die kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung in Teams verwendet.
Während sich Retros gerade in der Softwareentwicklung durchgesetzt haben, gibt es keine Grenzen für den Anwendungsbereich von Retrospektiven auch außerhalb der IT, da jedes Team von diesem regelmäßigen Reflexionsprozess profitieren kann!
Ziel und Zweck einer Retrospektive
Das Ziel einer Retrospektive ist es, die Perspektiven und Erfahrungswerte aller Beteiligten zu nutzen, um
- unterschiedliche Ansichten zu teilen und abzugleichen,
- neue Erkenntnisse zu generieren und
- gezielt Maßnahmen für zukünftige Verbesserung zu entwickeln.
Es muss dabei nicht zwangsläufig aus jeder Retrospektive auch eine Maßnahme abgeleitet werden. Alleine den Raum zu schaffen, um Perspektiven innerhalb des Teams abzugleichen ist häufig ein Mehrwert für das Vertrauen untereinander und die Teamentwicklung.
Retrospektiven verbessern außerdem die Psychologische Sicherheit in Teams, die nachweislich maßgeblich für den langfristigen Teamerfolg ist.
Retrospektiven in Scrum und weitere Anwendungsfälle
Retrospektiven im Scrum-Framework
Im Scrum-Framework sind Retrospektiven als fester Bestandteil eines jeden Scrum-Sprints vorgesehen. In Scrum-Retrospektiven geht es gezielt darum, die Arbeit des vergangenen Sprints gemeinsam zu reflektieren.
Die Retrospektive findet in Scrum ganz zum Schluss eines jeden Sprint-Zyklusses statt:
Ein Zyklus in Scrum dauert in der Regel zwischen einer Woche und einem Monat. Dementsprechend finden Retrospektiven in Scrum-Teams wöchentlich bis mindestens monatlich statt.
Retrospektiven, die dem Scrum-Framework folgen und sich auf ein Scrum-Team beziehen nennt man entsprechend Scrum-Retrospektiven (scrum retrospectives). Der Fokus dieser Scrum-Retros liegt häufig auf der Anwendung des Scrum-Frameworks.
Retrospektiven sind allerdings nicht an Scrum gebunden, wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden.
Retrospektiven auf Teamebene
Analog zu Scrum-Retrospektiven gibt es zum Beispiel auch OKR Retrospektiven und Kanban Retrospektiven, bei denen man in jeder Iteration fokussiert die Implementierung des jeweiligen Frameworks reflektiert.
Da Teams in der Regel nicht separate Retrospektiven für jedes einzelne Framework machen, spricht man bei Retrospektiven, die sich auf die Zusammenarbeit im Team allgemein beziehen häufig von einer “Team Retrospektive”.
Retrospektiven auf teamübergreifender Ebene
Retrospektiven müssen nicht zwangsläufig immer auf Team-Ebene stattfinden. Es gibt auch im Rahmen von agilen Arbeitsmodellen wie SAFe Retrospektiven, LeSS Overall Retrospektiven oder “Scrum of Scrums” Retrospektiven, die auf Team-übergreifende Ebene stattfinden, um die Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen Teams sowie organisationale Rahmenbedingungen zu reflektieren.
In diesen teamübergreifenden Retrospektiven sammeln die einzelnen Teams häufig vorab ihre Themen und entsenden jeweils einzelne Teammitglieder, die ihre Themen auf der teamübergreifenden Ebene einbringen.
Voraussetzung für Retrospektiven
Fokus einer Retrospektive
Entsprechend der verschiedenen Anwendungsfälle von Retrospektiven, ist es wichtig vorab den Fokus einer Retrospektive zu kommunizieren. So wissen alle Beteiligten, welche Themen sie in dieser Retrospektive einbringen können.
Teilnehmerkreis einer Retrospektive
Darüber hinaus ist es wichtig, dass möglichst alle Betroffenen auch an der Retrospektive teilnehmen – bei teamübergreifenden Retrospektiven also mindestens ein Vertreter pro Team. So wird sichergestellt, dass möglichst viele Eindrücke möglichst ungefiltert eingebracht und diskutiert werden können.
Achtung: Je größer ein Team, desto anspruchsvoller die Moderation. Teams sollten grundsätzlich nicht viel größer als 10 Teilnehmer sein. Falls das nicht möglich ist, hier ein paar Tipps zur Moderation von Retrospektiven in großen Teams.
Psychologische Sicherheit in Retrospektiven
Damit alle Perspektiven und Wahrnehmungen eingebracht werden, ist “Psychologische Sicherheit” im Team / Teilnehmerkreis enorm wichtig. Sollte die psychologische Sicherheit, auch kritische Themen offen einbringen zu können, im Teilnehmerkreis eingeschränkt sein, bietet es sich an, auch einen anonymen Feedback-Kanal einzurichten. So wird das Ansprechen von Themen erleichtert. Die Diskussion zu anonym eingebrachten Themen ist dann natürlich nicht mehr anonym.
Ist diese Voraussetzung noch nicht erfüllt, lerne erst wie du Psychologische Sicherheit im Team schaffen kannst.
Frequenz von Retrospektiven
Zuletzt zeichnen sich Retrospektiven eben dadurch aus, dass sie regelmäßig stattfinden. Formate wie “Lessons Learned Workshops” oder “Post Mortem Analysen” sind häufig lange Termine, die zu bestimmten Meilensteinen oder Projektabschlüssen durchgeführt werden. Und genau hierin liegt der Unterschied zu Retrospektiven.
Retrospektiven sollten kurzweilig und regelmäßig stattfinden. In agilen Teams hat sich ein Rhythmus in einer wöchentlichen bis monatlichen Frequenz bewährt. Retro-Frequenzen über 6, oder 8 Wochen hinaus sind eher unüblich und kritisch zu betrachten hinsichtlich der Effektivität.
Zeitlicher Umfang einer Retrospektive
Je nach Häufigkeit können Retrospektiven zwischen 45-90 Minuten dauern. Ist die Frequenz eher länger, zum Beispiel monatlich, würde man tendenziell eher 90 Minuten ansetzen. Bei wöchentlichen Retrospektiven kann man auch 45, oder 60 Minuten ansetzen.
Für Retrospektiven gilt: Lieber “kürzer und häufiger” als “länger und seltener”. Durch kurze Frequenzen entstehen schnelle Lernschleifen, sodass Teams möglichst frühzeitig auch die Effektivität ihrer in vergangenen Retros definierten Maßnahmen wieder reflektieren und ggf. anpassen können (Tipps für gute Maßnahmen aus Retrospektiven). Insbesondere mit der Übung des Formats wird es dann auch leichter, den zeitlichen Rahmen besser einzuhalten (Tipps für Timeboxing in Retrospektiven), oder sogar zu verkürzen.
Durchführung von Retrospektiven
Ablauf einer Retrospektive
Klassischerweise spricht man von den 5 Phasen einer Retrospektive:
- Die Bühne bereiten ( Check-In)
- Daten & Feedback sammeln
- Erkenntnisse generieren
- Maßnahmen
- Abschluss (Check-Out)
Um die Wirkungsweise dieser Schritte einer Retrospektive besser zu verstehen, empfehlen wir einen Blick auf das “Double Diamond”-Modell.
Kernfragen einer Retrospektive
Um Retrospektiven abwechslungsreich zu gestalten, wird das Format durch Moderator*innen häufig mit verschiedenen Metaphern variiert. Im Kern dreht es sich dabei aber immer um die Fragestellungen:
- Was lief gut?
- Was lief schlecht?
- Was können wir das nächste mal besser machen?
Eine der beliebten Metaphern für diese Kernfragen ist zum Beispiel die Segelboot Retrospektive.
Moderation einer Retrospektive
Die Moderation einer Retrospektive sollte möglichst neutral sein. Daher ist es optimal, wenn eine neutrale Person (zum Beispiel ein Agile Coach) diese durchführen kann.
Wer keinen Team Coach hat, kann entweder eine externe Person mit der Moderation beauftragen, oder im ersten Schritt als Führungskraft des Teams die Moderation übernehmen. Die Führungskraft sollte aber das Team möglichst schnell in die Lage versetzen, Retrospektiven auch ohne die Führungskraft (oder zumindest ohne deren Moderation) durchzuführen.
Wenn es langfristig keine*n neutrale*n Moderator*in gibt, lohnt es sich, die Moderationsrolle einfach im Team zu rollieren.
Egal ob Neuling, oder erfahrene*r Moderator*in: In diesem eBook haben wir die Best Practices zur Moderation von Retrospektiven für dich zusammengefasst:
Fazit: Retrospektiven sind nicht nur für Scrum-Teams geeignet
Wie du gesehen hast, sind Retrospektiven ein zentrales Werkzeug für High Performing Teams, das sich auch mit ein bisschen Übung in jedem Team etablieren lässt.
Falls dein Team also noch nicht mit Retrospektiven arbeitet, probiere es am besten einfach mal über einen Zeitraum von zum Beispiel 3 Monaten aus.
Tipp: Frage nach jeder Retrospektive den “Return on Time Invest” (ROTI) im Team ab:
Über den ROTI hast du direkt ein Bild davon, wie das Format in deinem Team ankommt. Spätestens nach drei Iterationen solltest du auf einen Durchschnittswert um die 8 / 10 kommen. Falls nicht, schau am besten mal in unser eBook zur Moderation von Retrospektiven.
Du magst es datengetrieben? Dann empfehle ich einen Blick in unsere Analyse von 30.000 Retrospektiven!
