Den agila paradoxen: Agil planering (del 2)
Agilitet verkar ibland motsägelsefullt vid första anblicken. I synnerhet chefer konfronteras med många motsägelser. I den här artikelserien kommer jag att visa dig exempel på denna agila paradox och hur allt hänger ihop i slutändan.
Agile Team planerar inte?
Vid införandet av agila metoder har många team svårt att hantera det faktum att det fortfarande finns ramvillkor som verkar hindra dem från att tillämpa agila metoder. En stor blockerare är ofta frågan om budgetplanering. Då säger man “Vi är agila. Vi kan inte säga vad vi ska göra de närmaste sex månaderna!?”
Naturligtvis är det sant att man i ett agilt sammanhang inte bygger en tydlig färdplan för hela räkenskapsåret i början av året, som sedan bara behöver implementeras blint. Samtidigt är det högst orealistiskt att kunna leda företag med begränsade resurser helt utan planering. Hur löser man denna motsägelse?
Fokusera på vad som är möjligt
Budgetplanering låter ofta mycket slutgiltigt. Men nyckeln till framgång här är att se budgeten mindre som en begränsning och mer som en guide och orientering.
Den årliga planeringen bör kompletteras med t.ex. kvartalsvisa planeringscykler. En kvartalsvis strategi gör det mycket lättare för teamen att bedöma vilka frågor de sannolikt kommer att hantera. I dessa kvartalscykler är det därför viktigt att ge teamen en uppfattning om vilka resurser de kan förvänta sig när de genomför ämnena. Inom detta ramverk finns det vanligtvis tillräckligt med frihet att själva bestämma hur dessa resurser ska användas.
Om dessa ramverk delas tydligt med teamen och uppfattas som ett stöd, kan det faktiskt stimulera kreativiteten i hur man bäst uppnår målet med de resurser som finns tillgängliga - förutsättningen är att planeringen inte ses som en fast, byråkratisk begränsning där ingen kreativitet krävs.
Oplanerad kundnytta
En viktig fråga för chefer i detta sammanhang är frågan om prioritering: Är ledningen intresserad av att följa sin planering så nära som möjligt, eller av att skapa största möjliga kundnytta?
I ett agilt sammanhang är det andra naturligtvis teamens och förhoppningsvis även ledningens prioritet. Förhoppningsvis har ledningen trots allt strukturerat budgetplaneringen för räkenskapsåret på ett sådant sätt att största möjliga kundvärde skapas enligt den kunskap som finns vid den tidpunkten. Om det under sprintarna och de feedbackloopar med kunderna som följer av dessa har framkommit bättre möjligheter att skapa kundvärde, skulle detta vara ett bra argument för att avvika från planeringen.
Exempel: AAntag att ett nyupptäckt kundkrav kräver 10 T€ mer än vad som planerats i budgeten. Samtidigt skapas dock ett mervärde på 25 T€ för kunden, som han är villig att betala för. Logiskt sett är detta alltså ett övergripande mervärde för företaget. Ett beslut att inte utnyttja denna möjlighet att “avvika från planen” skulle vara svårt att kommunicera till teamen (och senast till ledningen).
Detta kan också vara fallet åt andra hållet: Redan den första prototypen avslöjar att en produkt inte kommer att uppnå sin “planerade” kundnytta. Ska produkten fortfarande utvecklas för planeringens skull, eller ska det överlåtas till teamet att hitta bättre användningsområden för resurserna?
Slutsats
Företag har begränsade resurser och måste planera dem därefter. Det är därför agila team inte kan undvika att hantera planering. Agilitet innebär frihet för teamen inom ett planeringsramverk. Ju mindre byråkratiska och närmare teamet planeringscyklerna är, desto bättre. På så sätt kan teamen styra designen självständigt.
Samtidigt kommer de snabba inlärningscyklerna alltid att skapa möjligheter att skapa bättre kundnytta än vad som ursprungligen planerades. Eller till och med att överge vissa ämnen på grund av bristande kundvärde. En fungerande agil planering lyckas ta hänsyn till sådana möjligheter att avvika från planen.
PS:
Med Echometer utvecklar vi ett verktyg för agila retrospektiver - det centrala mötet för kontinuerlig utveckling och stärkande av teamens självtillit. Om du är intresserad av att vidareutveckla feedback- och inlärningslooparna i era team, boka här en kostnadsfri testperiod - vi ser fram emot att höra från dig!
