Masz nowego pracownika w swoim zespole, nowego członka zespołu lub nowego bezpośredniego podwładnego, który Ci podlega, a teraz planujesz pierwsze spotkanie jeden na jeden lub rozmowę oceniającą? Tutaj znajdziesz wszystkie wskazówki dotyczące zaproszenia, agendy, moderacji spotkania 1-1 i wszystkiego, co się z tym wiąże!
Po pierwsze: Jeśli jesteś zainteresowany ogólnym wprowadzeniem do regularnych spotkań indywidualnych, zapoznaj się z naszym postem na ten temat: Przewodnik: 6 wskazówek dotyczących udanych rozmów 1 na 1.
💡
Badanie wykazało, że ponad 50% nowych pracowników nadal nie czuje się wystarczająco przygotowanych do swojej roli nawet po wdrożeniu. W szczególności w małych firmach i zespołach zdalnych liczba ta wynosi ponad 60%.
Oceny indywidualne lub oceny pracowników są zatem nadal niezwykle ważne, nawet po zakończeniu wdrażania.
Źródło: Wpływ słabego wdrożenia na nowych pracowników
Wskazówka 1 dotycząca pierwszego spotkania 1 na 1 z nowymi pracownikami: Zaproszenie i wstępna rozmowa
Osoby, które dołączają do firmy jako nowi pracownicy lub nowi członkowie zespołu, są często przytłoczone zalewem nowych informacji. Dlatego też pierwsze indywidualne spotkanie z nowymi pracownikami lub członkami zespołu powinno być zawsze omawiane osobiście i ogłaszane za pośrednictwem zaproszenia e-mail.
Jeśli nowa rutyna spotkań 1 na 1 nie zostanie omówiona osobiście z wyprzedzeniem, nowy pracownik lub członek zespołu ma niewiele okazji, aby odpowiednio się przygotować, a zaproszenie na spotkanie może zaginąć w powodzi e-maili i powiadomień.
Zrób więc przysługę sobie i swojemu bezpośredniemu podwładnemu, organizując spotkania 1:1 lub rozmowy oceniające osobiście i daj pracownikowi szansę na przygotowanie się do pierwszego spotkania w cztery oczy.
Podczas wstępnej dyskusji na temat pierwszego indywidualnego spotkania z bezpośrednim przełożonym możesz poruszyć następujące kwestie:
- Jaki jest cel serii jeden na jeden?
- Jak często powinny odbywać się spotkania indywidualne (np. co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc) i jak długo powinny trwać?
- W jaki dzień tygodnia i o której godzinie powinno odbyć się spotkanie?
- Jakie są oczekiwania bezpośredniego przełożonego wobec pierwszego indywidualnego spotkania?
- Kiedy dokładnie odbędzie się pierwsze spotkanie indywidualne?
Po rozmowie kwalifikacyjnej możesz również wysłać pracownikowi wiadomość e-mail z zaproszeniem na pierwsze spotkanie indywidualne. W ten sposób pracownik może przeczytać wszystko, co ma wiedzieć o spotkaniu 1:1 na piśmie. Tutaj znajdziesz artykuł z przykładami: 5 szablonów i przykładów e-maili z zaproszeniami na spotkania indywidualne.
Wskazówka 2 dotycząca pierwszego indywidualnego spotkania z nowymi pracownikami: Przygotowanie i stworzenie ram
Pierwsze spotkanie indywidualne nadaje ton wszystkim kolejnym spotkaniom indywidualnym lub rozmowom oceniającym. Dlatego ważne jest, abyś jako menedżer był dobrze przygotowany do pierwszego indywidualnego spotkania lub rozmowy oceniającej.
Podczas pierwszego spotkania 1:1 menedżer powinien zacząć od powtórzenia zarówno oczekiwań, jak i korzyści dla pracownika, aby stworzyć ramy:
- Oczekiwania wobec pracownika:
- Otwarta komunikacja: Pracownik powinien być przygotowany na szczerą rozmowę o wyzwaniach, sukcesach i informacjach zwrotnych.
- Aktywny preparat: Pracownik powinien przygotować się do dyskusji, przedstawiając tematy, pytania lub wątpliwości.
- Proaktywne współprojektowanie: Spotkanie 1:1 lub rozmowa oceniająca to wspólna przestrzeń do omawiania pomysłów, celów lub problemów. Do pracownika należy aktywne wykorzystanie tej przestrzeni.
- Odpowiedzialność za rozwój osobisty: Pracownik powinien również postrzegać rozmowę 1:1 jako okazję do wzięcia odpowiedzialności za własny rozwój poprzez proszenie o informacje zwrotne i definiowanie celów.
- Korzyści dla pracownika:
- Zindywidualizowane wsparcie: Pracownicy otrzymują jasną platformę do omawiania swoich potrzeb, wyzwań i celów ze swoim przełożonym.
- Rozwój kariery: Rozmowy dają możliwość zaplanowania rozwoju zawodowego i otrzymania ukierunkowanego wsparcia.
- Przejrzystość i informacje zwrotne: Pracownicy otrzymują regularne informacje zwrotne na temat swojej pracy i wskazówki dotyczące oczekiwań.
- Lepsza współpraca: Regularna komunikacja buduje większe zrozumienie i zaufanie między pracownikami i menedżerami.
- Rozwiązania problemów: Obawy lub przeszkody można omówić i rozwiązać na wczesnym etapie w poufnym otoczeniu.
Dopiero gdy te warunki ramowe są jasne, a wszystkie pytania pracownika dotyczące formatu 1 na 1 zostały wyjaśnione, powinieneś rozpocząć faktyczną agendę.
Wskazówka 3 dotycząca pierwszej rozmowy oceniającej z nowymi pracownikami: Agenda (w tym przykładowa agenda)
Rzeczywista agenda spotkań 1 na 1 lub ocen pracowniczych jest często bardzo stała. Niemniej jednak, oprócz powtarzających się punktów agendy, zawsze powinieneś zostawić miejsce na umieszczenie indywidualnych tematów i odejście od zwykłego formatu.
Agenda pierwszego spotkania 1 na 1 lub rozmowy oceniającej może wyglądać na przykład tak:
- Wprowadzenie – Oczekiwania i korzyści 1-1 (szczególnie w przypadku pierwszej rozmowy oceniającej)
- Progress: Nad czym pracowałeś?
- Blokady i wyzwania: Z jakimi blokadami lub wyzwaniami się zmagasz?
- Cele na następny tydzień
- Inne uwagi pracownika (np. informacje zwrotne lub pomysły)
- Inne punkty od menedżera (np. informacje zwrotne lub osobista wymiana informacji na temat aktualizacji z firmy)
Ostatnie dwa punkty w szablonie są ważne jako punkt zaczepienia dla wszystkich tematów, które nie pasują do poprzednich. Dzięki temu pracownik zawsze wie, gdzie może poruszyć własne tematy. Jeśli nie ma "dalszych punktów", możesz po prostu pominąć tę część spotkania.
Oczywiście agenda spotkania indywidualnego może być stale dostosowywana wspólnie z bezpośrednim przełożonym. Powinieneś jednak unikać zbytniego komplikowania agendy podczas pierwszego indywidualnego spotkania lub rozmowy oceniającej. Wskazane jest, aby zacząć od prostych rzeczy, a następnie stale dostosowywać i indywidualizować agendę w oparciu o praktyczne doświadczenie.
Jeśli jesteś zainteresowany bardziej szczegółowymi szablonami różnych spotkań indywidualnych (np. cotygodniowych, rocznych, 1-1 z trudnymi pracownikami...), zapoznaj się z odpowiednim artykułem: 15 sprawdzonych szablonów spotkań 1-1 do edycji (za darmo).
Wskazówka 4 dotycząca pierwszego spotkania 1 na 1 z nowymi pracownikami: Wspólne notatki / narzędzie 1 na 1
Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że spotkanie, z którego nie ma pisemnych notatek, zawsze wydaje się niezobowiązujące i nieprofesjonalne. Bez notatek łatwo jest zapomnieć, co było ostatnio omawiane na spotkaniu indywidualnym.
Aby uniknąć tego problemu od samego początku, zalecam zdefiniowanie miejsca, w którym chcesz zapisywać punkty agendy i notatki ze spotkania 1 na 1 na samym początku pierwszej rozmowy 1 na 1 lub rozmowy oceniającej. Najlepiej jest skorzystać z narzędzia, które umożliwia tworzenie wspólnych notatek, które możesz przeglądać i edytować w tym samym czasie.
Korzystanie z narzędzia 1:1 ułatwia Ci bezpośrednie formułowanie i wspólne śledzenie działań. W szczególności chciałbym wspomnieć o naszym oprogramowaniu do spotkań 1-1 Echometer. Dzięki niemu możesz sprawić, że spotkania 1:1 będą bardziej efektywne czasowo, zabawne i produktywne. Więcej informacji znajdziesz na tej stronie. Możesz także skorzystać z poniższego szablonu spotkania 1-1, aby rozpocząć pracę z narzędziem:
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Nastrój jak pogoda
- Gdybyś miał opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, jaka jest obecnie pogoda w twoim projekcie lub zadaniach?
Jaka jest pogoda w odniesieniu do Twojego pracodawcy, życia osobistego i prywatnego?
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Nastrój jak pogoda
- Gdybyś miał opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, jaka jest obecnie pogoda w twoim projekcie lub zadaniach?
Jaka jest pogoda w odniesieniu do Twojego pracodawcy, życia osobistego i prywatnego?
Oprócz wspólnych notatek, możesz oczywiście zapisywać także prywatne notatki, które nie są udostępniane pracownikowi. Jednak większość narzędzi do spotkań 1:1 lub ocen pracowniczych oferuje również zintegrowaną funkcję do tego celu.
Wskazówka 5 dotycząca pierwszego indywidualnego spotkania z nowymi pracownikami: Aktywnie angażuj pracowników
Już podczas pierwszego indywidualnego spotkania powinno stać się jasne, że informacje zwrotne od pracownika są ważne dla Ciebie jako menedżera.
Aby jeszcze raz to podkreślić, powinieneś poprosić swojego pracownika o informację zwrotną na koniec pierwszego indywidualnego spotkania. Na przykład:
- Czy możesz wymyślić inne sposoby, w jakie moglibyśmy zorganizować nasze spotkania indywidualne, aby uczynić je jeszcze przyjemniejszymi dla Ciebie?
- Czy powinniśmy ustawić przypomnienie na 2 miesiące od teraz, a następnie wspólnie zastanowić się, czy format jeden na jeden jest dla nas odpowiedni pod względem częstotliwości, czasu trwania spotkań i porządku obrad?
- Jak myślisz, na czym powinniśmy się skupić podczas kolejnych spotkań 1-1 lub ocen pracowniczych?
Przy okazji: Jeśli jesteś menedżerem programistów, poniższy artykuł może Cię zainteresować: 6 Przykłady informacji zwrotnych dla programistów.
Obecnie istnieją pewne szczególne sytuacje, w których mogą odbywać się spotkania jeden na jeden. Dotychczasowe przykłady zakładały, że wprowadzasz spotkania 1 na 1 lub oceny pracownicze w istniejącym zespole z istniejącymi bezpośrednimi podwładnymi. Ale co się dzieje, gdy nowy pracownik dołącza do istniejącego zespołu? Albo jak możesz zachować się jako menedżer, jeśli jesteś jedyną nową osobą, ale reszta już się zna? Chciałbym teraz omówić tę kwestię.
Pierwsza rozmowa oceniająca z nowym członkiem zespołu w istniejącym zespole
Kiedy nowy bezpośredni podwładny rozpoczyna pracę w zespole, jest kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas pierwszego indywidualnego spotkania jako lider zespołu, aby skutecznie wdrożyć członka zespołu.
Oto 3 najważniejsze wskazówki:
Wskazówka nr 1 dotycząca pierwszego indywidualnego spotkania z nowym członkiem zespołu: Wyjaśnij rolę i oczekiwania.
Aby współpraca przebiegała pomyślnie, ważne jest, aby nowy bezpośredni podwładny dokładnie rozumiał, jakie są jego oczekiwania.
Dlatego podczas pierwszego spotkania 1-1 lub rozmowy oceniającej odpowiedz na następujące pytanie: Jaka dokładnie będzie rola nowego pracownika w zespole?
Wskazówka 2 dotycząca pierwszego spotkania 1 na 1 lub rozmowy oceniającej z nowym członkiem zespołu: Wyjaśnij zespół i kulturę.
Jako nowy członek zespołu musisz zapoznać się z istniejącymi strukturami. Jako menedżer masz dobry przegląd tego, jak działa zespół. Pomóż więc nowemu pracownikowi w pierwszej rozmowie 1 na 1 lub rozmowie oceniającej, aby lepiej zrozumieć, kto pracuje nad czym w zespole i jak wyglądają typowe kanały komunikacji i rutyny.
Kultura zespołu jest tutaj również ważnym czynnikiem. Wykorzystaj nowy raport bezpośredni, aby podzielić się tym, co cenicie jako zespół podczas wspólnej pracy. Być może istnieją nawet pewne umowy robocze, które możesz omówić (więcej na ten temat: Umowy robocze: 10 przykładów i szablonów).
Zaoferuj także nowemu członkowi zespołu wsparcie w nawiązywaniu kontaktów z innymi członkami zespołu i zapraszaniu ich na wspólne spotkania. Oczywiście sensowne jest również zaoferowanie zorganizowania "mentora" spoza własnego zespołu.
Wskazówka 3 dotycząca pierwszego spotkania 1 na 1 z nowym członkiem zespołu: Zostaw miejsce na pytania.
Jako menedżer jesteś odpowiedzialny za pomyślne wdrożenie nowego bezpośredniego podwładnego. Podczas pierwszego indywidualnego spotkania z nowym członkiem zespołu stwórz wystarczająco dużo miejsca na pytania i zaoferuj wsparcie:
- Czego najbardziej potrzebujesz do zapoznania się?
- Jaki jest następny najważniejszy kamień milowy dla twojego wprowadzenia?
- Kiedy chciałbyś móc powiedzieć, że ukończyłeś program wprowadzający?
- Kiedy powinniśmy wspólnie przeanalizować status twojego wprowadzenia?
Najlepiej jest zapisywać pytania i odpowiedzi nowego członka zespołu w notatkach ze spotkania 1 na 1 lub rozmowy oceniającej. W ten sposób będziesz mógł się do nich później odwołać.
Pierwsze spotkania indywidualne jako menedżer w zupełnie nowym zespole
Jeśli jesteś nowym menedżerem w istniejącym zespole, spotkania indywidualne są dobrym sposobem na zbudowanie osobistych relacji ze wszystkimi członkami zespołu i poznanie ich mocnych stron i perspektyw.
Mam dla ciebie kilka specjalnych wskazówek dotyczących tej sytuacji:
Wskazówka 1 dla menedżerów w nowych zespołach: Wykorzystaj początkowe spotkania indywidualne, aby najpierw zbudować relacje.
Najważniejszą podstawą udanej współpracy jest relacja oparta na zaufaniu. Dlatego wykorzystaj pierwsze spotkania indywidualne przede wszystkim do poznania nowych członków zespołu.
Używaj pytań takich jak:
- Co doprowadziło cię do tej roli?
- Co szczególnie lubisz w swojej pracy, co Cię motywuje?
- Co robisz poza pracą? (Najlepiej zadać to pytanie dopiero po tym, jak podzielisz się czymś na temat swojego prywatnego hobby).
- Co jest dla Ciebie szczególnie ważne w pracy menedżera i zespołu?
Upewnij się, że dzielisz się również osobistymi informacjami o sobie. W końcu budowanie relacji nie jest ulicą jednokierunkową.
Zrób sobie przysługę i nie pomijaj tego kroku. Uwierz mi, czas potrzebny na zbudowanie relacji jest dobrze zainwestowany.
Wskazówka 2 dla menedżerów w nowych zespołach: Zajmij się mocnymi i słabymi stronami.
Nawet jeśli na początku wszystko wydaje się różowe, w pewnym momencie stanie się jasne, że twój zespół ma zarówno mocne, jak i słabe strony –, podobnie jak ty jako menedżer.
Ważne jest, abyś był w stanie otwarcie odnieść się do błędów i słabości w zespole. Jako menedżer powinieneś dawać dobry przykład.
Gdy już udowodnisz, że potrafisz otwarcie mówić o własnych błędach i słabościach, znacznie łatwiej będzie ci rozmawiać o błędach z kolegami i zespołem.
Powtarzaj wielokrotnie, jak ważna jest dla Ciebie otwarta kultura błędów, a następnie dawaj dobry przykład, dzieląc się własnymi błędami lub zachowaniami oraz sytuacjami, w których byłeś z siebie niezadowolony.
Wskazówka 3 dla menedżerów w nowych zespołach: Uczciwość w konfliktach
Gdy w zespołach pojawiają się konflikty, rozmowy indywidualne dają Ci szansę na poznanie różnych perspektyw członków zespołu. Zawsze jednak musisz zachować obiektywizm i neutralność. Nigdy nie opowiadaj się po stronie jednej osoby w rozmowach 1-1 lub rozmowach oceniających, ale wyjaśnij, że Twoim celem jest znalezienie obiektywnego, rozsądnego rozwiązania.
Jeśli dojdzie do konfliktu między Peterem i Sabine podczas spotkania 1 na 1, nie możesz zgadzać się z poszczególnymi osobami.
Prędzej czy później ta sprzeczność zostanie ujawniona, a twoja uczciwość jako menedżera zostanie zakwestionowana. W najgorszym przypadku stracisz zaufanie swojego zespołu.
Tak więc: zawsze zachowuj neutralność, nawet podczas spotkań 1 na 1 lub rozmów oceniających.
Lepszy sposób radzenia sobie z konfliktami w zespole: porozmawiaj o konflikcie ze wszystkimi osobami, których on dotyczy (np. podczas retrospektywy zespołu), a nie na spotkaniach 1 na 1.
Przygotuj się na pierwsze indywidualne spotkanie lub ocenę pracownika z nowym bezpośrednim przełożonym.
Już sam fakt, że czytasz ten artykuł świadczy o tym, że ważne jest dla Ciebie dobre wypełnianie roli menedżera. Twoi pracownicy mogą być wdzięczni za spotkania indywidualne z Tobą! 😊
Jeśli chcesz w łatwy sposób ulepszyć swoje spotkania 1-1, mogę polecić następujące rozwiązanie: Wypróbuj narzędzie Echometer za darmo, na przykład korzystając z poniższego szablonu:
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Nastrój jak pogoda
- Gdybyś miał opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, jaka jest obecnie pogoda w twoim projekcie lub zadaniach?
Jaka jest pogoda w odniesieniu do Twojego pracodawcy, życia osobistego i prywatnego?
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Nastrój jak pogoda
- Gdybyś miał opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, jaka jest obecnie pogoda w twoim projekcie lub zadaniach?
Jaka jest pogoda w odniesieniu do Twojego pracodawcy, życia osobistego i prywatnego?
