Het overgrote deel van de literatuur over leiderschap gaat ervan uit dat teams face-to-face worden geleid en niet virtueel op afstand. Dit zal de komende jaren waarschijnlijk veranderen naarmate werken op afstand en wereldwijd verspreide teams met verspreide locaties of thuiswerken meer gemeengoed worden in kenniswerk. Managers zullen daarom nieuwe of andere vaardigheden moeten leren om teams effectief op afstand te kunnen leiden.
In dit artikel laat ik je als manager zien welke 5 tips je kunt gebruiken om een uitstekende leider op afstand te worden van je directe rapport –, ongeacht of je werkt volgens Scrum, Agile of traditionele waterval.
Leiderschap in het thuiskantoor: Wat is een gedistribueerd team?
Om een gemeenschappelijk begrip te creëren, wil ik eerst antwoord geven op de vraag wat we bedoelen met het managen van een team op afstand. Kort gezegd is het een team dat verspreid is over verschillende locaties. De locaties kunnen verschillende bedrijfslocaties zijn of de thuiskantoren van individuele werknemers. De locaties kunnen natuurlijk ook verspreid zijn over verschillende tijdzones.
Er zijn veel actuele praktijkvoorbeelden van virtueel leiderschap: Teams in softwareontwikkeling, verkoop en zelfs in de publieke sector werken bijna altijd op afstand of hybride, d.w.z. slechts gedeeltelijk op de hoofdlocatie. Dit brengt een aantal uitdagingen met zich mee voor leiderschap op afstand, die we zo dadelijk zullen bekijken.
Waarom hebben steeds meer bedrijven gedistribueerde teams?
Goede vraag: Het aanbieden van werken op afstand wordt steeds meer een belangrijk argument voor bedrijven om een aantrekkelijke werkgever te zijn. Gedistribueerd werken stelt bedrijven ook in staat om potentieel talent wereldwijd aan te trekken. Een ander doel is vaak om gebruik te maken van lokale kostenvoordelen op het gebied van arbeidskosten.
Om deze voordelen ook echt te realiseren, zijn sterke managers op afstand nodig die ook in staat zijn om deze gedistribueerde teams of directe rapportages op afstand effectief te leiden: Met vertrouwen en psychologische zekerheid, terwijl de productiviteit behouden blijft.
Teammanagement op afstand: de uitdagingen van virtueel leiderschap
Laten we, voordat we naar dit oplossingsniveau gaan, de probleemruimte nog eens kort beschrijven: Wat zijn de typische uitdagingen van virtueel leiderschap op afstand? Hier is een korte lijst van de grootste uitdagingen:
- CommunicatiebarrièresGebrek aan non-verbale signalen maakt het begrijpen en onderhouden van relaties moeilijker
- Isolatie & teamgeestWerknemers voelen zich vaak minder verbonden en betrokken
- Vertrouwen opbouwenZonder directe interactie kan wantrouwen of onzekerheid ontstaan.
- ProductiviteitscontroleMoeilijke evenwichtsoefening tussen autonomie en prestatiebeoordeling
- Tijdzones & werktijdenCoördinatie tussen verschillende tijdzones maakt coördinatie moeilijk
- Technische uitdagingenInstabiele verbindingen, verschillende hulpmiddelen en digitale expertise
Ik weet zeker dat sommige dingen je bekend in de oren klinken. Hoe ga je dan om met deze uitdagingen van leiderschap op afstand? Dit brengt ons bij het volgende onderdeel.
Hoe geef je leiding aan een gedistribueerd team op afstand?
Helaas is begin 2020 gebleken dat veel managers moeite hebben om gedistribueerde teams op afstand effectief te leiden. Dit komt vaak doordat managers verouderde methoden en leiderschapsstijlen – toepassen, of ze nu in de publieke sector werken of in een innovatieve internet start-up. Zie ook: Klassiek vs. Agile begeleiding – 5 tips.
Dus heb je een seminar nodig om te leren hoe je teams in het thuiskantoor of op verspreide locaties moet managen? Het kan waarschijnlijk geen kwaad, maar het is ook niet noodzakelijk. Het vergt vooral openheid, ervaring en iteratielussen binnen het team om de juiste modus te vinden voor werken op afstand.
Bij het leiden van een virtueel team zijn managers afhankelijk van een hoge mate van vertrouwen, omdat ze het werk ter plekke niet kunnen overzien of "controleren". Een steeds flexibeler managementstijl is daarom essentieel. Zie ook: Agile Gids en Dienend leiderschap – 8 Stof tot nadenken.
Zelfs als je niet op locatie aan het werk bent, betekent dit niet dat je de werkresultaten van individuele medewerkers niet meer kunt visualiseren. Vooral bij kenniswerk is het meestal mogelijk om de voortgang van het werk en, indien nodig, kengetallen minstens wekelijks of zelfs dagelijks te delen.
Door het werk transparant te maken en snelle feedback te geven over je eigen voortgang, kun je effectief leiding geven aan virtuele teams –, zelfs op afstand.
Leiderschap op afstand: de belangrijkste hulpmiddelen voor leiders op afstand
De snelle feedbacklussen bij werken op afstand kunnen in de praktijk worden toegepast met behulp van de volgende methoden en hulpmiddelen:
💡
- Paar-werkenGezamenlijk werken aan een onderwerp. Deze methode wordt al veel gebruikt bij softwareontwikkeling als "pair programming", maar is ook nuttig bij kenniswerk voor urgente en bijzonder belangrijke onderwerpen om wachttijden in feedbacklussen te voorkomen en kennisuitwisseling te versnellen.
- Asynchrone feedback...door gebruik te maken van de commentaarfunctie in je chat- of werktool (bijv. Jira, Asana, Microsoft...). Voor onderwerpen die niet bijzonder tijdkritisch zijn, zijn asynchrone feedbacklussen vaak de handigste manier van communiceren. Iedereen reageert wanneer het hem of haar het beste uitkomt – je wordt niet uit een concentratietunnel getrokken. Hiervoor kunnen ook werkafspraken worden gemaakt (bijv. reacties moeten één keer per dag worden beantwoord; meer hierover: Werkovereenkomsten: 10 voorbeelden).
- Dagelijkse stand-upsEen korte teamvergadering (meestal 15 minuten, ongeacht de grootte van het team) die dagelijks of minstens een paar keer per week plaatsvindt om afspraken te maken over de voortgang, als team af te stemmen en blokkades op te lossen.
- Team terugblikEen teamvergadering waarin je elke twee weken reflecteert op je samenwerking als geheel (meer hierover: Wat is een retrospectief? Alles wat je moet weten).
Als een team nog niet gewend is aan gedistribueerd werken, kan het een verstandige eerste stap zijn om deze teamontwikkelingstools in een vroeg stadium een keer uit te proberen om te laten zien dat er genoeg ruimte is voor teamontwikkeling en informele communicatie, zelfs als er op afstand wordt gewerkt.
Leiderschap op afstand: de belangrijkste hulpmiddelen voor leiders op afstand
Virtuele leiders hebben bepaalde competenties nodig. Een uitstekende leider op afstand bouwt vertrouwen op in het team door transparante processen te creëren en regelmatige check-ins – uit te voeren, zowel in het team als individueel. Dit omvat zowel persoonlijke één-op-één vergaderingen als teamvergaderingen (vooral dagelijkse stand-ups en team retrospectives, naast de klassieke statusupdates).
Goede leiders op afstand moedigen ook persoonlijke verantwoordelijkheid aan, ondersteunen de persoonlijke ontwikkeling van teamleden en helpen hen een gezonde balans te vinden tussen werk en privé. Ze maken gericht gebruik van digitale hulpmiddelen om asynchrone samenwerking te versterken en zorgen ervoor dat vergaderingen efficiënt worden gemodereerd.
Samengevat staan de volgende competenties centraal bij virtueel leiderschap:
💡
- Duidelijke communicatie: transparante verwachtingen en regelmatige dialoog
- Vertrouwen & persoonlijke verantwoordelijkheid: vermijd micromanagement, resultaten tellen
- Feedbackcultuur: Open, constructieve feedback in beide richtingen
- Teamcohesie versterken: virtuele sociale interactie bevorderen
- Effectief tijd- en zelfbeheer: balans vinden tussen structuur en flexibiliteit
- Motivatie & inspiratie: medewerkers ondersteunen en ontwikkelen
Laten we nu verder gaan met de belangrijkste tips voor leiders op afstand.
Tip 1 voor managers op afstand: Regelmatige check-ins
Goede, persoonlijke teamvergaderingen zijn de sleutel tot het creëren van een teamgeest. De volgende routine is erg nuttig, een eenvoudig praktisch voorbeeld dat we ook toepassen als managementstijl bij Echometer. Het is oorspronkelijk gepopulariseerd door Google:
🧠
Tijdens de eerste teambijeenkomst na het weekend beantwoordt iedereen eerst een check-in vraag:
- Wat is jouw hoogtepunt van het afgelopen weekend?
Positieve effecten:
- Positieve vibe: Iedereen kan de week beginnen met een positieve boodschap.
- Relatieopbouw: teamleden leren elkaar beter kennen (privé), relaties worden verdiept.
- Gespreksstarter: Zowel jij als manager als elk teamlid hebben startpunten voor verdere discussies of vervolgvragen in de komende dagen.
Plan ook tweewekelijkse 1-op-1 vergaderingen met elk teamlid om de voortgang, uitdagingen en persoonlijke zorgen te bespreken. Overigens kan de weekend check-in vraag hier nuttig zijn om de vergadering op een ontspannen en vrijblijvende manier te beginnen (bijv.: Je hebt je hond – al lang uitgelaten?).
Voor de rest van je één-op-één gesprekken is hier een voorbeeldsjabloon dat je kunt gebruiken voor deze gesprekken:
Geen geklets, geen ongemakkelijke pauzes. Deze 1:1 sjabloon werkt gewoon altijd.
- Op welke prestatie ben je trots die mij misschien nog niet is opgevallen?
- Welke kleine verandering zou je werk onmiddellijk verbeteren?
- Waar zou je meer tijd voor willen nemen op je werk?
...
Je kunt het 1-op-1 gesprek natuurlijk digitaal of virtueel op afstand voeren, of op locatie. Indien mogelijk heeft persoonlijk contact de voorkeur, omdat je dan nog sneller een vertrouwensrelatie kunt opbouwen. Als je geïnteresseerd bent in meer sjablonen voor 1-op-1 vergaderingen, kijk dan hier: 15 bewezen sjablonen voor één-op-één vergaderingen.
Vul deze vergaderingen aan met teambijeenkomsten zoals dagelijkse stand-ups (zie hierboven) of retrospectives om de dialoog en samenwerking binnen het team te bevorderen. Als je nog steeds onzeker bent over retrospectives, kijk dan eens naar onze blogpost hier: 6 tips voor het modereren van retrospectives. Meer informatie over Retros heb ik hieronder expliciet opgesomd.
Tip 2 voor leiders op afstand: Focus op resultaten in plaats van op tijdsbesteding
"Werkt mijn werknemer Kevin wel op dit moment?"
Typisch Kevin... leuk.
Als je jezelf bovenstaande vraag vaak stelt, is dit een waarschuwingsteken. Als manager moet je je niet richten op de vraag of iemand werkt, maar op de vraag of de resultaten goed zijn.
Als de resultaten goed zijn, maakt het niet uit of je werknemer 's middags een dutje van 20 minuten doet of boodschappen gaat doen. Thuiswerken biedt veel voordelen voor de organisatie van het privéleven en een betere balans tussen werk en privé. Het zou geen taboe moeten zijn om van deze voordelen gebruik te maken.
Vertrouwen is hier de sleutel. Zolang je erop kunt vertrouwen dat je team de verwachte resultaten levert, hoef je je geen zorgen te maken over werktijden.
Het is echter belangrijk om duidelijke verwachtingen te communiceren en het direct aan te pakken als niet aan de verwachtingen wordt voldaan. De vrijheid om werktijden flexibel in te delen is gebaseerd op het voldoen aan deze verwachtingen. Als hier problemen mee zijn, praat er dan met de werknemer over en zoek samen uit wat het probleem is.
Ook hier kan het heel nuttig zijn om samen werkafspraken te maken voor samenwerking op afstand. Lees meer: Werkovereenkomsten: 10 voorbeelden.
Tip 3 voor het leiden van virtuele teams: oefen asynchrone communicatie
Asynchroon werken betekent niet dat je elke keer de telefoon pakt als er een vraag wordt gesteld, waardoor anderen uit hun concentratiefase worden gehaald. In plaats daarvan moet een manager ervoor zorgen dat er asynchrone communicatiekanalen in het team zijn (bijvoorbeeld Slack-kanalen of teamruimten). Chatrooms hebben het grote voordeel ten opzichte van e-mails dat ze door iedereen kunnen worden bekeken en dat meldingen voor individuele chatrooms gemakkelijker kunnen worden aangepast.
Voor sommige scenario's is een chatroom echter niet de juiste keuze voor asynchrone communicatie. Veel tools bieden ook een commentaarfunctie direct in een document (bijv. Google Docs of Microsoft Word). Deze opmerkingen zijn dan veel gemakkelijker toe te wijzen in de context. De algemene regel is daarom om commentaar altijd zo dicht mogelijk bij het eigenlijke werk achter te laten.
Bespreek als team welke asynchrone communicatiekanalen jullie het liefst zouden gebruiken voor de respectievelijke scenario's. Reflecteer regelmatig op de beslissingen in jullie team retrospectives.
"Waarom brengen mijn werknemers nooit onderwerpen mee naar de 1:1 vergaderingen?"
"Ik vind de medewerker aardig, maar hij presteert niet zo goed als ik zou willen. Hoe kan ik dit in 1:1 aanpakken?""
"Ik weet vaak niet of ik te hard – of te zacht – was in mijn 1:1s om een positieve impact te hebben."
"Ik kan geen patronen of trends herkennen in mijn 1:1s. Alles lijkt op zichzelf te staan."
Tip 4 voor leiderschap op afstand: Bepaal verwachtingen voor communicatie
Asynchrone communicatie is praktisch, maar soms heb je snel feedback nodig. Om frustratie en onzekerheid te voorkomen, moet je duidelijke regels of werkafspraken opstellen voor communicatie binnen het team.
Voorbeeld:
- Wanneer is het goed om collega's te bellen? Wanneer is iets een noodgeval? Focusmomenten kunnen worden gemarkeerd in de kalender om verstoringen tot een minimum te beperken.
- Hoe snel moeten berichten worden beantwoord? Een gemeenschappelijke regel, bijvoorbeeld binnen 3 uur tijdens werkuren, helpt beide partijen bij het plannen.
Als het team in verschillende tijdzones werkt, houd hier dan rekening mee in je afspraken. Duidelijke regels creëren betrouwbaarheid en verbeteren de samenwerking. Dit is waar werkafspraken weer nuttig kunnen zijn (meer op: Werkovereenkomsten): Ze maken je verwachtingen expliciet, waardoor ze makkelijker te bespreken en te verbeteren zijn.
Tip 5 voor het leiden van virtuele teams: Agile retrospectives
Het is al vaak genoemd, maar hier is het nog eens samengevat: Virtuele Agile retrospectives zijn een geweldige manier om teamgeest te ontwikkelen in virtuele teams met een beetje plezier en snelle succesmomenten.
Het basisidee is eenvoudig: elke twee tot vier weken houden jullie online een gezamenlijke teamworkshop waarin jullie reflecteren op een paar vragen. De typische vragen in Retros: Wat ging er de afgelopen weken goed? Wat ging er de afgelopen weken niet zo goed? Wat kunnen we beter doen?
Deze vragen kunnen na verloop van tijd worden aangepast om retro creatiever en leuker te maken (zie ook: 54 leuke retrospectieve methoden). In het begin zijn bovenstaande vragen echter voldoende.
Veel teamleden denken tijdens team retrospectives alleen aan heel specifieke feitelijke onderwerpen. Ze vinden het moeilijk om een breder perspectief in te nemen en na te denken over het team als geheel. Onze Echometer software kan helpen bij de introductie en verbetering van retrospectives. Je kunt het gratis uitproberen. Hier is een voorbeeldsjabloon dat je ook kunt bekijken in onze tool voor leiderschap op afstand zonder in te loggen:
Open feedback vragen
Bewaren: Wat moeten we bewaren?
Stoppen: Waar moeten we mee stoppen?
Start: Wat moeten we gaan doen?
Conclusie Leiderschap op afstand: Iedereen kan een goede leider op afstand worden!
Succesvol leiderschap in virtuele teams of op afstand werken is geen magie, maar het resultaat van bewuste keuzes en voortdurende ontwikkeling. Je kunt er het beste vandaag mee beginnen:
- Welke feedback loops en communicatie moeten asynchroon plaatsvinden? Welke vergaderingen hebben geen toegevoegde waarde voor ons?
- Waar is er nog steeds een gebrek aan transparantie over de voortgang van het werk binnen het team?
- Welke mentaliteit moet ik als manager aannemen om een goede leider op afstand te worden?
- Heb ik genoeg één-op-één gesprekken om een vertrouwensrelatie op te bouwen met mijn directieleden?
- Hoe vaak moeten we een team retrospective uitvoeren?
Als je het nog steeds niet zeker weet, kan de digitale online softwaretool Echometer je helpen om de belangrijkste leiderschapsroutines zoals agile retrospectives en 1-op-1 vergaderingen met je medewerkers te introduceren. Je kunt hier meer te weten komen over de Echometer app.
Als je geïnteresseerd bent, kun je hier ook spelen met een van onze sjablonen voor één-op-één gesprekken en deze binnenkort gratis uitproberen met een van je teamleden:
Geen geklets, geen ongemakkelijke pauzes. Deze 1:1 sjabloon werkt gewoon altijd.
- Op welke prestatie ben je trots die mij misschien nog niet is opgevallen?
- Welke kleine verandering zou je werk onmiddellijk verbeteren?
- Waar zou je meer tijd voor willen nemen op je werk?
...
