Privacyverklaring van de Echometer App
Algemeen
Echometer is een browsergebaseerde online tool (hierna ook “dienst” of “Echometer Tool” genoemd) die organisaties ondersteunt bij het implementeren van een gezonde feedbackcultuur door middel van teamretrospectives een continu verbeterproces te initiëren en te begeleiden.
Onze privacybepalingen leggen in detail uit welke persoonsgegevens in het kader van het gebruik van onze dienst via my.echometerapp.com op welke manier worden verwerkt.
Verantwoordelijk in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Duitse federale wet op de gegevensbescherming (BDSG) voor de verwerking van persoonsgegevens is
Echometer GmbH Tondernstraße 1 48149 Münster E-mail: info (at) echometer.de
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als dit wettelijk is toegestaan. Doorgifte van persoonsgegevens vindt alleen plaats aan ontvangers die wij uitdrukkelijk in deze privacybepalingen noemen.
Zodra het doel van de verwerking vervalt, worden persoonsgegevens verwijderd of door technische en organisatorische maatregelen geblokkeerd voor verder gebruik. Dit gebeurt ook wanneer een voorgeschreven bewaartermijn afloopt, tenzij er een noodzaak bestaat voor verdere opslag van de persoonsgegevens voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst.
Tenzij wij wettelijk verplicht zijn tot een langere opslag of doorgifte aan derden (in het bijzonder wetshandhavingsinstanties), hangt de beslissing over welke persoonsgegevens door ons worden verzameld, hoe lang ze worden bewaard en in welke mate u ze eventueel moet openbaren, af van welke functies van onze website of onze dienst in het individuele geval worden gebruikt.
Externe links
Links op onze internetpagina’s en in onze diensten kunnen doorverwijzen naar andere internetpagina’s en diensten die niet door ons, maar door derden worden beheerd. Dergelijke links worden door ons ofwel duidelijk gemarkeerd of zijn herkenbaar door een wijziging in de adresbalk van de browser. Voor de naleving van de privacybepalingen en een veilige omgang met persoonsgegevens op deze door derden beheerde internetpagina’s en diensten zijn wij niet verantwoordelijk.
Definities
Deze privacybepalingen maken gebruik van de termen uit de wettekst van de AVG. De definities kunt u in de begripsbepalingen in art. 4 AVG nalezen.
Welke gegevens wij verwerken
Wij verzamelen tijdens uw gebruik van onze website en onze dienst verschillende soorten gegevens.
Het eerste type zijn gegevens die u ons direct en bewust ter beschikking stelt. Hiertoe behoren de informatie die u invoert bij het aanmaken van een account voor de dienst (naam, e-mailadres en wachtwoord) evenals gegevens die u tijdens het gebruik van de dienst genereert, bijv. feedback, interacties in de retrospectieve, aangemaakte actiepunten enz. Deze gegevens zijn van u. Echometer gebruikt mogelijk uw e-mailadres en uw naam om direct contact met u op te nemen voor doeleinden van probleemoplossing, verkoopbenadering, het verzamelen van feedback en proactieve ondersteuning.
Het tweede type zijn gegevens die wij automatisch verzamelen terwijl u onze website en diensten gebruikt. Deze gegevens worden alleen gebruikt om onze service te exploiteren und te verbeteren. Hierin ligt tevens ons gerechtvaardigd belang, waardoor de verwerking volgens Art. 6 lid 1 sub f AVG is toegestaan.
Door gebruik te maken van onze dienst geeft u ons toestemming om deze gegevens op te slaan en te verwerken in het kader van deze privacyverklaring. U kunt er op elk moment voor kiezen om deze toestemming in te trekken, wat echter de bruikbaarheid van onze service voor u kan verminderen of zelfs kan verhinderen.
Rechten van betrokkenen
In overeenstemming met de Europese AVG volgens hoofdstuk 3 gelden de volgende “rechten van betrokkenen”:
Betrokkenen hebben het recht…
- op inzage in de gegevensverwerking conform art. 15 AVG
- op rectificatie van gegevens conform art. 16 AVG
- om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit conform art. 77 AVG
- op gegevenswissing (ook bekend als het “recht om vergeten te worden”) conform art. 17 AVG
- op beperking van de verwerking conform art. 17 AVG
- op overdraagbaarheid van gegevens conform art. 20 AVG
- op bezwaar tegen de verwerking, voor zover deze plaatsvindt op basis van art. 6 lid 1 onder e of f AVG.
Onze privacybepalingen kunnen wijzigen. Updates worden direct op deze pagina ter beschikking gesteld. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u ook op het aanmeldscherm of per e-mail. Indien u niet akkoord gaat met toekomstige wijzigingen in dit privacybeleid, moet u het gebruik van onze diensten staken en uw account verwijderen. Wij zijn verplicht u te informeren over de rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens of de beperking van de verwerking.
Gebruik van cookies
Cookies zijn tekstbestanden die door een website op eindapparaten worden geplaatst of daar worden uitgelezen. Ze bevatten combinaties van letters en cijfers om bijv. bij een hernieuwde verbinding met de website die de cookie heeft geplaatst de betrokkene te herkennen, de eerdere instellingen te herstellen, het ingelogd blijven in een klantaccount mogelijk te maken of bepaald gebruiksgedrag statistisch te analyseren.
Wij maken gebruik van cookies om:
- voorkeuren voor onze website op te slaan
- de inlogstatus op te slaan
In-app feedback en supportberichten
U kunt binnen de app via het supportmenu berichten naar het Echometer-team sturen om feedback te geven, fouten te melden of ondersteuning te krijgen. Bij het verzenden van een dergelijk bericht worden automatisch de actuele browser-URL, het IP-adres en, indien u bent aangemeld, uw e-mailadres geregistreerd en samen met het bericht naar Echometer verzonden.
Voor de verwerking van deze berichten gebruiken wij Google Workspace (Gmail) voor de e-mailcommunicatie en Notion voor het interne taken- en ticketbeheer. De inhoud van de berichten evenals de daarbij geregistreerde context- en contactgegevens worden hiervoor in beide systemen verwerkt. Dit dient voor de verwerking en evaluatie van de feedback, de toewijzing en opvolging van supportaanvragen evenals eventueel het opnemen van contact bij vragen of voor uw ondersteuning.
Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Ierland, en Notion Labs, Inc., 685 Market Street, San Francisco, CA 94105, VS, worden hierbij ingezet als verwerkers conform art. 28 AVG.
Bij het gebruik van deze diensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de VS, worden verwerkt. Voor doorgiften die niet onder een adequaatheidsbesluit vallen, voorzien de verwerkingsvoorwaarden van de aanbieders met name in EU-standaardcontractbepalingen als passende waarborgen.
Meer informatie vindt u in de verwerkingsvoorwaarden voor Google Workspace en in de verwerkingsovereenkomst van Notion.
Afspraak online demo
Op sommige plaatsen bieden wij u proactief een online demo aan. De afspraak voor de online demo kunt u boeken via onze kalendertool HubSpot.
Contactmogelijkheden
Bij vragen over onze privacybepalingen, veiligheidsmaatregelen of voor het uitoefenen van rechten van betrokkenen staan wij via e-mail op info (at) echometer.de ter beschikking.
Geïntegreerde externe aanbieders
Telekom Deutschland GmbH
Wij gebruiken voor onze app de Telekom Open Cloud, die wordt geleverd door:
Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn
Functionaris voor gegevensbescherming: de heer Dr. Claus D. Ulmer, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn, [email protected]
De Open Telekom Cloud biedt Infrastructure as a Service vanuit Duitse streng beveiligde datacenters.
Doeleinden van de verwerking
Het beschikbaar stellen van de hostinginfrastructuur waarin Echometer draait.
Rechtsgrondslag
Uitvoering van de overeenkomst conform art. 6 lid 1 sub b AVG.
Ontvanger / categorieën van ontvangers
De ontvanger van de verzamelde gegevens is Telekom Deutschland GmbH.
Doorgifte naar derde landen
Er vindt geen doorgifte naar derde landen plaats.
PostHog
Wij maken in onze app gebruik van de product-analytics-tool “PostHog”, die wordt aangeboden door:
PostHog Inc, 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114
Functionaris voor gegevensbescherming: Charles Cook (VP Operations), [email protected]
PostHog is een platform voor productontwikkeling en -analyse dat het mogelijk maakt om in het kader van releasebeheer nieuwe functies sequentieel uit te rollen, hun stabiliteit te waarborgen en hun gebruik te analyseren. Voor de analyse van het gebruiksgedrag worden zogenaamde session replays gemaakt, zonder daarbij invoer van de gebruikers te tracken. Daarnaast worden gegevens verwerkt voor support- en analysedoeleinden.
Doeleinden van de verwerking
Het gebruik van PostHog vindt plaats voor doeleinden van releasebeheer, productondersteuning en productanalyse.
Rechtsgrondslag
De beschreven doeleinden vormen een gerechtvaardigd belang in de zin van art. 6 lid 1 onder f AVG.
Ontvanger / categorieën van ontvangers
De ontvanger van de verzamelde gegevens is PostHog Inc., waarbij Echometer uitsluitend gebruikmaakt van EU-hosting.
Doorgifte naar derde landen
Er vindt geen doorgifte naar derde landen plaats.
Wij bieden optionele Google-functies aan die worden geleverd door Google LLC:
Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Het gebruik vindt alleen plaats na uitdrukkelijke koppeling van uw Google-account.
Aanmelden of registreren via Google
U kunt zich met uw Google-account aanmelden bij Echometer. Het aanmelden gebeurt via een doorverwijzing naar de website van Google, waar u zich met uw inloggegevens kunt aanmelden.
Verwerkte gegevens
Wij ontvangen van Google uw naam, uw voornaam en uw e-mailadres om het gebruikersaccount in Echometer aan te maken.
Doel en gebruik
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om het Echometer-account aan te maken en de login van het Echometer-account te koppelen aan het Google-account.
Gegevensverstrekking
Wij geven deze gegevens niet door aan derden.
Opslag & bescherming
De verwerking vindt plaats op onze infrastructuur in Duitsland (Telekom Open Cloud). De overdracht tussen het eindapparaat en onze systemen vindt versleuteld plaats (TLS).
Bewaartermijn & verwijdering
De gegevens worden bewaard zolang het Echometer-account bestaat of de Google-login wordt gedeactiveerd.
Google Agenda-integratie voor 1:1’s
In de 1:1-tool in Echometer kunt u optioneel een Google Agenda-integratie activeren. Daarbij kunt u uw Google-agenda-series koppelen aan 1:1-series in Echometer, zodat de afspraken uit de Google Agenda in Echometer worden gesynchroniseerd en u direct in Echometer de bijbehorende Google Meet kunt openen.
Verwerkte gegevens
We krijgen toegang tot de agenda-lijst en tot agenda- en gebeurtenisgegevens. Daaronder vallen met name agenda-ID’s en afspraakdetails zoals titel, datum/tijd, seriegegevens, locatie, beschrijving en videoconferentielinks (bijv. Google Meet), voor zover deze in de geselecteerde agenda’s aanwezig zijn.
Doel en gebruik
We gebruiken deze gegevens om 1:1-afspraken in Echometer weer te geven, afspraakseries met Google Agenda te synchroniseren en u de directe toegang tot de bijbehorende videoconferentie mogelijk te maken.
Gegevensverstrekking
Wij geven Google Agenda-gegevens niet door aan derden.
Opslag & bescherming
Wij slaan alleen de gegevens op die noodzakelijk zijn voor de synchronisatie. De verwerking vindt plaats op onze infrastructuur in Duitsland (Telekom Open Cloud) en de gegevensoverdracht is versleuteld (TLS).
Bewaartermijn & verwijdering
De gegevens worden alleen opgeslagen zolang de integratie actief is. U kunt de agenda-integratie deactiveren en de koppeling van meetings aan Google Agenda-items handmatig verbreken.
Optionele nieuwsbrief over productupdates
Bij de registratie kunt u zich optioneel aanmelden voor onze nieuwsbrief over productupdates. De aanmelding is vrijwillig en geen voorwaarde voor het gebruik van de app.
Wij verwerken hiervoor uw naam, uw e-mailadres en gegevens over uw aanmelding en de bevestigingsstatus. Het beheer van de abonnementen gebeurt met de door ons zelf beheerde software Listmonk op onze hostinginfrastructuur in de Open Telekom Cloud. Telekom wordt hierbij ingezet als hosting-verwerker.
Voor de technische verzending van de productupdates via SMTP maken wij gebruik van Resend, een dienst van Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, VS. Resend verwerkt met name adressen van ontvangers, e-mailinhoud en technische bezorginformatie als verwerker in de zin van art. 28 AVG.
De nieuwsbrief wordt verzonden op basis van uw toestemming conform art. 6 lid 1 sub a AVG. U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken via de afmeldlink in elke nieuwsbrief-e-mail. De rechtmatigheid van de verwerking tot aan de intrekking blijft onverlet. Noodzakelijke afmeld- en blokkeringsnotities worden opgeslagen, zodat uw beslissing ook bij toekomstige verzendingen in acht wordt genomen.
Door het gebruik van Resend worden persoonsgegevens doorgegeven naar de VS. De doorgifte wordt gewaarborgd door de EU-standaardcontractbepalingen die zijn opgenomen in de verwerkersovereenkomst. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Resend en in de verwerkersovereenkomst van Resend.
Optionele AI-functies via OpenAI
Op sommige plaatsen biedt Echometer AI-ondersteunde functies aan. Deze functies worden mogelijk gemaakt door een integratie met OpenAI Ireland Ltd (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Ireland, [email protected]) .
Bij deze functies wordt expliciet vermeld dat bepaalde invoer en gegevens door OpenAI worden verwerkt. Buiten deze invoer en gegevens worden er geen verdere gegevens aan OpenAI doorgegeven.
Alle AI-ondersteunde functies in Echometer zijn optioneel en vereisen telkens een expliciete activering en toestemming.
Doeleinden van de verwerking
Beschikbaarstelling van AI-ondersteunde functies op uw verzoek
Rechtsgrondslag
De beschreven doeleinden vormen een uitvoering van de overeenkomst met toestemming van de betrokkene in de zin van art. 6 lid 1 sub a en b AVG
Ontvangers en doorgifte naar derde landen
De gegevens worden verwerkt in de VS conform het Data Processing Addendum van OpenAI (zie Verwerkersovereenkomst van OpenAI). Meer info over de verwerking is te vinden in de OpenAI Privacy Policy: Privacyverklaring van OpenAI
Self-checkout voor SaaS-klanten via Stripe
Men kan op meerdere manieren klant worden van Echometer. In het kader van de self-checkout wordt onder andere de dienstverlener Stripe ingezet. Stripe wordt aangeboden door:
Stripe Inc., Corporation Trust Center, 1209 Orange Street, Wilmington, New Castle, DE 19801, VS
Functionaris voor gegevensbescherming: [email protected], Privacy: [email protected]
Doeleinden van de verwerking
Het gebruik van Stripe vindt plaats voor de afwikkeling van het koopproces en de facturatie.
Rechtsgrondslag
De beschreven doeleinden vormen een uitvoering van de overeenkomst met toestemming van de betrokkene in de zin van art. 6 lid 1 onder a en b AVG.
Ontvanger / categorieën van ontvangers
De ontvanger van de verzamelde gegevens is Stripe Inc.
Doorgifte naar derde landen
De gegevens worden conform de gegevensverwerkingsovereenkomst van Stripe verwerkt (zie Stripe Data Processing Agreement).
Self-checkout voor SaaS-klanten via Paddle
Er zijn meerdere manieren om klant van Echometer te worden. In het kader van de self-checkout wordt daarbij onder andere de dienstverlener Paddle ingezet. Paddle wordt aangeboden door:
Paddle.com Market Limited, Judd House, 18-29, Mora Street, Engeland, Londen, EC1V 8BT
Functionaris voor gegevensbescherming: Michael Cox, [email protected]
Doeleinden van de verwerking
Het gebruik van Paddle vindt plaats ten behoeve van de afhandeling van het aankoopproces en de facturering.
Rechtsgrondslag
De beschreven doeleinden vormen een uitvoering van de overeenkomst met toestemming van de betrokkene in de zin van art. 6 lid 1 onder a en b AVG.
Ontvanger / categorieën van ontvangers
De ontvanger van de verzamelde gegevens is Paddle.com Market Limited
Doorgifte naar derde landen
De gegevens worden verwerkt volgens de gegevensverwerkingsovereenkomst van Paddle (zie Paddle Data Processing Addendum).
Registratie als gebruiker in een betaalde workspace
Als u de betaalde versie van de Echometer-app gebruikt, verwerken wij uw gegevens naast de informatie in dit privacybeleid ook in opdracht van de eigenaar van de Echometer-workspace (meestal de werkgever). Deze gegevensverwerking wordt geregeld door de SaaS-overeenkomst en de verwerkersovereenkomst die tussen Echometer en de eigenaar van de werkruimte zijn ondertekend.
In deze context treedt Echometer uitsluitend op als gegevensverwerker, terwijl de workspace-eigenaar optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Voor meer informatie over deze gegevensverwerking kunt u zich daarom wenden tot uw workspace-eigenaar resp. werkgever, aangezien deze de verantwoordelijke partij is voor de verwerking van de gegevens binnen de workspace.