Формування ретроспективи - уникнення непорозумінь у спілкуванні
Особливо важливо правильно організувати ретроспективи в командній роботі, оскільки вони пропонують оптимальну основу для обміну думками всередині команди, але водночас не є самодостатніми. Особливо важливим аспектом є комунікація між учасниками.
Буквально на днях у мене була приватна ситуація, в якій я зрозумів, як швидко люди можуть неправильно розуміти один одного.
Мій друг Бен позичив у мене зарядний кабель, який належав іншому другу, Леону. Коли я хотів повернути його Леону, я попросив свого друга Бена, щоб він приніс його мені. Він не міг і запропонував віддати його безпосередньо Леону. Оскільки я хотів віддати його сам, я сказав йому: “Ні, все в порядку, він тобі не потрібен. Просто віддай мені його іншим разом.
Наступного дня прийшло повідомлення від Бена: “Я кинув його Леону в поштову скриньку”, і я задумався, що це має означати, оскільки я - на мою думку - чітко сказав, що він повинен віддати його мені безпосередньо.
Мораль цієї історії: Бен просто хотів зробити мені послугу і подумав, що я сказав це, щоб не завдавати йому незручностей.
Це свідчить про те, що в комунікації можуть бути різні інтерпретації, а отже, можуть виникати непорозуміння.
З цієї причини, зокрема, важливо проектувати ретроспективи таким чином, щоб непорозуміння з повсякденного життя можна було виявити і подолати через створення спільних ментальні моделі навіть заздалегідь, щоб мати можливість ефективно діяти в команді.
У командах, де кілька учасників спілкуються через різні канали, такі як електронна пошта, телефон або месенджери на кшталт Slack & Co, потенціал для непорозумінь може швидко зрости. Ретроспектива створює захищений простір, щоб повернути команду на правильний шлях. Ось чому створення ретроспективи є особливо актуальним у таких командах.
Проектування ретроспективи | Фактор успіху для комунікації
Але що взагалі таке ретроспектива? В принципі, ретроспективу можна визначити так: ретроспектива - це регулярна зустріч команди для аналізу минулих етапів роботи та, на основі цього, виведення пропозицій щодо покращення майбутньої співпраці. Більш детальну інформацію ви можете знайти в наших ПОШИРЕНІ ЗАПИТАННЯ почитайте про це.
А як будується ретроспектива? Звичайно, дизайн ретроспективи має бути адаптований до потреб команди, але є певні базові рамки або ретроспективні методи, яких слід дотримуватися.
Існує декілька Питанняпро які варто пам’ятати в ретроспективі, щоб оптимізувати робочий процес, покращити комунікацію та уникнути або принаймні виявити непорозуміння:
- Що ми зробили такого хорошого, що про це потрібно говорити, щоб не забути?
- Які інсайти ми отримали?
- Що нам потрібно робити по-іншому в майбутньому?
- Що ми ще не зрозуміли?
Етапи розробки ретроспективи
В принципі, ретроспективи можна розділити на кілька типів Фази які розділені, як показано на малюнку:
Тепер ви, напевно, запитуєте себе, що це має сказати вам у конкретних термінах? Звісно, ми розповімо вам про це, а також про те, як ви можете розробити свою ретроспективу, далі!
- Вступ: Вступ включає привітання та оцінку поточного настрою. Це можна зробити, наприклад, за допомогою короткої реєстрації, під час якої кожен повідомляє про те, як він чи вона почувається в даний момент.
- Збір даних: Під час збору даних ви повинні зібрати інформацію, яка дозволить вам оцінити вашу співпрацю. Це можуть бути як об’єктивні факти, так і ваші особисті враження.
- Отримання інсайтів: Йдеться про визначення причин. Чому щось йде добре або не йде добре? Наведені вище питання можуть допомогти вам у цьому.
- Визначте заходи: На цьому етапі слід прийняти рішення про конкретні кроки, розподілити обов’язки та визначити час.
- Закриття: Наприкінці ви маєте оцінити саму ретроспективу і дати свій відгук про неї. Це допоможе вам оптимізувати наступні ретроспективи. Ви можете скористатися нашою Інструмент для командної ретроспективи можуть бути корисними. Цільові пункти використовуються для роздумів про співпрацю та досягнення спільного консенсусу.
Використовуйте ретроспективні інструменти
До речі, інструменти для ретроспективи можуть допомогти вам у створенні та модерації ретроспективи (див. наш список інструментів для ретроспективи). 14 Ретро-інструментів у порівнянні ).
Зокрема, я хотів би Echometer назвати, у розробці якого я сам брав участь. Він поєднує в собі знання з психології з Agile Best Practices, щоб отримати найкраще з Team Health Checks & Retros для розвитку команди.
Ви можете створити ретроспективу без необхідності входу у систему з вашого боку або з боку вашої команди - інструмент бере на себе всю структуру та допомагає з таймбоксінгом тощо.
За допомогою цієї кнопки ви можете відкрити інструмент безпосередньо, вибрати свій ретро-метод і запросити команду за посиланням (є більше 30 Ретроспектива можливих методів):
Коли ви досягнете кінця ретро, ви можете за бажанням створити безкоштовний обліковий запис, щоб зберегти свої результати.
Якщо ви хочете дізнатися більше або почати повноцінну пробну версію - тут. ви можете дізнатися більше та Почніть безкоштовно.
Уникайте непорозумінь у спілкуванні
Повернімося до моєї початкової історії: Яке відношення мають непорозуміння та комунікація до розробки ретроспективних методів?
Як ви можете легко побачити з етапів і відповідних запитань, ретроспектива - це спілкування один з одним і робота над спільними процесами. Як і в інших повсякденних ситуаціях, можуть виникати непорозуміння. Тому є сенс поглянути на моделі комунікації, щоб звернути увагу людей на причини непорозумінь.
В основному, важливо мати на увазі, що кожне твердження є 4 сторінки (див. Шульц фон Тун, 1981):
Квадрат комунікації - дуже відома модель комунікації - допомагає зрозуміти, чому можливі численні інтерпретації нібито однозначного висловлювання.
Якщо ви візьмете це до уваги в ретроспективі, то, безсумнівно, зможете швидко з’ясувати, чому іноді виникали непорозуміння в минулій роботі.
Особливо в гнучкому світі роботи важливо, щоб успішна комунікація відбувалася так, щоб ви могли реагувати на динамічні вимоги Світ VUCA реагувати оперативно та належним чином.
Комунікаційна площа в ретроспективному дизайні
Намагайтеся постійно вчитися не просто приймати твердження, зроблені на всіх етапах ретроспективи. Натомість ставте під сумнів і розглядайте всі чотири сторони комунікаційного квадрата. Продовжуйте ставити під сумнів і перефразовувати (тобто резюмувати своїми словами) твердження вашого візаві, щоб перевірити, чи маєте ви на увазі одне й те саме.
Спочатку це, звичайно, здасться вам дивним. Однак з часом ви зрозумієте, що непорозумінь можна уникнути і розкрити їх, і що процеси протікають більш гладко.
Echometer як підтримка ретроспективного дизайну
У Echometer ми розуміємо, як трансформувати TeamWork і просувати його в довгостроковій перспективі. За допомогою психологічних ноу-хау та наших Інструмент для командної ретроспективи ми розробили оптимально адаптовані пункти для таких команд, як ваша, які гарантують, що ви ставите правильні запитання та приходите до спільного знаменника, щоб оптимізувати вашу комунікацію та уникнути непорозумінь.
Джерела
Фрідеман Шульц фон Тун: Розмовляємо один з одним 1 – Переривання та уточнення. Загальна психологія спілкування. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8
