Vad tycker du är ditt viktigaste möte som chef? Var kan du ha det största, kanske mest bestående inflytandet på ditt teams prestationer? Just det, under kaffepausen. Haha, okej, det var ett skämt. Självklart pratar jag om regelbundna avstämningsmöten med dina medarbetare eller teammedlemmar. Det är här som rätt mallar för incheckningar kan göra underverk.
Enskilda möten har en stor fördel jämfört med teammöten: det sociala trycket är mycket mindre här. Det handlar inte om att se bra ut i teamet. Andra dömer mig inte omedelbart om jag säger något kontroversiellt.
Att uppnå psykologisk säkerhet är automatiskt lite lättare här (Mer om: Psykologisk säkerhet i agila team). Förutsatt, naturligtvis, att du som chef skapar en lämplig atmosfär i 1 till 1 check-ins för dina direktrapporterande.
I den här guiden vill jag hjälpa dig att ta reda på hur du gör detta och hur du organiserar framgångsrika incheckningsmöten. Jag kommer också att ge dig några tips och föreslå gratis mallar för incheckningsmöten (även i olika format: PDF, Excel, XLSX, Word, Google Sheets, PPT) och bra frågor för incheckningsmöten. Men låt oss börja enklare med en grov definition: Vad är incheckningsmöten?
Vad är ett check-in-möte?
Avstämningsmöten ingår i en chefs standardrepertoar. Grundidén är enkel: Jag har regelbundna möten med mina medarbetare, t.ex. varje vecka, varannan vecka, varje månad eller varje kvartal, för att hålla mig uppdaterad och för att leda (dvs. lösa blockeringar, ange riktningar etc.) – oavsett om det sker på distans eller på plats.
När det gäller en konkret definition av incheckningsmöten blir det lite knepigt. Begreppen "check-in-möten" och "en-till-en-möten" används ofta synonymt i praktiken.
Teoretiskt sett kan man skilja mellan check-in-möten, som enbart fokuserar på operativa uppgifter, och 1-till-1-möten, som fokuserar på medarbetaren (t.ex. utbildning) och min relation till dem. Det här är nog det som kommer närmast en definition av check-in-möten.
Syfte och mål med check-in-möten
Både syftet och målet med check-in-mötena varierar i praktiken beroende på hur ofta de personliga 1:1-mötena hålls.
- Syftet med tätare avstämningsmöten: Vanligtvis har mycket regelbundna avstämningsmöten, t.ex. dagligen, varje vecka eller varannan vecka, mer operativa mål: Aktuella arbetsuppgifter diskuteras. Vad arbetar min medarbetare med för närvarande, vad kan behöva justeras och hur kan jag som chef hjälpa till?
- Sikta på mindre frekventa avstämningsmöten: Om du bara håller ditt avstämningsmöte en gång i månaden, varannan månad, varje kvartal eller till och med varje år, kommer ditt mål förmodligen att vara mycket mer varierat. Det kommer då att handla mindre om att hantera uppgifter och mer om medarbetaren: Till exempel hur medarbetaren mår, hur medarbetaren kan utvecklas ytterligare?
Förklaringarna här gäller såväl virtuella eller digitala avstämningar som avstämningar som sker personligen på kontoret.
Bra frågor för incheckningsmötet
Nu vill jag ge dig några bra gratis mallar för frågor som du kan använda i dina månatliga avstämningsmöten. Några av dem är klassiker, andra är kreativa, känslomässiga eller roliga, och slutligen har jag några frågor för incheckningsmötet med nyanställda. De bör hjälpa dig att täcka de viktigaste incheckningstemana, oavsett om du planerar ett långt eller snabbt incheckningsmöte.
Här är några klassiker:
✅ Allmänna frågor om 1-1-mötet
- Hur mår du (egentligen) just nu?
- På en skala från ett (mycket dåligt) till tio (mycket bra), hur mår du just nu?
- Hur fokuserad är du just nu på en skala från 1 till 10? Och varför är du det?
- Vad rör sig i ditt huvud just nu?
- Vad är det som hindrar dig på jobbet just nu?
- Vad är det som går bra för dig just nu?
- Vad är det som inte går så bra just nu?
Frågorna ovan bör vara en bra utgångspunkt. Om du vill ha det lite mer lekfullt och kreativt har vi här några roliga incheckningsfrågor som kan vara särskilt användbara för t.ex. månatliga incheckningar som fokuserar på medarbetarnas humör:
🧑🎨 Frågor om kreativa 1-1-möten
- Om du skulle beskriva ditt humör som en väderprognos med avseende på projektet, ditt jobb i allmänhet och dina arbetsuppgifter, hur skulle den se ut?
- Hur ofta känner du dig överväldigad eller stressad på jobbet? I vilka situationer?
- Hur ser en bra paus ut för dig (frisk luft, skärmar ...)?
- Vad gör du just nu som faktiskt inte leder dig någonstans?
- Du får en trollstav och får önska dig en sak när det gäller arbetet: Vad skulle du önska dig (förutom högre lön)?
- Vad behöver du för närvarande för att bli bättre?
- Vad var din största utmaning igår (eller förra veckan etc.)?
Gratis mallar för incheckningsmöten
Avstämningsmöten har i allmänhet en liknande struktur, oavsett hur ofta de äger rum. Detta kan ses som en generell mall för avstämningsmöten inom projektledning:
- Icebreaker, långsam ankomst till mötet, eventuellt genom småprat. Till exempel: Hur mår du? Hur är det med dig?
- Diskussion om arbetsuppgifter (om detta är i fokus). Till exempel: Var står du för närvarande med dina uppgifter?
- Diskussion och genomgång av mätetal och KPI:er (om detta är i fokus). Exempel på fråga: Var står du för närvarande när det gäller dina mätvärden och KPI:er?
- Diskussion om stämningen (om det är detta som är i fokus). Till exempel Hur nöjd är du med ditt arbete på det hela taget?
- Blockeringar & stöd. Exempel på fråga: Har du allt du behöver för att nå dina mål? Hur kan jag som chef hjälpa dig?
- Nästa steg: Baserat på vårt samtal, vilka åtgärder eller påminnelser bör vi ta med oss till nästa personliga avstämning?
Detta bör redan hjälpa dig som en grundläggande mall. Nu vill jag ge dig andra kostnadsfria mallar och aktiviteter för din 1-till-1-incheckning i olika format (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT), som du också kan ladda ner, redigera och skriva ut själv och anpassa till ditt möte på plats (eller på distans).
Mall för veckovis incheckning av anställda
Följande formulär kan användas som en kostnadsfri mall för din veckovisa avstämning av medarbetarnas status.
👋 Välkommen & isbrytare
- Hur mår du idag, hur har din vecka varit hittills?
📕 Ämnen Anställd [namn]
- ...
👈 Ledarskapsfrågor: Granskning
- Vad gick bra förra veckan?
- Vilka var utmaningarna?
👈 Ledarskapsfrågor: Prioriteringar och mål
- Vilka är dina viktigaste prioriteringar för den kommande veckan/veckorna?
- Var behöver du mitt stöd?
🤚 Slutsats
- Är det något annat du vill diskutera?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: Word-mall för incheckning
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Incheckningsmall för Google Docs
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Check-in-mall för Google Sheets
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLXS-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLXS, klicka bara på bilden nedan. Då kan du på ett flexibelt sätt redigera eller skriva ut mallen.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här mallen i andra format (t.ex. PDF eller Word) i flikarna ovan. De nedladdningsbara mallarna är förresten på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha incheckningsmallen på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).
Mall för månatlig incheckning av anställda
Följande formulär kan användas som en kostnadsfri mall för din månatliga avstämning av medarbetarnas status.
👋 Välkommen & isbrytare
- Hur var den senaste månaden för dig?
📕 Ämnen Anställd [namn]
- ...
👈 Ledarskapsfrågor: Framgångar och framsteg
- Vilka var dina största framgångar under den senaste månaden?
- Vad har du lärt dig under den senaste månaden, vilka färdigheter har du utvecklat?
👈 Ledarskapsfrågor: Utmaningar och stöd
Vilka hinder stötte du på?
Finns det några resurser eller något stöd du behöver?
👈 Ledarskapsfrågor: Utveckling och mål
Finns det några nya färdigheter som du skulle vilja utveckla?
Hur kan jag hjälpa dig att ta ett litet steg mot dina karriärmål?
🤚 Slutsats
- Feedback: Vad kan jag göra bättre för att leda dig och/eller teamet?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: Word-mall för incheckning
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Incheckningsmall för Google Docs
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här mallen i andra format (t.ex. PDF eller Word) i flikarna ovan. De nedladdningsbara mallarna är förresten på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha incheckningsmallen på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).
Mall för humörkontroll - fokus på känslor
Följande formulär kan användas som en kostnadsfri mall för att stämma av stämningen bland medarbetarna med fokus på känslor.
👋 Välkommen & isbrytare
- Hur mår du just nu, på en skala från 1 (mycket dåligt) till 10 (mycket bra)?
📕 Ämnen Anställd [namn]
- ...
👈 Chefsämnen: Stämning & tillfredsställelse
- Hur nöjd är du på det hela taget med ditt arbete och varför?
- Hur nöjd är du med ditt team?
- Hur nöjd är du med din nuvarande roll?
- Hur nöjd är du med din inlärningskurva?
👈 Ledningsfrågor: Stöd & åtgärder
I var och en av ovanstående kategorier: Låt oss försöka förbättra oss.
- Nyckelfråga: Vilka experiment kan vi göra under de kommande två veckorna för att ta ett steg mot en bättre situation?
- Vem i ditt team är redan duktig inom dessa områden? Vem skulle du kunna prata med?
- Tankeexperiment: Var i vårt företag skulle du vara ännu lyckligare?
- Vilka möten skulle du kunna hoppa över som ett test?
🤚 Slutsats
- Är det något annat jag kan hjälpa dig med?
- Låt oss sammanfatta: Vem ansvarar för vilka uppgifter? När kommer nästa avstämning att ske?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: Word-mall för incheckning
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Incheckningsmall för Google Docs
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Check-in-mall för Google Sheets
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLXS-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLXS, klicka bara på bilden nedan. Då kan du på ett flexibelt sätt redigera eller skriva ut mallen.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här mallen i andra format (t.ex. PDF eller Word) i flikarna ovan. De nedladdningsbara mallarna är förresten på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha incheckningsmallen på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).
Kreativ mall för check-in för anställda
Följande formulär kan användas som en gratis mall för din kreativa avstämning av medarbetarstatusen. I princip är frågorna lämpliga för veckovisa, månatliga eller till och med mindre frekventa avstämningar.
- Se bilden ovan: Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som väder, hur ser vädret ut i ditt projekt eller i dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
📕 Ämnen Anställd [namn]
- ...
👈 Ledarskapsfrågor: Djupdykning
- Vad har inspirerat dig på sistone?
- Vad har du lärt dig på sistone?
- Om du var VD för det här företaget, vad skulle du göra?
- Om du fick ändra på en sak i våra möten och rutiner, vad skulle det vara?
- Vad kan vi pröva för att få in nya idéer i vårt arbete?
🤚 Slutsats
- Jag uppskattar verkligen din ärlighet.
- Vad är det viktigaste du har lärt dig av dagens check-in?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: Word-mall för incheckning
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Incheckningsmall för Google Docs
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här mallen i andra format (t.ex. PDF eller Word) i flikarna ovan. De nedladdningsbara mallarna är förresten på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha incheckningsmallen på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).
Mall för kvartalsvis avstämning av medarbetare
Följande formulär är lämpligt som en gratis mall för din kvartalsvisa avstämning av medarbetarnas status.
👋 Välkommen & isbrytare
- Hur var ditt senaste kvartal ur ditt perspektiv, på en skala från 1 (mycket dåligt) till 10 (mycket bra)?
👈 Ledarskapsfrågor: Framgångar och framsteg
- En titt på dina mål: Var befinner du dig för närvarande?
- Vilka var dina största framgångar under det senaste kvartalet?
- Vad har du lärt dig under det senaste kvartalet och vilka färdigheter har du utvecklat?
- Hur nöjd är du med din personliga utveckling under de senaste 3 månaderna?
- Vad gick inte som planerat, och varför?
📕 Ämnen Anställd [namn]
- ...
👈 Ledarskapsfrågor: utmaningar och stöd
- Vilka hinder var du tvungen att ta itu med?
- Finns det några resurser eller något stöd du behöver?
👈 Ledarskapsfrågor: utveckling och mål
- Finns det några nya färdigheter som du skulle vilja utveckla?
- Vilka är dina viktigaste mål för nästa kvartal?
- Hur stämmer dina prioriteringar överens med teamets uppgifter?
- Hur kan jag hjälpa dig att uppnå dina karriärmål?
🤚 Slutsats
- Låt oss sammanfatta de uppgifter som vi noterade vid detta möte.
- Feedback: Vad kan jag göra bättre för att leda dig och/eller teamet?
- Finns det något annat att diskutera?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: Word-mall för incheckning
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Incheckningsmall för Google Docs
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här mallen i andra format (t.ex. PDF eller Word) i flikarna ovan. De nedladdningsbara mallarna är förresten på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha incheckningsmallen på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).
Mall för incheckning av nyanställda
Följande formulär kan användas som en kostnadsfri mall för incheckning av nyanställda.
👋 Välkommen & isbrytare
- Hur har din dag varit hittills?
👈 Ledarskapsfrågor: Positivt
- Hur har din start varit så här långt?
- Var det något som du tyckte särskilt mycket om?
- Vad tycker du att vi ska behålla?
👈 Ledarskapsfrågor: Förbättringar
- Hur välkommen har du känt dig hittills, och varför?
- Hur kan vi förbättra onboardingprocessen för nyanställda?
- Inom vilka områden har du fått flest frågor de senaste dagarna? Och hur har du besvarat dessa frågor?
👈 Ledarskapsfrågor: Nästa steg
- Vilka mål vill du uppnå under de kommande veckorna?
- Finns det några områden där du behöver ytterligare information eller resurser?
🤚 Slutsats
- Än en gång, välkommen till vårt företag. Vi uppskattar din vilja att hjälpa oss att förbättra våra processer.
- Vad mer tycker du att vi ska fråga om i dessa onboarding-intervjuer?
- Är det något annat som du tänker på?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: Word-mall för incheckning
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Incheckningsmall för Google Docs
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här mallen i andra format (t.ex. PDF eller Word) i flikarna ovan. De nedladdningsbara mallarna är förresten på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha incheckningsmallen på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).
90-dagars check-in-mall för anställda
Följande formulär är en kostnadsfri mall för din medarbetares check-in efter 90 dagar på ett nytt jobb eller eventuellt i en ny roll.
👋 Välkommen & isbrytare
- Hur nöjd är du med ditt jobb på en skala från 1 (inte alls) till 10 (mycket nöjd)?
👈 90 dagar i backspegeln: Positiv
- Hur har din start varit så här långt?
- Vad har du tyckt mest om hittills?
- Vad tycker du att vi ska behålla?
👈 90 dagar i granskning: Förbättringar
- Hur kan vi förbättra upplevelsen av de första 90 dagarna för nyanställda?
- På vilka områden är du fortfarande osäker?
👈 90 dagar i backspegeln: Reflektion över status quo
- Hur nöjd är du med din prestation hittills? Hur så?
- Hur säker är du på att du kommer att uppnå dina nuvarande mål? Hur så?
- Vad tycker du om att bli en del av teamet?
- Vilka färdigheter eller resurser kan hjälpa dig att komma vidare?
- Vad kan jag göra för att fortsätta att stödja dig?
🤚 Slutsats
- Vi uppskattar din vilja att hjälpa oss att förbättra våra processer.
- Vad mer tycker du att vi ska fråga om vid sådana 90-dagars avstämningar?
- Är det något annat som du tänker på?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: Word-mall för incheckning
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Incheckningsmall för Google Docs
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här mallen i andra format (t.ex. PDF eller Word) i flikarna ovan. De nedladdningsbara mallarna är förresten på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha incheckningsmallen på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).
Jag hoppas att du har hittat den mall du letade efter. Om inte, kan du hitta många fler mallar och frågor i vårt Echometer online 1:1-verktyg. Låt oss fortsätta med fem tips för framgångsrika medarbetarsamtal som garanterat kommer att hjälpa dig framåt.
5 tips: Så här genomför du ett framgångsrikt incheckningsmöte
Följande tecknade bild sammanfattar väl hur man kan se på en-till-en check-in-möten när de går dåligt.
Men du kan göra något åt det med hjälp av följande tips.
Tips 1: Bygg upp en relation
Med nyanställda och i allmänhet: skapa en avslappnad atmosfär och tillför lite humor till mötet. En god relation främjar öppenhet och förtroende.
Tips 2: Tvinga inte fram mötet
Se till att samtalet upplevs som meningsfullt. Tvinga inte fram deltagande – det ska vara en verklig möjlighet till utbyte och reflektion. Om du är osäker, kom överens om att hålla mötet mer sällan, t.ex. en gång i månaden istället för varannan vecka.
Tips 3: Anpassa dig till dina medarbetare
Ta hänsyn till de individuella egenskaperna hos dina medarbetare, oavsett om de är introverta, extroverta eller statusorienterade. Anpassa dig till deras personlighet för att kunna ge dem bästa möjliga stöd.
Tips 4: Var flexibel när du för samtalet
Om det uppstår pauser eller tystnader bör du uthärda dem för att ge medarbetaren tillräckligt med utrymme. Men om det händer för ofta bör du byta ämne eller karaktär på dina frågor. Dynamik håller konversationen livlig och förhindrar frustration eller tristess. Varningstecken på en dålig mötesrutin är följande: Om samtalet är tråkigt, om båda parter inte ser fram emot det, om ni inte har något att diskutera eller om mötet ofta skjuts upp.
Tips 5: Använd effektiva verktyg
Bra verktyg som vårt verktyg för en-till-en-möten Echometer går långt utöver incheckningsanteckningar när det gäller funktionalitet: de erbjuder användbara mallar, säkerställer att uppföljningar inte glöms bort och gör till och med medarbetarutveckling mätbar – en stor lättnad för dig och ditt team. Mer om ämnet: De 3 bästa verktygen för möten mellan privatpersoner i jämförelse.
Typiska utmaningar med check-in för anställda
För att ge dig några fler tips vill jag ge dig några typiska utmaningar med statuscheckningar och hur du kan lösa dem:
Utmaning: Otydlig agenda eller målsättning
- Problem: Samtalen är kaotiska eller saknar fokus.
- Lösning: Dela ut en tydlig agenda i förväg och gör prioriteringar.
Utmaning: Ensidig kommunikation
- Problem: Chefen pratar mer än medarbetaren.
- Lösning: Ställ öppna frågor och lyssna aktivt.
Utmaning: Diskussioner som är alltför ytliga
- Problem: Viktiga ämnen behandlas inte tillräckligt djupgående.
- Lösning: Följ upp och skapa utrymme för reflektion.
Utmaning: Tidspress
- Problem: Möten förkortas eller skjuts upp.
- Lösning: Prioritera och håll regelbundna, fasta möten.
Utmaning: Bristande förberedelser
- Problem: Båda sidor verkar oförberedda.
- Lösning: Inhämta information i förväg och klargör förväntningarna.
Utmaning: Fokusera bara på problem
- Problem: Samtalen är enbart negativa och demotiverande.
- Lösning: Lyft fram framgångar och framsteg, inte bara utmaningar.
Utmaning: Otydliga uppföljningar
- Problem: Diskuterade punkter är inte implementerade.
- Lösning: I slutet ska du definiera tydliga nästa steg och ansvarsområden.
Vid det här laget bör du vara riktigt väl förberedd inför incheckningen för ditt personliga möte. En ingrediens kanske fortfarande saknas: Hur skickar du egentligen en e-postinbjudan till incheckningen och vad är lämpliga ämnesrader för e-postmeddelandet? Det finns naturligtvis mallar för detta också.
Två mallar för e-postinbjudningar för incheckning
Följande e-postmall för inbjudan till incheckningsmöten är en standardformulering som bör passa i de flesta fall:
Standardinbjudan via e-post för incheckning av medarbetare
Hej [namn på anställd],
Som vi har diskuterat vill jag ordna regelbundna 1:1-möten med dig för att diskutera dina aktuella projekt, utmaningar och mål och för att se till att du får det stöd du behöver. Dessa möten kommer att utgöra en öppen plattform för ömsesidig feedback och samarbete.
Jag skulle vilja boka in vårt första möte den [datum och tid]. Mötet varar i cirka [längd] minuter. Låt mig veta om det fungerar för dig. Jag kommer sedan att lägga in en serie datum i kalendern.
Jag föreslår att vi förvarar våra gemensamma anteckningar för förberedelserna av 1:1-mötena här så att vi båda kan komma åt dem: [Länk]
Jag ser fram emot att få prata med dig!
Bästa hälsningar
[Ditt namn]
Innan vi går in på ämnesraderna, här är en situation som du ibland kan hamna i: den första incheckningen med nyanställda. Om du har en nyanställd kan följande mall för e-postinbjudningar till statusavstämningsmöten hjälpa dig:
E-postinbjudan för första incheckning med nyanställda
Hej [namn på anställd],
Välkommen till teamet! Jag hoppas att du redan nu känner att du är i goda händer hos oss och att du har fått dina första positiva intryck.
För att ge dig bästa möjliga stöd under din introduktionsperiod skulle jag vilja införa regelbundna 1:1-möten med dig. Dessa möten ger dig en plattform för att klargöra dina frågor, prata om dina framsteg och eventuella utmaningar och hjälpa dig att komma till rätta hos oss.
Jag skulle vilja boka in vårt första möte den [datum och tid]. Mötet varar i cirka [längd] minuter. Låt mig veta om det fungerar för dig. Jag kommer sedan att lägga till datumserien i våra kalendrar.
Jag föreslår att vi förvarar våra gemensamma anteckningar om förberedelserna inför 1:1-mötena här så att vi båda kan komma åt dem: [länk].
Jag ser fram emot att lära känna dig ännu bättre och att få arbeta med dig!
Bästa hälsningar
[Ditt namn]
Följande exempel är lämpliga som ämnesrader för e-postmeddelanden:
Nytt: Våra personliga 1:1-möten
Kick-off: 1:1-möten med start nästa vecka
Viktig förhandsinformation: 1:1-möten startar nästa vecka
Om du vill ha fler e-postmallar för enskilda möten, t.ex. för utvecklingssamtal eller konfliktsamtal, kan du läsa vår artikel om detta: 5 mallar för personliga e-postinbjudningar.
Hur ofta ska check-in-möten hållas?
Eftersom många förstagångschefer frågar sig hur ofta ett 1-1-möte ska hållas, vill jag säga några ord om de typiska kadencerna:
- Dagliga avstämningar med medarbetarna: Dessa är mycket korta, en snabb kvart räcker för blockeringen i kalendern, och fokuserar på att diskutera aktuella arbetsuppgifter. Dagliga 1-till-1-inkomster är särskilt användbara i team där det sällan hålls gemensamma teammöten. De är dock ganska sällsynta.
- Veckovisa avstämningar med medarbetarna: Dessa varar vanligtvis 10-30 minuter och fokuserar också främst på att diskutera arbetsuppgifter. Tid kan också avsättas för att ge varandra feedback (t.ex. om suboptimalt beteende).
- Avstämningar med medarbetarna varannan vecka: Även dessa avstämningar är vanligtvis 30 minuter långa, innehållet är blandat och kan ske digitalt: Både arbetsuppgifter och personlig utveckling etc. diskuteras, och här kan t.ex. även ledighet begäras.
- Månatliga avstämningar med medarbetarna: Dessa brukar vara mellan 30 och 60 minuter. Fokus ligger också vanligtvis mer på fågelperspektivet: Hur mår du för tillfället eller hur är ditt humör? Vad är status för dina årliga mål? Hur kan jag hjälpa dig med din fortsatta utveckling?
- Kvartalsvisa avstämningar med medarbetarna: Varaktigheten är här cirka 60 minuter. Fokus är liknande som vid de månatliga avstämningarna.
- Halvårsvisa avstämningar med medarbetarna: Dessa avstämningar är vanligtvis mindre snabba. De varar mellan 60 och 90 minuter. Å ena sidan ställs liknande frågor som vid den månatliga incheckningen. Å andra sidan kan andra administrativa ämnen diskuteras här, t.ex. löneförväntningar. De frågeformulär om prestationer som HR-avdelningen har tagit fram kan också besvaras eller diskuteras. Med andra ord kan vi också tala om ett medarbetarsamtal.
- Årliga medarbetarsamtal: Här kan vi definitivt tala om ett klassiskt årligt medarbetarsamtal eller ett medarbetarsamtal vid årets slut. Jag är tveksam till om detta fortfarande kan kallas för en check-in enligt definitionen ovan.
- Check-in för nyanställda: Vid en check-in för nyanställda klargörs typiska frågor för nyanställda: Hur har du kommit in i arbetet hittills, hur går semesterplaneringen, vem är din mentor, var finns matsalen etc... Du hittar också en gratis mall för check-in för nyanställda nedan.
- 90-dagars check-in: I likhet med onboarding-check-in fokuserar 90-dagars check-in på att säkerställa att medarbetarna har funnit sig väl tillrätta i det nya företaget. Om möjligt bör 90-dagarsavstämningen ske personligen snarare än digitalt.
För övrigt är det min erfarenhet att frekvensen av personliga möten ofta är relaterad till teamets storlek. Om teamet är ganska stort (dvs. fler än åtta personer) sker de helt enkelt mer sällan för att man som chef ska kunna fördela tiden mellan olika ansvarsområden på ett vettigt sätt.
Betyder det att årliga medarbetarsamtal kan vara meningslösa? Enligt min mening inte. En mer regelbunden incheckning tenderar också att innebära snabbare inlärningsslingor. Och i vår komplexa och snabbrörliga arbetsvärld är dessa – lämpliga, åtminstone för kunskapsarbetare –. Följande grafik illustrerar denna punkt mycket bra:
Alternativa, ovanliga namn för check-in-möten
En del chefer frågar sig med rätta om inte digitala, virtuella eller personliga incheckningsmöten skulle kunna få ett mer attraktivt och minnesvärt namn. Svaret på den frågan är följande: Ja, självklart! Jag ska ge dig några exempel här:
- Veckans uppdatering
- Veckovis incheckning
- Veckoberättelse
- Uppgift-Prat
Om du vill ha något ännu mer ovanligt och kreativt har jag samlat några andra minnesvärda alternativ för dig här:
- Task Lounge
- Synkronisera och lösa
- Action Hour
- Workshop om arbetsflöden
- Uppgift tisdag
- Veckla ut runda
- Karriär kaffepaus
- Booster-samtal
Om det inte är tillräckligt för dig finns det naturligtvis många fler roliga namn. Ta bara en titt på vår bloggartikel om ämnet: 60 minnesvärda och roliga namn för samtal mellan två personer.
Slutsats - Regelbundna avstämningsmöten
Regelbundna avstämningsmöten mellan chefer och medarbetare är ett värdefullt verktyg för att bygga förtroende, övervinna utmaningar och främja personlig och professionell utveckling. Men för att dessa diskussioner ska bli riktigt effektiva är det viktigt att de genomförs på rätt sätt.
Tipsen i den här artikeln hjälper dig att få ut det bästa av dessa möten: en avslappnad och personlig atmosfär, en tydlig struktur och anpassning till medarbetarnas individuella behov skapar förutsättningar för öppna och produktiva diskussioner. Samtidigt är bra verktyg som Echometer gör processen mer effektiv och säkerställer att inga viktiga uppföljningar går förlorade. Förhoppningsvis har våra mallar hjälpt dig!
I slutändan är check-in-möten mer än bara en tid i kalendern – de är en möjlighet att stärka ditt team, öka motivationen och uppnå bättre resultat på lång sikt. Vi önskar dig lycka till!
Om du vill ta en titt på vårt Echometer-verktyg live kan du helt enkelt hoppa direkt till verktyget med hjälp av följande mall:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
Verktyg för 1:1-möten Mall: Kommunikation
Var ser du ditt team: Hur fördelas bidragen?
Var ser du dig själv? Vilken roll spelar du, beroende på mötet?
Vad skulle vara ett första steg för att se till att bidragen fördelas jämnare inom teamet?
Verktyg för 1:1-möten Mall: Misslyckas framåt
När hade du senast en känsla av att du hade gjort ett misstag med något?
Hur reagerade du på detta misstag?
Vad skulle vara en konstruktiv syn på detta "misstag"?
Vilka är de nästa viktiga misstagen du behöver göra för att komma närmare dina mål?
Verktygsmall för 1:1-möten: Lär av de bästa
Vem i ditt team ser du upp till och varför?
Vad är det du vill lära dig när du tänker på dina kollegor i och utanför bolaget?
Ta kontakt med de personer som du vill lära dig av.
Verktyg för 1:1-möten Mall: Konflikttyper
Nämn en konflikt som du nyligen haft i ditt team.
Ta en titt på de 5 olika konfliktstilarna: Kan ditt beteende och din attityd klassificeras enligt en eller flera av konfliktstilarna?
Hur kunde du ha hanterat konflikten på ett bättre sätt?
