Arbetsavtal: 10 exempel, mallar och exempel

Effektivt samarbete i team är avgörande för framgång, särskilt i samband med agila metoder som Scrum. Arbetsavtal spelar en avgörande roll för att skapa ett tydligt ramverk för samarbete. Och naturligtvis kan modeller för arbetsavtal hjälpa till att komma på bra idéer.

I den här artikeln har jag tittat närmare på vikten av arbetsavtal i agila team och distansteam och även utvärderat hur regelbundna granskningar och justeringar bidrar till att kontinuerligt förbättra en dynamisk och produktiv teammiljö. Låt oss börja med en inledande förklaring av arbetsavtal.

En sak i taget: Känner du dig som chef osäker på hur systematisk och framgångsrik personalledning ser ut? Då har jag något för dig: Vår gratis onlineutbildning i personalhantering .

Kolla gärna in och lär dig till exempel ett trick för hur du relativt enkelt kan öka teamets prestation med 10-20% - du kan börja direkt :) Men tillbaka till ämnet.

“Working Agreements” avser överenskommelser eller regler som fastställs inom ett team eller en organisation för att förbättra samarbetet och främja en positiv arbetsmiljö. Dessa överenskommelser fungerar som en vägledning för teammedlemmarnas beteende och kan bidra till att minimera missförstånd, öka produktiviteten och minska konflikter.

Arbetsavtal upprättas vanligtvis i början av ett projekt eller samarbete och accepteras av alla teammedlemmar. Dessa avtal kan omfatta olika aspekter, bland annat

1. Kommunikation: Definition av kommunikationskanaler, tidpunkter och stilar för att främja effektiv och transparent kommunikation.

2. Arbetstid: Förtydligande av arbetstider, raster och tillgänglighet för att säkerställa en konsekvent arbetsstruktur.

3. Ansvarsområden: Definiera roller och uppgifter för varje teammedlem för att skapa tydlighet kring ansvarsområden.

4. Respekt och samarbete: Överenskommelse om respektfullt uppträdande, främjande av lagarbete och lösning av konflikter på ett konstruktivt sätt.

5. Arbetsmetod: Definition av processer, metoder och verktyg som ska användas i teamet för att säkerställa effektivitet och konsekvens.

6. Återkoppling: Förtydligande av feedbackmekanismer och feedbackkultur för att främja öppen och konstruktiv feedback.

Syftet med arbetsavtal är att skapa en gemensam förståelse och säkerställa att alla teammedlemmar arbetar på samma sätt. Dessa överenskommelser kan variera beroende på team och projekt och bör ses över regelbundet och anpassas vid behov.

Vad kan då vara konkreta exempel på arbetsavtal? Följande exempel på arbetsavtal hjälper dig att bättre förstå ämnet.

Här följer några exempel på arbetsavtal som kan fastställas i ett team eller en organisation:

1. Respektfull kommunikation:

• Vi respekterar alla teammedlemmars åsikter och idéer.
• Kritik är konstruktiv och syftar till att förbättra samarbetet.
• Vi lyssnar uppmärksamt och ger alla möjlighet att uttrycka sig.

2. Punktlighet och tillgänglighet:

• Vi följer överenskomna arbetstider och informerar teamet om eventuell frånvaro i god tid.
• I brådskande fall kommer vi att informera teamet om eventuella förseningar i god tid.

3. Uppgifter och ansvarsområden:

• Varje teammedlem förstår sina roller och sitt ansvar.
• Vi fördelar uppgifter på ett transparent sätt och hjälper varandra när det behövs.

4. Effektiv kommunikation:

• Vi använder ett klart och tydligt språk.
• Vi delar viktig information via den kommunikationskanal som tillhandahålls för detta ändamål.

5. Arbetsmetoder och verktyg:

• Vi använder gemensamt definierade verktyg och metoder för projektarbete.
• Förändringar av verktyg eller processer diskuteras och beslutas inom teamet.

6. Återkopplingskultur:

• Vi ger regelbundet konstruktiv feedback och tar oss tid att reflektera över den.
• Feedback ges på en saklig och respektfull nivå.

7. Personligt ansvar:

• Varje teammedlem tar ansvar för sina uppgifter och för att uppnå teamets mål.
• Vi söker aktivt efter lösningar innan vi låter problem eskalera.

8. Konfidentialitet:

• Information som är märkt som konfidentiell ska respekteras och inte delas utan samtycke.

Dessa exempel eller mallar fungerar som en utgångspunkt. Det är viktigt att arbetsavtalen motsvarar teamets specifika behov och dynamik. Överenskommelserna bör diskuteras öppet och accepteras av alla teammedlemmar.

Du kanske till exempel arbetar i ett Scrum-team. Hur skulle konkreta exempel på arbetsavtal inom Scrum se ut?

Innan jag går in på detta skulle jag vilja peka ut våra mallar för arbetsavtal eller workshop och Health Check-retrospektiv: I Echometer kan du återspegla Health Check-objekt (kvasiarbetsavtal) i dina agila retrospektiv. Du kan ta en titt direkt (utan inloggning) genom att klicka på knappen nedan:

I Scrum-sammanhang kan arbetsavtal bidra till att främja samarbetet inom teamet och säkerställa att alla medlemmar arbetar effektivt och ändamålsenligt. Nedan följer några konkreta exempel på arbetsöverenskommelser i ett Scrum-team:

1. Punktlighet vid Scrum-evenemang:

• Alla teammedlemmar förbinder sig att komma i tid till Scrum-evenemang, inklusive sprintplanering, daglig stand-up, sprintgenomgång och sprintretrospektiv.

2. Aktivt deltagande i Scrum-evenemang:

• Varje teammedlem deltar aktivt i Scrum-evenemangen, delar med sig av framsteg och hinder och letar efter möjligheter till samarbete.

3. Begränsning av pågående arbete (WIP):

• Teamet kommer överens om ett maximalt antal uppgifter som kan slutföras samtidigt för att undvika överbelastning och uppmuntra till slutförande av uppgifter.

4. Regler för daglig stand-up:

• Den dagliga standupen är kort och fokuserad, och alla delar bara med sig av relevant information om sitt arbete och eventuella hinder.
• Diskussioner som inte är direkt relaterade till den dagliga avstämningen hålls utanför mötet.

5. Definition av “utförd”:

• Teamet har en tydlig och ömsesidigt accepterad definition av “klart” för varje uppgift för att säkerställa att slutförda uppgifter är av hög kvalitet och fullständiga.

6. Ansvar för hinder:

• Teammedlemmarna är skyldiga att rapportera hinder omedelbart och aktivt bidra till lösningen, om möjligt.

Förutom Scrum finns det andra ramverk, t.ex. Scaled Agile Framework SAFe, som används i skalade agila team. Hur skulle exempel eller exempel på arbetsavtal kunna se ut?

Innan vi går vidare, här är en snabb notering. I slutändan är ett av huvudmålen med arbetsavtal att förbättra ditt teams prestation. Men hur uppnår man egentligen detta på ett holistiskt sätt? Jag förklarar en viktig mental modell för att besvara denna fråga i del två av vår kostnadsfria onlinekurs People Development Online Training:

Play

Även här finns det exempel på arbetsavtal som går i liknande riktningar:

1. PI-planering:

• Vi förbereder oss väl inför planeringen av SAFe Programme Increment (PI) och tar med oss all relevant information.
• Alla har möjlighet att dela med sig av sin synpunkt och vi uppmuntrar en öppen diskussion.

2. Kontinuerlig förbättring:

• Vi strävar efter ständiga förbättringar och deltar aktivt i SAFe och team retrospectives.
• Förbättringsförslagen dokumenteras och implementeras i nästa iteration.

3. Tydlig definition av Ready and Done:

• Vi har tydliga kriterier för “Ready” (redo för bearbetning) och “Done” (slutförd) på release train-nivå.
• Definitionerna ses över regelbundet och uppdateras vid behov.

4. Kunskapsutbyte och samarbete:

• Vi främjar kunskapsutbytet mellan SAFe-teamen inom ART och bidrar till den gemensamma kunskapsbasen.
• Teamen arbetar nära varandra och stöttar varandra för att uppnå PI:s mål.

5. Respekt för roller och ansvar:

• Varje roll i SAFe-ramverket respekteras och ansvarsområdena för de enskilda rollerna är tydligt definierade.
• Konflikter eller oklarheter kring roller löses proaktivt.

Detta är några exempel på arbetsöverenskommelser i SAFe. Det är viktigt att teamen anpassar SAFe Working Agreements till sitt sammanhang och granskar dem regelbundet för att säkerställa att de fortsätter att vara effektiva.

Exemplen på arbetsavtal bör hjälpa dig att skapa dina egna arbetsavtal - för att undvika det kaos som drabbar vissa agila projektteam.

Nu när vi har pratat om Scrum och SAFe, vad sägs om att arbeta med avtalsexempel i fjärrteam?

Arbetsavtal är särskilt viktiga för distansteam eftersom de bidrar till att skapa tydliga förväntningar och optimerar samarbetet i en virtuell miljö. Här följer en liten lista med idéer och exempel eller exempel på arbetsavtal i distansteam:

1. Regler för kommunikation:

• Definition av föredragna kommunikationskanaler (t.ex. chatt, videosamtal, e-post).
• Tydliga förväntningar på svarstiden för meddelanden.

2. Arbetstider och tillgänglighet:

• Transparent definition av arbetstider och tillgänglighet.
• Förtydligande av hur och när pauser kan tas ut.

3. Statusuppdateringar:

• Avtala om regelbundna statusuppdateringar för att ge teammedlemmarna inblick i pågående uppgifter.
• Användning av verktyg för att uppdatera arbetsstatus.

4. Etikett vid möten:

• Tydliga regler för deltagande i virtuella möten, inklusive punktlighet och aktivt deltagande.
• Inspelning av möten för att stödja dem som inte kunde närvara.

5. Dokumentation och kunskapsutbyte:

• Avtal om dokumentation av beslut, diskussioner och vidtagna åtgärder.
• Användning av delade dokument eller kunskapsplattformar för enkelt samarbete.

6. Tillgänglighet för spontana samtal:

• Tydlighet om när teammedlemmar är tillgängliga för spontana samtal och när de inte är det (t.ex. genom statusdisplayer).

7. Hjälp och stöd:

• Öppen kommunikation om behovet av hjälp och stödtjänster.
• Upprättande av en kanal för frågor och hjälp inom teamet.

8. Konfidentialitet och dataskydd:

• Överenskommelse om respektfull hantering av konfidentiell information och riktlinjer för dataskydd.

9. Pauser och avkoppling:

• Uppmuntra till pauser för återhämtning och undvik överansträngning.
• Uppmuntra till användning av frånvaromeddelanden under raster eller semestrar.

Dessa exempel eller mallar är utformade för att ta itu med de specifika utmaningarna med distansarbete och underlätta samarbetet i ett distribuerat team. Det är viktigt att dessa avtal upprättas gemensamt, eftersom det är först då som teamet verkligen kommer att ta dem till sig!

På tal om –, hur skulle det egentligen fungera att definiera sina egna arbetsavtal? Det finns mallar för detta!

En mall för arbetsavtal är ett fördefinierat format eller en mall som fungerar som utgångspunkt för att skapa arbetsavtal i ett team eller en organisation. Det hjälper till att strukturera processerna och säkerställa att viktiga aspekter av samarbetet täcks. Här är några element som kan ingå i en mall för arbetsavtal:

1. Rubrik:

• En tydlig rubrik som anger att detta är ett arbetsavtal. Till exempel: “Team Working Agreement” eller “Scrum Team Working Agreement”.

2. Inledning:

• En kort introduktion som förklarar syftet med arbetsavtalet och betonar varför det är viktigt.

3. Datum och version:

• Ett avsnitt för datumet då arbetsavtalet skapades eller uppdaterades och versionsnumret för att säkerställa att alla teammedlemmar använder den senaste versionen.

4. Ansvariga parter:

• En lista över ansvariga parter, inklusive alla teammedlemmar och eventuellt även teamledaren eller Scrum Master.

5. Arbetsavtalet i sig:

• Det är här kärnan finns, de konkreta åtgärderna för teamet.

6. Kontinuerlig förbättring:

• Ett område som betonar att arbetsavtalet mycket väl kan komma att anpassas igen i framtiden – i början, så det kan mycket väl fortfarande vara tomt.

7. Underskrifter:

• Plats för underskrifter av alla teammedlemmar för att bekräfta att de har läst, förstått och accepterat arbetsavtalet.

En sådan mall kan fungera som utgångspunkt för diskussioner inom teamet och främjar aktivt deltagande av alla medlemmar i utformningen av deras arbetsavtal.

Fokus i denna mall ligger dock på dokumentationen av arbetsavtalen. Men hur utarbetar man dem? “Team Commitments”-frågorna kan vara en öppen metod för detta. Här ges 3 meningar som syftar till att filtrera ut befintliga beteenden från teamet för att definiera konkreta arbetsavtal baserade på dem. Det senare skulle förmodligen bara ske i ett andra steg.

Nedan hittar du meningarna för mallen för arbetsöverenskommelser: Målet är att teamet enkelt ska komplettera meningarna för att förstå vilka beteenden som finns för närvarande eller vilka beteenden som önskas. En del av workshopen är i början också en enkel hälsokontrollundersökning som anonymt frågar hur “aligned” teamets förståelse för bra arbete faktiskt är för närvarande.

Du kan också genomföra workshopen direkt i vårt verktyg för retrospektiv och teamutveckling Echometer genom att trycka på knappen.

Många chefer har regelbundna enskilda möten med sina medarbetare. Även denna mötesrutin - förutom agila retrospektiver (se nedan) - lämpar sig naturligtvis för att reflektera över arbetsöverenskommelser individuellt.

Tanken är att du till exempel en gång var eller varannan månad plockar ut enskilda arbetsavtal och gör dem till en del av ditt personliga möte.

Det spännande här är att det naturligtvis ska vara arbetsavtal som är särskilt relevanta för individen. 

Följande mall ger dig några exempel på påståenden som du kan reflektera över i ett personligt möte. Du kan även prova dem direkt i vårt verktyg för 1 till 1-möten Echometer genom att klicka på den gröna knappen.

Det måste erkännas: Jag utvidgar här begreppet “arbetsavtal” till att omfatta ett arbetsområde utanför teamet. Men jag gör det medvetet eftersom det uppenbarligen finns en stor potential i den individuella utvecklingen av medarbetarna.

Om du är intresserad av bra mallar för 1 till 1-möten, ta en titt här: Här hittar du 129 frågor om enskilda möten (eller medarbetarsamtal) och Här är de 3 bästa verktygen för en-till-en-möten i jämförelse - inklusive Echometer naturligtvis.

Erfarenheten visar att arbetsavtal lätt kan glömmas bort i något dokument eller på en affisch på väggen efter att några veckor av projektet har passerat. Vad kan man göra åt det?

Mitt förslag:

1. Sätt upp Working Agreements regelbundet på agendan för era agila retrospektiver!
2. Använda (eventuellt anonyma) enkäter för att på ett enkelt sätt återkalla arbetsavtal. 

Fördelen med denna metod är att det till och med uppstår spännande mätvärden för er kontinuerliga förbättring - och det finns ännu fler positiva saker:

1. Mätbara mått:

• Undersökningar kan ge kvantifierbara mått för att mäta effektiviteten i arbetsavtal och även Agilen coaching och identifiera trender över tid.

2. Integrering i arbetsflödet:

• Genom att integrera undersökningarna i det normala arbetsflödet kan teamet hantera arbetsavtalen fortlöpande utan behov av särskilda möten.

3. Anonymitet och öppenhet:

• Enkäter kan vara anonyma, vilket kan uppmuntra teammedlemmar att ge ärlig feedback utan att oroa sig för att deras åsikter kommer att identifieras.

Faktum är att exakt den beskrivna vägen är metodiken för verktyget Echometer: Det kombinerar agila hälsokontrollundersökningar - bland annat om arbetsöverenskommelser - med agila retrospektiver. Genom detta blir agil coachning betydligt effektivare och äntligen mätbar. Echometer anses vara ett av de bästa retrospektiva programvaruverktygen.

Echometer är ett digitalt verktyg som hjälper agila teamledare med agila retrospektiver och team Health Checks. Oavsett om det är på distans, hybrid eller på plats: det gör teamcoaching mätbart och professionaliserar därmed ditt arbete samtidigt som du sparar mycket arbete. Ta en titt på vår webbplats för att få reda på mer: www.echometerapp.com.

Jag hoppas att mina tankar om arbetsöverenskommelser har visat att de inte bara är riktlinjer, utan kan vara levande instrument för teamsamarbete. Kontinuerlig reflektion, integrering av feedback och anpassning till förändrade förhållanden är avgörande för arbetsavtalens framgång. 

Slutligen, återigen påpekandet: Om du någon gång vill prova hur det känns att regelbundet reflektera över arbetsöverenskommelser i dina retrospektiver: Du kan starta en agil retrospektiv utan inloggning nedan, i det fallet workshopen “Keep, Stop, Start”. 

Alternativt kan du helt enkelt vidarebefordra vår webbplats till de ansvariga kollegorna: www.echometerapp.com.