Hvordan kan jeg utvikle selvorganiserte team?

Utviklingen av selvorganiserte team er et sentralt mål i moderne ledelsesfilosofier.

Men hvordan utvikler man egentlig selvorganiserte team i praksis? - Her er forutsetningene og praktiske tips for ledere for å bygge opp selvstyrende team.

For at team skal kunne styre seg selv, må en rekke forutsetninger være oppfylt. Uten disse forutsetningene blir alle tips og triks meningsløse:

#1 Forutsetning for selvorganiserte team: Psykologisk trygghet

En viktig rolle for lederen er å moderere konflikter. Et selvorganisert team må selv kunne ta opp og diskutere problemer. Dette krever psykologisk trygghet (se Psykologisk sikkerhet ).

Advarsel: Ikke undervurder hvor vanskelig det er for mange å ta opp konflikter direkte. På sikt kan det føre til at teamet går i oppløsning.

#2 Forutsetning for selvorganiserte team: tillit og rom for beslutningstaking

Selv i selvorganiserte team er det ofte én person som har det endelige ansvaret for teamet (i hvert fall overfor ledelsen). For at teamet skal kunne ta egne beslutninger, må lederen ha tillit til teamet og gi teamet handlingsrom.

#3 Forutsetning for selvorganiserte team: Rutiner for selvorganisering

Team trenger mye kommunikasjon for å organisere seg. Kommunikasjon er ingen tilfeldighet. Teamrutiner er nødvendige for å sikre at teamet har rom for å diskutere teamarbeid. Ideelt sett bør en slik teamrutine finne sted minst annenhver uke. 

Ideelt sett klarer teamene å fjerne hindringer gjennom spontan utveksling, men en egen rutine for å reflektere over og videreutvikle selvorganisering kan utgjøre en stor og ofte avgjørende forskjell i praksis.

La oss nå ta en titt på de fire tipsene du kan ta i bruk for å oppfylle kravene nevnt ovenfor.

Praktisk tips #1 - Skape psykologisk trygghet i team:

Psykologisk trygghet oppstår som følge av opplevelsen av at du…

• kan gjøre feil uten å bli straffet.
• Jeg har også lov til å ikke vite noe uten å bli stemplet som “dum”.
• Jeg kan ta kalkulerte risikoer, og teamet står bak meg.

Som leder kan du aktivt eksemplifisere all denne atferden. Fremfor alt bør du sørge for å vise teamet ditt at du setter pris på at noen innrømmer feil eller stiller spørsmål. Støtt teammedlemmene i å ta kalkulerte risikoer.

Det beste er å begynne med å innrømme feil, stille mange spørsmål og ikke være redd for å ta risiko.

Praktisk tips #2 - Gi teamene handlingsrom:

Team som ennå ikke er fortrolige med selvorganisering, kan i begynnelsen vegre seg for å akseptere og bruke beslutningsrommet. Men hvis du som leder har etablert tilstrekkelig psykologisk trygghet, vil dette endre seg.

For å få fortgang i prosessen med å vedta beslutninger i teamet kan du definere spesifikke beslutninger som teamet aktivt skal vedta fra nå av.

Du kan også kommunisere hva som er dine langsiktige mål og hvilke beslutninger som skal tas av teamet selv i fremtiden. På denne måten formuleres forventningene om mer selvorganisering tydelig.

En annen lekende tilnærming til mer selvorganisering i beslutningsprosessen er “delegeringspoker” (se Delegeringspoker fra Management 3.0).
Kortversjonen:

• Skriv opp alle relevante beslutninger som du regelmessig tar i dag, eller som kan komme til å bli tatt.

• Sorter nå disse beslutningene i følgende kategorier:

• Lederen bestemmer

• Teamet gir råd, lederen bestemmer

• Teamet og lederen bestemmer sammen

• Lederen gir råd, teamet bestemmer

• Teamet bestemmer selv

• Dere kan enten gjøre det hele sammen, eller så kan hvert teammedlem gjøre sorteringen selv og deretter gå gjennom beslutningene hver for seg.

Du bruker spillet til å registrere status quo i selvorganiseringen. Deretter kan du velge spesifikke beslutninger som du ønsker å ta annerledes i fremtiden enn du gjør i dag.

Praktisk tips #3 - Selvorganisert teamarbeid:

Etter de to første tipsene er du nå kommet til et punkt der du må skape kontinuitet i selvorganiseringen. Dette er viktig, for hvis selvorganiseringen svikter etter den første euforien, risikerer du å falle tilbake i gamle mønstre.

Du bør ikke forvente store fremskritt på veien mot selvstyrte team. Det er urealistisk. Overgangen til selvorganisering skjer steg for steg i små trinn.

Det viktigste etter hver endring er å reflektere over om den var vellykket og hva neste endring skal være. Det er nettopp derfor det er behov for retrospektiver nå. I retrospektiver reflekterer teamet sammen over samarbeidet, effektiviteten av de iverksatte tiltakene og tar opp nye problemer.

Som leder bruker du retrospektiver for å sikre at teamet ditt kontinuerlig innfører forbedringer og ikke står stille. 

Retrospektivet er møtet der teamet i fellesskap tar på seg lederansvaret og fortsetter å utvikle seg.

Praktisk tips #4 - Retroverktøy for selvstyrte team:

Hvis teamet ditt ikke har mye erfaring med retrospektiver, anbefaler jeg at du prøver et retroverktøy som Echometer. Med retroverktøy blir det mye enklere å motivere teamet ditt til å delta i retrospektivene med engasjement, og det blir enklere å følge opp de egenutviklede tiltakene.

Echometer guider deg gjennom retrospektivet på en så intuitiv måte at du ikke lenger trenger en Scrum Master eller Agile Coach til retrospektivet. 

Her kan du prøve Echometer for å organisere teamet ditt selv:

Prøv Retro NOW - Psychological Safety Retro:

Hvordan

Psykologisk sikkerhet Health Check: Slik foregår retroen

1. Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)

   Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.

2. Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)

   Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.

3. Health Check

   Alle teammedlemmer kan svare anonymt på helsesjekkene på en skala. Gå deretter gjennom resultatene av helsesjekkene sammen og noter eventuelt ytterligere kommentarer. Hvis du bruker de samme helsesjekkene i flere retrospektiver, kan du også spore trender over tid i Echometer.

   • Jeg får jevnlig nyttige tilbakemeldinger om hvor godt jeg presterer og hvordan jeg kan forbedre meg.
   • Hvis noen i teamet vårt gjør feil, blir de ikke dømt for det.
   • I vårt team er det lov å ikke vite noe av og til.
   • I konflikter snakker vi om saken slik at ingen føler seg personlig angrepet eller dømt.

4. Diskuter retro-temaer

   Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.

   • Hva mer vil vi snakke om?

5. Catch-all-spørsmål (anbefales)

   Slik at også andre temaer har en plass:

   • Hva annet vil du snakke om i retroen?

6. Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)

   På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.

7. Definere tiltak (10–20 minutter)

   Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.

8. Checkout / Avslutning (5 minutter)

   Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.

Psykologisk sikkerhet Health Check

Helsesjekkspørsmål (skala)

Jeg får jevnlig nyttige tilbakemeldinger om hvor godt jeg presterer og hvordan jeg kan forbedre meg.

Stemmer overhodet ikke Helt enig

Hvis noen i teamet vårt gjør feil, blir de ikke dømt for det.

Stemmer overhodet ikke Helt enig

I vårt team er det lov å ikke vite noe av og til.

Stemmer overhodet ikke Helt enig

I konflikter snakker vi om saken slik at ingen føler seg personlig angrepet eller dømt.

Stemmer overhodet ikke Helt enig

Åpne spørsmål

Hva mer vil vi snakke om?

Åpne denne retroen nå