Zdecydowana większość literatury na temat przywództwa zakłada, że zespoły są kierowane twarzą w twarz, a nie wirtualnie na odległość. Prawdopodobnie zmieni się to w nadchodzących latach, ponieważ praca zdalna i globalnie rozproszone zespoły z rozproszonymi lokalizacjami lub pracujące zdalnie z domu staną się bardziej powszechne w pracy opartej na wiedzy. Menedżerowie będą zatem musieli nauczyć się nowych lub innych umiejętności, aby skutecznie zarządzać zespołami zdalnie.
W tym artykule pokażę Ci, jako menedżerowi, 5 wskazówek, których możesz użyć, aby stać się wybitnym zdalnym liderem swojego bezpośredniego podwładnego –, niezależnie od tego, czy pracujesz zgodnie ze Scrumem, Agile czy tradycyjnym wodospadem.
Przywództwo w biurze domowym: Czym jest zespół rozproszony?
Aby stworzyć wspólne zrozumienie, chciałbym najpierw odpowiedzieć na pytanie, co rozumiemy przez zarządzanie zespołem zdalnym. Krótko mówiąc, jest to zespół rozproszony w kilku lokalizacjach. Mogą to być różne lokalizacje firmy lub biura domowe poszczególnych pracowników. Lokalizacje mogą oczywiście być również rozproszone w różnych strefach czasowych.
Obecnie istnieje wiele praktycznych przykładów wirtualnego przywództwa: Zespoły w dziedzinie tworzenia oprogramowania, w sprzedaży, a także w sektorze publicznym niemal domyślnie pracują w trybie rozproszonym lub hybrydowym, tj. tylko częściowo w głównej lokalizacji. Niesie to ze sobą szereg wyzwań dla zdalnego przywództwa, którym przyjrzymy się za chwilę.
Dlaczego coraz więcej firm posiada zespoły rozproszone?
Dobre pytanie: Oferowanie pracy zdalnej staje się coraz ważniejszym argumentem dla firm, aby być atrakcyjnym pracodawcą. Praca rozproszona umożliwia również firmom potencjalne przyciągnięcie talentów z całego świata. Innym celem jest często wykorzystanie lokalnych korzyści w zakresie kosztów pracy.
Aby te korzyści faktycznie się zmaterializowały, potrzebni są silni zdalni menedżerowie, którzy są również w stanie skutecznie kierować tymi rozproszonymi zespołami lub zdalnymi bezpośrednimi podwładnymi: Z zaufaniem i psychologicznym bezpieczeństwem, przy jednoczesnym zachowaniu produktywności.
Zdalne zarządzanie zespołem: wyzwania wirtualnego przywództwa
Zanim przejdziemy do tego poziomu rozwiązań, opiszmy pokrótce ponownie przestrzeń problemową: Jakie są typowe wyzwania związane z wirtualnym zdalnym przywództwem? Oto krótka lista największych wyzwań:
- Bariery komunikacyjneBrak sygnałów niewerbalnych utrudnia zrozumienie i utrzymanie relacji.
- Izolacja i duch zespołowyPracownicy często czują się mniej związani i zaangażowani
- Budowanie zaufaniaBez bezpośredniej interakcji może pojawić się nieufność lub niepewność.
- Kontrola wydajnościTrudna równowaga między autonomią a oceną wyników
- Strefy czasowe i godziny pracyKoordynacja w różnych strefach czasowych utrudnia koordynację
- Wyzwania techniczneNiestabilne połączenia, różne narzędzia i wiedza cyfrowa
Jestem pewien, że część z tego brzmi dla ciebie znajomo. Jak więc możesz sprostać tym wyzwaniom zdalnego przywództwa? To prowadzi nas do następnej sekcji.
Jak przewodzisz rozproszonemu zespołowi na odległość?
Niestety, początek 2020 roku pokazał, że wielu menedżerów ma trudności z efektywnym kierowaniem rozproszonymi zespołami na odległość. Dzieje się tak często dlatego, że menedżerowie stosują przestarzałe metody i style przywództwa –, niezależnie od tego, czy pracują w sektorze publicznym, czy w innowacyjnym start-upie internetowym. Zobacz także: Classic vs. Agile – 5 wskazówek.
Czy więc potrzebujesz seminarium, aby nauczyć się zarządzać zespołami w biurze domowym lub rozproszonych lokalizacjach? Prawdopodobnie nie zaszkodzi, ale nie jest też konieczne. Przede wszystkim potrzeba otwartości, doświadczenia i pętli iteracji w zespole, aby znaleźć odpowiedni tryb pracy zdalnej.
Kierując zespołem wirtualnym, menedżerowie polegają na wysokim poziomie zaufania, ponieważ nie mogą nadzorować ani "kontrolować" pracy na miejscu. Coraz bardziej zwinny styl zarządzania jest zatem niezbędny. Zobacz także: Przewodnik Agile i Przywództwo służebne – 8 Jedzenie do przemyślenia.
Nawet jeśli nie jesteś na miejscu w pracy, nie oznacza to, że nie możesz wizualizować wyników pracy poszczególnych pracowników. W szczególności w przypadku pracy opartej na wiedzy zazwyczaj możliwe jest udostępnianie postępów pracy i, w razie potrzeby, kluczowych danych liczbowych co najmniej raz w tygodniu lub nawet codziennie.
Sprawiając, że wykonywana praca jest przejrzysta i dzięki szybkim pętlom informacji zwrotnych dotyczących własnych postępów, możesz skutecznie kierować wirtualnymi zespołami – nawet na odległość.
Przywództwo na odległość: najważniejsze narzędzia dla zdalnych liderów
Szybkie pętle sprzężenia zwrotnego w pracy zdalnej można wdrożyć w praktyce przy użyciu następujących metod i narzędzi:
💡
- Praca w parachWspólna praca nad tematem. Metoda ta jest już szeroko stosowana w tworzeniu oprogramowania jako "programowanie w parach", ale jest również pomocna w pracy nad wiedzą w przypadku pilnych i szczególnie ważnych tematów, aby zapobiec czasom oczekiwania w pętlach sprzężenia zwrotnego i przyspieszyć wymianę wiedzy.
- Asynchroniczne sprzężenie zwrotne...korzystając z funkcji komentowania na czacie lub w narzędziu roboczym (np. Jira, Asana, Microsoft...). W przypadku tematów, które nie są szczególnie krytyczne czasowo, asynchroniczne pętle informacji zwrotnych są często najwygodniejszym sposobem komunikacji. Każdy odpowiada wtedy, kiedy mu to najbardziej odpowiada – nie jesteś wyciągany z tunelu koncentracji. W tym celu można również zdefiniować umowy robocze (np. na komentarze należy odpowiadać raz dziennie; więcej na: Porozumienia robocze: 10 przykładów).
- Codzienne standupyKrótkie spotkanie zespołu (zazwyczaj 15 minut, niezależnie od wielkości zespołu), które odbywa się codziennie lub co najmniej kilka razy w tygodniu w celu uzgodnienia postępów, koordynacji jako zespół i rozwiązania blokad.
- Retrospektywy zespołuSpotkanie zespołu, podczas którego co dwa tygodnie zastanawiasz się nad swoją współpracą jako całością (więcej na ten temat): Czym jest retrospektywa? Wszystko, co musisz wiedzieć).
Jeśli zespół nie jest jeszcze przyzwyczajony do pracy rozproszonej, rozsądnym pierwszym krokiem może być wypróbowanie tych narzędzi rozwoju zespołu na wczesnym etapie, aby pokazać, że jest wystarczająco dużo miejsca na rozwój zespołu i nieformalną komunikację, nawet podczas pracy zdalnej.
Przywództwo na odległość: najważniejsze narzędzia dla zdalnych liderów
Wirtualni liderzy potrzebują pewnych kompetencji. Wybitny zdalny lider buduje zaufanie w zespole, tworząc przejrzyste procesy i przeprowadzając regularne kontrole – zarówno w zespole, jak i indywidualnie. Obejmuje to osobiste spotkania indywidualne, a także spotkania zespołowe (zwłaszcza codzienne stand-upy i zespołowe retrospektywy, oprócz klasycznych aktualizacji statusu).
Świetni zdalni liderzy zachęcają również do osobistej odpowiedzialności, wspierają rozwój osobisty członków zespołu i pomagają im znaleźć zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Korzystają z narzędzi cyfrowych, aby wzmocnić współpracę asynchroniczną i zapewnić skuteczne moderowanie spotkań.
Podsumowując, następujące kompetencje mają kluczowe znaczenie dla wirtualnego przywództwa:
💡
- Jasna komunikacja: przejrzyste oczekiwania i regularny dialog
- Zaufanie i osobista odpowiedzialność: unikaj mikrozarządzania, liczą się wyniki
- Kultura informacji zwrotnej: otwarte, konstruktywne informacje zwrotne w obu kierunkach
- Wzmacnianie spójności zespołu: promowanie wirtualnych interakcji społecznych
- Efektywne zarządzanie czasem i sobą: równoważenie struktury i elastyczności
- Motywacja i inspiracja: wspieranie i rozwój pracowników
Przejdźmy teraz do najważniejszych wskazówek dla zdalnych liderów.
Wskazówka 1 dla zdalnych menedżerów: Regularne odprawy
Dobre, osobiste spotkania zespołu są kluczem do stworzenia ducha zespołu. Poniższa rutyna jest bardzo pomocna, prosty praktyczny przykład, który również praktykujemy jako styl zarządzania w Echometer. Została ona pierwotnie spopularyzowana przez Google:
🧠
Na pierwszym spotkaniu zespołu po weekendzie każdy odpowiada najpierw na pytanie kontrolne:
- Co jest dla Ciebie najważniejszym wydarzeniem ostatniego weekendu?
Pozytywne efekty:
- Pozytywna atmosfera: Każdy może rozpocząć tydzień z pozytywnym przesłaniem.
- Budowanie relacji: członkowie zespołu lepiej się poznają (prywatnie), relacje są pogłębiane.
- Punkt wyjścia do rozmowy: Zarówno Ty jako menedżer, jak i każdy członek zespołu macie punkty wyjścia do dalszych dyskusji lub pytań uzupełniających w ciągu najbliższych kilku dni.
Zaplanuj również co dwa tygodnie spotkania 1 na 1 z każdym członkiem zespołu, aby omówić postępy, wyzwania i osobiste obawy. Nawiasem mówiąc, weekendowe pytanie kontrolne może być tutaj pomocne, aby rozpocząć spotkanie w zrelaksowany i niezobowiązujący sposób (np.: Spacerowałeś ze swoim psem –, czy masz go od dłuższego czasu?).
Jeśli chodzi o pozostałe spotkania indywidualne, oto przykładowy szablon, którego możesz użyć do tych rozmów:
Bez zbędnej gadaniny, bez niezręcznych przerw. Ten szablon 1:1 po prostu zawsze działa.
- Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
Dzięki temu szablonowi 1:1 możesz zbudować prawdziwą relację ze swoimi pracownikami 🤝
Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊
- Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊
Pogodowy lodołamacz: Gdybyś miał opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, jaka jest obecnie pogoda w twoim projekcie lub zadaniach?
- Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊
- Pogodowy lodołamacz: Jak opisałbyś swój stan emocjonalny, swój projekt lub swoje zadania jako pogodę?
Mróz, 🌪️ Burzowo, ☁️ Pochmurno, ⛅️ Częściowe zachmurzenie, ☀️ Słonecznie - Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
Możesz oczywiście przeprowadzić spotkanie 1 na 1 cyfrowo lub wirtualnie zdalnie lub na miejscu. Jeśli to możliwe, preferowany jest kontakt twarzą w twarz, ponieważ pozwala to na jeszcze szybsze zbudowanie relacji opartej na zaufaniu. Jeśli interesuje Cię więcej szablonów spotkań 1 na 1, zobacz tutaj: 15 sprawdzonych szablonów spotkań indywidualnych.
Uzupełnij te spotkania spotkaniami zespołu, takimi jak codzienne stand-upy (patrz wyżej) lub retrospektywy, aby promować dialog i współpracę w zespole. Jeśli nadal nie masz pewności co do retrospektyw, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu tutaj: 6 wskazówek dotyczących moderowania retrospektyw. Poniżej znajdziesz więcej informacji na temat Retros.
Wskazówka 2 dla zdalnych liderów: Skoncentruj się na wynikach zamiast na zaangażowaniu czasowym.
"Czy mój pracownik Kevin w ogóle teraz pracuje?".
Typowy Kevin... zabawa.
Jeśli często zadajesz sobie powyższe pytanie, jest to znak ostrzegawczy. Jako menedżer nie powinieneś skupiać się na tym, czy ktoś pracuje, ale na tym, czy wyniki są właściwe.
Jeśli wyniki są prawidłowe, nie ma znaczenia, czy Twój pracownik ucina sobie 20-minutową drzemkę po południu, czy idzie na zakupy. Praca z domu oferuje wiele korzyści w zakresie organizacji życia prywatnego i lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Korzystanie z tych korzyści nie powinno być tematem tabu.
Zaufanie jest tutaj kluczowe. Tak długo, jak możesz ufać swojemu zespołowi, że dostarczy oczekiwane wyniki, nie musisz martwić się o godziny pracy.
Ważne jest jednak, aby przekazywać jasne oczekiwania i zwracać się bezpośrednio, jeśli nie są one spełnione. Swoboda elastycznej organizacji czasu pracy opiera się na spełnieniu tych oczekiwań. Jeśli masz z tym trudności, porozmawiaj o tym z pracownikiem i wspólnie ustalcie, na czym polega problem.
Po raz kolejny bardzo przydatne może być wspólne zdefiniowanie umów roboczych dotyczących współpracy zdalnej. Dowiedz się więcej: Porozumienia robocze: 10 przykładów.
Wskazówka 3 dla liderów zespołów wirtualnych: ćwicz komunikację asynchroniczną
Praca asynchroniczna nie oznacza odbierania telefonu za każdym razem, gdy zadawane jest pytanie, odrywając tym samym innych od fazy koncentracji. Zamiast tego menedżer powinien upewnić się, że w zespole istnieją asynchroniczne kanały komunikacji (np. kanały Slack lub pokoje zespołowe). Pokoje czatowe mają tę wielką przewagę nad wiadomościami e-mail, że mogą być przeglądane przez wszystkich, a powiadomienia dla poszczególnych pokoi czatowych można łatwiej dostosować.
W przypadku niektórych scenariuszy czat nie jest jednak właściwym wyborem do komunikacji asynchronicznej. Wiele narzędzi oferuje również funkcję komentowania bezpośrednio w dokumencie (np. Google Docs lub Microsoft Word). Komentarze te są wtedy znacznie łatwiejsze do przypisania w kontekście. Dlatego ważne jest, aby zawsze zostawiać komentarze jak najbliżej rzeczywistej pracy.
Przedyskutujcie jako zespół, które kanały komunikacji asynchronicznej wolelibyście wykorzystać w poszczególnych scenariuszach. Regularnie zastanawiaj się nad decyzjami podczas retrospektyw zespołu.
"Podczas moich spotkań 1:1 irytujące jest robienie notatek i jednoczesne koncentrowanie się na pracowniku".
"Tak, spotkania 1:1 z moimi pracownikami powinny być moim najważniejszym spotkaniem –, ale nie mam do tego przewodnika".
Wskazówka 4 dotycząca przywództwa na odległość: Zdefiniuj oczekiwania dotyczące komunikacji
Komunikacja asynchroniczna jest praktyczna, ale czasami potrzebujesz szybkiej informacji zwrotnej. Aby uniknąć frustracji i niepewności, powinieneś zdefiniować jasne zasady lub umowy robocze dotyczące komunikacji w zespole.
Przykład:
- Kiedy możesz zadzwonić do współpracowników? Kiedy coś jest nagłe? W kalendarzu możesz zaznaczyć najważniejsze godziny, aby zminimalizować zakłócenia.
- Jak szybko należy odpowiadać na wiadomości? Wspólna zasada, np. w ciągu 3 godzin w godzinach pracy, pomaga obu stronom w planowaniu.
Jeśli zespół pracuje w różnych strefach czasowych, uwzględnij to w swoich umowach. Jasne zasady zapewniają niezawodność i poprawiają współpracę. W tym miejscu ponownie pomocne mogą być umowy robocze (więcej na: Umowy robocze): Sprawiają, że twoje oczekiwania są wyraźne, co ułatwia ich omawianie i ulepszanie.
Wskazówka 5 dla liderów zespołów wirtualnych: retrospektywy Agile
Było to już wielokrotnie wspominane, ale tutaj jest to podsumowane ponownie: Wirtualne retrospektywy Agile to świetny sposób na rozwijanie ducha zespołu w wirtualnych zespołach przy odrobinie zabawy i szybkich momentach sukcesu.
Podstawowa idea jest prosta: co dwa do czterech tygodni organizujesz wspólne warsztaty online, podczas których zastanawiasz się nad kilkoma pytaniami. Typowe pytania w Retros: Co poszło dobrze w ciągu ostatnich kilku tygodni? Co nie poszło tak dobrze w ciągu ostatnich kilku tygodni? Co możemy zrobić lepiej?
Pytania te można modyfikować, aby z czasem uczynić retro bardziej kreatywnym i zabawnym (zobacz także: 54 zabawne metody retrospektywne). Na początku jednak powyższe pytania są wystarczające.
Wielu członków zespołu myśli tylko o bardzo konkretnych tematach podczas retrospektyw zespołu. Trudno im przyjąć szerszą perspektywę i zastanowić się nad zespołem jako całością. Nasze oprogramowanie Echometer może pomóc we wprowadzeniu i ulepszeniu retrospektyw. Możesz wypróbować je za darmo. Oto przykładowy szablon, który możesz również wyświetlić w naszym narzędziu do zdalnego przywództwa bez logowania:
Otwarte pytania zwrotne
Zachowaj: Co powinniśmy zachować?
Stop: Na czym powinniśmy się zatrzymać?
Start: Co powinniśmy zacząć robić?
Podsumowanie Przywództwo na odległość: Każdy może zostać dobrym zdalnym liderem!
Skuteczne przywództwo w zespołach wirtualnych lub pracy zdalnej to nie magia, ale wynik świadomych decyzji i ciągłego rozwoju. Najlepiej zacząć już dziś:
- Które pętle informacji zwrotnej i komunikacja powinny odbywać się asynchronicznie? Które spotkania nie mają dla nas wartości dodanej?
- Gdzie nadal brakuje przejrzystości w zakresie postępów pracy w zespole?
- Jaki sposób myślenia muszę przyjąć jako menedżer, aby stać się dobrym zdalnym liderem?
- Czy mam wystarczająco dużo spotkań indywidualnych, aby zbudować oparte na zaufaniu relacje z moimi bezpośrednimi podwładnymi?
- Jak często powinniśmy przeprowadzać retrospektywę zespołu?
Jeśli nadal nie masz pewności, cyfrowe narzędzie online Echometer może pomóc Ci wprowadzić najważniejsze procedury przywódcze, takie jak zwinne retrospektywy i spotkania 1 na 1 z pracownikami. Możesz dowiedzieć się więcej o aplikacji Echometer tutaj.
Jeśli jesteś zainteresowany, możesz również pobawić się jednym z naszych szablonów spotkań indywidualnych tutaj i wkrótce wypróbować go bezpłatnie z jednym z członków swojego zespołu:
Bez zbędnej gadaniny, bez niezręcznych przerw. Ten szablon 1:1 po prostu zawsze działa.
- Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
Dzięki temu szablonowi 1:1 możesz zbudować prawdziwą relację ze swoimi pracownikami 🤝
Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊
- Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊
Pogodowy lodołamacz: Gdybyś miał opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, jaka jest obecnie pogoda w twoim projekcie lub zadaniach?
- Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊
- Pogodowy lodołamacz: Jak opisałbyś swój stan emocjonalny, swój projekt lub swoje zadania jako pogodę?
Mróz, 🌪️ Burzowo, ☁️ Pochmurno, ⛅️ Częściowe zachmurzenie, ☀️ Słonecznie - Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...
