7 tips til din mødedagsorden for agile retrospektiver

Hvis du er ny i Agile-verdenen eller gerne vil peppe dine eksisterende retro-møder op, vil jeg gerne dele nogle tips og indsigter om, hvordan man skaber en effektiv dagsorden for agile retrospektiver.

Fordelene ved at afholde retrospektive møder er nok tydelige, men en klar og velplanlagt dagsorden er vigtig for at sikre, at mødet bliver produktivt og handlingsorienteret. Hvis du ikke er klar over fordelene ved et retrospektivt møde, bør du måske læse denne artikel først: 23 Agile Statistik for 2023

Et klart formål med retrospektivet er afgørende, da det giver en ramme for diskussionen og hjælper med at holde teamet fokuseret på, hvad der er vigtigt. Uden et klart formål kan mødet hurtigt blive ufokuseret og uproduktivt.

Så hvordan finder du ud af, hvad formålet med dit retrospektiv er? Her er tre grundlæggende tips:

Start med målene for din sprint: Se på, hvad teamet ønskede at opnå i det sidste sprint, og identificer de områder, der måske skal forbedres. På den måde kan du indsnævre fokus for dit retrospektiv.

Involver teamet: Retro er en holdindsats, så det er vigtigt at involvere alle i processen med at sætte mål. Tilskynd teammedlemmerne til at bidrage med deres tanker og ideer.

Gør det enkelt: Din formålserklæring skal være klar og kortfattet. Undgå jargon eller tekniske udtryk, som kan være forvirrende for nogle teammedlemmer. Undtagelse: Du kender dit team og teammedlemmerne meget godt. vide, at de helt sikkert kender de anvendte termer.

Ved at tage dig tid til at definere formålet med dit retrospektiv, kan du sikre, at alle involverede er på samme side og arbejder mod et fælles mål. Det gør det lettere at skabe et velplanlagt retrospektiv, der imødekommer teamets behov og giver dem de bedste forudsætninger for fremtidig succes.

Best practice-dagsorden for agile retrospektiver

En effektiv dagsorden for et retrospektiv har en klar struktur, der fungerer som en rød tråd for sessionen og sikrer, at alle nødvendige emner bliver dækket. Jeg har kort opsummeret nogle af de vigtigste og hyppigst anvendte elementer til at skabe en retrospektiv dagsorden her:

Tjek ind

Start sessionen med at byde alle deltagere velkommen og kort forklare formålet og målene med retrospektivet. Det er også det perfekte tidspunkt til at tjekke stemningen og energien i teamet. Du kan f.eks. bruge et af vores check-in-spil. Du kan finde en oversigt over check-in-spil i denne artikel: De 15 bedste retrospektive onlinespil .

Gennemgang af handlingspunkterne

Det vigtigste ved dette trin er at reflektere over teamets sidste handlingspunkter og i bedste fald at krydse dem af. Det fremmer ansvarlighed og frem for alt en følelse af præstation hos teamet.

Indsaml data

Det er her, teamet ser tilbage på det forgangne sprint og diskuterer, hvad der gik godt, hvad der ikke gik godt og hvorfor. Det er vigtigt at opfordre til ærlig og åben feedback i denne del af mødet, så alle kan lære af deres fejl og succeser.

Der findes mange forskellige præfabrikerede formater til dette trin i en retrodagsorden, som du kan bruge afhængigt af dit teams behov og præferencer. Her er et par eksempler:

Opnå viden

Når teamet har diskuteret den foregående sprint, bør fokus være på at identificere de vigtigste problemer, der skal løses. Det kan være proces- eller kommunikationsproblemer, tekniske problemer eller andre udfordringer, som teamet står over for. Når de mest kritiske problemer er blevet identificeret, bør teamet begynde at brainstorme på mulige løsninger. Det er her, der er brug for kreativitet og samarbejde. Opfordr alle til at dele deres ideer og arbejde sammen om at finde praktiske og effektive løsninger.

Handlingsplan

Til sidst bør teamet udarbejde en handlingsplan, der beskriver de skridt, der skal tages for at løse de problemer, der blev diskuteret i retrospektivet, handlingspunkterne. Denne plan bør indeholde specifikke opgaver, tidslinjer, hvis det er nødvendigt, og helt klart ansvarsområder. Hvis du vil vide lidt mere om action items, kan jeg anbefale følgende artikel: Gode tiltag fra retrospektiver .

Da dette er typiske trin i enhver retrospektiv undersøgelse, omfatter vores værktøj Echometer indlejret denne dagsorden for agile retrospektiver i form af trin, der er nemme at følge.

Ud over en velplanlagt dagsorden for retrospektive møder er der andre tips og best practices, der kan hjælpe dig med at gennemføre et produktivt retrospektivt møde. Her er nogle, som du kan huske på:

Skab et sikkert og åbent miljø: Det er vigtigt at skabe et miljø, hvor alle teammedlemmer føler sig trygge ved at dele deres ærlige meninger og feedback. En måde at gøre det på er at opstille grundregler for mødet og minde alle om at kommunikere respektfuldt og lytte aktivt. Hvis du ikke er sikker på, hvordan disse regler kan se ud, eller hvordan du kan implementere dem, er du velkommen til at kigge på denne artikel: Grundlæggende regler for et agilt retrospektiv .

Opfordre alle til at deltage: For at sikre, at alle teammedlemmer føler sig engagerede og involverede i processen, er det vigtigt at opfordre alle til at deltage. Det betyder, at alle skal komme til orde, bede om feedback selv fra dem, der er tavse, og sørge for, at alle ideer bliver hørt. For at sikre, at alle deltager i mødet, er der to måder at gøre det på:

1. Afsendelse af en undersøgelse
   Før mødet skal du sende en undersøgelse ud, hvor du beder teammedlemmerne om deres feedback på det sidste sprint. Det hjælper med at identificere de vigtigste punkter, der skal diskuteres på mødet. Det er i øvrigt noget, som Echometer allerede er integreret i det retrospektive workflow 😉. 
2. Oprettelse af et delt dokument
   Opret et fælles dokument, hvor alle deltagere kan skrive de emner ind, som de ønsker at diskutere på mødet. Det sikrer, at alle deltageres ideer bliver hørt, og at dagsordenen er skræddersyet til teamets behov. Da vi bliver spurgt om dette af mange brugere, arbejder vi på også at integrere denne funktion.

Fokuser på processen: Det er vigtigt at huske, at retrospektivet ikke handler om at placere skyld eller udstille enkelte teammedlemmer. I stedet bør fokus være på at identificere områder, hvor teamet kan forbedre sine processer, kommunikation og samarbejde.

Opfølgning på handlingspunkterne: Efter retrospektivet er det vigtigt at følge op på de punkter, der blev identificeret under mødet. Det betyder, at man tildeler ansvar, sætter deadlines, hvor det er nødvendigt, og sporer fremskridt for at sikre, at teamet gør fremskridt i retning af målene. For mere dybdegående information om action items, kan du også læse denne artikel: Sådan bruger du tiltag fra retrospektiver med succes .

Agenda for agile retrospektiver - resumé

For at opsummere er det vigtigt for enhver Scrum Master eller teamleder, der ønsker at forbedre sit teams performance, at skabe en succesfuld agenda for agile retrospektive møder. Ved at følge de tips, der er skitseret i dette blogindlæg, kan du skabe en retrospektiv dagsorden, der er effektiv og engagerende for dit team.

Ud over disse tips er det vigtigt at være fleksibel og tilpasningsdygtig under mødet. Hvis der er noget, der ikke fungerer, skal du ikke være bange for at vælge en anden tilgang. Vær altid parat til at lytte til feedback fra dine teammedlemmer og juster din retro-agenda i overensstemmelse hermed. Til sidst vil jeg opfordre dig til at bruge disse tips i praksis og eksperimentere med forskellige agile retrospektive dagsordener for at finde ud af, hvad der fungerer bedst for dit team. 

Jeg takker dig for at læse med og ønsker dig held og lykke og god fornøjelse med forberedelsen af din næste dagsorden til en agil retrospektive!