Het kan al een uitdaging zijn om retrospectives te faciliteren in een klein team of een kleine groep. Of met heel weinig tijd. Maar hoe zit het met retrospectives in grote teams? Die zijn meestal veel veeleisender.
Voordat we onze tool voor retrospectives ontwikkelden, deden we verschillende ervaringen op met grotere groepen – vaak hadden we eisen van klanten dat een hele omgeving (niet zelden meer dan 15 mensen) moest deelnemen aan een retrospectief.
Daarom wil ik in de eerste stap graag delen welke uitdagingen zich in onze ervaring hebben voorgedaan in deze grotere teams of groepen.
Uitdagingen van retrospectives in grote teams of groepen
1. discussiesfeer
Met grote aantallen deelnemers kennen de deelnemers elkaar vaak maar een beetje uit het dagelijks leven. Terwijl kleine teams meestal kunnen vertrouwen op een sfeer van vertrouwen en open discussie, is dit bij grote teams vaak moeilijker. Terwijl juist deze sfeer van vertrouwen zo belangrijk is voor een van de belangrijkste factoren voor succesvolle teams: De psychologische veiligheid van het team.
2. betrokkenheid & gespreksdistributie
Tegelijkertijd is het voor elk individu in deze constellatie gemakkelijker om zich terug te trekken uit discussies. Als moderator moet je er veel meer op letten dat alle deelnemers betrokken zijn, dat ze kunnen bijdragen en dat de verdeling van de discussie redelijk evenwichtig is.
3. tijdmanagement
Hoe meer teamleden, hoe meer onderwerpen er op tafel kunnen komen. Timeboxing is daarom essentieel om alle onderwerpen op de juiste manier te kunnen behandelen.
Gelegenheden voor retrospectives in grote teams of groepen
Soms heb je echter geen keus en moet je deze uitdagingen aangaan. In de praktijk zien we meestal de volgende gelegenheden voor retrospectives in grote teams:
- Een groot team is eenvoudigweg niet onderverdeeld in andere op lange termijn onderverdeelde groepen. Volgens de Scrum Guide zou een team van 9 of meer leden als "te groot" worden beschouwd.
- Een gebied dat bestaat uit meerdere kleine teams die ook een gezamenlijke retro willen uitvoeren. Dit wordt een "Overall Retrospective" of "Retro of Retros" genoemd.
De volgende tips zijn nuttig voor beide scenario's.
Tips voor retrospectives in grote teams of groepen
Hier zijn onze tips voor retrospectives in grote teams!
Tip 1: Ondervraag de groep deelnemers aan de retrospectieve
Een retrospectief in een grote kring moet zeker ter discussie worden gesteld. Zijn de randvoorwaarden echt onveranderlijk? Is er geen zinnig alternatief?
Bij grote teams of groepen zou de eerste vraag daarom zijn of het team thematisch kan worden ingedeeld. We zijn geen fan van alles strikt volgens het tekstboek (of in dit geval de Scrum Guide) vastleggen, maar de grens van 9 teamleden is geen toeval – tot deze grootte kan een productieve retrospective zonder beperkingen plaatsvinden. Dus vooral als je beduidend boven dit aantal zit, moet je vraagtekens zetten bij de teamconstellatie.
Bij "Overall Retros" met meerdere teams is een veelgebruikte "truc" dat elk team alleen vertegenwoordigers van het team naar de grote ronde stuurt. Op deze manier kan de grote ronde beheersbaar worden gehouden, tenminste wat betreft het aantal deelnemers. Het benoemen van teamvertegenwoordigers voor "Overall Retros" wordt in een ander kader ook wel "Scrum of Scrums" genoemd, namelijk hier: LeSS-kader.
Tip 2: Observeer een vertrouwensrelatie
- Zelfs als het team erg groot is, blijft de inhoud (behalve de maatregelen) vertrouwelijk. → Hier moet op gewezen worden in de moderatie.
- Gebruik een korte check-in om een ongedwongen sfeer te creëren – zelfs met weinig tijd.
Tip 3: Houd rekening met de teamgrootte in het schema
Hoe groter het team, hoe meer onderwerpen en hoe langer de discussies duren.
Dus terwijl een klein team misschien gewend is om een retrospectief in een uur af te ronden, zal dit niet mogelijk zijn met grotere groepen deelnemers.
De benodigde periode hangt sterk af van de gekozen vorm en methode van de retrospectieve. In onze ervaring zijn de tijdsbestekken als volgt:
Gebruikelijke periodes voor retrospectives afhankelijk van de teamgrootte
- 5 of minder deelnemers → 45 – 90 minuten
- 6 tot 10 deelnemers → 60 – 120 minuten
- 10 tot 20 of meer deelnemers → 90 – 180 minuten
Voel je vrij om zelf te experimenteren met timeboxing om er gevoel voor te krijgen. Het is echter beter om meer tijd te nemen dan te weinig, vooral in het begin, en dan te kijken welke stappen geoptimaliseerd kunnen worden – de volgende tips kunnen nuttig zijn!
Tip 4: Parallellisatie in het verzamelen van onderwerpen en ideeën
Formats of methoden zoals "1-2-4-All" kunnen worden gebruikt om het proces van het vinden van onderwerpen en ideeën parallel te laten verlopen. Hoe werkt dat?
Iedereen denkt eerst individueel na over een onderwerp of vraag, bijvoorbeeld – gedurende 2 minuten (1). Daarna zoekt elke deelnemer een partner om de verzamelde gedachten mee te delen (2) voordat ze samenkomen in groepjes van vier (4) en ten slotte de verzamelde ideeën in geprioriteerde vorm presenteren aan de groep (Alle).
Je vindt meer gedetailleerde instructies voor 1-2-4-All op deze pagina: Bevrijdende structuren.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
Tip 5: Mach Health Check Retros
- Er worden concrete verklaringen gepresenteerd.
- Elk teamlid beoordeelt de stellingen kort en helder anoniem op een enquêteschaal – hoeveel ben je het ermee eens van 1 tot 7?
- Optioneel: De resultaten worden besproken. Er worden positieve en negatieve voorbeelden verzameld die de resultaten zouden kunnen verklaren. Dit deel kan relatief lang duren.
- Nu vindt er een directe prioritering plaats, waarbij elk teamlid anoniem stemt over welke uitspraken de grootste behoefte aan actie hebben (lees meer: De beste gratis tool voor anonieme retrospectives).
- Alleen de verklaring met de meeste stemmen wordt opgenomen als actie.
Kijk eerst eens naar ons gratis bouwpakket, dat je inspiratie kan geven: Team Health Check bouwpakket.
Opmerking: In deze indeling wordt gevraagd of je het eens bent met de items van de Health Check op een schaal.
- Waardering: We waarderen de prestaties en bijdragen van onze collega's.
- Teamgeest: Er heerst een vertrouwensvolle werksfeer in ons team.
- Transparantie: In mijn team weet iedereen wie waar aan werkt.
- Ontspanning & pauzes: Ik heb genoeg ruimte voor pauzes waarin ik nieuwe energie kan putten.
- Vergadercultuur: Onze vergaderingen zijn goed gestructureerd en laten toch ruimte voor creativiteit en nieuwe ideeën.
- Ondersteuning: In mijn team deelt elk teamlid zijn eigen kennis en ervaring.
Wil je dat je baas van je houdt? Breng je team dan naar nieuwe hoogten van prestatie. Breng het van een gemiddelde auto – naar een explosieve raket!
Hoe? Download mijn gratis en psychologisch verantwoorde eBook over het onderwerp "In eenvoudige 12 stappen naar teamflow"En lees het door. Tot zover bij voorbaat – maar nu naar het eigenlijke onderwerp van deze tekst.
Tip 6: Probeer Echometer
Een geweldige ondersteuning voor het uitvoeren van retros in grote groepen zijn goede retro tools (zie onze lijst): 14 Retro Tools in vergelijking). Ze kunnen je veel werk uit handen nemen – inclusief het verzamelen van feedback voor de retro en het prioriteren van acties.
In het bijzonder wil ik een hulpmiddel noemen dat ik zelf heb helpen ontwikkelen: EchometerHet combineert inzichten uit de psychologie met Agile best practices om het beste te halen uit Team Health Checks & Retros voor teamontwikkeling.
We geven je in de tool concreet advies over hoe je goede acties – kunt afleiden en de tool kan zowel online op afstand als offline worden gebruikt.
Je kunt trouwens een retro doen in een groot team met onze tool zonder dat jij of je team hoeft in te loggen.
Met deze knop kun je de tool direct openen, je retromethode kiezen en een team uitnodigen via een link:Meer dan 30 retrospectieve methoden mogelijk):
Als je het einde van de retro hebt bereikt, kun je optioneel een gratis account aanmaken om je resultaten op te slaan.
Als je vooraf meer wilt weten of direct een echte proefversie wilt starten – lees hier meer / begin hier gratis.
Tip 7: Gebruik breakout-sessies
Nu zijn de problemen verzameld en grofweg geprioriteerd, ondanks het grote team of de groep. Vervolgens moeten de problemen in detail worden geanalyseerd om te kunnen afleiden met welke kleine actiepunten een verbetering kan worden bereikt.
Dit is waar het bijzonder lastig wordt. Hoe groter de groep deelnemers, hoe groter de kans dat de besproken onderwerpen niet voor iedereen relevant zijn. Bijgevolg kan slechts een fractie van de teamleden bijdragen aan een onderwerp.
Het bespreken van bepaalde onderwerpen die niet alle teamleden in gelijke mate aangaan, moet daarom consequent worden uitbesteed of parallel worden uitgevoerd.
We hebben zeer goede ervaringen met het gebruik van breakout-sessies hiervoor: Je bepaalt de onderwerpen en laat zelforganiserende kleine groepjes eraan werken. Elke deelnemer is vrij om zich bij een groep aan te sluiten en deze te verlaten, net als hier: Open ruimte indeling.
Op deze manier heeft iedereen de kans om een actieve bijdrage te leveren aan de discussies. Wanneer de resultaten van de breakout-sessies worden gepresenteerd, is het beste scenario dat er een tastbare maatregel naar voren komt die direct in de volgende sprint kan worden geïmplementeerd. Als de voorgestelde maatregelen voor de hele groep deelnemers aannemelijk en nastrevenswaardig lijken, worden de maatregelen als besloten beschouwd.
Het kan echter net zo goed zijn dat de kleine groep nog geen definitief voorstel voor een actie heeft kunnen doen. In deze gevallen kan besloten worden om de breakoutsessie voort te zetten buiten de retrospectieve om, als de deelnemers dit nuttig vinden.
Pas op voor "halve" maatregelen
Niets is vervelender dan een half doordachte maatregel die onder druk tot stand is gekomen en waar vervolgens niemand meer iets mee wil doen. Onze ervaring is dat het daarom heel belangrijk is om er bij het modereren van je grote team of groep op te wijzen dat de beslissing om buiten de retrospectieve nog een breakout-sessie te houden een legitieme maatregel kan zijn om het onderwerp verder te belichten als het nog niet afdoende geanalyseerd kon worden in de timebox van de retrospectieve.
Tip 8: Verzamel feedback vooraf
Het verzamelen van feedback, d.w.z. de fase van het "verzamelen van gegevens", kan kostbare tijd in beslag nemen in de retrospectieve, die eigenlijk al van tevoren kan worden uitbesteed door in de aanloop naar de retrospectieve om feedback te vragen.
Om dit verzoek om feedback vooraf te structureren, is het vaak een goed idee om gesloten vragen te combineren met open vragen. Op deze manier krijg je kwantitatieve feedback op specifieke aspecten en heb je als teamlid nog steeds de mogelijkheid om openlijk je eigen onderwerpen in te brengen via de open vragen. Spotify maakt als pionier ook gebruik van gerichte gesloten vragen: Ploeg Health Check.
We hebben trouwens een tool ontwikkeld die je kan ondersteunen bij je retrospective in grote teams. Je kunt er hieronder direct meer informatie over vinden.
Retros in kleine groepen zijn de betere oplossing
Conclusie
Je hebt waarschijnlijk al begrepen dat we retrospectives met een te groot aantal deelnemers afraden om de redenen die aan het begin zijn uitgelegd. De uitdaging: De Retro.
Tegelijkertijd hopen we dat je met de tips over parallellisatie & co het beste uit grote retrospectives kunt halen. Want zeker als je als groot team gewend raakt aan de opstelling van de retro, kan het na verloop van tijd steeds makkelijker worden en het – format ondanks de hindernissen – tot een succes maken.
Trouwens: Als je nog steeds op zoek bent naar variatie in je retros in het algemeen, kun je ook dit artikel bekijken: 3 Retro methoden met verrassingseffect.
Als je meer gevarieerde vragen wilt voor je retrospectieven, bekijk dan onze post over 32 nieuwe retrospective methoden & voorbeelden voor beginners en professionals (met onder andere de Mario Kart Retro, Marathon Retro en de Elon Musk Retro).
Als je nog op zoek bent naar een geschikt retrobord (met 60+ retromethoden), dan kan ons artikel je daarbij helpen: De beste retro boards in vergelijking.
