Arbeidsavtaler: 10 eksempler, eksempler og maler

Effektivt samarbeid i team er avgjørende for å lykkes, spesielt i forbindelse med smidige metoder som Scrum. Arbeidsavtaler spiller en avgjørende rolle når det gjelder å skape et tydelig rammeverk for samarbeidet. Og selvfølgelig kan modeller for arbeidsavtaler bidra til å komme opp med gode ideer.

I denne artikkelen har jeg sett nærmere på viktigheten av arbeidsavtaler i smidige og eksterne team og vurdert hvordan regelmessige gjennomganger og justeringer bidrar til en kontinuerlig forbedring av et dynamisk og produktivt teammiljø. La oss starte med en innledende forklaring av arbeidsavtaler.

En ting av gangen: Føler du deg som leder usikker på hvordan systematisk og vellykket personalledelse ser ut? Da har jeg noe for deg: Vår gratis nettbasert kurs i personalledelse .

Ta gjerne en titt og lær for eksempel et triks om hvordan du relativt enkelt kan øke teamets ytelse med 10-20 % - du kan starte med en gang :) Men tilbake til saken.

“Working Agreements” refererer til avtaler eller regler som fastsettes i et team eller en organisasjon for å forbedre samarbeidet og fremme et positivt arbeidsmiljø. Disse avtalene fungerer som en rettesnor for teammedlemmers atferd og kan bidra til å minimere misforståelser, øke produktiviteten og redusere konflikter.

Arbeidsavtaler utarbeides vanligvis i begynnelsen av et prosjekt eller samarbeid og aksepteres av alle teammedlemmene. Disse avtalene kan dekke ulike aspekter, blant annet

1. Kommunikasjon: Definisjon av kommunikasjonskanaler, -tidspunkter og -stiler for å fremme effektiv og transparent kommunikasjon.

2. Arbeidstid: Avklaring av arbeidstid, pauser og tilgjengelighet for å sikre en enhetlig arbeidsstruktur.

3. Ansvarsområder: Definer rollene og oppgavene til hvert enkelt teammedlem for å skape klarhet i ansvarsfordelingen.

4. Respekt og samarbeid: Enighet om å opptre respektfullt, fremme teamarbeid og løse konflikter på en konstruktiv måte.

5. Arbeidsmetode: Definisjon av prosesser, metoder og verktøy som skal brukes i teamet for å sikre effektivitet og konsistens.

6. Tilbakemeldinger: Klargjøring av tilbakemeldingsmekanismer og -kultur for å fremme åpne og konstruktive tilbakemeldinger.

Formålet med arbeidsavtaler er å skape en felles forståelse og sikre at alle teammedlemmene jobber på samme måte. Disse avtalene kan variere avhengig av teamet og prosjektet, og bør gjennomgås regelmessig og tilpasses etter behov.

Så hva kan være konkrete eksempler på arbeidsavtaler? Følgende eksempler på arbeidsavtaler kan hjelpe deg med å forstå temaet bedre.

Her er noen eksempler på arbeidsavtaler som kan defineres i et team eller en organisasjon:

1. Respektfull kommunikasjon:

• Vi respekterer alle teammedlemmenes meninger og ideer.
• Kritikk er konstruktiv og har som mål å forbedre samarbeidet.
• Vi lytter oppmerksomt og gir alle muligheten til å uttrykke seg.

2. Punktlighet og tilgjengelighet:

• Vi overholder avtalt arbeidstid og informerer teamet om fravær i god tid.
• I hastesaker vil vi informere teamet om eventuelle forsinkelser i god tid.

3. Oppgaver og ansvarsområder:

• Alle teammedlemmene forstår sine roller og sitt ansvar.
• Vi fordeler oppgavene på en transparent måte og hjelper hverandre når det er nødvendig.

4. Effektiv kommunikasjon:

• Vi bruker et klart og presist språk.
• Vi deler viktig informasjon via kommunikasjonskanalen som er opprettet for dette formålet.

5. Arbeidsmetoder og verktøy:

• Vi bruker felles definerte verktøy og metoder for prosjektarbeid.
• Endringer i verktøy eller prosesser diskuteres og avtales i teamet.

6. Kultur for tilbakemelding:

• Vi gir jevnlig konstruktive tilbakemeldinger og tar oss tid til å reflektere over dem.
• Tilbakemeldinger gis på et saklig og respektfullt nivå.

7. Personlig ansvar:

• Hvert teammedlem tar ansvar for sine oppgaver og for å nå teamets mål.
• Vi leter aktivt etter løsninger før vi lar problemene eskalere.

8. Konfidensialitet:

• Informasjon som er merket som konfidensiell, vil bli respektert og ikke delt uten samtykke.

Disse eksemplene er ment som et utgangspunkt. Det er viktig at arbeidsavtalene er tilpasset teamets spesifikke behov og dynamikk. Avtalene bør diskuteres åpent og aksepteres av alle teammedlemmene.

Du jobber for eksempel kanskje i et Scrum-team. Hvordan kan konkrete eksempler på arbeidsavtaler i Scrum se ut?

Før jeg går nærmere inn på dette, vil jeg trekke frem malene våre for arbeidsavtaler eller workshops og Health Check-retrospektive maler: I Echometer kan du gjenspeile Health Check-elementer (kvasi-arbeidsavtaler) i de smidige retrospektivene dine. Du kan ta en titt på den direkte (uten innlogging) ved å klikke på knappen nedenfor:

I Scrum-sammenheng kan arbeidsavtaler bidra til å fremme samarbeidet i teamet og sikre at alle medlemmene jobber effektivt. Nedenfor følger noen konkrete eksempler på arbeidsavtaler i et Scrum-team:

1. Punktlighet på Scrum-arrangementer:

• Alle teammedlemmene forplikter seg til å møte presis til Scrum-arrangementer, inkludert Sprint Planning, Daily Stand-up, Sprint Review og Sprint Retrospective.

2. Aktiv deltakelse i Scrum-arrangementer:

• Hvert teammedlem deltar aktivt i Scrum-hendelsene, deler fremgang og hindringer og ser etter muligheter for samarbeid.

3. Begrensning av pågående arbeid (WIP):

• Teamet blir enige om et maksimalt antall oppgaver som kan utføres samtidig for å unngå overbelastning og oppmuntre til å fullføre oppgavene.

4. Regler for daglig stand-up:

• Den daglige oppsummeringen er kort og fokusert, og alle deler kun relevant informasjon om arbeidet sitt og eventuelle hindringer.
• Diskusjoner som ikke er direkte relatert til den daglige oppfølgingen, holdes utenfor møtet.

5. Definisjon av “ferdig”:

• Teamet har en klar og gjensidig akseptert definisjon av “ferdig” for hver oppgave for å sikre at oppgavene er av høy kvalitet og fullstendige.

6. Ansvar for hindringer:

• Teammedlemmene er forpliktet til å rapportere hindringer umiddelbart og om mulig bidra aktivt til løsningen.

I tillegg til Scrum finnes det andre rammeverk, for eksempel Scaled Agile Framework SAFe, som brukes i skalerte agile team. Hvordan kan eksempler eller eksempler på arbeidsavtaler se ut?

Før vi går videre, vil jeg komme med en kort kommentar. Et av hovedmålene med arbeidsavtaler er å forbedre teamets prestasjoner. Men hvordan oppnår man egentlig dette på en helhetlig måte? Jeg forklarer en viktig mental modell for å besvare dette spørsmålet i del to av vårt gratis nettkurs i medarbeiderutvikling:

Play

Også her finnes det eksempler på arbeidsavtaler som går i samme retning:

1. PI-planlegging:

• Vi forbereder oss godt på planleggingen av SAFe Programme Increment (PI) og tar med oss all relevant informasjon.
• Alle har mulighet til å dele sine synspunkter, og vi oppmuntrer til en åpen diskusjon.

2. Kontinuerlig forbedring:

• Vi er opptatt av kontinuerlig forbedring og deltar aktivt i SAFe og teamretrospektiver.
• Forslag til forbedringer dokumenteres og implementeres i de neste iterasjonene.

3. Tydelig definisjon av klar og ferdig:

• Vi har klare kriterier for “Klar” (klar for behandling) og “Ferdig” (fullført) på releasetognivå.
• Definisjonene gjennomgås regelmessig og oppdateres ved behov.

4. Utveksling av kunnskap og samarbeid:

• Vi fremmer utveksling av kunnskap mellom SAFe-teamene i ART og bidrar til den felles kunnskapsbasen.
• Teamene jobber tett sammen og støtter hverandre for å nå PI-målene.

5. Respekt for roller og ansvar:

• Hver enkelt rolle i SAFe-rammeverket respekteres, og ansvaret til de enkelte rollene er klart definert.
• Konflikter eller uklarheter knyttet til roller løses proaktivt.

Dette er noen eksempler på arbeidsavtaler i SAFe. Det er viktig at teamene tilpasser SAFe-arbeidsavtalene til sin egen kontekst og gjennomgår dem regelmessig for å sikre at de fortsatt er effektive.

Eksemplene på arbeidsavtaler skal hjelpe deg med å lage dine egne arbeidsavtaler, slik at du unngår kaoset som plager noen agile prosjektteam.

Nå som vi har snakket om Scrum og SAFe, hva med eksempler på arbeidsavtaler i eksterne team?

Arbeidsavtaler er spesielt viktige for fjernteam, da de bidrar til å sette klare forventninger og optimalisere samarbeidet i et virtuelt miljø. Her er en liten liste med ideer og eksempler på arbeidsavtaler for eksterne team:

1. Regler for kommunikasjon:

• Definisjon av foretrukne kommunikasjonskanaler (f.eks. chat, videosamtaler, e-post).
• Tydelige forventninger til responstid på meldinger.

2. Arbeidstid og tilgjengelighet:

• Transparent definisjon av arbeidstid og tilgjengelighet.
• Klargjøring av hvordan og når pauser kan tas.

3. Statusoppdateringer:

• Avtale om regelmessige statusoppdateringer for å gi teammedlemmene innsikt i pågående oppgaver.
• Bruk av verktøy for å oppdatere arbeidsstatusen.

4. Møteetikette:

• Klare regler for deltakelse i virtuelle møter, inkludert punktlighet og aktiv deltakelse.
• Opptak av møter for å støtte de som ikke kunne delta.

5. Dokumentasjon og kunnskapsutveksling:

• Enighet om dokumentasjon av beslutninger, diskusjoner og tiltak.
• Bruk av felles dokument- eller kunnskapsplattformer for enkelt samarbeid.

6. Tilgjengelighet for spontane samtaler:

• Klarhet om når teammedlemmene er tilgjengelige for spontane samtaler og når de ikke er det (f.eks. gjennom statusvisninger).

7. Hjelp og støtte:

• Åpen kommunikasjon om behovet for hjelp og støttetjenester.
• Etablering av en kanal for spørsmål og hjelp innad i teamet.

8. Konfidensialitet og databeskyttelse:

• Avtale om respektfull håndtering av konfidensiell informasjon og retningslinjer for databeskyttelse.

9. Pauser og avslapning:

• Oppmuntre til pauser for å restituere og unngå overarbeid.
• Oppmuntre til bruk av fraværsmeldinger i pauser og ferier.

Disse eksemplene eller malene er utformet for å løse de spesifikke utfordringene ved fjernarbeid og lette samarbeidet i et distribuert team. Det er viktig at disse avtalene utarbeides i fellesskap, for det er først da teamet virkelig tar dem til seg!

Apropos –, hvordan fungerer det egentlig å definere egne arbeidsavtaler? Det finnes maler for dette!

En arbeidsavtalemal er et forhåndsdefinert format eller en mal som fungerer som et utgangspunkt for å lage arbeidsavtaler i et team eller en organisasjon. Den bidrar til å strukturere prosessene og sikrer at viktige aspekter ved samarbeidet blir dekket. Her er noen elementer som kan inngå i en mal for arbeidsavtaler:

1. Overskrift:

• En tydelig overskrift som indikerer at dette er en arbeidsavtale. For eksempel: “Teamets arbeidsavtale” eller “Scrum-teamets arbeidsavtale”.

2. Innledning:

• En kort innledning som forklarer formålet med arbeidsavtalen og understreker hvorfor den er viktig.

3. Dato og versjon:

• En seksjon for datoen da arbeidsavtalen ble opprettet eller oppdatert og versjonsnummeret for å sikre at alle teammedlemmene bruker den nyeste versjonen.

4. Ansvarlige parter:

• En liste over ansvarlige parter, inkludert alle teammedlemmene og eventuelt også teamlederen eller Scrum Master.

5. Selve arbeidsavtalen:

• Det er her kjernen ligger, den konkrete handlingen for teamet.

6. Kontinuerlig forbedring:

• Et område som understreker at arbeidsavtalen godt kan bli tilpasset igjen i fremtiden – i begynnelsen, så det kan godt hende at det fortsatt er tomt.

7. Underskrifter:

• Plass til alle teammedlemmenes underskrifter for å bekrefte at de har lest, forstått og akseptert arbeidsavtalen.

En slik mal kan fungere som et utgangspunkt for diskusjoner i teamet og fremmer aktiv deltakelse fra alle medlemmene i utformingen av arbeidsavtalene.

Denne malen fokuserer imidlertid på dokumentasjonen av arbeidsavtalene. Men hvordan utarbeider man dem? Spørsmålene i “Team Commitments” kan være en åpen metode for dette. Her gis det tre setninger som tar sikte på å filtrere ut eksisterende atferd i teamet for deretter å definere konkrete arbeidsavtaler basert på denne. Sistnevnte vil sannsynligvis først skje i trinn to.

Nedenfor finner du setningene for malen for Working Agreement: Målet er at teamet enkelt skal fullføre setningene for å forstå hvilke atferder som finnes for øyeblikket, eller hvilke atferder som er ønsket. En del av workshopen er i begynnelsen også en enkel helsesjekkundersøkelse som anonymt spør hvor “aligned” teamets forståelse av godt arbeid faktisk er for øyeblikket.

Du kan også gjennomføre workshopen direkte i vårt retrospektiv- og teamutviklingsverktøy Echometer ved å trykke på knappen.

Mange ledere har regelmessige en-til-en-møter med sine ansatte. Også denne møterutinen - i tillegg til agile retrospektiver (se nedenfor) - egner seg selvfølgelig for å reflektere over Working Agreements individuelt.

Tanken er at du plukker ut individuelle arbeidsavtaler, for eksempel en gang hver eller annenhver måned, og gjør dem til en del av en-til-en-møtet.

Det spennende her er at det selvfølgelig skal være arbeidsavtaler som er spesielt relevante for den enkelte. 

Malen nedenfor gir deg noen eksempler på utsagn som du kan reflektere over i et en-til-en-møte. Du kan også prøve dem ut direkte i vårt 1-til-1-møteverktøy Echometer ved å trykke på den grønne knappen.

Det må innrømmes: Jeg utvider her begrepet “arbeidsavtale” til å omfatte et arbeidsområde utenfor teamet. Men jeg gjør det bevisst fordi det åpenbart ligger et stort potensial i medarbeidernes individuelle utvikling.

Hvis du er interessert i gode maler for 1-til-1-møter, kan du ta en titt her: Her finner du 129 spørsmål til en-til-en-møter (eller medarbeidersamtaler) og Her er de 3 beste verktøyene for en-til-en-møter sammenlignet med hverandre - inkludert Echometer selvfølgelig.

Erfaringen viser at arbeidsavtaler lett kan bli glemt i et eller annet dokument eller på en plakat på veggen etter at det har gått noen uker av prosjektet. Hva kan man gjøre med det?

Mitt forslag:

1. Sett arbeidsavtalene regelmessig på agendaen for agile retrospektiver!
2. Bruk (eventuelt anonyme) spørreundersøkelser for å huske arbeidsavtaler på en enkel måte. 

Fordelen med denne metoden er at det til og med oppstår spennende beregninger for din kontinuerlige forbedring - og det er til og med enda mer positivt:

1. Målbare beregninger:

• Undersøkelser kan gi kvantifiserbare data for å måle effektiviteten av arbeidsavtaler og Agilen-coaching og identifisere trender over tid.

2. Integrering i arbeidsflyten:

• Integreringen av undersøkelsene i den normale arbeidsflyten gjør det mulig for teamet å håndtere arbeidsavtalene fortløpende uten behov for særskilte møter.

3. Anonymitet og åpenhet:

• Spørreundersøkelser kan være anonyme, noe som kan oppmuntre teammedlemmene til å gi ærlige tilbakemeldinger uten å bekymre seg for at meningene deres vil bli identifisert.

Faktisk er nøyaktig den beskrevne veien metodikken til verktøyet Echometer: Det kombinerer agile helsesjekkundersøkelser - blant annet om Working Agreements - med agile retrospektiver. Gjennom denne veien blir agil coaching vesentlig mer effektiv og endelig også målbar. Echometer regnes som et av de beste retrospektive programvareverktøyene.

Echometer er et digitalt verktøy som hjelper agile teamledere med agile retrospektiver og team Health Check. Enten det er eksternt, hybrid eller på stedet: Det gjør teamcoaching målbart og profesjonaliserer dermed arbeidet ditt, samtidig som det sparer deg for mye arbeid. Ta en titt på nettstedet vårt for å finne ut mer: www.echometerapp.com.

Jeg håper at mine tanker om arbeidsavtaler har vist at de ikke bare er retningslinjer, men kan være levende instrumenter for teamsamarbeid. Kontinuerlig refleksjon, integrering av tilbakemeldinger og tilpasning til endrede forhold er avgjørende for å lykkes med arbeidsavtaler. 

Til slutt, nok en gang henvisningen: Hvis du noen gang vil prøve ut hvordan det føles å regelmessig reflektere over Working Agreements i dine retrospektiver: Du kan starte en agil retrospektive uten å logge inn nedenfor, i så fall “Keep, Stop, Start”-workshopen. 

Alternativt kan du videresende nettstedet vårt til de ansvarlige kollegene: www.echometerapp.com.