Formning af retrospektiver - undgå misforståelser i kommunikationen
Det er især vigtigt at organisere retrospektiver korrekt i teamarbejde, fordi de giver et optimalt grundlag for udveksling i teamet, men samtidig er de ikke selvkørende. Et særligt vigtigt aspekt er kommunikationen mellem deltagerne.
Forleden havde jeg en privat situation, hvor det gik op for mig, hvor hurtigt folk kan misforstå hinanden.
En af mine venner, Ben, havde lånt et opladerkabel af mig, som tilhørte en anden ven, Leon. Da jeg ville give det tilbage til Leon, spurgte jeg min ven Ben, om han kunne komme med det til mig. Det kunne han ikke lige nu, så han tilbød at give det direkte til Leon. Da jeg selv ville aflevere den, sagde jeg til ham: “Nej, det er i orden, du har ikke brug for den. Bare giv mig den en anden gang.
Næste dag kom beskeden fra Ben: “Jeg smed den i Leons postkasse.” og jeg spurgte mig selv, hvad det skulle til for, da jeg jo - efter min mening - udtrykkeligt havde sagt, at han skulle give den direkte til mig.
Og moralen i historien: Ben ville bare gøre mig en tjeneste og troede, at jeg sagde det for ikke at genere ham.
Det viser, at der kan være forskellige fortolkninger i kommunikationen, og at der derfor kan opstå misforståelser.
Netop derfor er det vigtigt at designe retrospektiver på en sådan måde, at misforståelser fra hverdagen kan afdækkes og overvindes gennem skabelsen af fælles mentale modeller selv på forhånd, for at kunne handle effektivt som et team.
I teams, hvor flere deltagere kommunikerer via forskellige kanaler som e-mail, telefon eller messengers som Slack & Co, kan potentialet for misforståelser hurtigt mangedobles. Retrospektivet skaber et beskyttet rum til at bringe teamet tilbage på sporet. Derfor er design af retrospektiver særligt relevant i sådanne teams.
Design af retrospektiver | Succesfaktor for kommunikation
Men hvad er definitionen på en retrospektive egentlig? Grundlæggende kan man definere en retrospektive således: En retrospektive er et regelmæssigt møde for et team for at belyse de forgangne arbejdstrin og på baggrund heraf udlede forslag til forbedringer af det fremtidige samarbejde. Du kan finde flere detaljer i vores OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL Læs om det.
Og hvordan er en retrospektiv struktureret? Naturligvis skal designet af retrospektivet tilpasses teamets behov, men der er en vis grundlæggende ramme eller retrospektive metoder, som bør følges.
Der er flere Spørgsmålsom man bør holde sig for øje i et retrospektivt forløb for at optimere arbejdsprocessen, forbedre kommunikationen og undgå eller i det mindste afdække misforståelser:
- Hvad har vi gjort så godt, at vi er nødt til at tale om det for ikke at glemme det?
- Hvilke indsigter har vi fået?
- Hvad skal vi gøre anderledes i fremtiden?
- Hvad er det, vi ikke har forstået endnu?
Faser til at designe dit retrospektiv
I princippet kan retrospektiver opdeles i flere Faser som er opdelt som illustreret i figuren:
Nu spørger du sikkert dig selv, hvad det helt konkret skal fortælle dig? Det fortæller vi dig, og hvordan du kan designe dit retrospektiv i det følgende, selvfølgelig!
- Intro: Introen omfatter en hilsen og en vurdering af den aktuelle stemning. Det kan f.eks. gøres ved et kort check-in, hvor alle fortæller, hvordan de har det lige nu.
- Dataindsamling: I dataindsamlingen skal du indsamle oplysninger, der gør det muligt for dig at vurdere dit samarbejde. Det kan både være objektive fakta og dine personlige indtryk.
- At opnå indsigt: Det handler om at finde årsagerne. Hvorfor er der noget, der går godt eller ikke går godt? Spørgsmålene ovenfor kan hjælpe dig med at gøre dette.
- Fastlæg foranstaltninger: I denne fase skal man beslutte sig for konkrete skridt, fordele ansvar og fastsætte en tidsramme.
- Afslutning: Til sidst bør du evaluere selve retrospektivet og give feedback på det. Det vil hjælpe dig med at optimere de næste retrospektiver. Du kan bruge vores Værktøj til team-retrospektiver kan være nyttige. Målrettede emner bruges til at reflektere over samarbejdet og skabe en fælles konsensus.
Brug retrospektive værktøjer
Retrospektive værktøjer kan i øvrigt hjælpe dig med at designe og moderere dit retrospektiv (se vores liste over retrospektive værktøjer). 14 retro-værktøjer til sammenligning ).
I særdeleshed vil jeg gerne Echometer kalde det, som jeg selv har været med til at udvikle. Det kombinerer indsigter fra psykologien med Agile Best Practices for at få det bedste ud af Team Health Checks & Retros til teamudvikling.
Du kan designe en retrospektive uden login fra din eller dit teams side - værktøjet tager sig af hele struktureringen og hjælper med timeboxing osv.
Med denne knap kan du åbne værktøjet direkte, vælge din retro-metode og invitere et team via et link (der findes mere end 30 retrospektive mulige metoder):
Når du når slutningen af retroen, kan du eventuelt oprette en gratis konto for at gemme dine resultater.
Hvis du vil vide mere først eller starte en rigtig prøveperiode med det samme - her kan du finde ud af mere og Start gratis.
Undgå misforståelser i kommunikationen
Lad os gå tilbage til min indledende historie: Hvad har misforståelser og kommunikation at gøre med designet af retrospektive metoder?
Som du nemt kan se af faserne og de relevante spørgsmål, handler retrospektiver om at kommunikere med hinanden og arbejde på fælles processer. Som i andre hverdagssituationer kan der opstå misforståelser. Derfor giver det mening at kigge på kommunikationsmodeller for at gøre folk opmærksomme på årsagerne til misforståelser.
Grundlæggende er det relevant at holde sig for øje, at ethvert udsagn 4 sider (jf. Schulz von Thun, 1981):
Kommunikationskvadratet - en meget kendt kommunikationsmodel - hjælper med at forstå, hvorfor så mange fortolkninger af en formodet entydig udtalelse er mulige.
Hvis du tager højde for dette i retrospektiverne, vil du helt sikkert hurtigt kunne afdække, hvorfor der nogle gange opstod misforståelser i det tidligere arbejde.
Især i den agile arbejdsverden er det vigtigt, at kommunikationen lykkes, så man kan reagere på de dynamiske krav, der stilles. VUCA-verden reagere hurtigt og hensigtsmæssigt.
Kommunikationsfirkanten i retrospektivt design
Prøv hele tiden at lære ikke bare at acceptere de udsagn, der kommer på alle stadier af retrospektivet. Sæt i stedet spørgsmålstegn ved og overvej alle fire sider af kommunikationsfirkanten. Bliv ved med at stille spørgsmål og parafrasere (dvs. opsummere med dine egne ord) din modparts udsagn for at tjekke, om du mener det samme.
I starten vil det sikkert virke mærkeligt for dig. Men med tiden vil du opdage, at misforståelser kan undgås og afdækkes, og at processerne forløber mere gnidningsløst.
Echometer som støtte til retrospektivt design
Hos Echometer forstår vi, hvordan man transformerer TeamWork og fremmer det på lang sigt. Ved hjælp af psykologisk knowhow og vores Værktøj til team-retrospektiver Vi har udviklet skræddersyede emner til teams som dit, der sikrer, at I stiller de rigtige spørgsmål og finder frem til en fællesnævner, så I kan optimere jeres kommunikation og undgå misforståelser.
Kilder
Friedemann Schulz von Thun: At tale med hinanden 1 – Forstyrrelser og afklaringer. Generel kommunikationspsykologi. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8
