Il miglior modello per le riunioni trimestrali one-to-one

Ogni team di successo ha bisogno di regolari pit-stop – non per cambiare gli pneumatici, ma per ottenere feedback, sviluppo personale e aggiustamenti degli obiettivi. Gli incontri one-to-one tra manager e dipendenti sono esattamente questo: le soste brevi ma estremamente rilevanti che assicurano che nessuno rimanga indietro.

Nel migliore dei casi, ovviamente, si tratta di qualcosa di più che “non rimanere indietro”: i buoni meeting individuali possono dare una spinta al tuo team.

Questo ci porta all’argomento: Un modello per le riunioni trimestrali 1 a 1 tra manager e dipendenti.

A proposito, può fare una grande differenza se si svolgono esattamente ogni trimestre o con un’altra frequenza: ne parleremo tra poco.

Che si tratti di riunioni digitali o virtuali, gli incontri 1 a 1 offrono spazio per il feedback e quindi per lo sviluppo personale, che è essenziale nel mondo del lavoro di oggi.

Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di come siano le riunioni one-to-one, date un’occhiata alla nostra guida: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.

Inoltre, se preferisci i video, puoi trovare il modello per il trimestre 1:1 spiegato nel mio video. Contiene anche 7 consigli bonus 🙂

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Bella domanda… La frequenza dei meeting 1:1 dipende dalle dimensioni del team e dalle esigenze individuali. Ad esempio, se hai un team di dieci diretti riporti, un meeting individuale mensile è un buon ritmo. Team più piccoli o progetti più intensi potrebbero richiedere anche incontri settimanali o bisettimanali.

Allo stesso tempo, ho parlato anche con alcuni manager che hanno dai 20 ai 30, a volte anche di più, rapporti diretti. In questo caso, è abbastanza comune parlare di persona con i dipendenti solo una volta al trimestre.

Ovviamente dipende anche dal grado di conoscenza del team. In una fase di familiarizzazione, è opportuno organizzare incontri settimanali one-to-one.

Nei team Agile o Scrum, in cui la comunicazione regolare ha comunque un ruolo centrale, le riunioni devono essere adattate allo scambio esistente. Potrebbe non essere necessaria una riflessione a livello individuale se si discute di come sono nati certi bug durante la retrospettiva.

Gli incontri regolari, ad esempio trimestrali, sono necessari solo per lo sviluppo individuale dei dipendenti. Naturalmente, questo può essere utile anche a livello digitale o virtuale, se il team lavora a distanza.

Tra l’altro, l’immagine qui sotto sottolinea un punto importante: una riflessione più frequente sullo status quo tende anche a significare un ritmo più veloce di cambiamento e miglioramento. 🙂

Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo mi dice che state cercando un modello di documento per le riunioni trimestrali one-to-one. I modelli corrispondenti possono ovviamente avere obiettivi diversi. 

Ecco perché ho salvato qui un modello di documento che dovrebbe essere un buon accompagnamento al classico colloquio di valutazione trimestrale. Più avanti, vi darò alcune idee su come arricchire la routine della riunione con altre domande. 

Iniziamo con il modello per i meeting 1:1 trimestrali. Puoi salvarlo come documento sotto il modello vero e proprio, ma in alternativa anche come PDF, Google Sheets o documento Word. Basta cliccare sul toggle “Più”.

Come si può notare, l’obiettivo principale di un incontro trimestrale one-to-one è quello di ingrandirsi. Questo è spesso molto difficile nella vita di tutti i giorni, ed è per questo che è necessario un blocco di tempo dedicato.

A proposito, non fatevi ingannare dall’ordine del giorno: In sostanza, il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di far sì che i vostri dipendenti intrinsecamente motivati portino da soli la maggior parte degli argomenti al tavolo.

Passiamo ora a un modello che adotta un approccio leggermente più creativo al dialogo trimestrale one-to-one.

Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema. 

Molti supervisori inseriscono di tanto in tanto dei piccoli sondaggi nelle loro riunioni individuali. In altre parole, si limitano a formulare alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d’accordo con un’affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.

Da queste microindagini in 1:1 si aspettano i seguenti risultati:

• Maggiore varietà e coinvolgimento nel dialogo 1 a 1
• Adottare nuove prospettive
• Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo

E naturalmente potete utilizzare questa idea anche per i vostri incontri trimestrali one-to-one. Ho raccolto per voi cinque affermazioni che si concentrano sulla riflessione sui prerequisiti importanti per un dipendente di successo.

Puoi anche scaricare questo modello come documento, ma ancora meglio è questo: nel nostro software per meeting individuali abbiamo uno strumento integrato che rende visibili i risultati nel tempo come metrica e ti dà consigli con un AI Assistant - dai un’occhiata senza effettuare il login tramite il pulsante qui sotto.

Come si può notare, le affermazioni riguardano aspetti chiave di un dipendente soddisfatto. 

Un altro prerequisito per avere dipendenti sani e produttivi è, ovviamente, un buon manager. Sì, sto parlando di voi. 

E naturalmente ci sono anche affermazioni che potete portare con voi nel vostro incontro individuale. Nello specifico, ecco 4 ancoraggi comportamentali su cui riflettere in un incontro individuale trimestrale con il vostro dipendente.

Ora dovreste avere una buona base per il vostro incontro trimestrale one-to-one.

Eppure, ho ancora altri consigli per te. Perché una cosa è la tua agenda, un’altra sono le domande creative che poni nel bel mezzo della battaglia di parole. Soprattutto nei colloqui individuali trimestrali, vale la pena adottare una visione d’insieme, e il seguente elenco di domande ti aiuterà.

E non vede l’ora di porre queste domande nel suo incontro individuale? Molto bene, mi fa piacere. 

Se desiderate uno spunto più creativo, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo) .

Probabilmente l’avete quasi indovinato. Naturalmente, ci sono molti altri modelli per le riunioni individuali che prima o poi vi serviranno. 

Ad esempio, parlo di modelli per la riunione individuale sulla retribuzione, per la conversazione con un dipendente difficile o con un dipendente completamente nuovo.

Abbiamo modelli aggiuntivi per tutti questi casi d’uso, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis)

Innanzitutto, congratulazioni: se conducete coscienziosamente riunioni trimestrali one-to-one con i vostri dipendenti, state prendendo il vostro ruolo di leadership più seriamente della media.

Tuttavia, il testo qui presentato non deve farti dimenticare una saggezza: ci sono innumerevoli domande che si possono porre, ma la cosa più importante è adattare la conversazione individualmente al proprio dipendente. 

Anche il nostro assistente AI per riunioni individuali può aiutarvi nel dialogo. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1 .