Każdy odnoszący sukcesy zespół potrzebuje regularnych pit stopów – nie w celu zmiany opon, ale w celu uzyskania informacji zwrotnych, rozwoju osobistego i dostosowania celów. Spotkania jeden na jeden między menedżerami i pracownikami są właśnie tym: krótkimi, ale niezwykle istotnymi przystankami, które zapewniają, że nikt nie pozostanie w tyle.
W najlepszym przypadku chodzi oczywiście o coś więcej niż tylko "nie popadanie w zapomnienie": dobre spotkania indywidualne mogą pobudzić zespół.
Co prowadzi nas do tematu: Szablon kwartalnych spotkań 1 na 1 między menedżerami i pracownikami.
Nawiasem mówiąc, może odgrywać ważną rolę, czy odbywają się one dokładnie co kwartał, czy też mają inną częstotliwość –, do czego przejdziemy za chwilę.
Czy to w formie cyfrowej, czy wirtualnej, spotkania 1 na 1 oferują przestrzeń na informacje zwrotne, a tym samym na rozwój osobisty, który jest niezbędny w dzisiejszym świecie pracy.
Po pierwsze: jeśli nadal nie wiesz, jak wyglądają dobre spotkania indywidualne, zapoznaj się z naszym przewodnikiem: Przewodnik z 6 wskazówkami dotyczącymi udanych rozmów indywidualnych.
Czy kwartalne spotkania indywidualne są wystarczająco częste?
Dobre pytanie... Częstotliwość spotkań 1 na 1 zależy od wielkości zespołu i indywidualnych wymagań. Na przykład, jeśli masz zespół z dziesięcioma bezpośrednimi podwładnymi, comiesięczne spotkania indywidualne to dobra częstotliwość. Mniejsze zespoły lub bardziej intensywne projekty mogą również wymagać cotygodniowych lub dwutygodniowych spotkań.
Jednocześnie rozmawiałem też z menedżerami, którzy mają od 20 do 30, a czasem nawet więcej, bezpośrednich podwładnych. W takim przypadku dość powszechne jest rozmawianie z pracownikami osobiście tylko raz na kwartał.
Oczywiście zależy to również od tego, jak dobrze znasz już swój zespół. Podczas fazy zapoznawczej odpowiednie są cotygodniowe spotkania indywidualne.
W zespołach Agile lub Scrum, w których regularna komunikacja i tak odgrywa kluczową rolę, spotkania powinny być dostosowane do istniejącej wymiany. Może nie być potrzeby refleksji na poziomie indywidualnym, jeśli podczas retrospektywy omawia się, w jaki sposób powstały określone błędy.
Regularne, na przykład kwartalne, spotkania w cztery oczy są niezbędne tylko do indywidualnego rozwoju pracowników. Oczywiście może to być również przydatne cyfrowo lub wirtualnie, jeśli zespół pracuje zdalnie.
Nawiasem mówiąc, poniższy obrazek podkreśla ważną kwestię: częstsza refleksja nad status quo oznacza również szybsze tempo zmian i ulepszeń. 🙂
Dobry szablon kwartalnych spotkań indywidualnych (Doc)
Fakt, że kliknąłeś na ten artykuł mówi mi, że szukasz szablonu dokumentu na kwartalne spotkania indywidualne. Odpowiednie szablony mogą oczywiście mieć różne cele.
Właśnie dlatego zapisałem tutaj szablon dokumentu, który powinien być dobrym dodatkiem do klasycznej kwartalnej rozmowy oceniającej. W dalszej części artykułu przedstawię kilka pomysłów na to, jak wzbogacić rutynę spotkania o inne pytania.
Zacznijmy od szablonu kwartalnych spotkań 1 na 1. Możesz zapisać go jako dokument pod właściwym szablonem lub alternatywnie jako plik PDF, Arkusze Google lub dokument Word. Wystarczy kliknąć przełącznik "Plus".
Rozgrzewka
- Jaki był twój ostatni kwartał z twojej perspektywy, w skali od 1 (bardzo zły) do 10 (bardzo dobry)?
🏆 Tematy menedżera: sukcesy i postępy
- Spójrz na swoje cele: Na czym obecnie stoisz?
- Jakie były Twoje największe sukcesy w ostatnim kwartale?
- Czego nauczyłeś się w ostatnim kwartale i jakie umiejętności rozwinąłeś?
- Jak bardzo jesteś zadowolony ze swojego rozwoju osobistego w ciągu ostatnich 3 miesięcy?
- Co nie poszło zgodnie z planem i dlaczego?
🗣️ Tematy dotyczące bezpośredniego pracownika (imię i nazwisko)
- ...
⚠️ Tematy menedżera: Wyzwania i wsparcie
- Z jakimi przeszkodami musiałeś się zmierzyć?
- Czy są jakieś zasoby lub wsparcie, którego potrzebujesz?
Tematy menedżera: rozwój i cele
- Czy są jakieś nowe umiejętności, które chciałbyś rozwinąć?
- Jak twoje priorytety pokrywają się z zadaniami zespołu?
- Jakie są twoje kluczowe cele na następny kwartał?
- Jak mogę pomóc Ci zbliżyć się do Twoich celów zawodowych?
Wnioski
- Podsumujmy zadania, które zanotowaliśmy podczas tego spotkania.
- Informacja zwrotna: Co mogę zrobić lepiej, aby przewodzić tobie i/lub zespołowi?
- Czy jest coś jeszcze, co powinniśmy omówić?
⁉️ Kontrola nastroju (ankieta)
Pobierz szablon w formacie PDF do druku
Podgląd: Szablon PDF
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon w formacie PDF, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako dokument Word
Podgląd: Szablon Microsoft Word spotkania indywidualnego
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon jako dokument Word, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako Dokumenty Google
Podgląd: Szablon spotkania indywidualnego w Dokumentach Google
Jeśli chcesz edytować powyższy szablon jako Dokumenty Google, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować szablon, kopiując go.
Uwaga: Musisz być zalogowany do Google, aby skopiować (a tym samym edytować) szablon w menu w lewym górnym rogu.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Jak widać, głównym celem kwartalnego spotkania jeden na jeden jest powiększenie. Jest to często bardzo trudne w codziennym życiu, dlatego też niezbędny jest dedykowany blok czasu.
Przy okazji, nie daj się zwieść agendzie: Zasadniczo, Twoim celem powinno być, aby Twoi wewnętrznie zmotywowani pracownicy sami wnosili większość tematów do stołu.
Przejdźmy teraz do szablonu, który przyjmuje nieco bardziej kreatywne podejście do kwartalnego dialogu jeden na jeden.
"Podczas moich spotkań 1:1 irytujące jest robienie notatek i jednoczesne koncentrowanie się na pracowniku".
"Tak, spotkania 1:1 z moimi pracownikami powinny być moim najważniejszym spotkaniem –, ale nie mam do tego przewodnika".
2 dodatkowe pomocne szablony spotkań indywidualnych (Doc)
Rozmawiając z około 100 menedżerami w ciągu ostatnich kilku miesięcy, zauważyłem pewien wzorzec.
Wielu przełożonych od czasu do czasu włącza małe ankiety do swoich indywidualnych spotkań. Oznacza to, że po prostu przechodzą przez kilka pytań w zrelaksowany sposób i pytają pracownika a) czy zgadza się ze stwierdzeniem (na przykład od 1 do 7), a następnie b) dlaczego odpowiedział w ten sposób.
Oczekują oni od tych mikrosondaży następujących wyników w skali 1:1:
- Większa różnorodność i zaangażowanie w dialog 1 na 1
- Przyjmowanie nowych perspektyw
- Mierzalność (miękkich) wskaźników KPI, takich jak zadowolenie w czasie
Oczywiście można również wykorzystać ten pomysł podczas kwartalnych spotkań indywidualnych. Zebrałem tutaj pięć stwierdzeń, które koncentrują się na refleksji nad ważnymi warunkami wstępnymi dla odnoszącego sukcesy pracownika.
Można również pobrać ten szablon jako dokument, ale jeszcze lepszym rozwiązaniem jest poniższe: W naszym oprogramowaniu do spotkań one-to-one mamy zintegrowane narzędzie, które wizualizuje wyniki w czasie jako metrykę i daje wskazówki z asystentem AI – zapraszamy do spojrzenia bez logowania za pomocą przycisku poniżej.
⁉️ Sprawdź nastrój (zgoda od 1 do 7): Rozwój osobisty
- "Moje zadania zwykle postępują bardzo szybko, nawet jeśli konieczna jest zewnętrzna informacja zwrotna".
- "Jeśli zaobserwuję nieoptymalne zachowanie, wiem, jak mogę konstruktywnie zwrócić na nie uwagę moich kolegów".
- "Otrzymuję konstruktywne Informacje zwrotne zarówno dla mojej pracy, jak i rozwoju osobistego".
- "Widzę przed sobą atrakcyjną ścieżkę kariery w firmie". #Growth
- "W ciągu ostatnich kilku tygodni bardzo często byłem w stanie Mocne strony w pracy".
Tak wygląda ta ankieta w Echometer:
Pobierz szablon w formacie PDF do druku
Podgląd: Szablon PDF
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon w formacie PDF, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako dokument Word
Podgląd: Szablon Microsoft Word spotkania indywidualnego
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon jako dokument Word, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako Dokumenty Google
Podgląd: Szablon spotkania indywidualnego w Dokumentach Google
Jeśli chcesz edytować powyższy szablon jako Dokumenty Google, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować szablon, kopiując go.
Uwaga: Musisz być zalogowany do Google, aby skopiować (a tym samym edytować) szablon w menu w lewym górnym rogu.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako Arkusze Google
Podgląd: Szablon spotkania jeden na jeden w Arkuszach Google
Jeśli chcesz otrzymać szablon cotygodniowych odpraw w formie edytowalnego arkusza Google, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować szablon i na przykład go wydrukować.
Uwaga: Musisz być zalogowany do Google, aby skopiować (a tym samym edytować) szablon w menu w lewym górnym rogu.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon w formacie Excel lub XLXS
Podgląd: Szablon Excel lub XLSX
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon jako plik XLSX do wydrukowania lub edycji, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować lub wydrukować szablon.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Jak widać, stwierdzenia te odnoszą się do kluczowych aspektów zadowolonego pracownika.
Kolejnym warunkiem wstępnym dla zdrowych, produktywnych pracowników jest oczywiście dobry menedżer. Tak, mówię tutaj o tobie.
Oczywiście istnieją również stwierdzenia, które można zabrać ze sobą na spotkanie indywidualne. W szczególności, oto 4 kotwice behawioralne, nad którymi możesz zastanowić się podczas kwartalnego indywidualnego spotkania z pracownikiem.
⁉️ Sprawdź nastrój (zgoda od 1 do 7): Jakość przywództwa
- "Jestem naprawdę zadowolony z mojego lidera zespołu". #JobSatisfaction
- "Lider mojego zespołu regularnie przybliża widok, aby zobaczyć wyższy poziom Cele zespołuwyjaśnij strategię i wizję".
- "Mój lider zespołu zadaje pytania w konstruktywny sposób". #Feedback #Przywództwo
- "Mój lider zespołu daje przykład tego, czego oczekuje od nas jako zespołu". #Przywództwo
Tak wygląda ta ankieta w Echometer:
Pobierz szablon w formacie PDF do druku
Podgląd: Szablon PDF
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon w formacie PDF, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako dokument Word
Podgląd: Szablon Microsoft Word spotkania indywidualnego
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon jako dokument Word, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz edytować lub wydrukować szablon według własnego uznania.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako Dokumenty Google
Podgląd: Szablon spotkania indywidualnego w Dokumentach Google
Jeśli chcesz edytować powyższy szablon jako Dokumenty Google, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować szablon, kopiując go.
Uwaga: Musisz być zalogowany do Google, aby skopiować (a tym samym edytować) szablon w menu w lewym górnym rogu.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon jako Arkusze Google
Podgląd: Szablon spotkania jeden na jeden w Arkuszach Google
Jeśli chcesz otrzymać szablon cotygodniowych odpraw w formie edytowalnego arkusza Google, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować szablon i na przykład go wydrukować.
Uwaga: Musisz być zalogowany do Google, aby skopiować (a tym samym edytować) szablon w menu w lewym górnym rogu.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
Pobierz szablon w formacie Excel lub XLXS
Podgląd: Szablon Excel lub XLSX
Jeśli chcesz pobrać powyższy szablon jako plik XLSX do wydrukowania lub edycji, po prostu kliknij poniższy obrazek. Następnie możesz elastycznie edytować lub wydrukować szablon.
Kliknij obraz, aby otworzyć ⬇️
17 sprytnych pytań na kwartalną rozmowę w cztery oczy
Teraz powinieneś mieć dobre podstawy do kwartalnych spotkań indywidualnych.
A jednak wciąż mam dla ciebie więcej wskazówek. Ponieważ jedną rzeczą jest Twoja agenda –, a drugą kreatywne pytania, które zadajesz w środku bitwy na słowa. Szczególnie w kwartalnych rozmowach jeden na jeden warto spojrzeć z lotu ptaka –, a poniższa lista pytań Ci w tym pomoże.
🧘♀️ Pytania indywidualne z naciskiem na pozytywy
- Gdybyś mógł dodać jedną odpowiedzialność lub uprawnienia decyzyjne do swojej roli, co by to było?
- Która umiejętność miałaby największy wpływ na twoje osobiste wyniki, gdybyś ją opanował?
- Czego nowego nauczyłeś się ostatnio (prywatnie lub zawodowo)?
- Kiedy ostatnio pomogłeś rozwinąć się innemu członkowi zespołu?
- Jakie są 3 najlepsze rzeczy, których życzysz sobie zawodowo w ciągu najbliższych 1-2 lat?
- Kiedy ostatnio doświadczyłeś stanu flow w pracy? Jak łatwo jest Ci wejść w stan flow?
- Jak nazwałbyś nieformalną rolę, którą pełnisz w zespole i dlaczego? (np. "Szef Szczęścia")
- Co cię obecnie inspiruje? Co obecnie dodaje Ci energii?
Indywidualne pytania dotyczące ulepszeń
- Gdybyś był dyrektorem generalnym tej organizacji, co zrobiłbyś inaczej?
- Jakie rzeczy wyczerpują twoją energię?
- Czego obecnie brakuje ci w twojej pracy?
- Gdybyś mógł zmienić jedną rzecz w swojej pracy, co by to było?
- Kiedy miałeś trudności ze zmianą kontekstu między zadaniami?
- Kiedy ostatnio przyczyniłeś się do usprawnienia procesu w naszym zespole?
- Gdybyś mógł oddelegować jeden ze swoich obowiązków komuś innemu, co by to było?
- Jakie rzeczy cię spowalniają lub regularnie blokują twoją pracę?
- Jakie pytanie zadałbyś sobie, gdybyś był swoim trenerem?
I nie możesz się doczekać, aby zadać te pytania na spotkaniu indywidualnym? Bardzo dobrze, cieszę się.
Jeśli chcesz bardziej kreatywnego wkładu, mogę polecić nasz odpowiedni artykuł: 129 Pomysłowe pytania na spotkanie jeden na jeden (od psychologa).
15 dodatkowych szablonów spotkań indywidualnych (w formacie Doc, PDF itp.)
Prawdopodobnie już prawie zgadłeś. Oczywiście istnieje wiele innych szablonów spotkań indywidualnych, których prędzej czy później będziesz potrzebować.
Na przykład, mówię o szablonach na indywidualne spotkanie w sprawie wynagrodzenia, rozmowę z trudnym pracownikiem lub z zupełnie nowym pracownikiem.
Mamy dodatkowe szablony dla wszystkich tych przypadków użycia, które można znaleźć w tym artykule: Spotkania 1:1: 15 sprawdzonych szablonów do edycji (za darmo)
Wniosek: Szablon dokumentu na kwartalne spotkania 1 na 1
Po pierwsze, gratulacje: jeśli sumiennie przeprowadzasz kwartalne spotkania indywidualne ze swoimi pracownikami, traktujesz swoją rolę lidera poważniej niż przeciętnie.
Jednak ten tekst nie powinien sprawić, że zapomnisz o jednej mądrości: Istnieje niezliczona ilość pytań, które można zadać –, ale najważniejsze jest to, aby dostosować rozmowę kwalifikacyjną do pracownika.
Nasz asystent spotkań AI do spotkań indywidualnych może również pomóc w dialogu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj na naszą stronę internetową: Najlepsze oprogramowanie do spotkań 1 na 1.
Większość trenerów Agile kręci się w kółko....
i leczyć powierzchowne objawy. Nadszedł czas, aby wykorzystać psychologię – do trwałej zmiany sposobu myślenia.
