4 поради для ретроспективи в гібридних командах

Під час пандемії коронавірусу багато команд працювали повністю віддалено або в домашніх офісах. Деякі компанії повільно повертаються “назад в офіс” або переходять на гібридну модель роботи: одні працюють на місці, інші - в домашньому офісі. Оскільки час і “як” часто незрозумілі, ретро-формати в гібридних командах також важко планувати. Тож як тренери Agile та Scrum-майстри можуть найкраще спланувати ретроспективи в гібридних, очних або віддалених умовах?

Тут ми підсумовуємо найважливіші відмінності та поради щодо ретро-методів і форматів.

🔮 Цифри та перспективи гібридної роботи в гнучких командах

Але спочатку коротко про питання: чи є розподілена робота в гнучких командах взагалі моделлю майбутнього? Особливо у сфері «роботи зі знаннями» працюють За даними Gartner, половина з 1 мільярда працівників у світі вже працюють віддалено.. Звісно, виникає питання, як ця «віддалена установка» розвиватиметься після Corona, чи команди знову працюватимуть повністю «на місці», чи скоріше за гібридною моделлю. Опитування серед гнучких команд показують, що Дослідження “Стан 1ТП8Т” Чисто:

• Лише 3 % заявили, що планують повернутися в офіс на повний робочий день
• 25 % респондентів стверджують, що продовжуватимуть працювати повністю віддалено у світі після пандемії COVID-19
• 56 % надають перевагу гібридному підходу, повертаючись до офісу регулярно, але не щодня

Оскільки ми маємо сильний ринок праці для працівників, особливо у сфері роботи зі знаннями, компанії можуть бути змушені реагувати на ці побажання працівників, щоб залишатися конкурентоспроможними на ринку праці та не втрачати таланти. Тому варто зайнятися розподіленими та гібридними моделями роботи. Отже, ось наші поради щодо гібридних ретроспектив:

Дізнайтеся більше

☝️ Порада 1: Заздалегідь з’ясуйте, як налаштувати Retro

Те, про що багато людей не знають, але що було неодноразово доведено традиційно гібридними віддаленими організаціями, такими як Gitlab: Найкраще налаштування для “гібридної роботи це налаштувати всю комунікацію “спочатку віддалено”.

Тож якщо у вас є команда, члени якої працюють з дому або в польових умовах, варто одразу ж почати з комунікації та документації. “спочатку віддалений” які потрібно викласти. Це може здатися дорогим у короткостроковій перспективі, але це окупається в довгостроковій перспективі.

Тож якщо ваша команда вирішила використовувати гібридну модель, ви маєте взяти на себе зобов’язання зробити це правильно. Для гнучкої команди це означає, що ретроспективи також повинні відповідати цій вимозі “спочатку віддалені”.

Але що відбувається, коли одні колеги присутні на ретро, а інші віддалені?

☝️ Порада 2: Рівноправна взаємодія для віддалених та очних учасників

Ретроспектива завжди має на меті створити однакові, якнайнижчі бар’єри для всіх учасників, щоб вони могли долучитися до розмови. У гібридних ретроспективах, як показує досвід, цього можна досягти двома різними способами:

Ретро-метод 1: Всі учасники телефонують окремо.

У цьому ретро-методі всі члени команди беруть участь в онлайн-зустрічі окремо - навіть ті члени команди, які знаходяться в офісі і теоретично могли б зустрітися разом в одній кімнаті. Таким чином, для всіх учасників створено однакові умови. Чому б не посадити всіх колег в офісі в конференц-зал? Тому що це створює динаміку двох класів, коли віддалені колеги виключаються з багатьох взаємодій в кімнаті. Той, хто випробував цю схему “частково в кімнаті, частково через відеоконференцію”, знає, про що ми говоримо.

Ретро-метод 2: Цифровий канал також у ретро-форматі на місці

Навіть якщо спосіб 1 є кращим варіантом за логікою “спочатку віддалений”, ми не хочемо позбавляти вас принаймні способу 2: Якщо ви збираєте частину команди в одній кімнаті, взаємодія має бути принаймні максимально рівноправною для всіх. Фізична дошка для цього не підходить. Кращими альтернативами є онлайн-дошки (наприклад, Miro), інструменти для взаємодії в реальному часі (наприклад, Mentimeter) або просто Echometer - що поєднує в собі функціональні можливості Whiteboard та Live Engagement. В принципі, слід також переконатися, що ретро-формат (“Keep, Stop, Start” тощо) підходить для розподіленої команди. Тут ви знайдете більше відповідних, творчі ретроспективні методи такі як Skribbl або вікно Johari.

☝️ Порада 3 для ретроспективи в гібридних командах: залучайте команду до проектування

Ця порада очевидна, але нею часто нехтують: просто відкрито запитайте команду, як вони бачать гібридні ретроспективи. Як Scrum Master або Agile коуч, ви несете відповідальність за ретро-метод не одноосібно, а за команду в цілому.

Це добре працює в дистанційних, гібридних та виїзних ретроспективах: На виході з ретроспективи попросіть оцінити “рентабельність витраченого часу” (ROTI) за шкалою від 0 (дуже погано витрачений час) до 10 (дуже добре витрачений час) і запитайте про причину такої оцінки. Таким чином, ви створюєте основу для запису свіжих вражень команди безпосередньо наприкінці ретроспективи.

☝️ Порада 4: Одна платформа для всіх ретро-інсталяцій (віддалених, гібридних та на місці)

У дусі “спочатку віддалений, а потім віддалений” має існувати цифровий ретро-архів, доступ до якого матимуть усі колеги.

Це має бути задокументоване як місцеве ретро, так і гібридне ретро та повне віддалене ретро.

Ця документація буде дуже корисною для візуалізації розвитку команди з плином часу. Часто, переглядаючи старі ретро-версії, ми чули такі речі, як “Ого, це справді був наш найбільший виклик рік тому?”

Відповідні моменти успіху мають великий вплив на те, щоб зробити додану вартість гнучких методів відчутною і, таким чином, збільшити прихильність до ретро-технологій.

Echometer - це платформа, яка підтримує всі гібридні ретро-формати від підготовки, впровадження до подальших дій.

З Echometer ви можете:

• Зберіть відгуки за допомогою опитування заздалегідь і асинхронно до ретроспективи 💬
• Live під час ретроспективи отримуйте відгуки та запускайте голосування - НОВЕ: тепер це дуже зручно для учасників через їхні смартфони 📲
• Ви автоматично отримуєте ROTI на кожній ретроспективі і бачите, як сприймається якість різних форматів 📊
• І, нарешті, ви маєте уніфіковану документацію всіх ваших ретроспектив одним натисканням кнопки, включно з 😮‍💨

Завдяки уніфікованій платформі розвиток команди стає більш прозорим для всіх учасників, і замість різних інструментів команда має лише одне цілісне рішення для безперервного розвитку команди. 🚀

До речі, ви можете провести ретроспективу за допомогою нашого інструменту без необхідності входу у систему з вашого боку або з боку вашої команди та просто спробувати його. Наприклад, за допомогою цієї кнопки ви можете провести ретроспективу щодо 5 цінностей agile Scrum:

Примітка: Цей формат вимагає узгодження з пунктами Health Check за шкалою.

• Сміливість: Ми цінуємо, коли хтось проявляє сміливість.
• Повага: ми цінуємо ідеї один одного, навіть якщо ми не погоджуємося.
• Зобов’язання: кожен член команди прагне виконувати обіцянки.
• Фокус: ми не дозволяємо собі відволікатися від досягнення мети спринту.
• Відкритість: ми відкриті до конструктивного зворотного зв’язку і можемо розвиватися на його основі.

Якщо вам потрібні більш різноманітні запитання для ретроспективи, перегляньте нашу публікацію про це: 32 свіжі ретроспективні методи для початківців та професіоналів (зокрема, з Mario Kart Retro, Marathon Retro та Elon Musk Retro).

До речі, одним з найкращих способів сталого розвитку agile мислення членів команди є впровадження agile Health Check. Наш безкоштовний конструктор Team-Health Check може допомогти вам поставити правильні запитання - просто перегляньте.