På en topprestaurang förlitar sig kocken inte på slumpen. Varje rätt är perfekt tillagad, ingredienserna är samordnade och processerna optimerade. På samma sätt kan det vara med personliga möten: Med en välstrukturerad form ser du till att varje samtal får sitt fulla värde – och inte framstår som en hastigt hopkommen rätt. Ser du dig själv som en toppchef?
Om så är fallet förtjänar samtal med medarbetare en dagboksanteckning för dig som chef – de är fulla av insikter, utveckling och aha-upplevelser. Men utan dokumentation går detaljerna förlorade. Samma sak gäller här: Ett väl genomtänkt 1:1-formulär hjälper till att känna igen mönster, synliggöra framsteg och dra verkligt mervärde av varje samtal.
Oavsett om det är ett personligt möte, ett digitalt eller virtuellt möte, så ger personliga möten utrymme för feedback och därmed personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv. I den här artikeln kommer jag att ge dig ett bra och enkelt formulär som du kan använda i dina personliga möten varje vecka, varannan vecka eller varje månad för att få bra samtal.
Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.
Att hålla enskilda möten - några praktiska tips
Enligt Harvard Business Review anser nästan hälften av de direktrapporterande att deras enskilda samtal med chefen inte är optimala.
Så, är du en av dem? Jag tror inte det – eftersom du är tillräckligt smart för att inspireras av ett 1 till 1-mötesformulär. Men jag vill ändå ge dig några enkla tips som kommer att göra det personliga mötet med din medarbetare bättre:
- Byt perspektiv ibland och fråga: "Om du skulle köra din egen 1:1, vad skulle du göra annorlunda?"
- Inled ibland möten med en helt oväntad fråga för att få den andra personen att tänka till ("Om ditt jobb var en film – vilken genre skulle det vara just nu?"). Jag har fler förslag till dig nedan.
- Lämna medvetet små luckor i samtalet för att ge utrymme för verkliga tankar i stället för att stressa igenom mötet.
- Dokumentera inte bara uppgifter, utan även stämningar och utvecklingar så att du kan känna igen känslomässiga trender över tid.
- Prata om långsiktiga problem innan de blir akuta, så att stora problem inte uppstår från första början.
- I slutet av mötet ska du ge en sammanfattning med dina egna ord för att omedelbart klargöra eventuella missförstånd.
- Planera in buffertar före och efter mötet så att du inte verkar stressad och så att din motpart har din fulla uppmärksamhet.
Om du tar hänsyn till dessa tips kommer följande 1-till-1-formulär att tjäna dig ännu bättre.
"Jag gillar medarbetaren, men han presterar inte så bra som jag skulle vilja. Hur kan jag ta itu med detta i 1:1-samtalen?""
"Det känns som att mina medarbetare berättar vad jag vill höra i 1:1-samtalen, men – öppnar inte riktigt upp."
"Jag vet ofta inte om jag var för hård – eller för mjuk – i mina 1:1 för att ha en positiv inverkan."
"Ingen har lärt mig hur man kör bra 1:1:or – Jag skulle säkert kunna vara mycket mer effektiv."
"Mina chefer frågar ofta hur det går för mitt team – Jag önskar att jag hade konkreta data att dela med mig av."
Ett enkelt, interaktivt formulär för enskilda möten
Det faktum att du klickade på den här artikeln säger mig att du är en chef som letar efter ett formulär för möten mellan två personer.
Därför hittar du först ett dokumentformulär här, som till exempel kan vara ett bra komplement till ett klassiskt medarbetarsamtal varannan vecka.
Du kan spara formuläret som ett dokument under den aktuella mallen, men alternativt också som ett PDF- eller Word-dokument. Klicka helt enkelt på "Plus"-knappen. Du kan också öppna det med hjälp av knappen i verktyget Echometer, vilket gör att du och din medarbetare kan redigera formuläret interaktivt – och du kommer till och med att få stöd av en AI-assistent.
👋 Välkommen & isbrytare
- Hur mår du idag, hur har din vecka varit hittills?
📕 Ämnen Anställd [namn]
- ...
👈 Ledarskapsfrågor: Granskning
- Vad gick bra under de senaste två veckorna?
- Vilka var utmaningarna?
👈 Ledarskapsfrågor: Prioriteringar och mål
- Vilka är dina viktigaste prioriteringar under de kommande veckorna?
- Var behöver du mitt stöd?
🤚 Slutsats
- Är det något annat du vill diskutera?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Som du kan se är huvudsyftet med ett sådant samtal att zooma ut. Detta är ofta mycket svårt i vardagen, och därför är det nödvändigt med ett särskilt tidsblock.
Förresten, låt dig inte luras av formuläret: I grund och botten bör ditt mål vara att din intrinsikalt motiverade medarbetare själv tar upp så många ämnen som möjligt till diskussion.
Nu går vi vidare till din plan B: Bra individuella frågor för ditt samtal på tu man hand.
Bra individuella frågor som kompletterar din 1-till-1-mötesform
Frågor som på ett flexibelt sätt kan föras in i samtalet är ofta till hjälp för en bra dialog.
Om du kommer bort från ämnet eller om formuläret inte går tillräckligt djupt kan dessa hjälpa till att styra samtalet i en produktiv riktning. Här är några exempel.
✅ Allmänna frågor om möten mellan två personer
- Hur mår du (egentligen) just nu?
- På en skala från ett (mycket dåligt) till tio (mycket bra), hur mår du just nu?
- Hur fokuserad är du just nu på en skala från 1 till 10? Och varför är du det?
- Vad rör sig i ditt huvud just nu?
- Vad är det som hindrar dig på jobbet just nu?
- Vad är det som går bra för dig just nu?
- Vad är det som inte går så bra just nu?
🧑🎨 Frågor om kreativa möten på tu man hand
- Om du skulle beskriva ditt humör som en väderprognos med avseende på projektet, ditt jobb i allmänhet och dina arbetsuppgifter, hur skulle den se ut?
- Hur ofta känner du dig överväldigad eller stressad på jobbet? I vilka situationer?
- Hur ser en bra paus ut för dig (frisk luft, skärmar ...)?
- Vad gör du just nu som faktiskt inte leder dig någonstans?
- Du får en trollstav och får önska dig en sak när det gäller arbetet: Vad skulle du önska dig (förutom högre lön)?
- Vad behöver du för närvarande för att bli bättre?
- Vad var din största utmaning igår (eller förra veckan etc.)?
Ett av de viktigaste målen med enskilda möten är, som sagt, att regelbundet zooma ut. Därför är det bra med frågor som sätter in det dagliga arbetet i ett större sammanhang.
Jag har också tagit med 17 frågor till dig som chef som kan berika din personliga dialog.
🧘♀️ Enskilda frågor med fokus på det positiva
- Om du kunde lägga till ett ansvarsområde eller en beslutsbefogenhet i din roll, vad skulle det vara?
- Vilken färdighet skulle ha störst inverkan på din personliga prestation om du behärskade den?
- Vilka nya saker har du lärt dig på sistone (privat eller professionellt)?
- När hjälpte du senast en annan medarbetare att utvecklas?
- Vilka är de 3 bästa sakerna du önskar för dig själv professionellt under de kommande 1-2 åren?
- När upplevde du senast ett tillstånd av flow på jobbet? Hur lätt är det för dig att komma in i flow?
- Vad skulle du kalla den informella roll som du har i teamet och varför? (t.ex. "chef för lycka")
- Vad inspirerar dig för närvarande? Vad ger dig energi just nu?
🦋 En-till-en-frågor om förbättringar
- Om du var VD för den här organisationen, vad skulle du göra annorlunda?
- Vad är det som tär på din energi?
- Vad saknar du för närvarande i ditt jobb?
- Om du kunde ändra på en sak i ditt jobb, vad skulle det vara?
- När tyckte du att det var svårt att byta sammanhang mellan olika arbetsuppgifter?
- När var senaste gången du bidrog till en processförbättring i vårt team?
- Om du kunde delegera ett av dina ansvarsområden till någon annan, vilket skulle det vara?
- Vilka saker sinkar dig eller hindrar dig regelbundet i ditt arbete?
- Vilken fråga skulle du ställa dig själv om du var din coach?
Okej, då så. Om det fortfarande inte räcker för dig... Låt oss nu gå vidare till ett interaktivt formulär som tar ett ännu mer kreativt grepp på en-till-en-dialogen.
2 ytterligare interaktiva formulär för möten mellan två personer (Doc)
Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster.
Många chefer lägger ibland in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon håller med om ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.
De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:
- Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
- Anta nya perspektiv
- Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid
Och naturligtvis kan du också göra den här idén till en del av din mötesform för enskilda möten. Jag har sammanställt fem påståenden som fokuserar på att spegla viktiga förutsättningar för varje framgångsrik medarbetare.
Du kan också ladda ner detta formulär som ett dokument, men ännu bättre är följande: I vår programvara för enskilda möten har vi ett integrerat verktyg som visualiserar resultaten över tid som ett mått och ger dig tips med en AI-assistent – ta gärna en titt utan att logga in med hjälp av knappen nedan.
⁉️ Humörkontroll (överenskommelse från 1-7): Personlig utveckling
- "Mina arbetsuppgifter går oftast mycket snabbt framåt, även om det krävs extern feedback."
- "Om jag observerar ett suboptimalt beteende vet jag hur jag på ett konstruktivt sätt kan uppmärksamma mina kollegor på det."
- "Jag får konstruktiva synpunkter Återkoppling både för mitt arbete och för min personliga utveckling."
- "Jag ser en attraktiv karriärväg framför mig i företaget." #G Tillväxt
- "Under de senaste veckorna har jag mycket ofta kunnat Styrkor på jobbet."
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare.
En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här.
Och naturligtvis finns det också uttalanden som du kan göra till en del av din en-till-en-form. Här är 4 beteendemässiga ankare som också är värda att reflektera över med några månaders mellanrum.
⁉️ Humörkontroll (instämmer från 1-7): Ledarskapskvalitet
- "Jag är verkligen nöjd med min teamledare." #Jobbtillfredsställelse
- "Min teamledare zoomar regelbundet ut för att se den högre nivån Teamets målförklara strategin och visionen."
- "Min teamledare ifrågasätter saker på ett konstruktivt sätt." #Feedback #Ledarskap
- "Min teamledare föregår med gott exempel och visar vad han förväntar sig av oss som team." #Ledarskap
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig.
Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog).
15 ytterligare formulär för enskilda möten (som Doc, PDF etc.)
Du har förmodligen nästan gissat det. Naturligtvis finns det många fler formulär för personliga möten som du kommer att behöva förr eller senare.
Jag pratar till exempel om formulär för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt ny medarbetare.
Vi har ytterligare formulär för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)
Slutsats: Ett enkelt formulär för en-till-en-samtal
Som du ser kan du börja med ett enkelt mötesformulär –, men det finns många andra saker som är viktiga för ett framgångsrikt möte eller för en framgångsrik medarbetarutveckling.
En visdom får du inte glömma: Det finns otaliga frågor du kan ställa – men det viktigaste är att du skräddarsyr intervjun efter din medarbetare.
Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig med detta. Om du vill veta mer om det kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten.
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
