Stel je voor dat je buiten staat onder een sterrenhemel. Ergens in de verte zie je een kampvuur flikkeren – Je weet dat er iemand is, maar de afstand maakt het moeilijk om echt te weten hoe het met ze is.
Dit is precies hoe leiderschap op afstand kan voelen: Je ziet elkaar in videogesprekken, werkt samen, maar door de afstand tast je op de een of andere manier in het duister. Eén-op-één-gesprekken tussen managers en werknemers op afstand zouden "kampvuurmomenten" moeten zijn, waarbij beide partijen in het beste geval – kunnen opwarmen, zich beter voelen en een gevoel van vooruitgang hebben.
Daarom heb ik in deze tekst een aantal verfrissende vragen verzameld die je aan je werknemers op afstand kunt stellen voor een goed gesprek.
Of het nu in een digitaal of virtueel één-op-één gesprek is, één-op-één gesprekken bieden ruimte voor feedback en dus persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je goede vragen die je kunt gebruiken in je wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse één-op-één gesprekken op afstand met je directieleden om goede gesprekken te voeren.
Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één meetings (virtueel of op locatie) eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.
6 praktische tips voor één-op-één vergaderingen op afstand
Volgens de Harvard Business Review beoordeelt bijna de helft van de werknemers hun één-op-één gesprekken als suboptimaal (HBR, 2022). En stel je nu voor dat je ze ook op afstand doet – dat maakt het er waarschijnlijk niet makkelijker op.
Zoals je in de afbeelding kunt zien, zijn er veel extra uitdagingen als je op afstand leiding geeft. Om je te helpen deze te overwinnen, wil ik je een paar praktische tips geven voordat we verder gaan met onze lijst met vragen voor je Remote Direct Reports.
1. gebruik het "weerbericht" van de camera 🌤️
In plaats van te beginnen met "Hoe gaat het?" (wat vaak gevolgd wordt door een ongemotiveerde "Prima"), vraag: "Hoe is het vandaag met je innerlijke weer? Zonnig, bewolkt of stormachtig?" Dit verlicht de stemming, geeft ruimte voor echte emoties en helpt om de dynamiek van het gesprek beter in te schatten.
2. verandering van locatie voor meer duidelijkheid 🚶♂️
Overweeg of een andere locatie dan je normale werkplek mogelijk is voor je één-op-één vergadering. Andere locaties helpen je immers om je meer bewust te worden van de 1:1 en om mentaal uit de dagelijkse sleur te komen. Bij Echometer houden we ook één-op-één gesprekken die minder operationeel en meer strategisch zijn of voor reflectie tijdens doorloopgesprekken via – - dit zijn hele creatieve gesprekken!
3. "Het ene grote onderwerp" in plaats van te veel kleine dingen 🎯
In plaats van een checklist af te werken, vraag je: "Als je vandaag – maar één ding zou kunnen aannemen of verduidelijken, wat zou dat dan zijn?" Dit brengt je meteen naar het belangrijkste punt.
4. "Als ik vandaag zou verdwijnen...?" 👀
Stel de vraag: "Als ik plotseling een maand weg zou zijn als manager – wat zou je missen, wat zou je anders doen? Wat zou je vooraf willen weten?" Dit zal je ook helpen om met een nieuw perspectief te focussen op de belangrijkste punten.
5. "chatmodus" activeren voor verlegen werknemers 💬
Als je erg verlegen werknemers hebt, kan het volgende een experiment waard zijn: Je voert je 1:1 gesprek als live chat. Onderwerpen worden schriftelijk behandeld met minder drempels. Je kunt langer en zonder tijdsdruk nadenken over vragen. Het is het proberen waard.
"Waarom brengen mijn werknemers nooit onderwerpen mee naar de 1:1 vergaderingen?"
"In mijn 1:1 vergaderingen is het vervelend om aantekeningen te maken en je tegelijkertijd op de medewerker te concentreren."
"Ja, 1:1-gesprekken met mijn medewerkers zouden mijn belangrijkste afspraak moeten zijn – maar daar heb ik geen leidraad voor."
6e "Ik raad jouw week" spel 🎭
Begin met: "Laat me raden hoe jouw week voelde...". Noem vervolgens drie opties ("Je was superproductief", "Alles was chaotisch", "Je had een dieptepunt"). Dit zorgt voor een speelse inleiding en opent het gesprek. Je kunt het natuurlijk ook omdraaien en je medewerker jouw week – laten raden - je kunt zelfs antwoordopties geven.
7. Sluit de vergadering af met een minipreview 🎬
Vraag in plaats van "Tot volgende week": "Wat is het enige waar je naar uitkijkt tot de volgende 1:1?". Dit helpt je om de vergadering met een positief gevoel te verlaten.
Deze tips zouden het een-op-een gesprek voor jou als leidinggevende of baas veel gemakkelijker moeten maken. Laten we nu verder gaan met onze lijst met vragen.
Goede standaard één-op-één vergadering vragen
Vooral managers van werknemers op afstand hebben een grotere verplichting om naar het welzijn van hun directe collega's te vragen. Want in het dagelijks leven zijn er natuurlijk veel minder aanwijzingen voor het welzijn van je teamleden als je ze niet regelmatig persoonlijk tegen het lijf loopt.
Ik heb hier een aantal vragen samengesteld voor deze use case en andere algemene gebieden.
✅ Algemene vragen over één-op-één vergaderingen
- Hoe gaat het nu (echt) met je?
- Op een schaal van één (heel slecht) tot tien (heel goed), hoe voel je je nu?
- Hoe gefocust ben jij op dit moment op een schaal van 1 tot 10? En waarom?
- Wat gaat er nu door je hoofd?
- Wat houdt je op dit moment tegen op je werk?
- Wat gaat er op dit moment goed voor je?
- Wat gaat er momenteel niet zo goed?
🧑🎨 Creatieve één-op-één gespreksvragen
- Als je je stemming zou moeten karakteriseren als een weersvoorspelling met betrekking tot het project, je werk in het algemeen en je taken, hoe zou die er dan uitzien?
- Hoe vaak voel je je overweldigd of gestrest op je werk? In welke situaties?
- Hoe ziet een goede pauze er voor jou uit (frisse lucht, schermen...)?
- Wat doe je op dit moment dat je nergens brengt?
- Je krijgt een toverstaf en mag één wens doen met betrekking tot je werk: Wat zou je wensen (behalve een hoger salaris)?
- Wat heb je op dit moment nodig om beter te worden?
- Wat was je grootste uitdaging gisteren (of vorige week enz.)?
Verfrissende 1:1 vergadervragen voor werknemers op afstand
Naast de meer algemene onderwerpen hierboven, zijn er nog enkele andere onderwerpen die bijzonder relevant zijn voor werknemers op afstand.
Dit zijn bijvoorbeeld de onderwerpen communicatie, hulpmiddelen of de balans tussen werk en privé. Ik heb ook een aantal voorgestelde vragen voor je.
🤖 Op afstand 1-op-1 vragen stellen over bronnen
- Hoe tevreden ben je met de inrichting van je thuiskantoor?
- Op welke momenten voel je je verloren of ongeorganiseerd?
- Zijn er technische of ergonomische uitdagingen waar je je aan stoort?
- Welke tools of processen zouden je werk efficiënter kunnen maken?
- Zijn er processen die je onnodig ingewikkeld vindt?
- Welke teamrituelen of -indelingen mis je in onze opstelling op afstand?
- Zijn er teamevenementen of -activiteiten die je graag zou willen uitproberen?
- Welke middelen of ondersteuning heb je nodig om productiever te werken?
🤩 1-op-1 vragen op afstand over de subjectieve situatie
- Hoe goed voelt u zich betrokken bij teamvergaderingen en -besprekingen?
- Wanneer heb je voor het laatst in alle rust een praatje kunnen maken met een collega?
- Hoe goed slaag je erin om werk en privé in balans te houden?
- Voel je je momenteel overwerkt, onderbelast of precies goed?
- Waar krijg je energie van en waar put je energie uit in je dagelijkse werk?
- Hoezeer voel je je deel van het team? En de bedrijfscultuur?
- Hoe goed geïnformeerd voelt u zich over beslissingen van het bedrijf?
- Hoe ervaar je de teamgeest in onze externe omgeving?
- Wat is een onderwerp dat je al een tijdje bezighoudt?
- Welke vraag moet ik je stellen die ik nog niet eerder heb gesteld?
Eén-op-één gespreksvragen voor werknemers op afstand over het onderwerp soft skills
Als supervisor ben je vooral afhankelijk van de soft skills van je werknemers om het gebrek aan persoonlijk contact te compenseren, vooral als je op afstand leiding geeft.
Zachte vaardigheden kunnen ook weerspiegeld en verbeterd worden door je werknemers op afstand de juiste vragen te stellen. Hier zijn enkele voorbeelden.
🫣 1 op 1 vragen over zachte vaardigheden – Reflectie
- Wanneer heb je eraan gedacht om een vraag te stellen in ons team(vergadering), maar het niet gedaan? Wat hield je tegen?
- Wat zou je anders doen als je 100% vertrouwen in jezelf had?
- Hoe zou je leven veranderen als je meer zelfvertrouwen had in 20%?
- Wanneer had je voor het laatst het gevoel dat je ergens een fout in had gemaakt? Wat zou een constructieve manier zijn om naar deze "fout" te kijken?
- Wanneer had je voor het laatst hulp nodig op je werk? Wanneer heb je collega's daadwerkelijk om hulp gevraagd? Hoe heb je het gevraagd en hoe reageerden ze?
- Reflecteer: Wat zijn goede redenen om "nee" te zeggen als iemand je vraagt iets te doen?
- Waar zie je je team: Hoe zijn de bijdragen verdeeld? Waar zie je jezelf? Welke rol speel je, afhankelijk van de bijeenkomst?
- Welke inspanningen kun je in de nabije toekomst leveren om je relaties met collega's te verbeteren? Welke verbeteringen zouden de meest positieve invloed op je werk hebben?
🤩 1 op 1 vragen over soft skills – Verder ontwikkelen
- Welk advies zou je je jongere zelf geven?
- Wat is de belangrijkste tip die je in je leven hebt geleerd voor "goede communicatie"?
- Wat heb je onlangs geleerd? Hoe verhouden je huidige vaardigheden zich tot de vaardigheden die je 6 of 12 maanden geleden had?
- Welke vaardigheden zouden je op dit moment het meest helpen op je reis naar persoonlijke ontwikkeling?
- Hoe kunnen we de feedbackloops tussen jou en je belanghebbenden verbeteren? (bijv. proactiever de voortgang delen, eerder om feedback vragen, feedback beter documenteren)
- Over welke onderwerpen kun jij anderen coachen? Wie zou kunnen profiteren van jouw feedback?
- In welke situaties vind je het makkelijk om je mond open te doen en conflicten of problemen in het team aan te pakken?
- Welke persoon in het team zou je beter willen leren kennen?
Gezondheidsenquêtes als interactieve 1:1-gespreksvragen
Na het interviewen van ongeveer 100 managers over hun 1-op-1 vergaderingen in de afgelopen maanden, heb ik een patroon opgemerkt.
Veel leidinggevenden nemen af en toe kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.
Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:
- Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
- Nieuwe perspectieven aannemen
- Meetbaarheid van (zachte) KPI's zoals tevredenheid over een langere periode
En natuurlijk kun je dit idee ook bijzonder goed gebruiken in je één-op-één gesprekken met medewerkers op afstand. Ik heb hier vijf stellingen voor je samengesteld die gericht zijn op het nadenken over belangrijke randvoorwaarden voor elke succesvolle medewerker.
Je kunt dit sjabloon ook als doc downloaden, maar nog beter is het volgende: In onze software voor één-op-één-gesprekken hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten in de loop van de tijd visualiseert als een metric en je tips geeft met een AI-assistent – voel je vrij om een kijkje te nemen zonder in te loggen via de knop hieronder.
⁉️ Stemmingscheck (akkoord van 1-7): Persoonlijke ontwikkeling
- "Mijn werktaken vorderen meestal heel snel, zelfs als er externe feedback nodig is."
- "Als ik suboptimaal gedrag waarneem, weet ik hoe ik mijn collega's daar constructief op kan wijzen."
- "Ik ontvang constructieve Feedback zowel voor mijn werk als voor mijn persoonlijke ontwikkeling."
- "Ik zie een aantrekkelijk carrièrepad voor me in het bedrijf." #Groei
- "De afgelopen weken heb ik vaak mijn Sterke punten aan het werk."
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer.
Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou.
En natuurlijk zijn er ook uitspraken die je mee kunt nemen naar je één-op-één gesprek op afstand. Specifiek zijn hier 4 gedragsankers waar je regelmatig bij stil kunt staan in bijvoorbeeld een wekelijks of maandelijks één-op-één gesprek met je medewerker.
⁉️ Stemmingscheck (overeenkomst van 1-7): Leiderschapskwaliteit
- "Ik ben heel blij met mijn ploegleider." #Beroepstevredenheid
- "Mijn teamleider zoomt regelmatig uit om het hogere niveau te zien Team doelende strategie en de visie uit te leggen."
- "Mijn teamleider stelt dingen op een constructieve manier ter discussie." #Feedback #Leiderschap
- "Mijn teamleider geeft het goede voorbeeld van wat hij van ons als team verwacht." #Leiderschap
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om.
Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog).
15 sjablonen voor één-op-één vergaderingen (als Doc, PDF etc.)
Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer vragen en hele sjablonen voor één-op-één gesprekken die je vroeg of laat nodig zult hebben.
Ik bespreek bijvoorbeeld vragen en sjablonen voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.
We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)
Conclusie: Goede vragen aan werknemers in één-op-één gesprekken op afstand
Het succes van één-op-één gesprekken wordt het best gemeten op de lange termijn: Is een medewerker consistent tevreden en productief, ontwikkelt hij of zij zich?
Routine sluipt er soms in, vooral in veel gesprekken, waardoor de kwaliteit van één-op-één gesprekken afneemt. Dat is precies waarom ik deze tekst heb geschreven: Hopelijk ben je geïnspireerd geraakt door de verschillende vragen voor goede beoordelingsgesprekken met medewerkers op afstand.
Maar er is één stukje wijsheid dat je niet mag vergeten: Er zijn talloze vragen die je – kunt stellen, maar het belangrijkste is dat je het gesprek afstemt op je werknemer.
Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je hier ook bij helpen. Als je hier meer over wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
