3 tips + mallar för dokumentation av agila processer

Varje retrospektiv måste dokumenteras i någon form. Det är därför jag ger dig den mall som jag använder för att dokumentera retrospektiv med mitt team. Den visar hur jag dokumenterar saker under retrospektiven och sedan hur jag registrerar resultaten av min retrospektiv i slutet så att du fortfarande kan använda det för dig själv i framtiden.

Innan vi diskuterar hur jag dokumenterar mina retrospektiver vill jag ge dig en snabb överblick över hur en typisk retroagenda ser ut. Efter det kan vi dyka djupare in i de enskilda punkterna på agendan och se hur man dokumenterar dem ordentligt. Om du vill veta mer om min idealiska mall för en retroagenda kan du läsa den här artikeln: “ Lättanvänd mall för Sprint Retrospective Agenda ”

Dagordning för Retro:

1. Retro checkin: Här skakas alla teammedlemmar om en gång och alla inkluderas en gång i retrochecken.

Granskning av åtgärdsobjekt: I det andra steget genomgår alla åtgärdspunkter från den föregående sprinten en kort granskning: Done-Continue-Discard.

3. Insamling av data: Om du inte redan har gjort det kan alla teammedlemmar nu svara på retrospektivfrågorna för att prata om dem senare. (Om du vill ta en titt på mer än 50+ mallar för retrospektiv, klicka på den här länken).

4. Analysera + skapa åtgärdsförslag: Titta nu närmare på svaren på frågorna och prioritera dem. För de viktigaste frågorna brukar ni ta fram åtgärdspunkter att arbeta vidare med.

Efter att ha sett vilka de viktigaste byggstenarna i retrospektivet är, kan vi nu titta på vad som behöver dokumenteras och hur.

1. Retro-incheckning: Incheckningen är till för att få igång retrospektiven. Den är dock inte viktig för resten av retrospektiven. Här är det vanligtvis okej att bara använda en enkel whiteboard, post-it-lappar eller ingen dokumentation alls. Check-in eller isbrytaridéer hittar du i den här artikeln: “ 21 kreativa retrospektiva check-ins som kommer att bryta alla isar ”.
Så här kan en incheckning se ut:

2. Genomgång av åtgärdspunkterna: I det här steget har du vanligtvis redan dokumenterat de relevanta åtgärdspunkterna i den senaste retrospektiven, så du kan kontrollera dem nu. Personligen använder jag vår programvara Echometer för detta. Men om du vill göra det själv föreslår jag att du gör det på en canban lane så att du enkelt kan se statusen för åtgärden.
Det brukar vara bra att prata om dessa punkter och klargöra om det finns några hinder, om åtgärdspunkten kan göras på kort tid. Ibland är det också lämpligt att förkasta åtgärdspunkten. Håll inte fast vid åtgärdspunkter för länge om ny information visar att det inte är värt att investera ytterligare tid i dem. Var också försiktig med en stor produktbacklog. Även om detta är en populär mekanism för att flytta objekt in i framtiden, tar produktbackloggen effektiviteten ur agilt arbete.

3. samla in data: Normalt arrangerar man de olika retrospektiva frågorna i kolumner där teammedlemmarna kan bifoga sina svar. Detta görs vanligtvis i form av post-it-lappar eller liknande.
Här har du en bra översikt över alla punkter som ska diskuteras.
Experttips: Låt alla deltagare skicka in sina svar på retrofrågorna några timmar innan retrospektiven börjar. På så sätt är deltagarna mer eftertänksamma och öppna med sina synpunkter.
Med Echometer kan du skicka en enkel enkät till alla deltagare med ett musklick innan en retrospektiv startar.

4. Utvärdera + skapa åtgärdsförslag: I det sista steget bör du bara lämna kvar de post-its på whiteboarden som du verkligen vill prata mer om i detalj. Du kan ta reda på vilka post-its det är genom att ge alla deltagare ett antal röster att fördela på post-its.
När du diskuterar de enskilda punkterna mer i detalj kan du till och med öppna en ny whiteboard för att göra anteckningar eller få en bättre struktur på de saker du diskuterar. När du har hittat en gemensam grund och skapat åtgärdspunkter från dina viktigaste retropunkter är det viktigt att du sparar dem för senare så att du kan granska dem som i “Steg 2 - Granskning av åtgärdspunkter” i den kommande retron.

Dokumentation av retroresultat är en viktig del av den agila processen. Det hjälper teamen att spåra sina framsteg, identifiera förbättringsområden och se till att åtgärder följs upp. Ett verktyg som kan hjälpa till med detta är Echometer.

Echometer erbjuder flera funktioner som kan hjälpa teamen att dokumentera sina retroresultat. En av dessa är Retro-arkivsom gör det möjligt för team att lagra och hämta tidigare retrospektiver. Detta kan vara användbart för att spåra framsteg över tid och identifiera mönster eller återkommande problem.

En annan användbar funktion är Instrumentpaneler för hälsokontroll. Dessa instrumentpaneler ger teamen en översikt över deras prestationer och kan hjälpa till att identifiera områden som behöver förbättras. Teamen kan använda dessa instrumentpaneler för att följa sina framsteg och se till att de uppnår sina mål.

Slutligen erbjuder Echometer också en Spårning av åtgärdersom teamen kan använda för att följa upp de åtgärder som följer av retrospektiverna. Detta kan säkerställa att dessa punkter följs upp och att framsteg görs.

Sammantaget ger Echometer teamen en uppsättning verktyg för att dokumentera resultaten av sina retrospektiv och följa deras framsteg.
Om du är intresserad av att förbättra din dokumentation bör du definitivt prova det! 😊