3 tips + maler for dokumentasjon av smidige prosesser

Ethvert retrospektiv må dokumenteres i en eller annen form. Derfor gir jeg deg malen jeg bruker til å dokumentere retrospektive møter med teamet mitt. Malen viser hvordan jeg dokumenterer ting i løpet av retrospektivet, og hvordan jeg dokumenterer resultatene av retrospektivet til slutt, slik at du kan bruke den selv i fremtiden.

Før vi diskuterer hvordan jeg dokumenterer mine retrospektiver, vil jeg gi deg en kort oversikt over hvordan en typisk retro-agenda ser ut. Etter det kan vi dykke dypere ned i de enkelte punktene på agendaen og se på hvordan man dokumenterer dem riktig. Hvis du vil vite mer om min ideelle mal for en retro-agenda, kan du lese denne artikkelen: “ Brukervennlig mal for Sprint Retrospective-agenda ”

Agendaen for Retro:

1. Retro innsjekking: Her ristes alle teammedlemmene én gang, og alle inkluderes én gang i retro-sjekken.

Gjennomgang av tiltak: I det andre trinnet gjennomgår man alle tiltakselementene fra forrige sprint: Done-Continue-Discard.

3. Innsamling av data: Hvis du ikke allerede har gjort det, kan alle teammedlemmene nå svare på de retrospektive spørsmålene for å snakke om dem senere. (Hvis du vil ta en titt på mer enn 50 maler for retrospektive spørsmål, kan du klikke på denne lenken).

4. Analyser og opprett tiltakspunkter: Nå skal dere se nærmere på svarene på spørsmålene og prioritere dem. For de viktigste spørsmålene pleier dere å utarbeide handlingspunkter som dere kan jobbe videre med.

Etter å ha sett hva de viktigste byggesteinene i retrospektivet er, kan vi nå se på hva som må dokumenteres og hvordan.

1. Retro innsjekking: Innsjekkingen er ment å få i gang retrospektivet. Den er imidlertid ikke viktig for resten av retrospektivet. Her er det vanligvis greit å bare bruke et enkelt whiteboard, post-it-lapper eller ingen dokumentasjon i det hele tatt. Du finner ideer til innsjekking eller isbrytere i denne artikkelen: “ 21 kreative tilbakeskuende sjekker som vil bryte isen ”.
Slik kan en innsjekking se ut:

2. Gjennomgang av tiltakspunktene: I dette trinnet har du vanligvis allerede dokumentert de relevante handlingspunktene i forrige retrospektiv, så du kan sjekke dem nå. Selv bruker jeg programvaren Echometer til dette. Men hvis du ønsker å gjøre dette selv, foreslår jeg at du gjør det på en canban-lane, slik at du enkelt kan se status for tiltaket.
Det pleier å være lurt å snakke om disse punktene og avklare om det er noen hindringer, om handlingspunktet kan gjennomføres på kort tid. Noen ganger er det også lurt å forkaste aksjonspunktet. Ikke hold for mye fast ved handlingspunkter hvis ny informasjon viser at det ikke er verdt å bruke mer tid på dem. Vær også forsiktig med en stor produktetterslep. Selv om dette er en populær mekanisme for å flytte ting inn i fremtiden, tar produktetterslepet effektiviteten ut av smidig arbeid.

3. samle inn data: Vanligvis ordner man de ulike retrospektive spørsmålene i kolonner som teammedlemmene kan knytte svarene sine til. Dette gjøres vanligvis i form av post-it-lapper eller lignende.
Her har du en god oversikt over alle punktene som skal diskuteres.
Eksperttips: Be alle deltakerne sende inn svarene sine på retrospørsmålene noen timer før retrospektivet begynner. På denne måten er deltakerne mer gjennomtenkte og åpne om sine synspunkter.
Med Echometer kan du sende en enkel spørreundersøkelse til alle deltakerne med et museklikk før retrospektivet starter.

4. Evaluer + opprett tiltakspunkter: I det siste trinnet bør du bare la de post-it-lappene stå igjen på tavlen som du virkelig ønsker å snakke mer detaljert om. Du kan finne ut hvilke post-its det dreier seg om ved å gi alle deltakerne noen få valgmuligheter som de kan stemme på.
Når du diskuterer de enkelte punktene mer detaljert, kan du til og med åpne et nytt whiteboard for å notere deg eller få en bedre struktur på tingene du diskuterer. Når du har funnet et felles grunnlag og oppretter handlingspunkter fra de viktigste retropunktene dine, er det viktig at du lagrer dem for senere, slik at du kan sjekke dem som i “Trinn 2 - Gjennomgang av handlingspunkter” i den kommende retroen.

Dokumentasjon av retro-resultater er en viktig del av den smidige prosessen. Det hjelper teamene med å spore fremdriften, identifisere forbedringsområder og sikre at tiltakene følges opp. Et verktøy som kan hjelpe til med dette, er Echometer.

Echometer tilbyr flere funksjoner som kan hjelpe teamene med å dokumentere retro-resultatene sine. En av disse er Retro-arkivsom gjør det mulig for teamene å lagre og hente frem tidligere retrospektiver. Dette kan være nyttig for å spore fremgang over tid og identifisere mønstre eller problemer som går igjen.

En annen nyttig funksjon er Dashbord for helsesjekk. Disse dashbordene gir teamene en oversikt over resultatene deres og kan bidra til å identifisere forbedringsområder. Teamene kan bruke dashbordene til å spore fremdriften og sikre at de når målene sine.

Endelig tilbyr Echometer også en Sporing av tiltakspostersom teamene kan bruke til å følge opp tiltakene fra retrospektivene. Dette kan sikre at disse punktene følges opp og at det gjøres fremskritt.

Alt i alt gir Echometer teamene en rekke verktøy for å dokumentere resultatene av retrospektivene og følge fremdriften.
Hvis du er interessert i å forbedre dokumentasjonen din, bør du absolutt prøve den! 😊