Hvordan kan jeg utvikle selvorganiserte team?

Utviklingen av selvorganiserte team er et sentralt mål i moderne ledelsesfilosofier.

Doch wie genau entwickelt man selbstorganisierte Teams in der Praxis? - Hier sind die Voraussetzungen und Praxis-Tipps für Führungskräfte, um selbst-managende Teams aufzubauen.

For at team skal kunne styre seg selv, må en rekke forutsetninger være oppfylt. Uten disse forutsetningene blir alle tips og triks meningsløse:

#1 Forutsetning for selvorganiserte team: Psykologisk trygghet

En viktig rolle for lederen er å moderere konflikter. Et selvorganisert team må selv kunne ta opp og diskutere problemer. Dette krever psykologisk trygghet (se Psykologisk sikkerhet ).

Advarsel: Ikke undervurder hvor vanskelig det er for mange å ta opp konflikter direkte. På sikt kan det føre til at teamet går i oppløsning.

#2 Forutsetning for selvorganiserte team: tillit og rom for beslutningstaking

Selv i selvorganiserte team er det ofte én person som har det endelige ansvaret for teamet (i hvert fall overfor ledelsen). For at teamet skal kunne ta egne beslutninger, må lederen ha tillit til teamet og gi teamet handlingsrom.

#3 Forutsetning for selvorganiserte team: Rutiner for selvorganisering

Team trenger mye kommunikasjon for å organisere seg. Kommunikasjon er ingen tilfeldighet. Teamrutiner er nødvendige for å sikre at teamet har rom for å diskutere teamarbeid. Ideelt sett bør en slik teamrutine finne sted minst annenhver uke. 

Ideelt sett klarer teamene å fjerne hindringer gjennom spontan utveksling, men en egen rutine for å reflektere over og videreutvikle selvorganisering kan utgjøre en stor og ofte avgjørende forskjell i praksis.

La oss nå ta en titt på de fire tipsene du kan ta i bruk for å oppfylle kravene nevnt ovenfor.

Praktisk tips #1 - Skape psykologisk trygghet i team:

Psykologisk trygghet oppstår som følge av opplevelsen av at du…

• kan gjøre feil uten å bli straffet.
• Jeg har også lov til å ikke vite noe uten å bli stemplet som “dum”.
• Jeg kan ta kalkulerte risikoer, og teamet står bak meg.

Som leder kan du aktivt eksemplifisere all denne atferden. Fremfor alt bør du sørge for å vise teamet ditt at du setter pris på at noen innrømmer feil eller stiller spørsmål. Støtt teammedlemmene i å ta kalkulerte risikoer.

Det beste er å begynne med å innrømme feil, stille mange spørsmål og ikke være redd for å ta risiko.

Praktisk tips #2 - Gi teamene handlingsrom:

Team som ennå ikke er fortrolige med selvorganisering, kan i begynnelsen vegre seg for å akseptere og bruke beslutningsrommet. Men hvis du som leder har etablert tilstrekkelig psykologisk trygghet, vil dette endre seg.

For å få fortgang i prosessen med å vedta beslutninger i teamet kan du definere spesifikke beslutninger som teamet aktivt skal vedta fra nå av.

Du kan også kommunisere hva som er dine langsiktige mål og hvilke beslutninger som skal tas av teamet selv i fremtiden. På denne måten formuleres forventningene om mer selvorganisering tydelig.

En annen lekende tilnærming til mer selvorganisering i beslutningsprosessen er “delegeringspoker” (se Delegeringspoker fra Management 3.0).
Kortversjonen:

• Skriv opp alle relevante beslutninger som du regelmessig tar i dag, eller som kan komme til å bli tatt.

• Sorter nå disse beslutningene i følgende kategorier:

• Lederen bestemmer

• Teamet gir råd, lederen bestemmer

• Teamet og lederen bestemmer sammen

• Lederen gir råd, teamet bestemmer

• Teamet bestemmer selv

• Dere kan enten gjøre det hele sammen, eller så kan hvert teammedlem gjøre sorteringen selv og deretter gå gjennom beslutningene hver for seg.

Du bruker spillet til å registrere status quo i selvorganiseringen. Deretter kan du velge spesifikke beslutninger som du ønsker å ta annerledes i fremtiden enn du gjør i dag.

Praktisk tips #3 - Selvorganisert teamarbeid:

Etter de to første tipsene er du nå kommet til et punkt der du må skape kontinuitet i selvorganiseringen. Dette er viktig, for hvis selvorganiseringen svikter etter den første euforien, risikerer du å falle tilbake i gamle mønstre.

Du bør ikke forvente store fremskritt på veien mot selvstyrte team. Det er urealistisk. Overgangen til selvorganisering skjer steg for steg i små trinn.

Det viktigste etter hver endring er å reflektere over om den var vellykket og hva neste endring skal være. Det er nettopp derfor det er behov for retrospektiver nå. I retrospektiver reflekterer teamet sammen over samarbeidet, effektiviteten av de iverksatte tiltakene og tar opp nye problemer.

Som leder bruker du retrospektiver for å sikre at teamet ditt kontinuerlig innfører forbedringer og ikke står stille. 

Retrospektivet er møtet der teamet i fellesskap tar på seg lederansvaret og fortsetter å utvikle seg.

Praktisk tips #4 - Retroverktøy for selvstyrte team:

Hvis teamet ditt ikke har mye erfaring med retrospektiver, anbefaler jeg at du prøver et retroverktøy som Echometer. Med retroverktøy blir det mye enklere å motivere teamet ditt til å delta i retrospektivene med engasjement, og det blir enklere å følge opp de egenutviklede tiltakene.

Echometer guider deg gjennom retrospektivet på en så intuitiv måte at du ikke lenger trenger en Scrum Master eller Agile Coach til retrospektivet. 

Her kan du prøve Echometer for å organisere teamet ditt selv:

Prøv Retro NOW - Psychological Safety Retro:

How to

Psykologisk trygghet - helsesjekk: So läuft die Retro ab

1. Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)

   Echometer tilbyr deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.

2. Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)

   Før du begynner med nye temaer, bør du snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å sjekke effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne tiltak fra tidligere retrospektiver.

3. Helsetilstandssjekk

   Alle teammedlemmer kan svare anonymt på helsetilstandssjekkene på en skala. Gå deretter gjennom resultatene av helsetilstandssjekkene sammen og registrer eventuelle tilleggskommentarer. Hvis du bruker de samme helsetilstandssjekkene i flere retrospektiver, kan du også spore trender over tid i Echometer.

   • Jeg får jevnlig nyttige tilbakemeldinger om hvor godt jeg presterer og hvordan jeg kan forbedre meg.
   • Hvis noen i teamet vårt gjør feil, blir de ikke dømt for det.
   • I vårt team er det lov å ikke vite noe av og til.
   • I konflikter snakker vi om saken slik at ingen føler seg personlig angrepet eller dømt.

4. Drøft retro-temaer

   Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle dine viktigste funn. Først dekker alle til seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retrotavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.

   • Hva mer vil vi snakke om?

5. Catch-all Frage (Empfohlen)

   Damit auch sonstige Themen einen Platz haben:

   • Über was möchtest du sonst noch in der Retro reden?

6. Prioritering / Avstemning (5 minutter)

   På retrotavlen i Echometer kan du enkelt prioritere tilbakemeldingene med avstemningen. Avstemningen er selvfølgelig anonym.

7. Definere tiltak (10–20 minutter)

   Du kan bruke pluss-symbolet på en tilbakemelding for å opprette et tilknyttet tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som vil være det rette? Åpne da i stedet et whiteboard om emnet via pluss-symbolet for å brainstorme om grunnleggende årsaker og mulige tiltak.

8. Utsjekking / Avslutning (5 minutter)

   Echometer lar deg samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-poengsummen («Return On Time Invested»), som du kan spore over tid.

Psykologisk trygghet - helsesjekk

Helsesjekkspørsmål (skala)

Jeg får jevnlig nyttige tilbakemeldinger om hvor godt jeg presterer og hvordan jeg kan forbedre meg.

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

Hvis noen i teamet vårt gjør feil, blir de ikke dømt for det.

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

I vårt team er det lov å ikke vite noe av og til.

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

I konflikter snakker vi om saken slik at ingen føler seg personlig angrepet eller dømt.

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

Åpne spørsmål

Hva mer vil vi snakke om?

Åpne denne retroen nå