Zijn de 1-op-1 gesprekken met je Direct Reports een stimulans voor – of een verplichte gebeurtenis? Ik vermoed dat het meer naar het laatste neigt. Maar waarom?
Ken je dat gevoel als je steeds maar weer naar dezelfde afspeellijst luistert? In het begin is het leuk, maar uiteindelijk gaat het vervelen. Eén-op-één gesprekken tussen managers en medewerkers werken op dezelfde manier: ze hebben frisse ideeën, nieuwe vragen en af en toe een verrassend element nodig om echt inspirerend te zijn.
Wie wil er immers elke week alleen maar vanille-ijs eten? Het is een goed idee om nieuwe ideeën en onderwerpen uit te proberen in je één-op-één gesprek.
Stel je voor dat je een kas vol planten hebt, maar je geeft alleen dezelfde drie planten water. Op een gegeven moment verdorren andere planten of onderwerpen die eigenlijk heel belangrijk zijn. (Oké, sorry, dat was mijn laatste metafoor).
Of het nu in een persoonlijk, digitaal of virtueel één-op-één gesprek is, 1-op-1 gesprekken tussen bazen en werknemers bieden ruimte voor feedback en daarmee voor persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je een aantal goede ideeën die je kunt gebruiken in je wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse één-op-één gesprekken om goede gesprekken te voeren.
Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.
Enkele typische en atypische onderwerpen & ideeën in één-op-één gesprekken
Voordat ik bij de eigenlijke ideeën kom, wil ik je eerst een paar typische onderwerpen geven die regelmatig aan bod zouden moeten komen in je één-op-één gesprekken. Ik weet per slot van rekening niet hoe breed je scala aan methoden en sjablonen al is.
5 typische onderwerpen voor één-op-één gesprekken:
- Doelen & vooruitgang: Welke mijlpalen zijn bereikt en waar liggen nog uitdagingen?
- Feedback: Wat gaat er goed en waar is potentieel voor verbetering – in beide richtingen?
- Hulpbronnen & blokkades: Welke obstakels staan in de weg en welke ondersteuning is er nodig?
- Persoonlijke ontwikkeling: Welke vaardigheden wil de medewerker ontwikkelen en hoe kan de manager daarbij helpen?
- Motivatie & tevredenheid: Hoe voelt de werknemer zich op dit moment en wat zou zijn motivatie kunnen vergroten?
5 atypische maar belangrijke onderwerpen:
- Energieniveau & werkbelasting: Wanneer voelt de medewerker zich overweldigd of onderbelast en hoe kan dit worden aangepast?
- Wens naar meer of minder verantwoordelijkheid: Zijn er verantwoordelijkheidsgebieden waarin de werknemer zou willen groeien of zijn werkdruk zou willen verlagen?
- Verborgen talenten: Welke vaardigheden of interesses heeft de werknemer die nog niet worden benut?
- Communicatiestijl: Hoe geeft de medewerker de voorkeur aan directe, schriftelijke, gereflecteerde of spontane feedback en uitwisseling –?
- Tijddieven & efficiëntie: Welke vergaderingen, tools of processen kosten onnodig veel tijd en moeten worden geoptimaliseerd?
Waarom geef ik jullie zoveel onderwerpen om over te discussiëren?
Natuurlijk, zodat je weet welke velden je systematisch moet behandelen in je één-op-één interview. Ik zal je later specifieke sjablonen en vragen geven. Maar laten we eerst beginnen met een heel algemeen sjabloon.
Idee of onderwerp 1: Het standaardsjabloon
Het feit dat je als supervisor op dit artikel hebt geklikt, zegt me dat je op zoek bent naar ideeën en onderwerpen voor één-op-één gesprekken.
Daarom vind je hier eerst een standaard documentsjabloon, dat een goede aanvulling zou moeten zijn op bijvoorbeeld een klassiek maandelijks beoordelingsgesprek.
Je kunt de sjabloon opslaan als een document onder de eigenlijke sjabloon, maar ook als een PDF-, Google Sheets-, Excel- of Word-document. Klik gewoon op de knop "Plus".
👋 Welkom & ijsbreker
- Hoe gaat het vandaag met je, hoe was je week tot nu toe?
📕 Onderwerpen Werknemer [naam]
- ...
👈 Onderwerpen voor leiderschap: Beoordelen
- Wat ging er goed in de afgelopen 2 weken?
- Wat waren de uitdagingen?
👈 Onderwerpen over leiderschap: Prioriteiten & doelen
- Wat zijn je belangrijkste prioriteiten voor de komende weken?
- Waar heb je mijn steun nodig?
🤚 Conclusie
- Is er nog iets anders dat je wilt bespreken?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Idee of onderwerp 2: Foutencultuur
Laten we nu overgaan op een idee of onderwerp dat een iets creatievere benadering van het één-op-één gesprek biedt.
Psychologische veiligheid is een belangrijke voorwaarde voor succesvolle teams. En om dit te verbeteren is een gezonde foutencultuur erg belangrijk. Het volgende idee gebruikt een afbeelding om je te helpen nadenken over het onderwerp "fouten maken" als leidinggevende met je medewerker. Natuurlijk is het het beste als je het plaatje combineert met de vragen.
Zoals je kunt zien, kun je dit sjabloon ook interactief gebruiken in de 1:1 vergadersoftware Echometer.
1:1 Vergaderidee: voorwaarts falen
Wanneer had je voor het laatst het gevoel dat je ergens een fout in had gemaakt?
Hoe reageerde je op deze fout?
Wat zou een constructieve kijk op deze "fout" zijn?
Wat zijn de volgende belangrijke fouten die je moet maken om dichter bij je doelen te komen?
Idee of onderwerp 3: Communicatie & spraakverspreiding
Het volgende onderwerp of idee is waarschijnlijk bijzonder interessant voor introverte werknemers.
De procedure is relatief eenvoudig: je kunt de grafiek gebruiken om te benadrukken hoe de spraakverdeling eruit ziet in gezonde, succesvolle teams. Als manager reflecteer je vervolgens samen met je medewerker op de rol die hij of zij hierin speelt.
1:1 vergaderidee: Communicatie
Waar zie je je team: Hoe zijn de bijdragen verdeeld?
Waar zie je jezelf? Welke rol speel je, afhankelijk van de bijeenkomst?
Wat zou een eerste stap zijn om ervoor te zorgen dat de bijdragen gelijkmatiger verdeeld worden binnen het team?
Idee of onderwerp 4: Leren van de besten
Soms vinden we het zelfs moeilijk om ideeën te bedenken over hoe we ons verder kunnen ontwikkelen. Dit idee kan helpen bij je één-op-één gesprek.
Zogenaamd "modelleren" is een van de meest primaire vormen van leren bij Homo sapiens: je kopieert gedrag van je directe soortgenoten.
En in het beste geval doe je dit met zo competent mogelijke collega's. De volgende oefening probeert precies dit effect te creëren door na te denken over de groep collega's van uw werknemer. Misschien moet een getalenteerde medewerker een ander team of project uitproberen?
1:1 vergaderidee: leren van de besten
Tegen wie in je team kijk je op en waarom?
Wat zijn de dingen die je wilt leren als je denkt aan je collega's in het bedrijf en daarbuiten?
Kom in contact met de mensen van wie je wilt leren.
Idee of onderwerp 5: Conflictvaardigheid
Het volgende onderwerp of idee is niet geschikt voor elk één-op-één gesprek. Het kan echter des te krachtiger zijn op het juiste moment: Namelijk wanneer je midden in of kort na een conflict zit.
Het idee hierachter is dat je nadenkt over het conflictgedrag van je directielid aan de hand van het conflictdiagram hieronder. Mijn ervaring is dat juist dit schema het makkelijker maakt om constructief over het onderwerp te praten.
1:1 vergaderidee: soorten conflicten
Noem een recent conflict dat je in je team had.
Bekijk de 5 verschillende conflictstijlen: Kunnen jouw gedrag en houding worden ingedeeld in een of meer van de conflictstijlen?
Hoe had je het conflict beter kunnen aanpakken?
Ideeën 6 en 7: Gezondheidscontroles als onderzoek
Naast bovenstaande ideeën en onderwerpen zijn er natuurlijk nog andere aspecten waarover je kunt nadenken in je beoordelingsgesprek.
Ik heb de afgelopen maanden met zo'n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt.
Veel leidinggevenden nemen af en toe kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.
Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:
- Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
- Nieuwe perspectieven aannemen
- Meetbaarheid van (zachte) KPI's zoals tevredenheid over een langere periode
En natuurlijk kun je dit idee ook gebruiken voor je één-op-één gesprek. Ik heb hier vijf stellingen voor je samengesteld die gericht zijn op het nadenken over belangrijke randvoorwaarden voor elke succesvolle medewerker.
Je kunt dit sjabloon ook als doc downloaden, maar nog beter is het volgende: In onze software voor één-op-één-gesprekken hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten in de loop van de tijd visualiseert als een metric en je tips geeft met een AI-assistent – voel je vrij om een kijkje te nemen zonder in te loggen via de knop hieronder.
⁉️ Stemmingscheck (akkoord van 1-7): Persoonlijke ontwikkeling
- "Mijn werktaken vorderen meestal heel snel, zelfs als er externe feedback nodig is."
- "Als ik suboptimaal gedrag waarneem, weet ik hoe ik mijn collega's daar constructief op kan wijzen."
- "Ik ontvang constructieve Feedback zowel voor mijn werk als voor mijn persoonlijke ontwikkeling."
- "Ik zie een aantrekkelijk carrièrepad voor me in het bedrijf." #Groei
- "De afgelopen weken heb ik vaak mijn Sterke punten aan het werk."
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer.
Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou.
En natuurlijk zijn er ook uitspraken die je mee kunt nemen als ideeën voor je één-op-één dialoog. Specifiek zijn hier 4 gedragsankers waarover je zou kunnen nadenken in een maandelijks of driemaandelijks één-op-één gesprek met je medewerker.
⁉️ Stemmingscheck (overeenkomst van 1-7): Leiderschapskwaliteit
- "Ik ben heel blij met mijn ploegleider." #Beroepstevredenheid
- "Mijn teamleider zoomt regelmatig uit om het hogere niveau te zien Team doelende strategie en de visie uit te leggen."
- "Mijn teamleider stelt dingen op een constructieve manier ter discussie." #Feedback #Leiderschap
- "Mijn teamleider geeft het goede voorbeeld van wat hij van ons als team verwacht." #Leiderschap
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om.
Als je meer creatieve input en ideeën wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog).
15 meer ideeën en sjablonen voor één-op-één gesprekken (als Doc, PDF etc.)
Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer ideeën voor één-op-één gesprekken die je vroeg of laat kunt gebruiken.
Ik bespreek bijvoorbeeld sjablonen voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.
We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)
Conclusie: De beste ideeën en onderwerpen voor 1-op-1 vergaderingen
Eén-op-één gesprekken mogen nooit saai zijn – dan is er iets mis. Tegelijkertijd moet je ze niet kunstmatig verlengen. Als je een goed plan en goede ideeën hebt voor je één-op-één gesprekken, dan zou het nooit zo ver moeten komen.
Maar er is één stukje wijsheid dat je niet mag vergeten: Er zijn talloze ideeën die je kunt uitproberen – maar het belangrijkste is dat je het gesprek afstemt op je werknemer.
Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je hier ook bij helpen. Als je hier meer over wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen.
"Waarom brengen mijn werknemers nooit onderwerpen mee naar de 1:1 vergaderingen?"
"In mijn 1:1 vergaderingen is het vervelend om aantekeningen te maken en je tegelijkertijd op de medewerker te concentreren."
"Ja, 1:1-gesprekken met mijn medewerkers zouden mijn belangrijkste afspraak moeten zijn – maar daar heb ik geen leidraad voor."
