Najlepszy szablon na kwartalne spotkania indywidualne

Każdy odnoszący sukcesy zespół potrzebuje regularnych pit stopów – nie w celu zmiany opon, ale w celu uzyskania informacji zwrotnych, rozwoju osobistego i dostosowania celów. Spotkania jeden na jeden między menedżerami i pracownikami są właśnie tym: krótkimi, ale niezwykle istotnymi przystankami, które zapewniają, że nikt nie pozostanie w tyle.

W najlepszym przypadku chodzi oczywiście o coś więcej niż tylko o to, by “nie pozostać w tyle”: Dobre spotkania jeden na jeden mogą dać impuls Twojemu zespołowi.

Co prowadzi nas do tematu: Szablon kwartalnych spotkań 1 na 1 między menedżerami i pracownikami.

Nawiasem mówiąc, duże znaczenie może mieć to, czy odbywają się one dokładnie co kwartał, czy z inną częstotliwością - do tego jeszcze wrócimy.

Czy to w formie cyfrowej, czy wirtualnej, spotkania 1 na 1 oferują przestrzeń na informacje zwrotne, a tym samym na rozwój osobisty, który jest niezbędny w dzisiejszym świecie pracy.

Po pierwsze: jeśli nadal nie wiesz, jak wyglądają dobre spotkania indywidualne, zapoznaj się z naszym przewodnikiem: Przewodnik z 6 wskazówkami dotyczącymi udanych rozmów indywidualnych.

Ponadto, jeśli wolisz filmy, możesz znaleźć szablon kwartalnego 1:1 wyjaśniony w moim filmie. Zawiera nawet 7 dodatkowych wskazówek 🙂

Play

Dobre pytanie… Częstotliwość spotkań 1 na 1 zależy od wielkości zespołu i indywidualnych potrzeb. Na przykład, jeśli masz zespół z dziesięcioma bezpośrednimi podwładnymi, comiesięczne spotkanie jeden na jeden jest dobrym rytmem. Mniejsze zespoły lub bardziej intensywne projekty mogą również wymagać spotkań co tydzień lub co dwa tygodnie.

Jednocześnie rozmawiałem też z menedżerami, którzy mają od 20 do 30, a czasem nawet więcej, bezpośrednich podwładnych. W takim przypadku dość powszechne jest rozmawianie z pracownikami osobiście tylko raz na kwartał.

Oczywiście zależy to również od tego, jak dobrze znasz już swój zespół. Podczas fazy zapoznawczej odpowiednie są cotygodniowe spotkania indywidualne.

W zespołach Agile lub Scrum, w których regularna komunikacja i tak odgrywa kluczową rolę, spotkania powinny być dostosowane do istniejącej wymiany. Może nie być potrzeby refleksji na poziomie indywidualnym, jeśli podczas retrospektywy omawia się, w jaki sposób powstały określone błędy.

Regularne, na przykład kwartalne, spotkania w cztery oczy są niezbędne tylko do indywidualnego rozwoju pracowników. Oczywiście może to być również przydatne cyfrowo lub wirtualnie, jeśli zespół pracuje zdalnie.

Nawiasem mówiąc, poniższy obrazek podkreśla ważną kwestię: częstsza refleksja nad status quo oznacza również szybsze tempo zmian i ulepszeń. 🙂

Fakt, że kliknąłeś na ten artykuł mówi mi, że szukasz szablonu dokumentu na kwartalne spotkania indywidualne. Odpowiednie szablony mogą oczywiście mieć różne cele. 

Właśnie dlatego zapisałem tutaj szablon dokumentu, który powinien być dobrym dodatkiem do klasycznej kwartalnej rozmowy oceniającej. W dalszej części artykułu przedstawię kilka pomysłów na to, jak wzbogacić rutynę spotkania o inne pytania. 

Zacznijmy od szablonu kwartalnych spotkań 1 na 1. Możesz go zapisać jako dokument pod właściwym szablonem, ale alternatywnie także jako PDF, Arkusze Google lub dokument Word. Po prostu kliknij przełącznik “Plus”.

Jak widać, głównym celem kwartalnego spotkania jeden na jeden jest powiększenie. Jest to często bardzo trudne w codziennym życiu, dlatego też niezbędny jest dedykowany blok czasu.

Przy okazji, nie daj się zwieść agendzie: Zasadniczo, Twoim celem powinno być, aby Twoi wewnętrznie zmotywowani pracownicy sami wnosili większość tematów do stołu.

Przejdźmy teraz do szablonu, który przyjmuje nieco bardziej kreatywne podejście do kwartalnego dialogu jeden na jeden.

Rozmawiając z około 100 menedżerami w ciągu ostatnich kilku miesięcy, zauważyłem pewien wzorzec. 

Wielu przełożonych od czasu do czasu włącza małe ankiety do swoich indywidualnych spotkań. Oznacza to, że po prostu przechodzą przez kilka pytań w zrelaksowany sposób i pytają pracownika a) czy zgadza się ze stwierdzeniem (na przykład od 1 do 7), a następnie b) dlaczego odpowiedział w ten sposób.

Oczekują oni od tych mikrosondaży następujących wyników w skali 1:1:

• Większa różnorodność i zaangażowanie w dialog 1 na 1
• Przyjmowanie nowych perspektyw
• Mierzalność (miękkich) wskaźników KPI, takich jak zadowolenie w czasie

Oczywiście można również wykorzystać ten pomysł podczas kwartalnych spotkań indywidualnych. Zebrałem tutaj pięć stwierdzeń, które koncentrują się na refleksji nad ważnymi warunkami wstępnymi dla odnoszącego sukcesy pracownika.

Możesz również pobrać ten szablon jako dokument, ale o wiele lepsze jest to: W naszym oprogramowaniu do spotkań jeden na jeden mamy zintegrowane narzędzie, które wizualizuje wyniki w czasie jako metryki i daje wskazówki z pomocą asystenta AI - zapraszamy do sprawdzenia bez logowania za pomocą przycisku poniżej.

Jak widać, stwierdzenia te odnoszą się do kluczowych aspektów zadowolonego pracownika. 

Kolejnym warunkiem wstępnym dla zdrowych, produktywnych pracowników jest oczywiście dobry menedżer. Tak, mówię tutaj o tobie. 

Oczywiście istnieją również stwierdzenia, które można zabrać ze sobą na spotkanie indywidualne. W szczególności, oto 4 kotwice behawioralne, nad którymi możesz zastanowić się podczas kwartalnego indywidualnego spotkania z pracownikiem.

Teraz powinieneś mieć dobre podstawy do kwartalnych spotkań indywidualnych.

A mimo to mam dla ciebie jeszcze kilka wskazówek. Bo jedno to twój plan, a drugie to kreatywne pytania, które zadajesz w ferworze walki słownej. Zwłaszcza w kwartalnych rozmowach jeden na jeden warto przyjąć perspektywę lotu ptaka - a w tym pomoże ci poniższa lista pytań.

I nie możesz się doczekać, aby zadać te pytania na spotkaniu indywidualnym? Bardzo dobrze, cieszę się. 

Jeśli chcesz bardziej kreatywnego wkładu, mogę polecić nasz odpowiedni artykuł: 129 Pomysłowe pytania na spotkanie jeden na jeden (od psychologa) .

Prawdopodobnie już prawie zgadłeś. Oczywiście istnieje wiele innych szablonów spotkań indywidualnych, których prędzej czy później będziesz potrzebować. 

Na przykład, mówię o szablonach na indywidualne spotkanie w sprawie wynagrodzenia, rozmowę z trudnym pracownikiem lub z zupełnie nowym pracownikiem.

Mamy dodatkowe szablony dla wszystkich tych przypadków użycia, które można znaleźć w tym artykule: Spotkania 1:1: 15 sprawdzonych szablonów do edycji (za darmo)

Po pierwsze, gratulacje: jeśli sumiennie przeprowadzasz kwartalne spotkania indywidualne ze swoimi pracownikami, traktujesz swoją rolę lidera poważniej niż przeciętnie.

Jednakże, niech ten tekst nie sprawi, że zapomnisz o jednej mądrości: Istnieje niezliczona ilość pytań, które można zadać - ale najważniejsze jest, abyś dostosował rozmowę indywidualnie do swojego pracownika. 

Nasz asystent spotkań AI do spotkań indywidualnych może również pomóc w dialogu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj na naszą stronę internetową: Najlepsze oprogramowanie do spotkań 1 na 1 .