Hvordan skaper du større engasjement i retrospektiver i eksterne team? 5 tips
Det finnes ulike tiltak og faktorer som er relevante for å skape større engasjement i de agile sprintretrospektivene i det virtuelle eller eksterne teamet.
Jeg har oppsummert de mulige tiltakene i tabellen nedenfor og deretter gitt dem poeng etter hvor effektive og viktige de er.
Effektivitet og betydning av ulike tiltak
Tabellen nedenfor viser ulike tiltak for å fremme teammedlemmenes og de ansattes engasjement i retrospektive møter. De er kategorisert etter effektivitet og viktighet.
| Mål | Evaluering av effektivitet (1-3) | Sammenheng |
| Velge riktig mal | 2: Middels effektivitet | Gode maler kan absolutt føre til mer moro i retro, men bare i begrenset omfang. |
| Velge riktig programvareverktøy | 3: Høy effektivitet | God programvare som Echometer kan øke moroa og engasjementet i Retros gjennom lekne elementer. |
| Psykologisk trygghet i teamet | 3: Høy effektivitet | Uten psykologisk trygghet og en tillitsfull relasjon tør ikke teammedlemmene å åpne seg. |
| Kunnskap og tilpasning til teamet | 2: Middels effektivitet | Det er nyttig, men ikke nødvendig, å tilpasse retroen til teamet – de fleste team reagerer likt på tiltak som fremmer engasjement. |
| Tidligere psykologisk kunnskap | 1: Lav effektivitet | Det er ikke nødvendig med psykologisk forhåndskunnskap for å øke engasjementet i Retros. |
| Teamets størrelse | 2: Middels effektivitet | Et for stort team (fra og med åtte teammedlemmer) gjør det vanskeligere å oppnå høyere engasjement. |
| Lekne elementer | 2: Middels effektivitet | Lekne elementer (morsomme isbrytere, venteromsspill som Echometer) er gode til å aktivere selv introverte teammedlemmer. |
| Aktiv moderering | 3: Høy effektivitet | Ved for eksempel aktivt å spørre de mer stille teammedlemmene, kan man utjevne talefordelingen betraktelig. |
| Fokus på tiltak | 3: Høy effektivitet | Gode tiltak (inkludert implementering) er et avgjørende kjennetegn på vellykkede retrosatsinger og øker dermed motivasjonen for å delta. |
Effektivitetsvurderingen er basert på min personlige erfaring som Scrum Master og psykolog.
Gode maler og teknikker for økt engasjement i retrospektiver
De følgende malene, ideene og teknikkene er gode for å skape mer engasjerende og morsomme agile sprintretrospektiver i eksterne eller virtuelle team.
Mal 1: WRAP Retrospektiv
WRAP Retrospektive: Slik foregår retroen
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
- Ønsker: Hva ønsker du deg?
- Risikoer: Hvilke risikoer ser du?
- Anerkjennelse: Hvem eller hva fortjener anerkjennelse?
- Puslespill: Hva er for øyeblikket et puslespill for deg?
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
WRAP Retrospektive
Den første malen jeg kan anbefale for mer engasjement i sprintretrospektivet i eksterne eller virtuelle team: WRAP-retrospektivet.
- Hvor finner jeg malen? I det retrospektive verktøyet Echometer
- Hvorfor fungerer malen? De fire bokstavene og den enkle strukturen gjør det lett å gi svar.
| Retrospektive spørsmål | Ønsker: Hva ønsker du deg? | Risikoer: Hvilke risikoer ser du? | Anerkjennelse: Hvem eller hva fortjener anerkjennelse? | Puslespill: Hva er for øyeblikket et puslespill for deg? |
| Eksempel på svar | Færre møter | Er prosjektmålet realistisk med hensyn til tid? | Chris fikset feilen veldig raskt! | Hvorfor gikk produksjonen ned i forrige uke? |
Mal 2: Retrospektivt batteri
Batteri retrospektivt: Slik foregår retroen
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
- Hvor fullt er ditt personlige batteri i prosent akkurat nå?
- Hva har tappet batteriet ditt i det siste?
- Hva har ladet opp batteriet ditt i det siste?
- Hva kan hjelpe deg med å spare energi de neste ukene?
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
Batteri retrospektivt
Den kanskje beste retrospektivteknikken eller -malen for å skape engasjement og moro i retrospektiver i eksterne eller virtuelle team er batteriretrospektivet.
- Hvor finner jeg den retrospektive malen? I det retrospektive verktøyet Echometer
- Hvorfor fungerer malen? Batterimetaforen bør gi god gjenklang hos alle teammedlemmer.
| Retrospektive spørsmål | Hvor fullt er ditt personlige batteri i prosent akkurat nå? | Hva har tappet batteriet ditt i det siste? | Hva har ladet opp batteriet ditt i det siste? | Hva kan hjelpe deg med å spare energi de neste ukene? |
| Eksempel på svar | 70%: Jobber med samme oppgave for lenge | Snarere negative tilbakemeldinger fra våre kunder | Lagarrangementet var veldig gøy | La oss bare gjøre Daily tre ganger i uken |
Mal 3: Tre små griser i retrospekt
Tre små griser Retro 🐷: Slik foregår retroen
Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)
Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)
Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
Diskuter retro-temaer
Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
- Hus av halm: Hva har vi bygget som fortsatt holder sammen, men som kan velte når som helst?
- Et hus laget av pinner: Hva har vi bygget som er relativt stabilt, men som fortsatt kan forbedres?
- Steinhus: Hva har vi bygget som er bunnsolid?
Catch-all-spørsmål (anbefales)
Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)
På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
Definere tiltak (10–20 minutter)
Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
Checkout / Avslutning (5 minutter)
Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.
Tre små griser Retro 🐷
Åpne spørsmål
De følgende malene, ideene og teknikkene er gode for å skape mer engasjerende og morsomme agile sprintretrospektiver i eksterne eller virtuelle team.
- Hvor finner jeg den retrospektive malen? I det retrospektive verktøyet Echometer
- Hvorfor fungerer malen? Den hjelper deg med å se på den agile sprinten med et annet blikk.
| Retrospektive spørsmål | Hus av halm: Hva har vi bygget som fortsatt holder sammen, men som kan velte når som helst? | Et hus laget av pinner: Hva har vi bygget som er relativt stabilt, men som fortsatt kan forbedres? | Steinhus: Hva har vi bygget som er bunnsolid? |
| Eksempel på svar | Registreringsprosessen er basert på «Vibe-Coding» – bør sjekkes | Dialogen i forbindelse med brukerintroduksjon er ikke godt nok utprøvd | Backend ble utviklet og implementert på en veloverveid måte, med lite teknisk gjeld! |
Steg-for-steg-veiledning: Mer engasjement i retrospektiver
Hvis du ønsker mer engasjement i dine agile sprintretrospektiver, vil jeg anbefale følgende trinn basert på tabellen ovenfor og min erfaring.
- Bygge psykologisk trygghetFokuser på å bygge psykologisk trygghet, tillit og gode relasjoner innad i teamet! Dette er grunnlaget for en åpen diskusjon i ettertid.
- Etablere mening eller formålSjekk om teamets mål er attraktive og relevante for alle. Ser alle poenget? Hvis teammedlemmene ikke bryr seg om prosjektets suksess, vil de ikke delta i retrospektivet.
- Variasjon i retrospektive malerNå kan du begynne å prøve ut nye teknikker, maler og programvareverktøy for sprintretrospektiv.
- Variasjon i retrospektive programvareverktøySpesielt den retrospektive programvaren Echometer er utviklet for å skape mer engasjement i virtuelle eller eksterne team.
- Alternerende ordstyrerDu kan også få andre teammedlemmer til å forberede og moderere retrospektivet. Kanskje spesielt de som ikke har deltatt så mye så langt.
Hvis du har prøvd alt dette og fortsatt ikke får mer engasjement i retrospektivet ditt, ta gjerne kontakt med meg – jeg hjelper deg gjerne.
VANLIGE SPØRSMÅL: Vanlige spørsmål
Hva er viktigst for å skape mer engasjement i retrospektivene?
Tre ingredienser er viktigst for å øke engasjementet i retrospektiver: Psykologisk trygghet, et motivert team og vekslende, lekne retrospektive formater, teknikker, maler og ideer er også nyttige. Disse finner du for eksempel i retrospektivverktøyet Echometer, som er spesielt utviklet for fjernretrospektiver. Du kan også finne ut mer i tabellen ovenfor.
Vår kontinuerlige forbedringsprosess fungerer ikke - hvorfor?
Det kan være mange grunner til at den kontinuerlige forbedringsprosessen ikke fungerer. For å finne ut hva årsakene kan være, er det verdt å se nærmere på følgende punkter og svare på dem:
- Føler teamet mitt seg psykologisk trygt?
- Er teamet ditt virkelig motivert – forstår alle meningen med deres nåværende, felles mål?
- Tilfører du jevnlig nye maler og teknikker til retrospektivene dine for å skape mer variasjon?
Hva bør man ta hensyn til i eksterne team, spesielt i retrospektiver?
Eksterne team bør være spesielt oppmerksomme på følgende punkter i retrospektiver:
- Velge riktig verktøy (Echometer er for eksempel ideelt for eksterne retrospektiver med høyt medarbeiderengasjement)
- Skape psykologisk trygghet og et tillitsforhold innad i teamet
- Sørg for at tiltakene registreres og gjennomføres. Dette må gjøres transparent, spesielt i eksterne team, for å fremme teamets egeneffektivitet.
