Som teamleder tar du et stort ansvar for dine medarbeidere og teamet ditt. Denne sjekklisten for teamledere vil gjøre det lettere for deg å holde oversikten og sørge for at ingenting går galt.
Malen vår egner seg som referanse for både gamle travere og nye teamledere. Spesielt teamledere som er nye i teamet sitt, kan bruke listen som grunnlag for å gjøre et godt førsteinntrykk på teamet – uavhengig av om dere jobber etter Scrum, Agile eller fossefall.
Hvis du er interessert, kan du forresten også laste ned sjekklisten som en gratis PDF-fil nedenfor. La oss komme i gang!
Sjekkliste for teamledere #1: Det felles teammålet
Hvis flere personer bare jobber parallelt, men ikke har et felles mål, kalles dette en arbeidsgruppe – og ikke et team. En arbeidsgruppe blir først et team når de også jobber mot et felles mål.
Din oppgave som teamleder er å forstå teamets mål i den overordnede konteksten i selskapet så raskt som mulig. Deretter bør du forsikre deg om at alle medarbeiderne forstår det gjeldende målet, og at det er enighet om det i teamet. Hvis ikke, kan det også være nyttig å stille spørsmål ved målet.
Avhengig av konteksten kan teamets mål være et spesifikt prosjektmål eller være knyttet til bestemte nøkkeltall (f.eks. nye kunder eller kundetilfredshet) som er viktige for selskapet.
Når du har krysset av dette på sjekklisten, kommer vi til det andre punktet, som er nært knyttet til det.
Sjekkliste for teamledere #2: Bygge relasjoner – 1-til-1-møter
Gjennom regelmessige én-til-én-møter styrker du din personlige relasjon til alle teammedlemmene og skaper et rom for tilbakemeldinger i begge retninger. Det spiller ingen rolle om disse møtene holdes digitalt eller virtuelt, på avstand eller fysisk på stedet.
Spesielt i begynnelsen er én-til-én-møter gull verdt for å bli kjent med hverandre, bygge tillit og skape de rette forventningene. Én-til-én-møter bidrar også til å realisere teamets mål og mange andre punkter på denne sjekklisten, for eksempel.
For nye medarbeidere, eller hvis du er ny i teamet som teamleder, bør du i første omgang sette frekvensen til ukentlig eller hver fjortende dag. Senere, eller med erfarne medarbeidere, er det ofte tilstrekkelig å ha én-til-én-møter hver fjortende dag eller hver måned. Her er fem tips til den første en-til-en-samtalen med nyansatteog Her er 6 generelle tips for vellykkede 1-til-1-samtaler.
Vårt Echometer-verktøy hjelper deg også med å gjennomføre produktive 1-til-1-samtaler. Her er et eksempel på en mal som ledere kan bruke for å utvikle medarbeiderne sine på en målrettet måte. Vi har mange flere psykologisk baserte maler i verktøyet vårt:
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
Sjekkliste for teamledere #3: Delegering av ansvar
Rollen som teamleder kan være overveldende, spesielt hvis du prøver å gjøre alt selv. Men det er ikke det som er hensikten med rollen. Som teamleder må du lære deg å delegere ansvar.
Gi teamet ditt mulighet til å ta så mange beslutninger som mulig selv. Gi teammedlemmene tillit til å påta seg visse ansvarsområder, og gjør det klart at målet ditt er å bygge et selvorganisert team –, ikke et team som er maksimalt avhengig av deg som teamleder.
Også her er det viktig å ha individuelle møter for å forstå hvordan rollene i teamet allerede er fordelt, og hvilke teammedlemmer som allerede har kompetanse på hvilke områder. På bakgrunn av dette kan man gi ansvar til teammedlemmer på prøve, spesielt i begynnelsen mens man fortsatt er i innkjøringsfasen. Kanskje kan disse teammedlemmene til og med ta på seg oppgavene permanent, slik at du kan fokusere på strategiske temaer?
Sjekkliste for teamledere #4: Aktivt innhente tilbakemeldinger
Selvsagt vil ikke alt alltid fungere perfekt i teamet. Vær åpen for at dine Direct Reports kan gi deg tilbakemeldinger eller rett og slett dele sine meninger.
Noen teammedlemmer vil være mer villige til å snakke om dette. For andre må du skape rom for tilbakemeldinger og aktivt be om dem. Bruk 1-til-1-møtene til å be aktivt om tilbakemeldinger og medarbeiderens perspektiv igjen og igjen.
Tilbakemeldinger handler for øvrig ikke om å være enig i alle tilbakemeldinger og prøve å implementere dem én til én. Det handler snarere om å vise medarbeiderne at du er interessert i hva de mener, og at du lytter til dem. Hvorvidt du som teamleder er enig i tilbakemeldingen, og hvordan du håndterer den, er et annet spørsmål.
Ditt viktigste mål som ny leder i begynnelsen er å forstå hvordan medarbeiderne oppfatter dine initiativer som leder – sammenlignet med status quo før deg –, slik at du aktivt kan styre forventningene også her.
Sjekkliste for teamledere #5: Skap tydelige rolleforventninger
Vet hver enkelt medarbeider hva som forventes av ham eller henne?
Bare den som kjenner og forstår forventningene til sin egen rolle, kan oppfylle dem. Å skape tydelige rolleforventninger er derfor alltid et av de første stegene som teamleder. Dette innebærer selvsagt også å kommunisere tydelig hvilke krav du stiller til medarbeidernes prestasjoner.
Bruk én-til-én-møtene til å forklare rolleforventningene individuelt med medarbeiderne, avklare spørsmål og gi regelmessige tilbakemeldinger om graden av oppfyllelse.
Sjekkliste for teamledere #6: Reflektere over prosesser i teamretrospektiver
Teamretrospektiver er en form for teammøte der hele teamet samles i 30 til 90 minutter for å reflektere over det siste samarbeidet og utlede forbedringstiltak. De har blitt mest kjent gjennom Scrum-rammeverket.
Teamretrospektiver spiller en nøkkelrolle når det gjelder å styrke teamkulturen og skape en åpen tilbakemeldingskultur. Spesielt som ny leder kan de være et fantastisk verktøy for å sette i gang endringer nedenfra og opp i teamet på en konstruktiv og positiv måte. Du finner mer informasjon om agile retrospektiver her.
Jeg anbefaler å gjennomføre retros annenhver til maksimalt hver fjerde uke for å gjøre prinsippet om kontinuerlig forbedring til en vane.
Sjekkliste for teamledere #7: Fremme en feilkultur
Snakk om feilene dine selv! Oppfordre teammedlemmene til å snakke om feilene sine også. Det kan være lurt å snakke om feilene i et trygt rom i et en-til-en-møte først, før du eventuelt kommuniserer dem til teamet.
Hvis feilkulturen i teamet er sterk nok, kan du gjøre det til en praksis for teamet å lære av tidligere feil, for eksempel i teamretrospektiver. Sørg alltid for at målet aldri er å klandre den skyldige parten, men å feire vedkommende for å innrømme feilene sine og lære av dem.
Hvorfor er en god feilkultur så viktig? Den er en indikator på hvor sunt teamet ditt er, og hvor trygt det føler seg. Enkelt sagt: Bare når teamet ditt er sunt, kan det uttrykke ideer fritt. Først da kan dere bli et team med høy ytelse.
Sjekkliste for teamledere #8: Aktiv utforming av teamrutiner
Hvilke rutiner er det egentlig behov for i teamet? Hvilke teammøter tilfører i dag liten verdi (selv om det bare er for enkeltpersoner)?
Som teamleder har du hovedansvaret for at teamet ditt har effektive rutiner og møter.
Tips: Bruk teamets retrospektive møter til å stille spørsmål ved teamets rutiner og møteformater. På denne måten kan teamet ta ansvar for å bidra til å forme sine egne rutiner og formater. Du kan lese mer om de fem fasene i en retrospektiv workshop her.
Et ekstremt tiltak kan til og med være å avlyse alle møter i 1-2 uker og ta en titt: Hvilke møter trenger vi egentlig? Ja, vi har allerede prøvd dette internt med suksess 🙂 🙂 .
Sjekkliste for teamledere #9: Håndtere konflikter og fjerne hindringer
Hvis du som teamleder ikke tør å ta opp en konflikt åpent, er det ingen som kommer til å gjøre det. Konflikten vil svekke teammoralen, og i verste fall vil du miste viktige teammedlemmer på grunn av frustrasjonen.
Som teamleder må du derfor kunne ta opp alle konflikter åpent, selv eller spesielt når de rammer deg selv. Målet ditt er å skape et arbeidsmiljø der de direkte underordnede kan yte sitt beste. Dette er imidlertid ikke mulig hvis konfliktene tar oppmerksomheten fra alle.
Sjekkliste for teamledere #10: Feire teamets suksesser og fremheve individuelle bidrag
Verdige milepæler og mål som er oppnådd sammen med teamet. Nå mer enn noen gang ønsker medarbeiderne å oppleve tilfredsstillelse i arbeidet sitt og følelsen av å ha skapt noe betydningsfullt. Som teamleder bidrar du til dette ved å feire suksesser.
Fokuser først og fremst på lagets prestasjoner, men fremhev også enkeltpersoner hvis de har bidratt spesielt til resultatet. Det må ikke oppstå en "gratispassasjereffekt" der noen få personer gjør en uforholdsmessig stor innsats for laget, men der alle til slutt får like mye av æren.
Ros enkeltpersoners spesielle innsats foran hele teamet, slik at alle ser og forstår hva du som teamleder verdsetter (på en sunn og rettferdig måte, selvfølgelig). På denne måten anerkjenner du individuelle prestasjoner, forhindrer at de som presterer best, ikke føler seg verdsatt, og oppmuntrer andre teammedlemmer til også å ønske å kvalifisere seg for ros i fremtiden. Hvis du er i tvil, bør tilbakemeldingen først kommuniseres i en en-til-en-dialog. Her finner du mer informasjon om hvordan du kan gi effektiv tilbakemelding.
Sjekkliste for teamledere #11: Selvledelse
Som teamleder er det viktig å planlegge egen tid effektivt ved å prioritere og sette av faste tidsluker til lederoppgaver, strategisk tenkning og personlig refleksjon.
Sørg for å holde stressnivået under kontroll ved hjelp av teknikker som regelmessige pauser, mindfulness eller trening, slik at du forblir produktiv på lang sikt. I beste fall bør du aktivt søke støtte, enten det er gjennom dialog med andre teamledere, tilbakemeldinger eller samarbeid med en mentor for å kontinuerlig utvikle deg selv.
Forhåpentligvis har sjekklisten for ledere gitt deg en god pekepinn på hva du bør være oppmerksom på som teamleder. Hvis du er interessert, kan du laste den ned gratis som PDF fra følgende lenke.
Konklusjon: Topp 10-sjekkliste for teamledere
Det finnes selvfølgelig utallige andre ting du kan eller bør gjøre som teamleder. Men hvis du samvittighetsfullt implementerer de ti øverste punktene på denne sjekklisten, er du sannsynligvis allerede en av de beste agile teamlederne i bedriften din.
Hvis du fortsatt er usikker, kan det digitale verktøyet Echometer hjelpe deg med å innføre de viktigste lederskapsrutinene, som agile retrospektiver og 1-til-1-møter med medarbeiderne dine. Du kan finne ut mer om Echometer-appen her.
Hvis du er interessert, kan du også prøve en av våre maler for én-til-én-møter her, og snart prøve den ut gratis med en av medarbeiderne dine:
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
