Een retrospectief modereren: 6 tips uit de praktijk

Het modereren en ontwerpen van retrospectives wordt vaak overgelaten aan getrainde Scrum Masters en Agile Coaches die al veel ervaring hebben met verschillende workshopformats.

In veel bedrijven moeten teamleden echter ook af en toe zelf in de rol van moderator kruipen - wat ook goed is. Moderatie is namelijk een vaardigheid die je kunt leren en trainen en die in diverse gebieden van pas komt.

Als je wilt werken met de Retrospectief formaat Als je nog niet zo bekend bent met een retrospectief, is het misschien de moeite waard om deze presentatie te bekijken. Hier zijn onze tips als je voor het eerst een retrospectief organiseert:

Tip 1 voor het modereren van een terugblik: Vraag je af of je neutraal genoeg bent

Met deze tip wil ik de aandacht vestigen op het feit dat de rol van een facilitator bepaalde eisen met zich meebrengt op het gebied van neutraliteit. Als je optreedt als opinieleider of manager van een team, oefen je als moderator een bijzondere invloed uit op het team. En dit geldt zelfs als je (subjectief) neutraal de terugblik of iets dergelijks modereert. Alleen al het anticiperen op jouw reactie door deelnemers is een effect dat helaas niet kan worden uitgesloten.

Een facilitator moet daarom een zo neutraal mogelijk persoon zijn die door het team in deze rol wordt erkend. Als deze rol niet kan worden ingevuld door een Scrum Master of Agile Coach, is het vaak een goede optie om de faciliterende rol door te geven aan het team op een rollende basis om iedereen de kans te geven in deze rol te glijden en ervan te leren.

Zeker als je als leidinggevende een retrospectief moet modereren, moedig teamleden dan actief aan om de moderatie van retrospectieven over te nemen. Of creëer een pull-effect - zo wordt er immers actief geïnvesteerd in de verdere ontwikkeling van moderatievaardigheden (niet alleen van retrospectieven).

Tip 2 voor het hosten van een retro: Zet de toon met de check-in

Als moderator word je geacht een actieve rol te spelen, maar dat maakt je nog niet de hoofdrolspeler in Retro. Tenminste, dat zou je niet moeten zijn. Het is jouw taak om teamleden als acteurs op te voeren en het podium voor hen te bepalen.

In die zin fungeert de check-in als een warming-up. Zorg ervoor dat iedereen actief betrokken is bij de check-in en dat er een positieve sfeer ontstaat. Als je deze stap succesvol uitvoert, zal de rest van het gesprek zich vanzelf matigen.

Hier zijn een paar voorbeelden van check-in vragen die je kunt gebruiken om met Retro aan de slag te gaan:

• Wat is jouw hoogte- of dieptepunt van de afgelopen week?
• Op een schaal van 0 voor slecht tot 10 voor super - hoe voel je je op dit moment?

Anders zijn er natuurlijk ook verschillende Incheck generatorenom je te inspireren.

Tip 3 voor het modereren van retrospectives: Beheers de zinnen van moderatie

Er zijn een paar terugkerende patronen in het faciliteren van workshops waarvoor goed geteste formuleringen bestaan die je kunt overnemen en voor jezelf kunt aanpassen:

Eén persoon (Peter) praat de hele tijd: 

• “Dank je, Peter. Laten we eens kijken welke perspectieven we nog meer op dit onderwerp hebben. Hoe zien de anderen dit punt?”

Discussie tussen 2 mensen: 

• “Ik heb het gevoel dat dit onderwerp op dit moment alleen jullie beiden aangaat. Ik noteer het even en stel voor dat jullie de discussie later met z’n tweeën voortzetten. Wat vinden jullie ervan?”

Discussie duurt te lang: 

• “Zijn jullie er zeker van dat het gezien de gevorderde tijd zinvol is om de discussie hier voort te zetten? We hebben met X en Y nog twee andere onderwerpen op de agenda.”

Andere voorbeelden van zulke zinnen voor het modereren van je retrospectief zijn bijvoorbeeld hier. Zoals ik al zei, is het belangrijk om de formules zo aan te passen dat ze bij je passen en dat ze de psychologische veiligheid van het team.

Tip 4: Vraag om feedback

Iedereen zal rekening houden met je als je voor het eerst in de rol van moderator bij een retrospectief kruipt. Maak dus van de gelegenheid gebruik om achteraf openlijk om feedback van de deelnemers te vragen - zowel in de groep als in individuele gesprekken.

Als je bijvoorbeeld in sommige situaties niet zeker weet of je juist hebt gereageerd, vraag dan achteraf aan de deelnemers hoe zij de situatie hebben ervaren.

Zo leer je maximaal en word je een top retro presentator.

Tip 5 voor het faciliteren van een retrospectief: Kies een eenvoudig format

Vooral bij de eerste retro’s kun je het beste een eenvoudig, goed gestructureerd format kiezen om de retrospectief te modereren. Bijvoorbeeld de klassiekers - “Keep, stop, start”, “Mad, sad, glad” of in de volgende stap de zeilboot-retrospectief. Concrete inspiratie vind je ook in deze drie eenvoudige en interactieve retromethoden . Er zijn veel methoden voor retrospectives die zeer veeleisend zijn in het faciliteren en een strikte tijdsindeling vereisen.

Een klassieker onder de retro-methoden is bijvoorbeeld de “Zeilboot Retrospectief”, die ook geschikt is voor beginners. Als je zin hebt, bekijk hem dan eens in onze tool ( Inloggen niet nodig ). Misschien probeer je ze meteen uit:

• ⛵️ ⚓️ Anker: Wat houdt ons tegen?
• 🦈🧊 Haai/Iceberg: Met welke gevaren of obstakels worden we geconfronteerd?
• Staartwind: Wat drijft ons vooruit?
• Paradijs: Naar welke doelen of mijlpalen werken we toe?

Tip 6 voor het modereren van retrospectives: Probeer Echometer van

Bestaande retro-tools zijn een geweldige ondersteuning bij het modereren van je retrospectief. Ze kunnen je veel werk uit handen nemen - incl. moderatie, timeboxing, maar ook kwalitatieve afleiding van maatregelen.

In het bijzonder wil ik Echometer noemen, bij de ontwikkeling waarvan ik zelf heb meegewerkt. Het combineert inzichten uit de psychologie met Agile Best Practices om het beste uit Team Health Checks & Retros voor de teamontwikkeling te halen. 

We geven je concrete aanwijzingen in de tool hoe je goede maatregelen kunt afleiden - en het kan zowel online remote als offline worden gebruikt.

Je kunt zonder een login van jouw kant of van je team een retrospectief vormgeven - de tool neemt de hele structurering van je over en helpt bij timeboxing etc.

 

Met deze knop kun je de tool direct openen, je retromethode kiezen en een team uitnodigen via een link (er zijn  meer dan 30 retrospectief  Methoden mogelijk met onder andere de Mario Kart Retro, Marathon Retro & de Elon Musk Retro):