Echometer-sovelluksen tietosuojaseloste

Yleistä

Echometer on selainpohjainen verkkotyökalu (jäljempänä myös ”palvelu” tai ”Echometer-työkalu”), joka tukee organisaatioita terveellisen palautekulttuurin toteuttamisessa käynnistämällä ja tukemalla jatkuvaa parannusprosessia tiimien retrospektiivien avulla.

Tietosuojakäytäntömme selittää yksityiskohtaisesti, mitä henkilötietoja käsitellään palvelumme käytön yhteydessä osoitteessa my.echometerapp.com millä tavalla niitä käsitellään.

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Saksan liittovaltion tietosuojalain (BDSG) mukainen rekisterinpitäjä henkilötietojen käsittelyssä on

Echometer GmbH Tondernstraße 1 48149 Münster Sähköposti: info (at) echometer.de

Käsittelemme henkilötietoja vain, jos se on lain mukaan sallittua. Henkilötietoja luovutetaan vain sellaisille vastaanottajille, jotka olemme nimenomaisesti maininneet tässä tietosuojaselosteessa.

Heti kun käsittelyn tarkoitus lakkaa olemasta voimassa, henkilötiedot poistetaan tai niiden jatkokäyttö estetään teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tämä tapahtuu myös silloin, kun määrätty säilytysaika päättyy, ellei henkilötietojen jatkosäilytys ole tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai täyttämiseksi.

Ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää tietoja pidempään tai luovuttaa niitä kolmansille osapuolille (erityisesti lainvalvontaviranomaisille), päätös siitä, mitä henkilötietoja keräämme, kuinka kauan niitä säilytetään ja missä määrin sinun on mahdollisesti luovutettava niitä, riippuu siitä, mitä verkkosivustomme tai palvelumme toimintoja kulloinkin käytetään.

Ulkoiset linkit

Verkkosivuillamme ja palveluissamme olevat linkit voivat johtaa muille verkkosivuille ja palveluihin, joita eivät ylläpidä me, vaan kolmannet osapuolet. Tällaiset linkit on joko merkitty selvästi tai ne ovat tunnistettavissa selaimen osoiterivin muutoksesta. Emme ole vastuussa tietosuojasäännösten noudattamisesta tai henkilötietojen turvallisesta käsittelystä näillä kolmansien osapuolten ylläpitämillä verkkosivuilla ja palveluissa.

Määritelmät

Näissä tietosuojakäytännöissä käytetään GDPR:n lakitekstin termejä. Voit lukea määritelmät GDPR:n 4 artiklan määritelmistä .

Mitä tietoja käsittelemme

Keräämme erityyppisiä tietoja verkkosivustomme ja palvelumme käytön aikana.

Ensimmäinen tyyppi on tiedot, jotka annat meille suoraan ja tietoisesti. Näihin kuuluvat tiedot, jotka syötät luodessasi tiliä palveluun (nimi, sähköpostiosoite ja salasana), sekä tiedot, joita luot palvelun käytön aikana, kuten palautteet, vuorovaikutus retrospektiiveissä, luodut toimenpiteet jne. Nämä tiedot kuuluvat sinulle. Echometer voi käyttää sähköpostiosoitettasi ja nimeäsi ottaakseen sinuun suoraan yhteyttä vianmääritystä, myyntiyhteydenottoja, palautteen keräämistä ja ennakoivaa tukea varten.

Toinen tyyppi on tiedot, joita keräämme automaattisesti, kun käytät verkkosivustoamme ja palveluitamme. Näitä tietoja käytetään vain palvelumme ylläpitämiseen ja parantamiseen. Tämä on samalla oikeutettu etumme, minkä vuoksi käsittely on sallittua GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti.

Käyttämällä palveluamme annat meille luvan tallentaa nämä tiedot ja käsitellä niitä tämän tietosuojaselosteen puitteissa. Voit milloin tahansa päättää peruuttaa tämän suostumuksen, mikä voi kuitenkin heikentää palvelumme käytettävyyttä tai jopa estää sen.

Rekisteröidyn oikeudet

Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) luvun 3 mukaisesti sovelletaan seuraavia ”rekisteröidyn oikeuksia”:

Rekisteröidyillä on oikeus…

saada pääsy tietoihin ja tietoa tietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti
oikeus tietojen oikaisemiseen GDPR:n 16 artiklan mukaisesti
tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaisesti
tietojen poistamiseen (tunnetaan myös nimellä ”oikeus tulla unohdetuksi”) tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisesti
käsittelyn rajoittamiseen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisesti
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukaisesti
oikeus vastustaa käsittelyä, jos se perustuu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan e tai f alakohtaan.

Tietosuojakäytäntömme voivat muuttua. Päivitykset julkaistaan suoraan tällä sivulla. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme myös kirjautumisnäytöllä tai sähköpostitse. Jos et hyväksy tämän tietosuojaselosteen tulevia muutoksia, sinun on lopetettava palveluidemme käyttö ja poistettava tilisi. Olemme velvollisia ilmoittamaan sinulle henkilötietojen oikaisemisesta tai poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta.

Evästeiden käyttö

Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka verkkosivusto tallentaa päätelaitteille tai lukee niistä. Ne sisältävät kirjain- ja numeroyhdistelmiä, joiden avulla voidaan esimerkiksi tunnistaa rekisteröity uudelleen, kun hän muodostaa yhteyden evästeen asettaneeseen verkkosivustoon, palauttaa aiemmat asetukset, mahdollistaa kirjautuneena pysyminen asiakastilillä tai analysoida tilastollisesti tiettyä käyttökäyttäytymistä.

Käytämme evästeitä:

tallentaaksemme verkkosivustoamme koskevia asetuksia
tallentaaksemme kirjautumistilan

Sovelluksen sisäinen palaute ja tukiviestit

Voit lähettää viestejä Echometer-tiimille sovelluksen sisällä tuki-valikon kautta antaaksesi palautetta, ilmoittaaksesi virheistä tai saadaksesi tukea. Tällaista viestiä lähetettäessä nykyinen selaimen URL-osoite, IP-osoite ja, jos olet kirjautuneena sisään, sähköpostiosoitteesi tallennetaan automaattisesti ja lähetetään Echometerille viestin mukana.

Näiden viestien käsittelyyn käytämme Google Workspacea (Gmail) sähköpostiviestintään ja Notionia sisäiseen tehtävien ja tukipyyntöjen hallintaan. Viestien sisältö sekä kerätyt konteksti- ja yhteystiedot käsitellään molemmissa järjestelmissä tätä tarkoitusta varten. Tämä palvelee palautteen käsittelyä ja arviointia, tukipyyntöjen kohdentamista ja seurantaa sekä tarvittaessa yhteydenottoa lisäkysymyksiä tai tukea varten.

Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irlanti, ja Notion Labs, Inc., 685 Market Street, San Francisco, CA 94105, USA, toimivat tässä yhteydessä henkilötietojen käsittelijöinä tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisesti.

Näitä palveluita käytettäessä henkilötietoja voidaan käsitellä Euroopan talousalueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Siirroissa, joita tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös ei kata, palveluntarjoajien tietojenkäsittelyehdot sisältävät erityisesti EU:n vakiosopimuslausekkeet asianmukaisina takeina.

Lisätietoja löytyy Google Workspacen tietojenkäsittelyehdoista ja Notionin tietojenkäsittelysopimuksesta.

Online-demon sopiminen

Joissakin kohdissa tarjoamme sinulle aktiivisesti online-demoa. Voit varata ajan online-demoon HubSpot-kalenterityökalumme kautta.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöistämme, turvatoimista tai rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä, olemme tavoitettavissa sähköpostitse osoitteessa info (at) echometer.de.

Integroidut kolmannen osapuolen palveluntarjoajat

Telekom Deutschland GmbH

Käytämme sovelluksessamme Telekom Open Cloudia, jonka tarjoaa:

Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn

Tietosuojavastaava: Dr. Claus D. Ulmer, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn, [email protected]

Open Telekom Cloud tarjoaa Infrastructure as a Service -palveluita saksalaisista korkean turvatason konesaleista.

Käsittelyn tarkoitukset

Echometerin isännöinti-infrastruktuurin tarjoaminen.

Oikeusperusta

Sopimuksen täyttäminen yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti.

Vastaanottajat / vastaanottajaryhmät

Kerättyjen tietojen vastaanottaja on Telekom Deutschland GmbH.

Siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

PostHog

Käytämme sovelluksessamme PostHog-tuoteanalytiikkatyökalua, jonka tarjoaa:

PostHog Inc, 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114

Tietosuojavastaava: Charles Cook (VP Operations), [email protected]

PostHog on tuotekehitys- ja analyysialusta, joka mahdollistaa uusien ominaisuuksien peräkkäisen julkaisun osana julkaisunhallintaa, niiden vakauden varmistamisen ja niiden käytön analysoinnin. Käyttökäyttäytymisen analysoimiseksi luodaan niin sanottuja Session Replay -tallenteita seuraamatta kuitenkaan käyttäjien syötteitä. Lisäksi tietoja käsitellään tuki- ja analyysitarkoituksiin.

Käsittelyn tarkoitukset

PostHogia käytetään julkaisunhallintaan sekä tuotetukeen ja tuoteanalyysiin.

Oikeusperusta

Kuvatut tarkoitukset muodostavat GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan tarkoittaman oikeutetun edun.

Vastaanottajat / vastaanottajaryhmät

Kerättyjen tietojen vastaanottaja on PostHog Inc., jolloin Echometer käyttää yksinomaan EU-hostingia.

Siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Google

Tarjoamme valinnaisia Google-toimintoja, jotka tarjoaa Google LLC:

Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Käyttö tapahtuu vain Google-tilisi nimenomaisen yhdistämisen jälkeen.

Kirjautuminen tai rekisteröityminen Googlen kautta

Voit kirjautua Echometeriin Google-tililläsi. Kirjautuminen tapahtuu ohjauksen kautta Googlen verkkosivustolle, jossa voit kirjautua sisään tunnuksillasi.

Käsitellyt tiedot

Saimme Googlelta nimesi, etunimesi ja sähköpostiosoitteesi käyttäjätilin luomiseksi Echometeriin.

Tarkoitus ja käyttö

Käytämme näitä tietoja ainoastaan Echometer-tilin luomiseen ja Echometer-tilin kirjautumisen yhdistämiseen Google-tiliin.

Tietojen luovuttaminen

Emme luovuta näitä tietoja kolmansille osapuolille.

Säilytys ja suojaus

Käsittely tapahtuu infrastruktuurissamme Saksassa (Telekom Open Cloud). Tiedonsiirto päätelaitteen ja järjestelmiemme välillä on salattu (TLS).

Säilytysaika ja poistaminen

Tietoja säilytetään niin kauan kuin Echometer-tili on olemassa tai kunnes Google-kirjautuminen poistetaan käytöstä.

Google Kalenteri -integraatio 1:1-keskusteluille

Echometerin 1:1-työkalussa voit halutessasi aktivoida Google-kalenteri-integraation. Tällöin voit yhdistää Google-kalenterisi toistuvat tapahtumat Echometerin 1:1-sarjoihin, jotta Google-kalenterin tapaamiset synkronoituvat Echometeriin ja voit avata suoraan Echometerissä sopivan Google Meetin.

Käsitellyt tiedot

Käytämme kalenterilistaa sekä kalenteri- ja tapahtumatietoja. Näihin kuuluvat erityisesti kalenteritunnukset sekä tapaamisten tiedot, kuten otsikko, päivämäärä/aika, toistuvuustiedot, sijainti, kuvaus ja videoneuvottelulinkit (esim. Google Meet), siltä osin kuin ne ovat saatavilla valituissa kalentereissa.

Tarkoitus ja käyttö

Käytämme näitä tietoja 1:1-tapaamisten näyttämiseen Echometerissä, tapaamissarjojen synkronoimiseen Google Kalenterin kanssa sekä mahdollistamaan sinulle suoran siirtymisen niihin liittyvään videoneuvotteluun.

Tietojen luovuttaminen

Emme luovuta Google Kalenteri -tietoja kolmansille osapuolille.

Säilytys ja suojaus

Tallennamme vain synkronointiin tarvittavat tiedot. Käsittely tapahtuu infrastruktuurissamme Saksassa (Telekom Open Cloud) ja tiedonsiirto on salattu (TLS).

Säilytysaika ja poistaminen

Tiedot tallennetaan vain niin kauan kuin integraatio on aktiivinen. Voit poistaa kalenteri-integraation käytöstä ja irrottaa tapaamisten yhteyden Google-kalenterimerkintöihin manuaalisesti.

Valinnaisesti uutiskirje tuotepäivityksistä

Rekisteröitymisen yhteydessä voit halutessasi tilata tuotepäivityksiä koskevan uutiskirjeemme. Tilautuminen on vapaaehtoista eikä se ole sovelluksen käytön edellytys.

Tätä varten käsittelemme nimeäsi, sähköpostiosoitettasi sekä tietoja tilauksestasi ja vahvistustilasta. Tilausten hallinta tapahtuu itse ylläpitämällämme Listmonk-ohjelmistolla hosting-infrastruktuurissamme Open Telekom Cloudissa. Telekomia käytetään tällöin hostingin käsittelijänä.

Teknistä tuotepäivitysten lähetystä varten SMTP:n kautta käytämme Resendiä, Plus Five Five, Inc.:n tarjoamaa palvelua, 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Resend käsittelee erityisesti vastaanottajien osoitteita, sähköpostisisältöjä ja teknisiä toimitustietoja henkilötietojen käsittelijänä GDPR:n 28 artiklan mukaisesti.

Uutiskirjeen lähetys perustuu suostumukseesi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa tulevaisuutta koskevin vaikutuksin jokaisessa uutiskirjeessä olevan peruutuslinkin kautta. Käsittelyn lainmukaisuus peruutukseen asti säilyy ennallaan. Tarvittavat peruutus- ja estomerkinnät tallennetaan, jotta päätöksesi otetaan huomioon myös tulevissa lähetyksissä.

Resendiä käytettäessä henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto on suojattu käsittelysopimukseen sisältyvillä EU:n vakiosopimuslausekkeilla. Lisätietoja löydät Resendiin liittyvästä tietosuojaselosteesta ja Resendiin liittyvästä henkilötietojen käsittelysopimuksesta.

Valinnaiset tekoälytoiminnot OpenAI:n kautta

Joissakin kohdissa Echometer tarjoaa tekoälyavusteisia toimintoja. Nämä toiminnot toteutetaan OpenAI Ireland Ltd:n (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Ireland, [email protected])

Näissä toiminnoissa ilmoitetaan nimenomaisesti, että tietyt syötteet ja tiedot käsittelee OpenAI. Näiden syötteiden ja tietojen lisäksi OpenAI:lle ei siirretä muita tietoja.

Kaikki Echometerin tekoälyavusteiset toiminnot ovat valinnaisia ja edellyttävät aina nimenomaista aktivointia ja suostumusta.

Käsittelyn tarkoitukset

Tekoälyavusteisten toimintojen tarjoaminen pyynnöstäsi

Oikeusperusta

Kuvatut tarkoitukset muodostavat sopimuksen täyttämisen rekisteröidyn suostumuksella GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a ja b alakohdan mukaisesti

Vastaanottajat ja siirto kolmansiin maihin

Tiedot käsitellään Yhdysvalloissa OpenAI:n tietojenkäsittelylisäehdon mukaisesti (katso OpenAI:n tietojenkäsittelysopimusLisätietoja käsittelystä löytyy OpenAI:n tietosuojakäytännöstä: OpenAI:n tietosuojaseloste

Itsepalvelu SaaS-asiakkaille Stripe:n kautta

Echometer-asiakkaaksi voi tulla useita eri teitä. Itsepalveluostoksen yhteydessä käytetään muun muassa palveluntarjoajaa Stripeä. Stripeä tarjoaa:

Stripe Inc., Corporation Trust Center, 1209 Orange Street, Wilmington, New Castle, DE 19801, USA

Tietosuojavastaava: [email protected], Tietosuoja: [email protected]

Käsittelyn tarkoitukset

Stripen käyttö tapahtuu ostoprosessin toteuttamisen ja laskutuksen tarkoituksiin.

Oikeusperusta

Kuvatut tarkoitukset muodostavat sopimuksen täyttämisen rekisteröidyn suostumuksella GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a ja b alakohdan tarkoittamalla tavalla.

Vastaanottajat / vastaanottajaryhmät

Kerättyjen tietojen vastaanottaja on Stripe Inc.

Siirto kolmansiin maihin

Tietoja käsitellään Stripen tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti (ks. Stripe Data Processing Agreement).

Itsepalvelu SaaS-asiakkaille Paddle:n kautta

Useilla tavoilla voi tulla Echometerin asiakkaaksi. Itsepalvelukassan yhteydessä käytetään muun muassa palveluntarjoajaa Paddle. Paddlen tarjoaa:

Paddle.com Market Limited, Judd House, 18-29, Mora Street, England, London, EC1V 8BT

Tietosuojavastaava: Michael Cox, [email protected]

Käsittelyn tarkoitukset

Paddlen käyttö tapahtuu ostotapahtuman hoitamisen ja laskutuksen tarkoituksiin.

Oikeusperusta

Kuvatut tarkoitukset muodostavat sopimuksen täyttämisen rekisteröidyn suostumuksella GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a ja b alakohdan tarkoittamalla tavalla.

Vastaanottajat / vastaanottajaryhmät

Kerättyjen tietojen vastaanottaja on Paddle.com Market Limited

Siirto kolmansiin maihin

Tiedot käsitellään Paddlen tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti (katso Paddle Data Processing Addendum).

Rekisteröityminen käyttäjäksi maksullisessa työtilassa

Jos käytät Echometer-sovelluksen maksullista versiota, käsittelemme tietojasi tämän tietosuojakäytännön tietojen lisäksi Echometer-työtilan omistajan (yleensä työnantajan) toimeksiannosta. Tätä tietojenkäsittelyä säätelevät SaaS-sopimus ja tietojenkäsittelysopimus, jotka on allekirjoitettu Echometerin ja työtilan omistajan välillä.

Tässä yhteydessä Echometer toimii ainoastaan tietojen käsittelijänä, kun taas työtilan omistaja toimii rekisterinpitäjänä. Lisätietoja tästä tietojenkäsittelystä saat siis työtilasi omistajalta tai työnantajaltasi, koska hän on työtilan sisällä tapahtuvan tietojenkäsittelyn vastuullinen taho.