Når man innfører én-til-én-møter mellom ledere og medarbeidere, er e-postinvitasjonen til teammedlemmene vanligvis et av de første stegene. Ordlyden i invitasjonen og til og med emnelinjen kan ha stor betydning for hvor vellykket de første en-til-en-møtene eller medarbeidersamtalene blir.
Her er noen maler og eksempler på hvordan en e-postinvitasjon eller forespørsel til en-til-en-møter kan se ut.
Hvis du er interessert i detaljerte maler for ulike en-til-en-møter (f.eks. ukentlige, årlige, 1-1 med vanskelige medarbeidere...), kan du ta en titt på den tilsvarende artikkelen: 15 velprøvde maler for 1-1-møter som du kan redigere (gratis).
Standardmal for e-postinvitasjoner til ansatte for én-til-én-møter
Hvis det ikke er noen spesifikk grunn knyttet til den ansatte til å innføre en-til-en-møter eller regelmessige medarbeidersamtaler, kan du bruke følgende mal for e-postinvitasjonen.
Den inneholder alle punktene som bør være med i en klassisk e-postmal:
Hei [navn på ansatt],
Som vi har snakket om, vil jeg gjerne sette opp regelmessige 1:1-møter med deg for å diskutere dine nåværende prosjekter, utfordringer og mål, og for å sørge for at du får den støtten du trenger. Disse møtene vil være en åpen plattform for gjensidig tilbakemelding og samarbeid.
Jeg vil gjerne avtale vårt første møte den [dato og klokkeslett]. Møtet varer i omtrent [varighet] minutter. Gi meg beskjed hvis det passer for deg. Jeg legger inn datoene i kalenderen.
Jeg foreslår at vi oppbevarer våre felles notater for forberedelsene til 1:1-møtene her, slik at vi begge har tilgang til dem: [Lenke]
Jeg ser frem til å komme i dialog med deg!
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
Forresten: Hvis du er leder for programvareutviklere, kan følgende artikkel være av interesse for deg: 6 Eksempler på tilbakemeldinger for programvareutviklere.
Hvis du vil tilpasse denne e-posten, må du huske at lengden på e-posten ikke bør overstige 125 ord totalt, og at den bør deles inn i avsnitt som er så lettleste som mulig for å optimalisere lesehastigheten og forståeligheten. Kilde: Kilde: Optimal lengde på en e-post
Eksempler på individualiserte invitasjoner til ansatte for 1-til-1-møter
Men hvis årsaken til medarbeidersamtalen er av individuell karakter, bør du også inkludere dette i e-postinvitasjonen og kanskje til og med i emnelinjen. Her er noen eksempler og maler på hvordan dette kan se ut i e-postinvitasjonen eller e-postforespørselen.
Eksempel på mal 1: E-postinvitasjon til en-til-en-møter med nyansatte
En vanlig grunn til å starte en ny serie med 1-til-1-møter er introduksjon og familiarisering av nye kolleger. I dette scenariet er følgende tekst eller mal egnet for e-postinvitasjonen: Hei [navn på ansatt],
Velkommen til teamet! Jeg håper du allerede føler at du er i gode hender hos oss, og at du har fått de første positive inntrykkene dine.
For å gi deg best mulig støtte i introduksjonsperioden vil jeg gjerne innføre regelmessige 1:1-møter med deg. Disse møtene gir deg mulighet til å avklare spørsmål, snakke om fremgang og eventuelle utfordringer og hjelpe deg med å finne deg godt til rette hos oss.
Jeg vil gjerne avtale vårt første møte den [dato og klokkeslett]. Møtet varer i omtrent [varighet] minutter. Gi meg beskjed hvis det passer for deg. Jeg vil deretter legge til datoene i kalenderen vår.
Jeg foreslår at vi oppbevarer våre felles notater om forberedelsene til 1:1-møtene her, slik at vi begge har tilgang til dem: [lenke].
Jeg ser frem til å bli enda bedre kjent med deg og til å samarbeide med deg!
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
Før vi går videre, vil jeg gjerne gi deg et raskt tips om hvordan du selv kan ta en-til-en-møtet til et nytt nivå: Med vår 1-1-møteprogramvare Echometer.
Ikke bare vil våre interaktive samtalemaler gjøre samtalen morsommere og mer produktiv, men effektive tiltak vil plutselig komme på bordet helt av seg selv. Prøv det, for eksempel ved å prøve ut malen nedenfor:
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
Eksempel på mal 2: E-postinvitasjon til én-til-én-møter for en ansatts nye rolle
En intern rolleendring er også ofte årsaken til at det innkalles til en personlig samtale eller en vanlig medarbeidersamtale. I slike tilfeller kan følgende tekst eller mal brukes i innkallingen til medarbeidersamtalen:
Hei [navn på ansatt],
Ettersom du nylig har tiltrådt din nye rolle som [ny rolle] (gratulerer igjen!), vil jeg gjerne innføre regelmessige 1:1-møter med deg. Formålet med disse møtene er å støtte deg i din nye stilling og dine videre (utviklings)mål, samt å diskutere aktuelle utfordringer og gjensidig tilbakemelding.
Jeg vil gjerne avtale vårt første møte den [dato og klokkeslett]. Møtet varer i omtrent [varighet] minutter. Gi meg beskjed hvis det passer for deg. Jeg legger inn datoene i kalenderen.
Jeg foreslår at vi oppbevarer våre felles notater om forberedelsene til 1:1-møtene her, slik at vi begge har tilgang til dem: [lenke].
Jeg ser frem til å følge deg i din nye rolle og til å jobbe sammen med deg for å oppnå suksess!
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
Eksempel på mal 3: E-postinvitasjon til en-til-en-møter ved prestasjonsproblemer
Det kan være spesielt følsomt hvis årsaken til en-til-en-møtet eller medarbeidersamtalen er problemer med medarbeiderens prestasjoner. Følgende eksempel på en e-posttekst bør trolig tilpasses situasjonen:
Hei [navn på ansatt],
Jeg vil gjerne ha en jevnlig dialog med deg for å snakke om dine oppgaver, utfordringer og mål. Jeg vil sørge for at du får den støtten du trenger for å overvinne potensielle hindringer og oppnå best mulig arbeidsresultater.
Jeg vil gjerne avtale vårt første 1:1-møte til [dato og klokkeslett]. Møtet varer i omtrent [varighet] minutter. Gi meg beskjed hvis det passer for deg. Jeg legger deretter inn en rekke avtaler i kalenderen.
For å gjøre møtene effektive foreslår jeg at vi oppbevarer notater og dagsordenpunkter her, slik at vi begge har tilgang til dem: [lenke].
Jeg ser frem til å utvikle potensialet ditt sammen med deg og støtte deg på veien videre.
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
Maleksempel 4: E-postinvitasjon til en-til-en-møter ved konfliktsituasjoner eller kommunikasjonsproblemer
Ikke bare prestasjonsproblemer, men også regelmessige konflikter og kommunikasjonsproblemer kan være en grunn til å innføre 1:1-møter eller regelmessige medarbeidersamtaler. Følgende eksempel eller mal for e-postinvitasjon tar for seg dette direkte:
Hei [navn på ansatt],
Jeg vil gjerne ha en regelmessig dialog med deg for å snakke om teamarbeid og kommunikasjon. Målet mitt er å støtte deg i å samarbeide effektivt med kollegene dine og å fremme et åpent og konstruktivt arbeidsmiljø.
Jeg vil gjerne avtale vårt første 1:1-møte til [dato og klokkeslett]. Møtet varer i omtrent [varighet] minutter. Gi meg beskjed hvis det passer for deg. Jeg legger deretter inn en rekke avtaler i kalenderen.
For å gjøre møtene effektive foreslår jeg at vi skriver ned notater og tanker her: [lenke].
Jeg ser frem til å samarbeide med deg i en åpen dialog for å styrke samarbeidet i teamet.
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
Riktig emnelinje for e-post med invitasjon til medarbeidersamtaler (4 forslag)
Hvorvidt e-postinvitasjonen blir åpnet og hvor mye oppmerksomhet innholdet i teksten din får, avhenger også av en passende emnelinje i e-posten. Emnelinjen i e-postinvitasjonen til 1-til-1-møter bør alltid være kort og konsis. En optimal emnelinje for en e-post består av bare 30 til 50 tegn eller 4 til 7 ord. Se her: Den ideelle lengden på en emnelinje
Emnelinjen i e-posten med invitasjon til en-til-en-møter eller regelmessige medarbeidersamtaler kan for eksempel se slik ut
Nytt: Våre personlige 1:1-møter
Kick-off: 1:1-møter med oppstart neste uke
Viktig forhåndsinformasjon: 1:1-møter starter neste uke
1:1-møter ([navn på medarbeider] + [ditt navn])
I emnelinjen i e-posten bør du ikke nødvendigvis gå inn på individuelle grunner for 1-til-1. Dette kommer senere i e-posten eller i selve den detaljerte teksten (se maler).
En siste faktor som er ekstremt viktig for effektiviteten av e-postinvitasjonen til One-One-Ones eller vanlige medarbeidersamtaler, deler jeg med deg i det siste avsnittet: Den personlige samtalen før den offisielle, profesjonelle e-postforespørselen.
Hvis du også vil ta samtalene dine til et nytt nivå, kan jeg anbefale gode maler –, se for eksempel innlegget vårt om dette: 5 maler for regelmessige medarbeidersamtaler.
Og hvis du er interessert i en generell innføring i regelmessige én-til-én-møter, kan du ta en titt på innlegget vårt om emnet: En guide: 6 tips for vellykkede 1-til-1-samtaler.
Viktig: Den personlige samtalen med de ansatte før du sender invitasjons-e-posten
Før du sender ut e-postmalen for medarbeidersamtalene til medarbeiderne dine, bør du kunngjøre dem på forhånd i et personlig møte. I et personlig møte vil du umiddelbart få en følelse av om medarbeiderne forstår hensikten med en-til-en-møter, og du får muligheten til å understreke deres aktive rolle i utformingen av 1-1-møtene eller de regelmessige medarbeidersamtalene.
I løpet av samtalen kan du også avklare mer effektivt hvilken ukedag, hvilket klokkeslett og hvor lenge 1:1-møtene skal være. Hvis det er mulig, bør du imøtekomme medarbeiderens preferanser, eller i det minste vise at motpartens perspektiv er viktig for deg.
Den offisielle, profesjonelle e-postinvitasjonen bør i hovedsak gjenspeile innholdet i det personlige intervjuet, og om mulig ta direkte opp de spørsmålene som medarbeiderne nevnte i det forrige intervjuet.
Hvis det første møtet med en nyansatt er rett rundt hjørnet, kan jeg forresten anbefale artikkelen vår om emnet: 5 tips for en-til-en-møter med nyansatte.
Kalenderinvitasjon til ansatte for 1-til-1-møteserien
I tillegg til e-posten vil du sannsynligvis også sende en rekke avtaler for én-til-én-møter direkte til medarbeiderne dine. Du bør inkludere følgende innhold i denne kalenderinvitasjonen eller malen:
- Navnene på begge deltakerne skal stå i emnelinjen i avtaleserien
- Varighet og hyppighet bør avtales på forhånd
- Beskrivelsen i invitasjonen bør inneholde en lenke til 1:1-notatene dine
- Formålet med 1:1 bør gjentas i invitasjonen eller beskrivelsen
Den offisielle eller profesjonelle teksten i kalenderinvitasjonen til en-til-en-samtalen kan for eksempel se slik ut:
Tittel
Månedlig 1:1 (Jean & Christian)
dato
2024-12-14, månedlig tilbakevendende
Varighet
30 minutter
Beskrivelse
Mål: Avstemming av gjensidige forventninger, tilbakemelding og diskusjon om utviklingsmål og tilhørende tiltak.
Lenke til våre felles notater: echometerapp.com/one-on-ones/...
Konklusjon - Mangler du fortsatt noe for å forberede deg til 1:1?
Denne teksten har forhåpentligvis gitt deg en god pekepinn på hva som kan inngå i en e-posthenvendelse om et vanlig 1-1-møte. Vi har også gitt deg noen eksempler og maler for emnelinjen som kan være til hjelp.
Hvis du er litt mer kreativ og ønsker et uvanlig navn på en-til-en-møteserien din, kan du finne noen eksempler på dette i bloggen vår.
Har du en følelse av at du kan få enda mer ut av én-til-én-møtene dine? Da kan vår 1-til-1-møteprogramvare Echometer hjelpe deg. Med våre interaktive møtemaler blir møtet ikke bare morsommere og mer produktivt, men effektive tiltak vil plutselig dukke opp organisk på bordet. Prøv det, for eksempel ved å prøve ut malen nedenfor:
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
1:1-møteverktøymal: Stemning som vær
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmessige tilstand som været, hvordan er været i prosjektet eller arbeidsoppgavene dine for øyeblikket?
Hvordan er været i forhold til arbeidsgiveren din, privatlivet ditt og privatlivet ditt?
