Om succesvol aan de slag te gaan met Echometer zijn een paar begrippen bijzonder belangrijk:

Werkruimte

In Echometer heeft elke cliënt zijn eigen werkruimte. De werkruimte komt meestal overeen met de naam van je organisatie/werkgever. Je vindt de naam van je werkruimte linksboven in de zijbalk:

Alle teams zijn toegewezen aan één werkruimte. Echometer gebruikers kunnen lid zijn van meerdere werkruimten tegelijk.

Team

Beheerders van een werkruimte kunnen teams maken. De onderzoeken en retrospectieven vinden plaats in de teams. Links in de zijbalk worden alle teams weergegeven waarvan de geregistreerde gebruiker lid is:

Een gebruiker kan tegelijkertijd lid zijn van meerdere teams. Elk team heeft minstens één teambeheerder nodig.

Terugblik / Retro

De retrospectief is een teamworkshop die teams in Echometer gebruiken om hun samenwerking te evalueren en acties af te leiden. Voorafgaand aan de retrospectief verzamelt men feedback van zijn team in het kader van de enquête, om deze vervolgens in de retrospectief toe te lichten, te prioriteren en er acties uit af te leiden. Meer hierover in Wat is een retrospectief? en De fasen van een retrospectief .

Retro Mobiel

Teamleden hebben de mogelijkheid om deel te nemen aan de Retro via een mobiele telefoon. De Mobile Retro ondersteunt alle interactieve elementen en is perfect voor bijv. hybride terugblikken. Scan gewoon de QR-code aan het begin van Retro. 

(Health Check) Items

Zijn stellingen waarvoor in de enquête om instemming wordt gevraagd. Op de resultaten wordt vervolgens gereflecteerd in de teamretrospectieve. Er zijn items op team- en werkplekniveau. Afhankelijk van het niveau komen de resultaten na de retrospectieve terecht in het Team Health en Workspace Health Dashboard.

Team Gezondheid

Vat de resultaten van teamonderdelen uit eerdere onderzoeken en retrospectieven van een team samen.

Gezondheid op de werkplek

Vat de resultaten van de werkruimte-items over teams samen op het niveau van de werkruimte, analoog aan teamitems.

Persoonlijke feedback

Alle Echometer gebruikers hebben een persoonlijke feedback link. Door de link te delen, kan persoonlijke feedback worden verkregen van bijvoorbeeld collega’s.

Team enquête

Dit zijn enquêtes die verstuurd worden door teambeheerders om feedback te krijgen van het team. Enquêtes kunnen worden verstuurd als onderdeel van de voorbereiding van de retro, maar ook los van een retro. In beide gevallen is het mogelijk om de enquêteresultaten op te nemen in een retro. 

Maatregelen

Zijn To-Do’s die bijvoorbeeld aan het einde van een retrospectief kunnen worden gemaakt. Een handleiding voor het maken van goede maatregelen vind je in deze Blog Artikelen. 

De rechten in Echometer zijn gebaseerd op 3 rollen:

• Werkruimte beheerder

  • Creëert en beheert teams, workspace-leden en de workspace health rotatie.
  • Teambeheerders benoemen
  • Kan geen teams zien (inclusief hun retro-archief en bekijk hun Team Health resultaten) waarvan hij/zij geen lid is.

• Team Beheerder

  • Beheert teamleden en teamrotatie
  • Beheert de retrospectieve cyclus van het team (maakt en verstuurt teamenquêtes, start en navigeert retrospectives)
  • Kan extra teambeheerders aanstellen
  • Kan zowel de gezondheidsdashboards van het eigen team als van de werkruimte zien, maar kan de gezondheidsrotatie van de werkruimte niet bewerken.
  • Kan geen teams zien (inclusief hun retro-archief en bekijk hun Team Health resultaten) waarvan hij/zij geen lid is.

• Teamleden

  • Deelnemen aan teamonderzoeken en retrospectives
  • Bekijk de gezondheidsdashboards voor teams en werkplekken
  • Kan geen teams zien (inclusief hun retro-archief en bekijk hun Team Health resultaten) waarvan hij/zij geen lid is.

Een retrospective is een teamworkshop om na te denken over de samenwerking en deze te verbeteren.

In Echometer is de retrospectief een kernelement voor het initiëren en sturen van een continu verbeterproces - altijd met het team en de behoeften van de teamleden in het middelpunt.

Een uitgebreide introductie vind je hier: Wat is een retrospectief?

Meer informatie over het verloop van een retrospectief vind je in de Artikel over de fasen van een retrospectief.

Om een overzicht te krijgen van de mogelijkheden in Echometer, raden we je aan om onze Instructievideo’s.

Als beheerder van een werkruimte kun je nieuwe teams maken en vervolgens beheerrechten voor het team toewijzen aan een collega. Het team

De teambeheerder kan dan de andere teamleden toevoegen, de rotatie van de gezondheid van het team aanpassen en direct beginnen met de eerste enquête.

Om op de hoogte te blijven kun je je bij je registratie aanmelden voor de Echometer nieuwsbrief.

Als er nieuwe functies worden uitgebracht, verschijnt er een banner in Echometer die je hiervan op de hoogte stelt en je vraagt om de pagina opnieuw te laden om de nieuwe functies te activeren.

Je kunt een lijst met alle nieuwe functies vinden in onze Openbaar logboek met wijzigingen.

Je kunt ook deel uitmaken van onze Slack-community, waar we bij Echometer regelmatig updates geven over nieuwe functies of wijzigingen.

Wil je als eerste horen aan welke onderwerpen we op dit moment werken en verdere ontwikkelingen met ons bespreken?

Word dan lid van onze Slack Gemeenschap en wissel ideeën uit met gelijkgestemden over relevante onderwerpen. Gebruik Slack ook om verzoeken te doen, feedback en ondersteuning te geven of te ontvangen.

Heb je een fout gevonden in Echometer?

Je kunt ons schrijven via support [at] echometer.de of direct vanuit Echometer. Linksonder achter het vraagteken vind je een bijbehorend feedbackveld:

Wil je meer ondersteuning bij de introductie of uitrol van Echometer?

Neem gerust contact op met ons Customer Success-team om het potentieel van Echometer in uw teams te ontsluiten. We kunnen (tegen een meerprijs) ondersteuning bieden bij teamonboarding en workshops voor de uitrol van Echometer, of u doorverwijzen naar ervaren consultants uit ons netwerk.

Je team doet regelmatig langer over retrospectives dan gepland en je vraagt je af hoe je het tijdmanagement kunt verbeteren?

Hier zijn onze tips:

• Communiceer van tevoren met het team hoeveel tijd er beschikbaar is en vraag of iedereen bereid is om zich gedurende deze tijd volledig op de retro te concentreren.
• Probeer zo mogelijk halverwege te beginnen met het prioriteren van feedback. Zo blijft er na het prioriteren genoeg tijd over om te beginnen met het analyseren van de belangrijkste kwesties en het definiëren van maatregelen.
• Als onderwerpen buiten hun tijdslot dreigen te vallen, gebruik dan de timer in Retro om een tijdsvak in te stellen voor het onderwerp. Het aftellen is dan zichtbaar voor alle deelnemers in de retro en licht rood op als het afloopt:
  

Vraag je je af hoe jouw team zinvolle acties kan bedenken en hoe je die kunt volgen met Echometer?

Over maatregelen in retrospectieven hebben we gepubliceerd in een Blogartikel enkele tips en voorbeelden voor je samengevat. Neem een kijkje!

De retrospectieve in Echometer volgt de klassieke stappen uit het tekstboek:

• Inchecken
  Help je team bij de vergadering en zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om te spreken.
• Feedback verzamelen
  Verzamel de feedback en zorg ervoor dat iedereen de feedback op dezelfde manier begrijpt, zonder al te veel in detail te treden of acties af te leiden.
• Prioritering
  Laat het team beslissen welke onderwerpen meer ruimte moeten krijgen in de retro.
• Analyse en definitie van maatregelen
  Creëer ruimte om de geprioriteerde kwesties verder te analyseren en hieruit acties af te leiden.
• Check-Out
  Vat de resultaten samen en vraag feedback van het team over de retrospectieve.

Daarnaast is er in Echometer de stap “Bestaande maatregelen reviewen”, die je, afhankelijk van de instelling, voor of na het “Feedback verzamelen” kunt plaatsen.

Om het concept van het proces van een retrospectief beter te begrijpen, raden we je onze Blogartikel over het “5 Diamond Model”.

Tip: Je kunt whiteboards (rechtsonder in het menu) gebruiken om flexibel uit het format te breken en creatieve workshopindelingen in te voegen. Je kunt whiteboardsjablonen voorbereiden voorafgaand aan de terugblik en ze dan gebruiken:

Wij geloven dat de ‘Spotify Health Check’ niet de enige juiste manier is om de teamgezondheid te meten. In plaats daarvan moet je de thema’s van de Health Check aanpassen aan de behoeften van het team.

Dit is precies waar de Teamgezondheidsrotatie in Echometer voor bedoeld is. De items die gemarkeerd zijn in de itemspool worden opgenomen in de rotatie en komen om de beurt in de conceptonderzoeken terecht. Op deze manier verzamel je om de beurt feedback op de items.

Om de rotatie aan te passen, selecteer je de items die je in je Health Check wilt opnemen in de item pool. Gebruik de zoekbalk en de sjablonen (rechtsboven naast de zoekbalk) om geschikte items te vinden. Als je niet vindt wat je zoekt, kun je ook je eigen items toevoegen met de knop onder de lijst:

Wil je feedback krijgen van je team vóór de retrospective om tijd te besparen in de retrospective en teamleden genoeg tijd te geven om erover na te denken?

Met Echometer kun je eenvoudig enquêtes opzetten voor je team en profiteren van automatische rotatie van teamgezondheid. Je kunt ook inspiratie opdoen voor de open vragen uit de templates.

Zowel de items uit de rotatie als de open vragen uit de sjablonen kunnen individueel bewerkt worden.

De enquête wordt automatisch via e-mail naar alle teamleden gestuurd. Je kunt de enquêtelink ook handmatig kopiëren vanaf de teampagina.

Whiteboards in Echometer

Let op: er zijn verschillende soorten whiteboards in Echometer:

• Kunnen door gebruikers zelf worden gemaakt en elk door de makers worden ingevoegd in een retro(-prep)
• Worden bij gebruik gekopieerd naar een “Retro Whiteboard”, zodat de template zelf ongewijzigd blijft | | Retro schoolborden | * Zijn gebruikt in het kader van een retrospectief

• Kan worden bekeken na een retrospectief in het Retro Archief
• Blijven ook na de retro bewerkbaar (bijvoorbeeld voor break-out sessies buiten de retrospectief) | | Voorbereide retro whiteboards | - Zijn ook “Retro Whiteboards” die al voor de retrospectief in het kader van de retro-voorbereiding speciaal voor de komende sessie zijn gemaakt

• Ze blijven toegankelijk en bewerkbaar in het retroarchief (zelfs als ze niet in de retro zelf zijn gebruikt).
• Zijn alleen opgeslagen bij de retro en zijn dus niet opgeslagen als herbruikbare Whiteboard Template |

Sjablonen voor whiteboards

In de zijbalk links vind je het tabblad “Whiteboard Templates”. Hier kun je ofwel een kijkje nemen in de door Echometer ter beschikking gestelde Whiteboard Templates (zie Uitleg van de sjablonen hier), of zelfs je eigen sjablonen maken:

Retro schoolborden

Voorbereide retro whiteboards

Bij het voorbereiden van een retrospectief kun je ook whiteboards voorbereiden. Je kunt een whiteboardsjabloon gebruiken en deze aanpassen, of een nieuw leeg whiteboard openen:

Als je een whiteboardsjabloon selecteert, wordt er een kopie van deze sjabloon gemaakt voor de komende retro. De whiteboardsjabloon zelf wordt niet gewijzigd.

Open whiteboards in de retro

Als begeleider van een retrospectief kun je gemakkelijk de voorbereide whiteboards openen door rechtsonder op het whiteboardpictogram te klikken:

Je kunt ook een item op het Retro Canvas selecteren en er een whiteboard aan koppelen. De geselecteerde feedback wordt automatisch op dit whiteboard ingevoegd:

Als je Workspace Pulse Check Surveys gebruikt, genereert Echometer automatisch individuele enquêtes voor elk team om de openstaande vragen te behandelen. Zie details: Inzicht in werkplek-gezondheidsrotatie

Als teambeheerder zie je de Puls Check-enquêtes van je team in het tabblad “Enquêtes” van je team:

De enquêtes voor werkplekpulscontroles staan standaard 2 weken open nadat ze zijn aangemaakt en worden daarna automatisch gesloten. Als teambeheerder kun je de enquêtes echter ook handmatig sluiten voordat de 2 weken zijn verstreken. Doe dit natuurlijk alleen in overleg met je team.

De resultaten kunnen alleen worden bekeken als een enquête is gesloten.

Ook als de enquête nog open is, kun je de enquête al koppelen aan je komende retrospectief. Open hiervoor de enquête en klik op “Resultaten in Retro gebruiken”:

Attentie:

• Om een enquête aan een Retro te kunnen koppelen, moet je huidige retrospectief in het team de status “In voorbereiding” hebben en er mag nog geen andere enquête aan de retrospectief gekoppeld zijn.

• Als de huidige retrospectief in het team nog loopt, beëindig deze dan. Dan wordt automatisch de volgende retrospectief in de status “In voorbereiding” aangemaakt.

Je kunt zien of de enquête met succes is gekoppeld aan de retrospectieve door het gele vak met de verwijzing naar de gekoppelde enquête in de retrospectieve voorbereiding:

Naast de resultaten van de enquête kun je ook op een flexibele manier extra gezondheidscontrole-items of andere open vragen toevoegen aan het retrospectieve bord. Hoewel deze dan geen deel uitmaken van de enquête, kunnen ze gewoon worden beantwoord binnen de retrospectieve.

In deze video leer je hoe je de Pulse Check instelt op werkruimteniveau in Echometer en waar je op moet letten.

Hier volgt een korte samenvatting:

Waar is de hartslagmeter voor?

Met de Workspace Pulse Check kun je …

• Feedback ontvangen van geselecteerde teams
• Met een door de gebruiker gedefinieerd interval per item
• Zelfs als de teams geen retrospectives uitvoeren

Hoe werkt het?

De Workspace Pulse Check …

• Controleert of de polscontrole-items al beantwoord zijn door de teams in het gedefinieerde interval.
• Maakt een aangepaste Pulse Check-enquête voor elk team, die alleen de items bevat die nog niet zijn opgevraagd.
• De enquête automatisch naar de teamleden sturen (uitnodiging per e-mail)
• Sluit elke pulse check na 14 dagen en voegt de resultaten toe aan het dashboard van zowel het team als de werkruimte

Hoe stel je het in?

• Selecteer items en stel hun interval in
• Teams wel of niet opnemen in Workspace Health Rotation
• Activeer (alleen dan) de impulscontrole voor de werkruimte

Hier volgen enkele tips voor het instellen van een Health Check op werkplekniveau.

1. Belanghebbenden betrekkenEen Health Check dat verder gaat dan verschillende teams is interessant voor veel groepen mensen. Als je van plan bent om de Health Check werkplek op te zetten, moet je hen daarom vroegtijdig informeren. Typische stakeholders zijn: Teams, managers, eventueel HR en de ondernemingsraad.
2. Begin gewoonIn een Health Check op organisatieniveau zijn er veel belanghebbenden die invloed willen hebben op de identificatie van onderwerpen. Om niet vertraagd te worden door dit coördinatieproces, raden we aan om te beginnen met het minimale compromis en je te beperken tot zeer algemene onderwerpen zoals werktevredenheid of de ROI van agile meetings. De Health Check werkruimte kan op elk moment flexibel worden uitgebreid.
3. Minder is meer: Juist vanwege de vele stakeholders is de verleiding groot om heel veel onderwerpen in de Workspace Health Check op te nemen. Helaas leidt dit vaak tot overbelasting van de medewerkers als feedbackgevers en mogelijk tot “enquête-moeheid”. Houd dus ook na de start in gedachten om het aantal enquêteonderwerpen niet te overdrijven. Neem alleen Health Check Items op die echt relevant zijn.
4. Gebruik bestaande contextVeel bedrijven hebben bedrijfswaarden gedefinieerd. Deze bedrijfswaarden dienen optimaal als oriëntatie voor de Health Check-werkplek van Echometer, die daarbij als cultuurbarometer kan dienen. Door de bedrijfswaarden aan de orde te stellen, kan ook de betrokkenheid van HR en managers worden versterkt om Echometer actief op te zetten in teams in het hele bedrijf en zo de toegevoegde waarden breder in te zetten.

Naast de Workspace Health Check raden we je ook aan om een Team Health Check op te zetten.

In Echometer kun je naast de voorgestelde schaalitems ook je eigen items formuleren voor je Health Check.

Schaalitems zijn stellingen waarvoor in de enquête om instemming wordt gevraagd:

Hier moet je op letten bij het formuleren van je eigen schaalitems:

1. Het juiste formaat: Een Health Check-item wordt beantwoord op een schaal van “Helemaal mee oneens” tot “Helemaal mee eens”. Daarom kun je hier geen open vragen gebruiken. Voorbeeld van een open vraag: “Wat vind je van onze Daily de afgelopen weken?”, herformulering als schaalvraag voor de Health Check: “Onze Daily de afgelopen weken beviel me erg goed.”
2. Vraag over subjectieve indrukken: Een Health Check schaal-item is niet geschikt om objectieve feiten te bevragen. Voorbeeld: “Onze Dailys duren maximaal 15 minuten.” Deze meetwaarde is objectief meetbaar en is niet geschikt voor een Health Check. In plaats daarvan kun je met een Health Check schaal-item de moeilijk vast te leggen subjectieve indrukken vastleggen: “Onze Dailys zijn voor mij goed geïnvesteerde tijd.”
3. Concretiseer het raamwerk: Bij veel onderwerpen kan het referentiekader verschillend worden geïnterpreteerd. Bijvoorbeeld: “Wij stellen eisen constructief ter discussie.” In deze formulering is zowel open wie “wij” zijn en welke eisen bedoeld worden. Afhankelijk van het gewenste kader zou je dus kunnen concretiseren: “Als team bevragen we voor de implementatie van onderwerpen de eisen van onze Product Owner.”

Kijk ook eens naar onze tips voor het opzetten van Health Check’s in team- evenals Health Check’s op werkruimteniveau.

In Workspace Health vind je een overzicht van de teamoverschrijdende resultaten, die in verschillende diagrammen worden gepresenteerd.

Filter Teamgroepen

Als je teamgroepen hebt gedefinieerd, kun je op het dashboard filteren op deze teamgroepen. Je kunt alleen die teamgroepen filteren waarin ten minste 3 teams die niet zijn uitgesloten van de werkruimte, hebben deelgenomen aan de rotatie van de gezondheid van de werkruimte. Teamgroepen met 2 of minder teams kunnen dus niet worden geselecteerd bij het filteren:

Netwerkdiagram & afzonderlijke waarden

Het netwerkdiagram toont gemiddelde waarden over de categorieën van de items. Naast het gemiddelde kunnen de hoogste en laagste 10% worden weergegeven.

Daaronder staan de individuele waarden per categorie. Naast het huidige gemiddelde en de trend aan de linkerkant, toont de grafiek ook de tijdtrend met gemiddelde en top/onderste 10% aan de rechterkant:

Heatmap

De heatmap toont de resultaten van de teams per onderdeel per categorie.

• Grijze tegels hebben nog geen / geen actuele datapunten.
• Gekleurde tegels zijn gebaseerd op het huidige gemiddelde.

Als je de muisaanwijzer over een tegel beweegt, wordt het gemiddelde weergegeven. Met één klik worden de individuele resultaten in de loop van de tijd weergegeven onder de heat map.

Afhankelijk van de instellingen van de werkruimte kan de heatmap worden uitgeschakeld om de anonimiteit van de teams verder te beschermen.

Bij Workspace Health moet rekening worden gehouden met elke gebruiker. Tegelijkertijd moeten individuele personen niet dubbel worden gewogen. Dit gebeurt wanneer gebruikers in verschillende teams zitten. Daarom is er de mogelijkheid om teams uit te sluiten van de Workspace Health rotatie.

Een veelvoorkomend toepassingsgebied voor deze functie zijn teams die naast de vaste teams bestaan. In die gevallen zouden Workspace Health-items (voorheen “Echo Items”) dubbel worden opgevraagd voor teamleden, voor zover leden parallel ook in andere teams zitten. Concreet betreffen deze verdubbelingen vaak:

• Leiderschapsteams waarin leiders ook lid zijn van hun eigen teams
• Projectteams waarvan de deelnemers ook in functionele teams zitten
• Overlap tussen kraakpanden, gilden en chapters (in de organisatie van het Spotify-model).

Om teams uit te sluiten, selecteert u deze in de teamlijst van de Workspace Administration en selecteert u onder Acties “Uitsluiten van Workspace Health”.

Teams kunnen later ook weer worden toegevoegd.

Wil je de resultaten in het Workspace Health Dashboard graag wat nauwkeuriger filteren - bijvoorbeeld op functiegebieden of business units?

Dan zijn teamgroepen de oplossing. Selecteer de teams in de teamlijst van de Workspace Administration en selecteer onder Acties “In groep verplaatsen…”.

Als je al teamgroepen hebt gemaakt, selecteer dan een item uit de lijst of maak een nieuwe teamgroep:

Wil je regelmatig bepaalde onderwerpen in alle teams controleren? Dan helpt de Workspace Health Rotation je om precies dat te automatiseren.

De standaard rotatie-instelling

Als beheerder van een werkruimte kun je de rotatie van de gezondheid van de werkruimte aanpassen door de selectievakjes links van de items in te schakelen:

Standaard worden er altijd 2 van deze geactiveerde items uit de Workspace-Health-rotatie voorgesteld voor de retrospectieven van de teams. Team-admins kunnen deze voorgestelde items echter naar believen aanpassen, tenzij je de checkbox “Rotatie forceren” selecteert:

Selecteer vaste intervallen voor de rotatie per item

Je kunt ook extra vaste frequenties voor de items instellen:

• Wekelijks
• Elke 2 weken
• Maandelijks
• Elke 6 weken
• Driemaandelijks
• Halfjaarlijks
• Jaarlijks

Als je een interval selecteert, wordt dit item voorgesteld voor elke nieuwe retrospectieve van een team dat dit item nog niet heeft beantwoord binnen de geselecteerde periode.

De rotatielogica werkt dan als volgt:

• Items met een vaste frequentie worden maar precies één keer geregistreerd in de geselecteerde periode (bijv. driemaandelijks/jaarlijks).
• “Items zonder frequentie” zijn opvullers voor de 2 automatisch voorgestelde Workspace Health Items bij nieuwe team retrospectieven.
• “Items met vaste frequentie” hebben altijd voorrang op “Items zonder frequentie” om ervoor te zorgen dat de frequentie wordt aangehouden.
• Als er bijvoorbeeld maar 2 items zonder frequentie zijn, kunnen deze dus ook meerdere keren achter elkaar voor team-retrospectieven worden voorgesteld, als ze niet door “Items met frequentie” worden verdrongen.
• Als je de rotatie van de werkruimte aanpast, worden de enquêtes die al zijn gegenereerd niet beïnvloed.

Onze aanbeveling voor het gebruik van de Workspace Health rotatie

• Kies alleen een vaste frequentie voor de belangrijkste 2 tot 3 items en voeg een willekeurig aantal items toe met een open rotatie. Onthoud: hoe meer items rouleren, hoe minder vaak je actuele gegevens over de items ontvangt.
• Als je te veel items met een vaste frequentie kiest, verschijnen de items uit de open rotatie (afhankelijk van de retro-interval van de teams) misschien helemaal niet.

Aparte onderzoeken voor polscontroles van werkplekken

Jullie willen de Workspace-items liever apart en niet per se als onderdeel van de team-retrospectieven bevragen? Geen probleem, activeer dan de “Workspace Puls-Check”.

De pulse check werkruimte genereert automatisch enquêtes en controleert in alle teams welke items in het geselecteerde interval nog niet zijn beantwoord door het team. Alle werkruimte-items die in het geselecteerde interval nog niet zijn beantwoord, worden vervolgens opgenomen in de pulscontrole-enquête van het team.

Met de Workspace Pulse-Check zorg je er dus voor dat alle Workspace Items met een frequentie van alle teams worden beantwoord - zelfs als deze binnen het interval geen retrospectief hebben uitgevoerd.

Meer details en een instructievideo: Impulscontrole werkruimte

Hier volgen enkele tips voor het opzetten van een Health Check op teamniveau.

1. Begin gewoon: Je hoeft geen psycholoog te zijn om een Team Health Check op te zetten - ook al zou het natuurlijk wel helpen. Echometer maakt het je heel gemakkelijk door de templates, om uit de voorgestelde Team Health Check Items te kiezen. Daarom onze aanbeveling: begin gewoon en verzamel eerste ervaringen in het team, voordat je probeert de Team Health Check te perfectioneren!

2. Focus op de essentieIn plaats van direct te vragen naar een groot aantal deelaspecten, kun je beter beginnen met relatief algemene uitspraken. Op deze manier kun je na de eerste resultaten de punten nauwkeuriger specificeren als blijkt dat er actie nodig is. Voorbeeld van een algemene uitspraak over communicatie:

   • “Ik ben altijd op de hoogte van alle nieuws dat relevant is voor mijn werk.”
   • Voorbeeld van deelaspecten die indien nodig kunnen worden opgenomen:
   • “In onze Dailies worden alle belangrijke updates gedeeld.”
   • “Indien relevant, wordt nieuws in het team ook asynchroon effectief gedeeld.”
   • “Relevant nieuws uit de organisatie wordt snel genoeg ook in het team gecommuniceerd.”
   • Door in het algemeen te beginnen, kun je de omvang van het Team Health Check klein houden en individueel uitbreiden naargelang de werkelijke behoeften van het team. Als problemen na verloop van tijd worden opgelost, kun je de deelaspecten ook uit de Team Health Check rotatie halen.

3. Bestaande items in twijfel trekkenWorden sommige Health Check items altijd constant beoordeeld en leveren ze zelfs achteraf geen nieuwe reflecties meer op? Overweeg dan om dit item uit de rotatie te halen.

4. Items aanpassen aan uitdagingen in het team: Heeft jouw team actuele uitdagingen of specifieke problemen? Maak je eigen Team Health Check Items, die precies op deze uitdagingen ingaan. Het loont de moeite om ook eens in het team te vragen: “Wat zijn onze grootste uitdagingen in het team en hoe moeten we onszelf en onze samenwerking veranderen om deze uitdagingen te overwinnen?” De resultaten van een brainstorm hierover kunnen je waardevolle impulsen geven om je Team Health Check aan je team aan te passen.

Lees meer over hoe je Eigen schaal Items voor je Team Health Check.

In Echometer kun je naast de voorgestelde schaalitems ook je eigen items formuleren voor je Health Check.

Schaalitems zijn stellingen waarvoor in de enquête om instemming wordt gevraagd:

Hier moet je op letten bij het formuleren van je eigen schaalitems:

1. Het juiste formaat: Een Health Check-item wordt beantwoord op een schaal van “Helemaal mee oneens” tot “Helemaal mee eens”. Daarom kun je hier geen open vragen gebruiken. Voorbeeld van een open vraag: “Wat vind je van onze Daily de afgelopen weken?”, herformulering als schaalvraag voor de Health Check: “Onze Daily de afgelopen weken beviel me erg goed.”
2. Vraag over subjectieve indrukken: Een Health Check schaal-item is niet geschikt om objectieve feiten te bevragen. Voorbeeld: “Onze Dailys duren maximaal 15 minuten.” Deze meetwaarde is objectief meetbaar en is niet geschikt voor een Health Check. In plaats daarvan kun je met een Health Check schaal-item de moeilijk vast te leggen subjectieve indrukken vastleggen: “Onze Dailys zijn voor mij goed geïnvesteerde tijd.”
3. Concretiseer het raamwerk: Bij veel onderwerpen kan het referentiekader verschillend worden geïnterpreteerd. Bijvoorbeeld: “Wij stellen eisen constructief ter discussie.” In deze formulering is zowel open wie “wij” zijn en welke eisen bedoeld worden. Afhankelijk van het gewenste kader zou je dus kunnen concretiseren: “Als team bevragen we voor de implementatie van onderwerpen de eisen van onze Product Owner.”

Kijk ook eens naar onze tips voor het opzetten van Health Check’s in team- evenals Health Check’s op werkruimteniveau.

Wil je de Teamgezondheidsmeting van je team aanpassen? Dat kan heel eenvoudig met de teamsjablonen en de rotatie.

In het kort een paar definities

• Itemrotatie: De itemrotatie is gebaseerd op de selectie van items voor je team. Alle geselecteerde items worden afwisselend ingevoegd in de enquêteontwerpen voor je retrospectives. Eenmaal geconfigureerd genereert de rotatie automatisch een voorstel voor de volgende enquête, dat je kunt aanpassen.
• Team sjablonen: Echometer biedt team sjablonen om het makkelijker te maken om item rotatie in te stellen. Team templates bevatten een voorselectie van items en kunnen worden geselecteerd bij het instellen van het team.

Opmerking: Om Teamgezondheid aan te passen, heb je Teambeheerdersrechten nodig.

Navigeer naar de pagina “Team Health” en selecteer daar de knop “Rotatie bewerken”.

Hier kun je kiezen of je (1) met een teamsjabloon wilt werken, (2) individuele items wilt zoeken of (3) je eigen item wilt maken.

De teamsjablonen bevatten geselecteerde vragen over een specifiek onderwerp. Je kunt de vragen direct opnemen in je itemrotatie.

In het tabblad “Zoeken & Filteren” kun je met trefwoorden naar items zoeken en deze filteren op bepaalde thema’s. Via de knop “Toevoegen” kunnen de items in de itemrotatie worden opgenomen. Voor elk item wordt direct weergegeven of het al in je itemrotatie zit en wanneer het voor het laatst is opgevraagd. Als je een item uit je rotatie wilt verwijderen, kun je dat doen via de knop “Verwijderen”.

Heb je een item in gedachten waarvoor je geen passende formulering in de lijst kunt vinden? Geen probleem, maak dan onder het punt “Eigen item” een individueel item:

Geef bij het aanmaken van een item indien nodig direct een Duitse en Engelse vertaling op. De nieuwe items worden in de categorie “Eigen items” bovenaan de lijst toegevoegd.

Wil je je team uitbreiden, mensen eruit halen of de rol van teambeheerder toewijzen/verwijderen?

Navigeer hiervoor naar de lijst met teamleden in de teaminstellingen:

1. Onder de lijst met teamleden vind je de knop om nieuwe teamleden toe te voegen.
2. Rechts in de lijst kun je via de “x” teamleden uit het team verwijderen.
3. De badge in de lijst wordt gebruikt om de beheerdersrol toe te wijzen:
   a) Verschijnt bij een lid de groen-omrande knop ”+ Admin”, dan betekent dit dat deze persoon momenteel geen team-adminrechten heeft. Met een klik op de knop voeg je deze rechten toe.
   b) Verschijnt de groen-gevulde knop “Team Admin”, dan heeft deze persoon momenteel team-adminrechten. Als je met de muis over de knop beweegt, wordt de knop rood en kun je met een klik de admin-rechten verwijderen. De persoon blijft dan als normaal teamlid geregistreerd.

Om de teamleden te kunnen bewerken, moet je zelf teambeheerdersrechten hebben. Als je deze rechten niet hebt, kun je op zijn minst in de teaminstellingen kijken om te zien wie op dit moment de teambeheerder is.

Opmerking: Een team in Echometer moet altijd minstens één team-admin hebben. Je kunt zoveel mensen benoemen als je wilt als team-admin.

Om je toegang te verwijderen, log je eerst in bij de Echometer-app: https://my.echometerapp.com/

Tips

• Als je niet weet welk e-mailadres je hebt gebruikt om je account aan te maken, controleer dan je inbox om te zien van welk e-mailadres je de Echometer meldingen hebt ontvangen. Gebruik dit e-mailadres om in te loggen.
• Mocht je geen toegang meer hebben tot je wachtwoord, klik dan op “Login-link aanvragen”. Je ontvangt dan een e-mail met een link die je direct inlogt in Echometer.

Zodra je bent aangemeld, klik je linksboven op je naam en klik je vervolgens op “Account-Einstellungen”:

Scrol in de accountinstellingen naar beneden naar de “Danger Zone” en klik op “Account löschen”:

Om de verwijdering te bevestigen, wordt je opnieuw gevraagd je wachtwoord in te voeren.

Kan ik mijn account verwijderen als er geen wachtwoord is ingesteld?

Ja. Mocht je geen wachtwoord hebben, of het niet kennen, dan kun je in de accountinstellingen eenvoudig onder “Passwort” een nieuw wachtwoord instellen en dit direct gebruiken om de verwijdering van de account te bevestigen.

Als je problemen hebt met het verwijderen van je account, neem dan contact met ons op via support [at] echometer.de.

Echometer is momenteel beschikbaar in het Duits en Engels. Hier lees je hoe je de taal kunt veranderen:

In het menu

Beweeg de muis over je gebruikersnaam in de linkerbovenhoek en selecteer de gewenste taal in het menu:

In het onderzoek

Om de taal in de enquête te wijzigen, klik je gewoon op de taal in de rechterbovenhoek:

Opmerking: Als de Team Admin de enquête verstuurt, wordt de op dat moment geselecteerde taal gebruikt voor de e-mail en de enquête als de ontvangers zelf nog geen taal hebben geselecteerd in Echometer, of nog niet geregistreerd zijn in Echometer.

In de retro

In Retro kun je de taal wijzigen door op de drie puntjes in de rechterbovenhoek te klikken en dan de juiste taal te selecteren:

Open je accountinstellingen door met je muis over je naam en e-mailadres te gaan in de menubalk linksboven en het item in de lijst te selecteren.

Hier kun je een profielfoto uploaden en je naam wijzigen:

Tip: Je kunt je naam ook wijzigen in een retro door op je naam te klikken in de deelnemerslijst in de zijbalk aan de rechterkant en op de knop Bewerken te klikken:

Als je bent ingelogd in je Echometer account en je wilt je wachtwoord wijzigen, dan kun je dit doen via je accountinstellingen. Je kunt deze vinden door met je muis over je naam en e-mailadres te gaan in de menubalk linksboven en het item in de lijst te selecteren.

Je kunt nu je nieuwe wachtwoord hier invoeren en opslaan:

Je wachtwoord vergeten en geen toegang tot je account?

Ook geen probleem. Gebruik bij het inloggen gewoon de mogelijkheid om een “Login-link” te genereren door na het invoeren van je e-mailadres op “Wachtwoord vergeten” te klikken:

Echometer stuurt je dan een link om een nieuw wachtwoord in te stellen voor je account.

Als je na 5 minuten nog steeds geen e-mail hebt ontvangen, neem dan contact op met support [at]. echometer.de

De belangrijkste feiten in het kort:

• Echometer wordt gehost op de Telekom Open Cloud en uitsluitend binnen de EU.
• De gegevens van de klanten zijn zowel tijdens het transport als in de database “at rest” versleuteld.
• Echometer legt zijn Technische en Organisatorische Maatregelen (kortweg “TOM’s”) in het kader van zijn verwerkersovereenkomst (kortweg “AVV”) open, die als bijlage van elk SaaS-contract wordt vermeld. De AVV is hier online te bekijken.

Als je vragen hebt over IT-beveiliging en de GDPR bij Echometer, kun je altijd contact opnemen met onze e-mailondersteuning: privacy[at]echometer.de

Alleen Workspace-beheerders kunnen gebruikers uit Echometer verwijderen. Ga hiervoor naar de Workspace-administratie onder “Workspace-leden” en selecteer de persoon uit de lijst.

In het vervolgens geopende venster klikt u eenvoudigweg op “Verwijderen” en bevestigt u de actie. Belangrijk: Als de gebruiker de enige beheerder van een team is, moet er eerst een andere beheerder voor dit team worden aangewezen of het team worden gearchiveerd.

Soorten facturen

Controleer eerst welk type facturering voor jou relevant is:

• Variant 1: Facturering op basis van teamlicenties (huidige standaard sinds maart 2023)
• Variant 2: Facturering op basis van gebruikerslicenties (standaard voor klanten die vóór maart 2023 zijn gestart en voor individuele Enterprise-contracten)

Variant 1: Teamlicenties

Elk team in de werkruimte wordt gefactureerd als een service-eenheid. Als een team niet langer nodig is, kun je het archiveren. Gearchiveerde teams worden niet gefactureerd.

Facturen voor teamlicenties

De facturen kunnen worden gedownload onder “Workspace instellingen>Algemeen”

Variant 2: Gebruikerslicenties

Alle gebruikers die toegang hebben tot een werkruimte tellen mee als werkruimte-leden.

Voor de facturering zijn op hun beurt alleen “actieve Workspace-leden” relevant. Als actief worden die Workspace-leden beschouwd die in een actief team zijn opgenomen. Als “actief team” worden alle teams beschouwd die niet zijn gearchiveerd.

Je kunt inactieve teams dus eenvoudig archiveren onder “Workspace Settings>Teams” en daarmee worden hun leden de volgende maand niet meer gefactureerd.

In het Workspace-beheer onder “Workspace-leden” kunnen de actuele gebruikersaantallen worden ingezien en bovendien kan een export van de gefactureerde licentiehouders op maandelijkse basis worden gedownload:

Facturen voor gebruikerslicenties

Facturen worden als PDF via e-mail naar een afgesproken postvak verzonden. Om dit postvak te wijzigen, kunt u contact opnemen met “accounting at echometer.de”.

Tip: Inactieve leden verwijderen

Tip: Met de knop “Inactieve Workspace-leden verwijderen” kunnen inactieve leden (dus gebruikers die niet in een actief team zijn opgenomen) met één klik worden verwijderd. Zodra ze zijn verwijderd, hebben ze geen toegang meer tot de inhoud van de Workspace.

Echometer ondersteunt de SAML-authenticatiestroom. SAML is alleen verantwoordelijk voor de authenticatie - het biedt een stroom voor het leveren en synchroniseren van gebruikers tussen Echometer en de aangesloten federatie.

SAML SSO voorbeeld use case

Het bedrijf “BigSoftware Corp.” wil Echometer gebruiken met zijn medewerkers. Alle medewerkers hebben al een gebruikersaccount in het login-portaal van het bedrijf BigSoftware, dat het gebruik als SAML Identity Provider (IDP) ondersteunt.

Echometer kan nu de IDP van BigSoftware koppelen aan de Echometer workspace die is ingericht voor BigSoftware. BigSoftware kan nu per gebruiker instellen welke gebruikers mogen inloggen op Echometer door simpelweg hun IDP-instellingen aan te passen.

SAML SSO instellen in Echometer

Navigeer in je Echometer werkruimte naar Werkruimte-instellingen>Integraties.

Om SAML in te stellen voor je werkplek, heb je de Echometer Business of Enterprise versie nodig. In de gratis versie of de Pro-versie word je geïnformeerd over de benodigde upgrade.

Je kunt nu hier de instellingen maken:

In de instellingen kun je bijvoorbeeld aangeven of inloggen met SSO moet worden afgedwongen voor alle of enkele workspace-leden.

Met de JIRA-integratie in Echometer kunnen in Echometer aangemaakte maatregelen worden aangemaakt in een JIRA-project.

De JIRA-integratie moet eerst worden ingesteld door een Workspace-beheerder. Hiervoor navigeer je in het Workspace-beheer naar ‘Integraties’ en voeg je de link van je JIRA-instantie toe.

Zodra de JIRA-integratie voor de werkruimte is geactiveerd, kan elke gebruiker zijn toegang activeren in de accountinstellingen. Je kunt de accountinstellingen vinden door met de muis over je naam en e-mailadres te gaan in de menubalk linksboven en het item in de lijst te selecteren:

Onderaan de accountinstellingen vind je de knop om jezelf te authenticeren met JIRA:

Na een succesvolle instelling verschijnt er een extra optie bij het aanmaken van maatregelen, die kan worden gebruikt om het aanmaken van de maatregel in JIRA te configureren:

Daarnaast kunnen de maatregelen die zijn aangemaakt in JIRA direct worden geopend via de Echometer maatregel:

Echometer kan worden geïntegreerd met alle versies van zelf gehoste Jira-instanties die nog worden ondersteund door Atlassian en Jira Cloud. Houd er rekening mee dat de toegang tot Jira niet mag worden geblokkeerd (bijvoorbeeld door een firewall).

Heb je problemen met de installatie? Neem dan contact op met onze ondersteuning!

Echometer is een web app en draait in de browser van de gebruiker. Echometer ondersteunt alle moderne browsers, bijvoorbeeld Safari, Chrome, Edge, Firefox en Opera.

Echometer kan zonder beperkingen worden gebruikt op tablets en pc’s (Windows, Linux en Mac). In tegenstelling tot de enquêtes is de lay-out van de menunavigatie en de terugblik niet mobiel geoptimaliseerd voor smartphones.

Belangrijke opmerking: Internet Explorer is geen “moderne browser”, maar zoals Microsoft zelf zegt een compatibiliteitsoplossing voor verouderde software. Daarom wordt deze niet ondersteund.

Heeft jouw organisatie om “historisch gegroeide redenen” meerdere workspaces in Echometer en wil je nu alle teams naar een gezamenlijke workspace migreren?

Zo werkt de migratie van een team van een oude naar een nieuwe werkruimte:

• Zorg ervoor dat je de benodigde rechten hebt: Je moet een workspace admin zijn in zowel de oude als de nieuwe workspace.
• Navigeer nu naar de teamlijst van het werkruimtebeheer en open de instellingen van het te migreren team in het lijstmenu:
  
• Navigeer naar de “gevarenzone” van de teaminstellingen en selecteer daar de workspace waarnaar je het team wilt verplaatsen. Zie je de gewenste nieuwe workspace niet, dan komt dat doordat je geen workspace-admin van de nieuwe workspace bent.
• Bij de migratie kun je het selectievakje “Teamleden behouden en in nieuwe workspace vrijgeven” gebruiken, zodat de teamleden automatisch worden toegevoegd. Bij activering van de functie wordt direct weergegeven hoeveel nieuwe teamleden de nieuwe workspace door de migratie van het team zou winnen.
• Als het selectievakje niet is ingeschakeld, blijven alleen de teamleden in het team die al lid waren van de nieuwe werkruimte vóór de migratie van het team.