1:1-møte med en vanskelig medarbeider? 7 tips og mal

En en-til-en-samtale med en – subjektivt oppfattet – vanskelig medarbeider kan føles som et sjakkparti: Hvert trekk må være godt gjennomtenkt, ellers havner du i forsvarsposisjon. 

Ingen ser frem til et så utfordrende møte på tomannshånd. Men disse samtalene har potensial til å skape virkelige gjennombrudd. I stedet for å unngå konflikter bør ledere se på dem som en mulighet til å skape klarhet, vekst og bedre samarbeid, selv med de vanskeligste medarbeiderne. 

Med riktig strategi – empati, smarte spørsmål og klare forventninger – kan du gjennomføre samtalen på en slik måte at begge parter vinner til slutt.

Enten det er i et digitalt eller virtuelt en-til-en-møte, gir en-til-en-møter rom for tilbakemeldinger og dermed personlig utvikling, noe som er essensielt i dagens arbeidsliv. I denne artikkelen gir jeg deg noen gode spørsmål som du kan bruke i en-til-en-møtet for å få en mest mulig produktiv samtale.

Først og fremst: Hvis du fortsatt er usikker på hvordan gode én-til-én-møter ser ut, kan du ta en titt på guiden vår: Guiden med 6 tips for vellykkede en-til-en-samtaler.

La oss starte med syv nyttige og praktiske tips til medarbeidersamtalen.

En-til-en-møter med vanskelige medarbeidere - mal, spørsmål og tips

💡 Tips: Endre sitteplasseringen. I stedet for å sitte ansikt til ansikt (som ofte har en konfronterende effekt), kan du prøve en 90-graders stilling eller en samtale mens du går (“walk & talk”). Dette letter stemningen og letter presset.

🎯 Hvorfor? Folk føler seg mindre angrepet hvis de ikke sitter rett “overfor” hverandre. Dette gjør samtalen mer avslappet.

2. “Si mindre, spør mer –, men på en annen måte.”

💡 Tips: Still spørsmål som vekker nysgjerrighet. I stedet for “Hvorfor gjorde du ikke det?”, spør “Hvordan ville du løst problemet hvis du hadde hatt helt frie hender?”

🎯 Hvorfor? Vanskelige medarbeidere stenger ofte ting ute eller går i forsvarsposisjon. Ved å stille åpne, fremtidsrettede spørsmål gir du dem muligheten til å aktivt utvikle løsninger selv.

3. “Gjør forventningene til et samdesignprosjekt.”

💡 Tips: I stedet for bare å stille forventninger, kan du be medarbeideren om å formulere sine egne forventninger til samarbeidet. “Hvordan vil du ideelt sett organisere samarbeidet vårt?”

🎯 Hvorfor? Når folk formulerer sine egne forventninger, tar de automatisk på seg mer ansvar – og har vanskeligere for å si helt nei.

4. “Bytt fra problemmodus til mulighetsmodus.”

💡 Tips: Snu negative situasjoner til en utfordring: “Sett at du var din egen rådgiver –, hvilke råd ville du gitt deg selv?”

🎯 Hvorfor? Vanskelige medarbeidere motsetter seg ofte forslag fra andre. Ved å gi dem et nytt perspektiv kan du styre samtalen bort fra problemer og over mot løsninger.

5 “Snakk mindre, la folk skrive mer.”

💡 Tips: Hvis samtalen er følelsesmessig ladet, kan du be medarbeideren om å oppsummere sine synspunkter skriftlig – enten før eller etter møtet.

🎯 Hvorfor? Dette bidrar til å unngå impulsive reaksjoner og tvinger deg til å strukturere deg selv tydeligere. Det du har skrevet, kan også fungere som en felles referanse senere.

6. “Lytt til nyansene –, ikke bare til ordene.”

💡 Tips: Vær oppmerksom på kroppsspråk, tonefall og små reaksjoner. Noen ganger ligger det mer informasjon i et skuldertrekk eller en kort pause enn i selve ordene. I stedet for å tolke direkte, spør: “Jeg har en følelse av at det er mer –, har jeg rett?”

🎯 Hvorfor? Vanskelige medarbeidere sier ikke alltid hva de tenker direkte. Men når de skjønner at du er oppmerksom på de ikke-verbale signalene deres, åpner det ofte opp for nye nivåer i samtalen.

7. “Si hva du IKKE vil gjøre.”

💡 Tips: Noen medarbeidere er redde for kritikk eller negative konsekvenser. Fjern denne frykten aktivt fra rommet: “Ikke vær redd, dette handler ikke om å få deg til å se dårlig ut. Jeg vil forstå hva som plager deg.”

🎯 Hvorfor? Dette skaper psykologisk trygghet og senker forsvaret.

I utgangspunktet gjelder dette både deg og medarbeideren: Ha realistiske forventninger til intervjuet og et realistisk mål. Du kan også sette opp dette målet i begynnelsen av intervjuet. Det kan for eksempel være ganske enkelt:

• Åpen målsetning i begynnelsen av samtalenVi kan dessverre ikke innfri forespørselen din eller løse konflikten på én gang. Mitt mål med denne samtalen er først og fremst å forstå situasjonen fra ditt perspektiv.

Dette bør gi deg noen viktige grunnleggende forutsetninger for møtet med den vanskelige medarbeideren din. La oss gå videre til neste trinn.

Det faktum at du har klikket deg inn på denne artikkelen, forteller meg at du ønsker en slags guide til en-til-en-samtalen med en vanskelig medarbeider.

Derfor finner du her en mal som kan være en god støtte i en slik samtale. Samtidig er den nøyaktige utformingen selvfølgelig veldig avhengig av målet ditt – så husk å ta hensyn til tipsene ovenfor når du utformer samtalen med din direkte rapport.

Du kan forresten lagre malen som et Doc-dokument under selve malen, men alternativt også som en PDF- eller Word-dokument. Bare klikk på «Pluss»-bryteren.

Forresten, ikke la deg lure av agendaen: Hvis den vanskelige medarbeideren din har en ordflom, bør du ha en tendens til å la ham eller henne snakke ferdig, og selvfølgelig være forberedt på å kaste dine forberedte spørsmål over bord.

Bildet nedenfor gjelder for sunne team – men det gjelder ikke for din en-til-en-samtale. Der bør målet ditt heller være at du stiller spørsmål og at din vanskelige medarbeider overtar majoriteten av taletiden.

Hvis du er en leder som står midt i en ordkrig, kan det være vanskelig å stille gode spørsmål.

Men det finnes selvsagt også spørsmål, og noen av dem vil jeg gjerne nevne her.

Som du kanskje legger merke til, har mange av dem et mål: Å forstå medarbeiderens perspektiv – og samtidig utvide det.

En 1-til-1-mal for forebyggende arbeid

I tillegg til disse spørsmålene kan en annen type mal også være nyttig for å bygge et langsiktig tillitsforhold til medarbeideren din. Den egner seg ikke til selve intervjuet, men desto mer som et forebyggende tiltak. Jeg vil gjerne introdusere deg for en spesiell teknikk for dette.

Etter å ha snakket med rundt 100 ledere de siste månedene, har jeg lagt merke til et mønster. 

Mange sjefer inkluderer av og til små spørreundersøkelser i en-til-en-møtene sine. Det betyr at de ganske enkelt går gjennom noen spørsmål på en avslappet måte og spør medarbeideren a) om han eller hun er enig i et utsagn (for eksempel fra 1 til 7) og deretter b) hvorfor han eller hun svarte slik.

De forventer følgende fra disse mikroundersøkelsene i 1:1s:

• Mer variasjon og engasjement i én-til-én-dialogen
• Innta nye perspektiver
• Målbarhet av (myke) KPI-er som tilfredshet over tid

Og du kan selvfølgelig også bruke denne ideen i en-til-en-møter med vanskelige medarbeidere. Jeg har satt sammen fire utsagn som fokuserer på deg: Din ledelseskvalitet. Det har jo åpenbart stor innflytelse på hvordan medarbeiderne dine oppfører seg.

Du kan også laste ned denne malen som et Doc, men enda bedre er følgende: I vår en-til-en-møteprogramvare har vi et integrert verktøy som gjør resultatene synlige over tid som en metrikk og gir deg tips med en KI-assistent – ta gjerne en titt uten å logge inn via knappen nedenfor.

Og du kan nesten ikke vente med å stille disse spørsmålene i en-til-en-møtet ditt? Veldig bra, det er jeg glad for. 

Hvis du ønsker flere kreative innspill, kan jeg anbefale vår tilsvarende artikkel: 129 Geniale spørsmål i en-til-en-møter (fra en psykolog) .

Du har sikkert nesten gjettet det. Det finnes selvfølgelig mange flere maler for én-til-én-møter som du vil få bruk for før eller senere. 

Jeg snakker for eksempel om maler for lønnssamtalen, samtalen med en vanskelig medarbeider eller med en helt ny medarbeider.

Vi har flere maler for alle disse bruksområdene, som du finner i denne artikkelen: 1:1-møter: 15 velprøvde maler som du kan redigere (gratis).

Når du har hatt det vanskelige møtet, er det stor sannsynlighet for at du blir lettet. Og hvis samtalen er vellykket, kan du til og med utvikle noe som ligner håp. Spørsmålene her bør hjelpe deg. Jeg ønsker deg all mulig suksess!

Men du må ikke glemme én ting: Det finnes utallige spørsmål man kan stille – men det viktigste er at du skreddersyr samtalen individuelt til den ansatte. 

Vår AI-møteassistent for én-til-én-møter kan også hjelpe deg hvis du regelmessig har én-til-én-møter med teammedlemmene dine. Hvis du vil vite mer, kan du ta en titt på nettstedet vårt: Den beste programvaren for 1-til-1-møter .