Es kann bereits eine Herausforderung sein, Retrospektiven in einem kleinen Team bzw. in einer kleinen Gruppe zu moderieren. Oder mit sehr wenig Zeit. Was ist aber mit Retrospektiven in großen Teams? Sie sind meist um ein vielfaches anspruchsvoller.
Bevor wir unser Tool für Retrospektiven entwickelten, sammelten wir diverse Erfahrungen mit größeren Gruppen – häufig hatten wir kundenseitig die Anforderungen, dass ein ganzer Bereich (nicht selten über 15 Personen) an einer Retro teilnehmen sollte.
Ich möchte deshalb im ersten Schritt teilen, welche Herausforderungen sich unserer Erfahrung nach in diesen größeren Teams bzw. Gruppen ergeben haben.
Herausforderungen bei Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen
1. Gesprächsatmosphäre
Bei großen Teilnehmerzahlen kennen sich häufig die Teilnehmer untereinander nur wenig aus dem Alltag. Während man bei kleinen Teams in der Regel auf eine vertrauensvolle und offene Gesprächsatmosphäre setzen kann, ist das bei großen Teams häufig schwieriger. Obwohl eben diese vertrauensvolle Atmosphäre so wichtig für einen der wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Teams ist: Die psychologische Sicherheit des Teams.
2. Engagement & Gesprächsverteilung
Gleichzeitig wird es für jeden Einzelnen in dieser Konstellation einfacher, sich aus Diskussionen zurückzuziehen. Man muss also als Moderator viel mehr acht geben, dass alle Teilnehmer engagiert teilnehmen, sich einbringen können und dass die Gesprächsverteilung einigermaßen ausgeglichen ist.
3. Zeitmanagement
Je mehr Teammitglieder, desto mehr Themen können auf den Tisch kommen. Timeboxing wird deswegen unerlässlich, um alle Themen angemessen unterbringen zu können.
Anlässe für Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen
Manchmal hat man jedoch keine Wahl und muss sich diesen Herausforderungen stellen. In der Praxis sehen wir typischerweise folgende Anlässe für Retrospektiven in großen Teams:
- Ein großes Team ist schlicht in keine weiteren, langfristig unterteilten Gruppen aufgeteilt. Hier würde man ab 9 Teammitgliedern laut Scrum Guide bereits von einem “zu großen Team” sprechen.
- Ein Bereich, der aus mehreren kleinen Teams besteht, die eben auch übergreifend eine gemeinsame Retro durchführen möchten. Dann spricht man von einer “Overall Retrospective” oder “Retro of Retros”.
Die folgenden Tipps bieten sich für beide Szenarien an.
Tipps für Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen
Hier unsere Tipps für Retrospektiven in großen Teams!
Tipp 1: Teilnehmerkreis der Retrospektive hinterfragen
Eine Retrospektive im großen Kreis sollte durchaus hinterfragt werden. Sind die Rahmenbedingungen wirklich unveränderbar? Gibt es keine sinnvolle Alternative?
Bei großen Teams oder Gruppen wäre deswegen die erste Frage, ob man das Team nicht doch thematisch unterteilen kann. Wir sind zwar kein Fan davon, alles strikt nach Lehrbuch (oder in diesem Fall dem Scrum Guide) auszulegen, aber die Begrenzung auf 9 Teammitglieder ist kein Zufall – bis zu dieser Größe kann eine produktive Retrospektive ohne Einschränkungen stattfinden. Also gerade, wenn man deutlich über dieser Zahl liegt, sollte man die Teamkonstellation hinterfragen.
Bei “Overall Retros” mit mehreren Teams ist ein häufig angewendeter “Trick”, dass jedes Team lediglich Vertreter des Teams in die große Runde entsendet. So kann man die große Runde zumindest von der Teilnehmerzahl trotzdem überschaubar halten. Das Benennen von Team Vertretern für “Overall Retros” heißt in einem anderen Framework auch “Scrum of Scrums”, nämlich hier: LeSS-Framework.
Tipp 2: Vertrauensvollen Umgang beachten
- Auch, wenn das Team sehr groß ist, gilt weiter, dass die Inhalte (bis auf die Maßnahmen) weiter vertraulich sind. → Darauf sollte man in der Moderation hinweisen.
- Ein kurzes Check-In nutzen, um eine zwanglose Atmosphäre zu schaffen – auch mit wenig Zeit.
Tipp 3: Teamgröße bei Zeitplan berücksichtigen
Je größer das Team, desto mehr Themen und desto langwieriger die Diskussionen.
Während man in einem kleinen Team also vielleicht gewohnt ist, eine Retrospektive in einer Stunde abschließen zu können, wird sich das bei größeren Teilnehmerkreisen nicht realisieren lassen.
Der benötigte Zeitraum hängt stark vom gewählten Format und Methode der Retrospektive ab. Unserer Erfahrung nach bewegen sich die Zeiträume in folgenden Zeiträumen:
Übliche Zeiträume für Retrospektiven je nach Teamgröße
- 5 oder weniger Teilnehmer → 45 – 90 Minuten
- 6 bis 10 Teilnehmer → 60 – 120 Minuten
- 10 bis 20 oder mehr Teilnehmer → 90 – 180 Minuten
Experimentiert gerne selber mit dem Timeboxing, um ein Gefühl dafür zu bekommen. Nehmt euch aber gerade am Anfang lieber etwas mehr Zeit als zu wenig und schaut dann, welche Schritte sich ggf. optimieren lassen – dazu sind dann möglicherweise die nächsten Tipps hilfreich!
Tipp 4: Parallelisierung bei der Themen- und Ideensammlung
Um die Themen- und Ideenfindung zu parallelisieren, bieten sich zum Beispiel Formate bzw. Methoden wie “1-2-4-All” an. Wie läuft das?
Jeder macht sich zu einem Thema oder einer Fragestellung erst selber individuell Gedanken – zum Beispiel 2 Minuten (1). Dann sucht sich jeder Teilnehmer einen Partner zum Austausch der gesammelten Gedanken (2), ehe man sich in Vierergruppen (4) zusammen tut und schließlich die gesammelten Ideen in einer priorisierten Form in der Gruppe präsentiert (All).
Eine ausführlichere Anleitung zu 1-2-4-All findest du auf dieser Seite: Liberating Structures.
Die meisten Agile Coaches drehen sich im Kreis…
…und behandeln oberflächliche Symptome. Es wird Zeit, die Psychologie zu nutzen – für einen nachhaltigen Mindset Change.
„Wir entdecken zu viele unerwartete Probleme und Bugs zu einem späten Zeitpunkt!“
„Warum brauche ich manchmal Stunden, um eine einfache Retrospektive vorzubereiten?“
Tipp 5: Mach Health Check Retros
- Es werden konkrete Aussagen präsentiert.
- Jedes Teammitglied bewertet die Aussagen kurz und knackig anonym auf einer Umfragen-Skala – wie sehr stimmst du zu von 1 bis 7?
- Optional: Die Ergebnisse werden diskutiert. Positive und negative Beispiele werden gesammelt, die die Ergebnisse erklären könnten. Dieser Teil dauert potenziell relativ lange.
- Jetzt wird direkt priorisiert, indem jedes Teammitglied anonym votet, welche der Aussagen den größten Handlungsbedarf bergen (mehr dazu: Das beste kostenlose Tool für anonyme Retrospektiven).
- Nur zu der Aussage, die die meisten Votes hat, wird eine Maßnahme festgehalten.
Erstens schau gerne einmal in unseren kostenlosen Baukasten, der dir Inspirationen bieten kann: Team Health Check Baukasten.
Hinweis: Bei diesem Format wird die Zustimmung zu den Health Check-Items auf einer Skala abgefragt.
- Wertschätzung: Wir wertschätzen die Leistungen und Beiträge unserer Kolleg*innen.
- Teamgeist: In unserem Team herrscht ein vertrauensvolles Arbeitsklima.
- Transparenz: In meinem Team weiß jede*r, wer gerade an was arbeitet.
- Erholung & Pausen: Ich habe genug Raum für Pausen, in denen ich neue Energie schöpfen kann.
- Meeting-Kultur: Unsere Meetings sind gut strukturiert und lassen trotzdem Raum für Kreativität und Neues.
- Unterstützung: In meinem Team gibt jedes Teammitglied sein individuelles Wissen und seine Erfahrungen weiter.
Willst du, dass dein Chef dich liebt? Dann bring dein Team auf neue Leistungshochs. Mach es von einem durchschnittlichen Auto – zu einer explosiven Rakete!
Wie? Lad dir mein kostenloses und psychologisch fundiertes eBook zum Thema „In einfachen 12 Schritten zu Team-Flow“ herunter und lies es dir durch. So viel vorweg – jetzt aber zum eigentlichen Thema dieses Texts.
Tipp 6: Probier Echometer aus
Eine super Unterstützung, Retros in großen Gruppen durchzuführen, sind gute Retro Tools (siehe unsere Liste: 14 Retro Tools im Vergleich). Sie können dir einiges an Arbeit abnehmen – inkl. Einsammeln von Feedback vor der Retro und Priorisierung von Maßnahmen.
Im Besonderen möchte ich hier ein Tool nennen, bei dessen Entwicklung ich selber mitgewirkt habe: Echometer. Es kombiniert Erkenntnisse aus der Psychologie mit Agile Best Practices, um das beste aus Team Health Checks & Retros für die Teamentwicklung raus zu holen.
Wir geben dir konkrete Hinweise im Tool, wie man gute Maßnahmen ableitet – und es kann sowohl online remote als auch offline genutzt werden.
Du kannst übrigens ohne einen Login deinerseits oder deines Teams eine Retro in einem großen Team mit unserem Tool durchführen.
Über diesen Button kannst du das Tool direkt öffnen, deine Retro Methode wählen und ein Team via Link einladen (mehr als 30 Retrospektive Methoden möglich):
Wenn du am Ende der Retro angelangt bist, kannst du optional auch einen kostenlosen Account erstellen, um deine Ergebnisse zu speichern.
Wenn du vorher noch mehr erfahren möchtest oder direkt einen richtigen Trial starten möchtest – hier mehr erfahren / hier kostenlos starten.
Tipp 7: Breakout-Sessions nutzen
Jetzt sind Themen also zusammengetragen und grob priorisiert – trotz großem Team bzw. Gruppe. Als nächstes sollten die Themen im Detail analysiert werden, um ableiten zu können, mit welchen kleinen Action Items man eine Verbesserung erzielen könnte.
Hier wird es besonders knifflig. Denn je größer der Teilnehmerkreis, desto wahrscheinlicher ist es, dass die besprochenen Themen nicht für alle relevant sind. Dementsprechend kann nur ein Bruchteil der Teammitglieder zu einem Thema beitragen.
Die Besprechung von bestimmten Themen, die nicht alle Teammitglieder gleichermaßen betreffen, sollte daher konsequent ausgelagert oder parallelisiert werden.
Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, hierfür Breakout-Sessions zu nutzen: Man legt die Themen fest und lässt sich selbst organisierende Kleingruppen daran arbeiten. Jeder Teilnehmer kann sich frei einer Gruppe anschließen und diese auch wieder verlassen – genau wie hier: Open-Space-Format.
So hat jeder die Möglichkeit, sich in den Diskussionen einzubringen, wo sie*er auch aktiv beitragen kann. Bei der Präsentation der Ergebnisse aus den Breakout-Sessions kommt dann im besten Fall eine handfeste Maßnahme heraus, die man direkt im nächsten Sprint umsetzen kann. Wenn die vorgeschlagenen Maßnahmen für den gesamten Teilnehmerkreis plausibel und verfolgenswert erscheinen, gelten die Maßnahmen als beschlossen.
Es kann aber genauso gut sein, dass die Kleingruppe noch keinen finalen Vorschlag für eine Maßnahme erarbeiten konnte. In diesen Fällen kann man dann beschließen, die Breakout-Session außerhalb der Retrospektive fortzuführen, wenn dies von den Teilnehmern als sinnvoll erachtet wird.
Vorsicht mit “halben” Maßnahmen
Nichts ist ärgerlicher als eine halb durchdachte Maßnahme, die unter Druck entstanden ist und um die sich dann keiner kümmern möchte. Unserer Erfahrung nach ist es daher sehr wichtig, dass man schon in der Moderation in eurem großen Team bzw. eurer großen Gruppe darauf hinweist, dass auch der Beschluss einer weiteren Breakout-Session außerhalb der Retrospektive eine legitime Maßnahme sein kann, um das Thema weiter zu beleuchten, wenn es sich in der Timebox der Retro noch nicht abschließend analysieren ließ.
Tipp 8: Im Vorfeld Feedback sammeln
Gerade das Sammeln von Feedback also die “Gathering data”-Phase kann wertvolle Zeit in der Retrospektive binden, die man eigentlich schon im Vorfeld auslagern könnte, indem man im Vorfeld zur Retrospektive nach Feedback fragt.
Um diese Abfrage von Feedback im Vorfeld etwas zu strukturieren, bietet es sich häufig an, geschlossene Fragen mit offenen Fragen zu kombinieren. So erhält man quantitatives Feedback zu gezielten Aspekten und hat als Teammitglied durch die offenen Fragen weiterhin die Möglichkeit offen eigene Themen einbringen. Auch Spotify als Vorreiter nutzt beispielsweise gezielte geschlossene Fragen, deren Ergebnisse sie auf den folgenden Namen getauft haben: Squad Health Check.
Wir haben übrigens ein Tool entwickelt, dass euch bei eurer Retrospektive in großen Teams unterstützen kann. Mehr Informationen dazu findet ihr direkt hier drunter.
Retros in kleinen Gruppen sind die bessere Lösung
Fazit
Wahrscheinlich habt ihr herausgelesen, dass wir Retrospektiven mit zu großen Teilnehmerzahlen aus den eingangs erläuterten Gründen nicht empfehlen würden. Die Herausforderung: Die Retro zu moderieren.
Gleichzeitig hoffen wir, dass ihr mit den Tipps zur Parallelisierung & Co. das Beste aus großen Retrospektiven herausholen könnt. Denn gerade, wenn man sich als großes Team an die Konstellation der Retro gewöhnt hat, kann es mit der Zeit immer einfacher werden und das Format – trotz der Hürden – zu einem Erfolg.
Wir sind gespannt auf deine Erfahrungsberichte!Übrigens: Wenn ihr allgemein noch nach Abwechslung in euren Retros sucht, dann könnt ihr auch nochmal in diesem Artikel nachsehen: 3 Retro Methoden mit Überraschungseffekt.
Falls du dir für deine Retrospektiven ein paar mehr abwechslungsreiche Fragen wünschst, schau mal in unseren Post: 54 frische Retrospektive Methoden für Anfänger und Profis (mit u.a. der Mario Kart Retro, Marathon Retro und der Elon Musk Retro).
Wenn du noch nach einem geeigneten Retro Board Ausschau hältst (mit 60+ Retro Methoden), kann dir übrigens unser Artikel weiterhelfen mit dem Thema: Die besten Retro Boards im Vergleich.
