Modererer teamlederen et retrospektiv? 10 viktige tips

Hei kjære teamledere for agile team! Som psykolog og Scrum Master vil jeg i dag dele noen viktige tips om hvordan du kan fasilitere agile retrospektiver når du ikke selv er i Scrum Master-rollen, men heller i rollen som teamleder eller på en eller annen måte er “sjef”. Hvordan kan du som leder og servant leader få mest mulig ut av dette viktige øyeblikket i den agile prosessen? La oss lete etter svar sammen!

En ting først: Det sier seg selv at det ikke er ideelt at du leder det agile retrospektivet som teamleder, det vil si (avhengig av organisasjonsform) kanskje til og med som offisiell beslutningstaker for en ansatt. Hvorfor er det slik? 

Det er selvfølgelig fordi det i stor grad kan hemme den helt nødvendige, åpne atmosfæren i teamet. Jo mindre åpne dere er for å dele ærlige tilbakemeldinger, desto mindre fruktbare blir retrospektivene. Det kan til og med ende i en såkalt zombie-scrum.

Hvis det er mulig, bør du derfor forsøke å få en så nøytral moderator som mulig til å lede evalueringen. Hvis dette av en eller annen grunn ikke er mulig, har vi noen tips til hvordan du kan få det beste ut av situasjonen.

1. Forberedelser er avgjørende:

   • Forbered retrospektivet godt ved å sette opp agendaen på forhånd. Sørg for at det er satt av nok tid til hver fase.
   • Samle inn tilbakemeldinger eller temaer fra teammedlemmene på forhånd for å gjøre diskusjonen mer målrettet. Verktøy som Echometer kan for eksempel hjelpe deg med dette via en spørreundersøkelse.

2. Skap en positiv atmosfære:

   • Understrek den konstruktive karakteren til retrospektivet. Målet er å identifisere forbedringer, ikke å fordele skyld. Kort sagt, ikke glem å inkludere spørsmålet “Hva gikk bra?”
   • Bruk icebreakers eller korte leker for å skape en avslappet atmosfære og bringe teamet tettere sammen.

3. Hold øye med tiden:

   • Sørg for at retrospektivet holder seg innenfor den angitte tidsrammen. Respekter teammedlemmenes tid og hold deg til den planlagte agendaen.

4. Bruk ulike retrospektive teknikker:

   • Bruk ulike metoder for å skape variasjon og fremheve ulike aspekter ved samarbeidet. Her er 50 agile retrospektive ideer for alle team. .

5. Fokuser på konkrete tiltak:

   • Sørg for at konkrete handlinger og tiltak identifiseres under retrospektivet for å adressere de identifiserte forbedringsområdene – først da vil teamet føle seg tatt på alvor av deg som leder.

6. Oppmuntre til aktiv deltakelse:

   • Oppfordre alle teammedlemmene til å delta aktivt. Sørg for at alle får mulighet til å dele sitt perspektiv.

7. Vær nøytral og objektiv – din mening kommer sist:

   • Som fasilitator, prøv å være nøytral og objektiv. Unngå å engasjere deg for sterkt i diskusjonen selv eller å dominere med din mening. Som leder kan du påvirke de andre veldig sterkt med din mening og bidra massivt til “gruppetenkning”. Enkel grunnregel: Din mening bør nevnes sist.

8. Få tilbakemelding på prosessen:

   • Spør om tilbakemelding etter retrospektivet for å forbedre din egen fasilitering. Dette viser at du er åpen for forslag og støtter kontinuerlig forbedring. For eksempel har “ROTI-score” vist seg å være effektiv i Echometer: Et enkelt spørsmål om hvor godt tiden var investert i retroen, “Return On Time Invested”.

9. Registrer resultatene:

   • Dokumenter resultatene av retrospektivet, inkludert de identifiserte tiltakene. Dette gjør det lettere å spore og vise fremgang over tid.

10. Fremme selvorganisering:

    • Oppmuntre teamet til å finne selvorganiserte løsninger. Gi dem frihet til å forbedre sine egne prosesser og støtte dem i å ta ansvar.

11. Aktiver anonyme tilbakemeldinger:

    • Gi om nødvendig mulighet for anonyme tilbakemeldinger. Noen ganger føler teammedlemmene seg friere til å uttrykke sine meninger hvis de er sikre på at identiteten deres er beskyttet. Spesielt hvis du modererer retroen som teamleder. Verktøy som Echometer kan også være til stor hjelp her.

"Mange teammedlemmer tør ikke å si ifra!"

Løs denne utfordringen

"Vi oppdager for mange uventede problemer og bugs på et sent tidspunkt!"

Løs denne utfordringen

"Hvorfor tar det meg noen ganger flere timer å forberede et enkelt tilbakeblikk?"

Løs denne utfordringen

Mange av punktene nevnt ovenfor kan ivaretas av et godt retro- og teamutviklingsverktøy som Echometer. Det er spesielt utviklet for team som ikke har en dedikert Scrum Master på heltid.

Echometer er et digitalt verktøy som hjelper agile teamledere med agile retrospektiver og team Health Check. Enten det er eksternt, hybrid eller på stedet: Det gjør teamcoaching målbart og profesjonaliserer dermed arbeidet ditt, samtidig som det sparer deg for mye arbeid. Ta en titt på nettstedet vårt for å finne ut mer: www.echometerapp.com.

Også verdt et eksperiment: Du som teamleder lar teamet gjennomføre en retro uten deg og spør om dette eventuelt foretrekkes av teamet.

Christian Heidemeyer, psykolog og Scrum Master

Å lede agile retrospektiver handler om mer enn bare å snakke. Aktiv lytting, ulike perspektiver, konkrete tiltak og mye annet (se ovenfor) er nøkkelen til suksess på mellomlang sikt.

Til slutt, igjen en merknad: Hvis du noen gang vil prøve hvordan det føles å videreutvikle teamet ditt med vårt verktøy: Du kan starte et agilt retrospektiv uten å logge inn nedenfor, i dette tilfellet “Keep, Stop, Start”-workshopen. 

Alternativt kan du videresende nettstedet vårt til de ansvarlige kollegene: www.echometerapp.com.

Hvordan

Behold Stop Start Retro: Slik foregår retroen

1. Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)

   Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.

2. Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)

   Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.

3. Diskuter retro-temaer

   Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.

   • Fortsett: Hva skal vi beholde?
   • Stopp: Hva skal vi stoppe med?
   • Start: Hva skal vi begynne å gjøre?

4. Catch-all-spørsmål (anbefales)

   Slik at også andre temaer har en plass:

   • Hva annet vil du snakke om i retroen?

5. Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)

   På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.

6. Definere tiltak (10–20 minutter)

   Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.

7. Checkout / Avslutning (5 minutter)

   Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.

Behold Stop Start Retro

Fortsett: Hva skal vi beholde?

Stopp: Hva skal vi stoppe med?

Start: Hva skal vi begynne å gjøre?

Åpne denne retroen nå Tilpasse...