Досвідчені Scrum-майстри та Agile-тренери часто інтуїтивно знають, як фасилітувати хороші ретроспективи. Багато недосвідчених фасилітаторів, які, можливо, навіть готують, проводять і фасилітують ретроспективу з позиції члена команди або лідера команди, задають собі питання: Як я можу забезпечити успіх нашої ретроспективи? Які кроки я маю взяти до уваги під час модерації?

Я припускаю, що ви знайомі з основними Процес та етапи ретроспективи з якими ви вже знайомі. Якщо ні, перегляньте Ретроспективні основи ще раз заздалегідь. Крім того 10 простих базових правил для гнучкої ретроспективи може бути корисним для повторення.

Ось наша покрокова інструкція з проведення якісних ретроспектив – як для початківців, так і для досвідчених користувачів:

Крок 1: Створіть умови для гарного ретро

Щоб заздалегідь не знищити шанси на хорошу ретроспективу, переконайтеся в наступних речах:

Всі члени команди запрошуються і можуть брати участь. Це нормально, якщо одна людина відсутня, але якщо кілька членів команди відсутні, це стає проблематичним. Тоді вам слід перенести зустріч, якщо це необхідно.
Усі члени команди знають, що таке ретроспектива. Якщо це не так, надішліть наше пояснення “ Що таке ретроспектива і переконайтеся, що всі питання від команди щодо формату з’ясовані заздалегідь.

Визначтеся з інструментом для проведення ретроспективи. Звичайно, ми можемо гаряче порекомендувати Echometer як ретро-інструмент рекомендуємо. Однак ви можете знайти ширший огляд у нашій статті “ 14 Ретро-інструментів у порівнянні .

Крок 2: Виберіть правильну реєстрацію для ретро

Реєстрація або “криголам” створює необхідну атмосферу і основу для ретро. Кожен член команди відповідає на коротке запитання, щоб розігріти атмосферу.

Переконайтеся, що всі члени команди прибули на Ретро і можуть брати активну участь у реєстрації.

Залежно від ситуації, ви можете обрати коротку або довшу, серйозну або більш жартівливу реєстрацію. Єдине, що важливо - не пропускати реєстрацію.

Якщо ваша команда не бере активної участі в реєстрації, можливо, ви обрали неправильний формат реєстрації.

Для натхнення, ось декілька з них Формати реєстрації для ретроспектив підсумував він.

Крок 3: Створіть простір для обміну відгуками

Щоб усі члени команди мали достатньо часу, щоб сформулювати свої відгуки, ви повинні переконатися, що відгуки не поширюються безпосередньо вголос. Замість цього ви повинні дати кожному можливість сформулювати свої відгуки.

Простір” тут означає як час на формулювання зворотного зв’язку, так і на подальший обмін думками: Кожен член команди повинен мати однаково великий Таймбокс (тобто заздалегідь узгоджений проміжок часу), щоб представити свої відгуки групі.

Для того, щоб це спрацювало, ви як фасилітатор, звісно, маєте запобігти тому, щоб команда одразу перейшла до аналізу чи визначення заходів під час першої презентації зворотного зв’язку. Це відбувається пізніше, під час Процедура проведення ретроспективи .

Тому під час надання зворотного зв’язку дозволяйте поки що лише питання щодо розуміння і переривайте дискусію рано і рішуче, вказуючи, що для цього буде достатньо часу пізніше.

Зокрема, пряма критика зворотного зв’язку з раунду може вплинути на атмосферу та психологічна безпека шкоду в довгостроковій перспективі. Знову ж таки, ваш обов’язок як фасилітатора - підвищити обізнаність про це в команді.

Аватар керівника, який хоче заохочувати відкрите спілкування

"Багато членів команди не наважуються висловитися!"

Вирішіть цю проблему

Аватар керівника, який відстежує помилки та проблеми

"Ми виявляємо занадто багато несподіваних проблем і помилок на пізньому етапі!"

Вирішіть цю проблему

Аватар керівника, який планує ретроспективу

"Чому іноді на підготовку простої ретроспективи я витрачаю години?"

Вирішіть цю проблему

Крок 4: Достатньо часу для дій наприкінці ретро

Сформулювати правильні заходи - це складно. Звісно, це особливо складно, коли в кінці ретроспективи залишається мало часу. Відповідно, вам слід Таймбоксинг у ретроспективі мати гарний огляд і планувати достатньо часу для визначення заходів.

Хочете дізнатися, як генерувати хороші показники в ретроспективі в цілому? Тоді подивіться тут: Більше Поради щодо кращих дій з ретроспективи .

Крок 5: Перевірте задоволеність Retro та виміряйте ROTI

Немає нічого більш неприємного, ніж не знати після ретроспективи, як учасники сприйняли ретроспективу. Так не повинно бути.

Підбиваючи підсумки ретроспективи, регулярно запитуйте, наскільки задоволена ваша команда.

У Echometer як безкоштовний інструмент для ретроспектив цей запит відбувається автоматично в кінці за допомогою “Return On Time Invest” (ROTI). У ROTI члени команди можуть оцінити за шкалою від 0 до 10, наскільки добре, на їхню думку, був інвестований час.

Все, що вам потрібно зробити, це запитати аудиторію: “Що вам сподобалося в цьому ретро і що ми повинні зробити по-іншому?”.

Ставлячи це питання на виїзді, ви показуєте команді, що вони можуть активно формувати ретроспективи і що їхня думка важлива. Виграє кожен!

Крок 6: Змінюйте ретро-формат

Найпізніше після третьої ретроспективи в такому ж форматі команда вийде на зв’язок: Гм, ретроспективи стають однобокими.

Але це не проблема, бо є рішення. За оцінками, понад 20 мільйонів розробників програмного забезпечення у всьому світі використовують ретроспективи, і, відповідно, з’явилася велика кількість ретроспективних форматів. Відповідно, урізноманітнити свої ретроспективи не проблема. Не соромтеся зазирнути сюди: 32 Ретроспективні методи для початківців та професіоналів .

У статті за посиланням ви знайдете класику на кшталт Sailboat Retrospective, Keep Stop Start або Mad Sad Glad. Але у нас також є кілька так званих ретроспектив Health Check.

Тут, наприклад, ви бачите нашу ретроспективу перевірки стану здоров’я на тему командного духу. Не соромтеся зазирнути – можливо, ви навіть захочете спробувати її зі своєю командою:

Перевірка морального стану команди 😇: Як проходить ретроспектива

Випадковий Icebreaker (2-5 хвилин)

Echometer надає вам генератор випадкових питань для реєстрації.
Огляд відкритих заходів (2-5 хвилин)

Перш ніж почати з новими темами, слід поговорити про контроль ефективності того, що сталося з заходами з минулих ретроспектив. Echometer автоматично перераховує всі відкриті пункти дій з минулих ретроспектив.
Health Check

Усі члени команди можуть анонімно відповідати на перевірки працездатності за шкалою. Потім перегляньте результати перевірок працездатності разом і, якщо необхідно, запишіть додаткові коментарі. Якщо ви використовуєте ті самі перевірки працездатності в кількох ретроспективах, ви також можете відстежувати тенденції з часом в Echometer.
- Подяка: Ми цінуємо досягнення та внесок наших колег.
- Командний дух: У нашій команді панує довірлива робоча атмосфера.
- Прозорість: У моїй команді всі знають, хто над чим працює.
- Релаксація та перерви: у мене достатньо місця для перерв, в яких я можу почерпнути нову енергію.
- Культура зустрічей: Наші зустрічі добре структуровані, але залишають місце для творчості та нових ідей.
- Підтримка: У моїй команді кожен член команди ділиться своїми індивідуальними знаннями та досвідом.
Обговорення ретро-тем

Використовуйте наступні відкриті питання, щоб зібрати ваші найважливіші висновки. Спочатку кожен окремо. Echometer дозволяє відкривати кожен стовпець ретро-дошки окремо, щоб потім представити та згрупувати відгуки.
Універсальне питання (рекомендовано)

Щоб інші теми також мали місце:
- Про що ще ви хочете поговорити на ретроспективі?
Пріоритезація / Голосування (5 хвилин)

На ретро-дошці в Echometer ви можете легко розставити пріоритети для відгуків за допомогою голосування. Голосування, звичайно, є анонімним.
Визначення заходів (10-20 хвилин)

За допомогою символу "плюс" на відгуку можна створити пов'язаний захід. Ще не впевнені, який захід буде правильним? Тоді відкрийте дошку для обговорення з цієї теми за допомогою символу "плюс", щоб провести мозковий штурм щодо основних причин і можливих заходів.
Виїзд / Закриття (5 хвилин)

Echometer дозволяє збирати анонімні відгуки від команди про те, наскільки корисною була ретроспектива. Це створює оцінку ROTI ("Retrun On Time Invested"), яку ви можете відстежувати з часом.

Перевірка морального стану команди 😇

Питання перевірки працездатності (шкала)

Подяка: Ми цінуємо досягнення та внесок наших колег.